Office: (Office 2016) Formular mit Inhalten aus mehreren Tabellen

Helfe beim Thema Formular mit Inhalten aus mehreren Tabellen in Microsoft Access Hilfe um das Problem gemeinsam zu lösen; Moin, nachdem ich hier in der Historie zwar schon einige zuerst vielversprechende Postings mit interessanten Antworten gefunden habe, diese aber... Dieses Thema im Forum "Microsoft Access Hilfe" wurde erstellt von Samson, 8. November 2021.

  1. Samson User

    Formular mit Inhalten aus mehreren Tabellen


    Moin,

    nachdem ich hier in der Historie zwar schon einige zuerst vielversprechende Postings mit interessanten Antworten gefunden habe, diese aber irgendwie bei mir im Hirn nicht auf mein Problem abbilden konnte (wahrscheinlich ein reines Layer 8 Problem), dachte ich mir, ich frage mal explizit...

    Ich habe in meiner Access Datenbank, deren Tabelleninhalte ich bisher rein händisch gepflegt habe, u.a. drei Tabellen, die in enger Abhängigkeit stehen. Die sollen zukünftig von Dritten gepflegt werden, und logischerweise möchte ich da das Katastrophenpotential etwas reduzieren, indem ich entsprechende Formulare bastele.

    Eine Tabelle "T1_Mitglieder" enthält die Daten von Vereinsmitgliedern, also die typischen Stammdaten, mit der Mitgliedsnummer (PK_MNr) als Primärschlüssel. Für diese einzelne Tabelle kann ich theoretisch mit dem Formularassistenten ein Formular basteln, so dass auch Dritte die Daten pflegen können, ohne direkt auf der Tabelle zu editieren.

    Eine zweite Tabelle "T2_Trainings" enthält eine elend lange Liste von theoretisch (extern) besuchbaren Trainings, die für die eine oder andere Vereinstätigkeit (Materialwart, Übungsleiter, ...) von Relevanz sein können, PK_TrainingID (AutoWert) ist der Primärschlüssel, aber es gibt zig Spalten (Dauer, Träger usw.). Auch für diese einzelne Tabelle könnte mir der Formularassistent entsprechend ein Formular für Eingabe und Pflege basteln.

    Weswegen es die Tabellen aber überhaupt gibt: in einer Dritten Tabelle "T3_Qualifikation", die vorwiegend aus zwei Spalten "FK_MNr " und "FK_TrainingID" besteht (plus administrative Informationen, also Termin der Qualifikation oder ob es sich um eine äquivalente, anerkannte Maßnahme eines anderen Verbands handelt), kann ich für jedes Mitglied hinterlegen, welche dieser Trainings es bereits durchlaufen hat. Das macht es einfach(er), bei der Übernahme von Aufgaben im Verein das Delta zu ermitteln, ob wir besagtes Mitglied noch zu der einen oder anderen Trainingsmaßnahme motivieren müssen. Dafür ist in der Ansicht "Beziehungen" zwischen den jeweiligen Primärschlüsseln aus T2_Ausbildungsmaßnahmen und T1_Mitglieder eine entsprechende Beziehung zwischen den Tabellen erstellt. PK_MNr sind "1:n" auf FK_Mnr verknüpft mit referentieller Integrität, PK_TrainingID sind ebenfalls "1:n" auf FK_TrainingID verknüpft mit referentieller Integrität. Zur Vermeidung von Duplikaten habe ich in T3_Qualifikation die beiden Spalten FK_Mnr und FK_TrainingID gemeinsam als Primärschlüssel definiert (sinnvoll? und muss ich Access irgendwo explizit sagen, dass die FK_* Spalten Fremdschlüssel sind, oder ist das über die Beziehungen entsprechend abgebildet?).
    Formular mit Inhalten aus mehreren Tabellen Beziehungen.png
    Wie bekomme ich als blutiger Access-Laie jetzt ein Formular erstellt, mit dem ich T3_Qualifikation pflege, ohne dass man als Nutzer Wissen über die verwendeten Schlüssel braucht?
    Ich muss also erst genau ein Mitglied auswählen (quasi die Informationen aus T1_Mitglieder read-only anzeigen und irgendwie einen Datensatz davon selektieren), wodurch dann ja anhand des PK_MNr aus T1_Mitglieder schon FK_MNr für T3_Qualifikation feststeht.
    Nun müsste man für alle Einträge aus T2_Trainings auswählen können, ob sie diesem Mitglied zuzuordnen sind (also aus dem Bestand von T2_Trainings mittels PK_TrainingsID auch FK_TrainingsID in T3_Qualifikation festlegen und für jedes dadurch festgelegte Paar die restlichen Spalten in T3_Qualifikation editieren. Beziehungsweise man muss natürlich die vorhandenen Einträge aus T3_Qualifikation entsprechend aufrufen und anzeigen & modifizieren können.

    Ich stehe da derzeit voll auf dem Schlauch. Wenn ich mit dem Formular-Assistenten ein Formular für T3_Qualifikation erstelle, dann bekomme ich ein Formular, in dem die beiden Fremdschlüssel als Zahlen angezeigt werden, und ich habe keinerlei Hierarchie ("erst Mitglied, dann Trainings" - OK, woher soll Access das auch wissen). Das bedeutet aber auch, dass ein "naiver" Bediener quasi jetzt die Möglichkeit hat, innerhalb eines Datensatzes beide Parameter zu verdrehen, also z.B. aus dem Nachweis der Ausbilderqualifikation für Peter Müller den Gerätelehrgang für Klaus Meier zu machen. Unschön.
    Das mit der Anzeige der Zahlen habe ich dahingehend etwas in den Griff bekommen, dass ich in der Entwurfsansicht von T3_Qualifikation die beiden Fremdschlüssel mittels "Nachschlagen" auf die entsprechende Referenztabelle zeigen lasse, und dann jeweils 3 Spalten (den "unschönen" Key und zwei Spalten mit Nutzdaten) anzeigen lasse. Nicht perfekt, aber würde ausreichen.
    Aber die Hierarchie brauche ich wohl, und eine wie auch immer geartete Möglichkeit, "intelligent" Trainings anzuwählen (z.B. rechts alle nicht gemachten, links alle bereits verknüpften). Steuerelemente für die Anlage eines neuen Datensatzes sind die Kür, mit sowas befasse ich mich gerne, wenn das Ganze grundlegend funktioniert...
     
  2. Samson User
    Ich habe noch etwas weiter experimentiert mit dem Formular-Assistenten - ich bekomme zwar, wenn ich als Datenquelle alle drei Tabellen, also alle Felder auswähle, durchaus eine Hierarchie hin (z.B. die Mitgliedsdaten zuerst), kann auch über das Formular Mitglieder neu anlegen, aber ich kann keine Zuweisung von Qualifikationen analog der Tabelle T3_Qualifikation machen...
    Mal ganz abgesehen davon, dass sich mir der Unterschied von Unterformularen zu verknüpften Formularen nicht erschließt...

    Ich schrieb schon, Layer 8 Problem, aber ich steh voll auf dem Schlauch. Umso peinlicher, als dass ich ein vergleichbares Thema auch beruflich jahrelang betreut hatte, das Ganze dort in Excel als historisch gewachsenes Konvolut unüberschaubarer Abhängigkeiten, aber für den Verein gesagt habe, das mache ich gleich richtig mit einer Datenbank, das kann ja nicht so schwer sein.
     
  3. Samson User
    OK, ich hab mir eine Lösung gebaut, die zwar nicht schön ist, aber funktioniert... ein Formular nur auf der Ebene der T3_Qualifikation, in dem ich 1:1 zuweisen kann. Durch entsprechendes Einblenden der Spalten aus den T1 und T2 kann der Nutzer die Beschreibungen bzw. Namen sehen, aber es werden die Indizes gespeichert. Geht auch für neue Einträge in T3.
     
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