Office: (Office 365) Formular zeigt nicht alle Datensätze an

Helfe beim Thema Formular zeigt nicht alle Datensätze an in Microsoft Access Hilfe um das Problem gemeinsam zu lösen; Nach einer längeren Krankheit und anderen Aufgaben kann ich mich nach über einem Monat mal wieder meiner Datenbank widmen. Nun wollte ich sie mal ein... Dieses Thema im Forum "Microsoft Access Hilfe" wurde erstellt von Andreas7611, 30. Januar 2023.

  1. Formular zeigt nicht alle Datensätze an


    Nach einer längeren Krankheit und anderen Aufgaben kann ich mich nach über einem Monat mal wieder meiner Datenbank widmen.

    Nun wollte ich sie mal ein wenig mit Daten füllen, da wir neue Preise von den Lieferanten haben, aber irgendwie funktioniert das wohl nicht. Warum weiß ich im Moment aber selber nicht.
    Ich habe eine Abfrage, in der ich mit einem Dropdown den Lieferant aufwählen kann.
    Im Detailbereich habe ich dann ein Unterformular, in dem die Preise und Artikel angezeigt werden sollen (Endlosformular).
    Aber irgendwie werden nicht alle Preise angezeigt. Mal wird nur einer angezeigt, mal zwei und ich habe keine Ahnung warum das so ist.
    Im FS_Lieferanten stehen überall die richtigen IDs. Aus irgendwelchen Gründen werden aber nicht alle angezeigt.

    Ich habe das mal mit meiner "Erstlings-Datenbank" verglichen. Eine einfache Datenbank, in der ich festhalte, wann ich einen Film geguckt habe. Diese kommt gänzlich ohne Abfragen aus, was ich schon recht amüsant finde, mir aber im Moment nicht weiterhilft. Auf jeden Fall funktioniert sie besser, weil dort ALLE Daten angezeigt werden..

    Ich hänge mal die Beziehungen mit an. Ich habe ja die Befürchtung, dass ich vielleicht irgendwo bei den 1:n Beziehungen einen Denkfehler drin habe. Deswegen hänge ich es mal an.

    Ein weiterer Fehler kann vielleicht sein, dass ich die Kombinationsfelder falsch benutze, da ich sie gerne als "Auswahlliste" nutze um z.B. Lieferant und Artikel auswähle. Dabei sind beide Felder ungebunden und setzen bei der Tabelle "tbl:LieferantenPreise" die ID für Lieferant und Artikel.
    Funktioniert zumindest Augenscheinlich so.. Ich weiß aber nicht, ob man sie generell so nutzen "darf".

    Ich muß morgen noch mal herumprobieren (was immer sehr schwer ist, weil mein "Chef" sitzt mir im Nacken, dass ich die Preise eintragen soll, wenn ich die aber in eine Unbrauchbare Access-Datenbank eintrage ist die Zeit vergeudet.. Bin aber in der Meinung, dass solche Zahlen in einer Datenbank besser aufgehoben sind als in einer Excel-Tabelle, wo alle Lieferanten und ihre Artikel untereinander stehen, wie sie gerade reinkommen).

    Vielleicht hat jemand ja eine Idee. Mir ist schon klar, dass "Ferndiagnose" hier kaum anwendbar ist. Aber vielleicht hat jemand ja trotzdem eine Idee, weil er das Problem auch so mal hatte.. oder findet einen "groben Fehler"..

    Danke euch!
     
    Andreas7611, 30. Januar 2023
    #1
  2. Doming
    Doming hat Ahnung
    Hallo,
    hat die Datenbank vor Deinem „Urlaub” funktioniert?
    Ist dem Endlosformular eine Abfrage als Datenherkunft vorgeschaltet? Wenn ja, werden darin alle Daten angezeigt?
    Man kann übrigens auch eine Excel-Tabelle als Datenherkunft in eine Datenbank einbinden.

    Gruß
    Doming
     
  3. andyfau
    andyfau hat Ahnung
    Hallo,
    die Beziehungen sehen erstmal nicht schlecht aus. Beziehungen sind bedeutsam für die Datenintegrität der DB, haben aber primär erstmal nichts mit den Abfragen zu tun. Das sind Verknüpfungen. Access erkennt die Beziehungen, wenn man mit dem Generator oder in der Entwurfsansicht eine Abfrage baut und schlägt sie als Verknüpfungen vor.
    Baue Dir also zuerst eine Abfrage in der die gewünschten Datensätze so gefiltert werden, wie Du es brauchst. Nutze für die Filterung erstmal kein Formular, sondern Parameter in der Kriterienzeile des jeweiligen Feldes, welches gefiltert werden soll.
    Nützlicher Link:
    Beispiele für Abfragekriterien - Microsoft-Support

    Überprüfe dabei die Verknüpfungen (Ich nenne es extra nicht Beziehungen!). Korrigiere sie ggf. Keine Angst, Du änderst dadurch nicht die Beziehungen der Tabellen.
    Zeigt die Abfrage schließlich die gewünschten gefilterten Datensätze, kannst Du ein (Endlos)Formular zur Anzeige bauen.
    In dieses Formular setzt du dann im Kopf ungebundene Felder zur Eingabe der Suchbegriffe. Gleichzeitig ersetzt Du den jeweiligen Parameter in der Abfrage mit dem Feldbezug zum entsprechenden Filterfeld im Formular.
    Nun solltest Du über die Eingabe der Filterbegriffe die Abfrage, bzw. Anzeige beliebig filtern können.

    Erst jetzt solltest Du die ungebundenen Felder zu Kombinationsfeldern ändern (rechte Maustaste "ändern zu") und ihnen als Datengrundlage (Tabelle/Abfrage) die jeweilige Tabelle angeben, aus der Du das Filterkriterium auswählen möchtest.
    Dies erleichtert dann die Eingabe der Filterbegriffe.
     
    andyfau, 31. Januar 2023
    #3
  4. Formular zeigt nicht alle Datensätze an

    Ich denke mal, dass die Datenbank schon damals nicht funktioniert hat, weil ich noch nicht dazu gekommen bin (Viele) Daten einzugeben.

    Ich habe mir das heute noch mal angeschaut. Die Tabelle mit den Preisen besteht aus aktuell 13 Datensätzen, aber in der Abfrage werden nur 12 davon angezeigt. Dabei sehe ich nicht, warum dieser eine nicht angezeigt werden sollte, da alles ordnungsgemäß eingetragen ist.

    Die Dazugehörige Abfrage hat keinerlei Nennenswerte Filterungen, die etwas ausblenden könnten (der Wunsch ist ja hier eine Anzeige der aktuell gültigen Preise).

    Ich arbeite tatsächlich immer gleich in einem Formular, weil ich die Tabellen einfach zu "unübersichtlich" finde. Wenn ich dort z.B. einen Preis eingeben würde, müsste ich ja erstmal die ID des Dazugehörigen Lieferanten und Artikels herausfinden und dann wird eben auch nur der dort angezeigt, was wieder auf die Übersichtlichkeit schlägt.

    Wenn ich das Endlosformular auf die Preise-Tabelle als Herkunft setze habe ich z.B. alle Preise drin, aber eben bei Lieferanten, Artikeln usw. nur "Fehlermeldungen".

    Wenn ich mir diese Beschreibungen zu Abfragekriterien durchlese und dort steht, man kann hier z.B. nach Chicago Filtern lassen. Aber wo liegt da der Sinn nach nur einem Wert zu filtern? Mich interessiert doch eher, wie ich es hinbekomme, dass ich aus einer Liste/Dropdownliste einen Datensatz auswähle und dieser mir dann alle dazugehörigen Preise und Artikel anzeigt. Aber ich kann doch nicht für jeden Lieferanten und Artikel eine eigene Abfrage erstellen.. Blickt doch am Ende keiner mehr durch :)

    Im Moment lege ich bei einer Abfrage nur alle Felder ab, die in dem dazu genutzten Formular angezeigt werden sollen. Wobei ich da auch nicht wirklich weiß, ob z.B. die ID-Felder und Fremdschlüssel-Felder mit eingefügt werden müssen ...
     
    Andreas7611, 2. Februar 2023
    #4
  5. Doming
    Doming hat Ahnung
    Hallo,
    wenn Du erst so wenige Daten eingegeben hast, dürfte es Dir ja ein leichtes sein, die DB mit ein paar Fake-Daten zu füllen und hier reinzustellen, dann können wir konkret auf die Probleme eingehen, statt nur rumzutheoretisieren.
     
  6. Ich müsste erstmal alle Daten Löschen, da ich halt schon fast alle Artikel eingegeben habe, sowie andere Daten, die schon bekannt waren. Und wenn sie DANN mit Fake-Daten funktioniert bin ich so schlau wie vorher :D
    Zudem hängt mir die Zeit im Nacken, sowie die Vorgesetzten. Es kommen noch andere Faktoren dazu, dass z.B. verschiedene Spediteure Einfluss auf den Preis haben.. Paletten, Verpackung, Dieselpreiszuschlag usw. Das wird schwer das alles irgendwie in eine Datenbank zu mauscheln.
    Daher nehme ich jetzt erstmal die vorhandene Excel-Liste und trage die Zahlen dort ein, weil sie halt jeder kennt und weiß, wie man damit umzugehen hat. Allerdings werde ich sie etwas komfortabler machen. Außerdem ist es wohl auch gar nicht für alle 300 Artikel nötig Preise zu haben, sondern nur für ca. 60.. Da weiß ich gerade nicht, ob der Aufwand einer Datenbank überhaupt lohnt. Die Betriebsleitung will wohl auch noch Lexware mit ins Boot holen und meint, dass sie meine Datenbank dann eh nicht mehr brauchen würde.

    Finde ich schade.. Hat mir echt Spaß gemacht mir darüber den Kopf zu zerbrechen :D
     
    Andreas7611, 3. Februar 2023
    #6
  7. andyfau
    andyfau hat Ahnung
    Hallo,
    na, aufgeben ist doch keine Option, oder?
     
    andyfau, 3. Februar 2023
    #7
  8. Formular zeigt nicht alle Datensätze an

    Nein, das nicht, aber vielleicht kleiner einsteigen :D
    Wie gesagt, im Moment hängt mir da mein "Vorgesetzter" im Nacken, Er möchte die Zahlen aus den Preislisten irgendwo stehen haben, damit er die Preise für dieses Jahr kalkulieren kann. Das muß dann funktionieren.

    Ich frage mich auch, wie man Access wirklich "lernen" kann.. Bei Büchern habe ich irgendwie nach 40 Seiten schon wieder vergessen, was auf den ersten 10 stand.. :D
    Und Lernvideos sind meistens derart Basiswissen, dass ich darüber schon hinaus bin.. Studieren kommt jetzt auch nicht unbedingt in Frage und Volkshochschule hat das auch nicht im Programm (und wenn, dann wäre es vermutlich auch nur reine Basis).. Daher ist ja das üben am Praxisbeispiel das beste, aber so wenig Ideen was man machen könnte :)
     
    Andreas7611, 3. Februar 2023
    #8
  9. andyfau
    andyfau hat Ahnung
    Oh, da gibts doch viele Möglichkeiten.
    Die Finanzen lassen sich wunderbar mit einer DB managen.
    Wenn Du irgendwas sammelst (Fotos, CDs, etc.), ist eine DB super um darüber die Übersicht zu behalten.
    Vielleicht benötigt dein Vermieter ja eine Hausverwaltung / Nebenkostenabrechnung.
    Oder, Du bist in einem Verein, der eine anständige Mitglieder- und Beitragsverwaltung benötigt.
    Die meisten kreuchen da ja mit Excel rum. Das kann prima rechnen, aber jede Art von Datenverwaltung gehört in eine anständige DB. Wobei da Access für den Ottonormal viele Vorteile aufgrund seiner leichten Erlernbarkeit, gegenüber ProfiDBs (MySQL, SQLServer, Oracle) hat.
     
    andyfau, 3. Februar 2023
    #9
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