Office: (Office 2013) Formularerstellung für Projekterfassung

Hallo zusammen,

ich darf mich gerade damit befassen, eine neue Zeiterfassung/Projekterfassung zu erstellen.
Ich bin eigentlich gut vorangekommen und habe jetzt einen Problem, wo ich total auf dem Schlauch stehe.

Über ein Hauptmenü möchte ich per Knopdruck ein neues Formular öffnen, welches Daten aus verschiedenen Tabellen anzeigt.
So sollen unter anderem Mitarbeitername, der aktuelle Monat, Jahr und Finanzjahr angezeigt werden.

Was mir aber beim Formular aber Bauchschmerzen bereitet, ist die Anzeige der bisher eingetragenen Projekttätigkeiten.

Ich habe in einer Tabelle dafür die ID`s der Mitarbeiter, der Kunden, der Projekte und des Datums hinterlegt. Diese möchte ich gerne untereinander angezeigt bekommen und auch gleichzeitig die Möglichkeit haben, dort neue Einträge hinzuzufügen.

Ich hab im Anhang mal ein Screenshot der Tabelle hinzugefügt und auch ein Screenshot, wie das Formular theoretisch aussehen soll, damit das Ganze verständlicher ist.

Wäre super, wenn mir jemand einen Denkanstoss geben könnte. Bin leider kein Spezialist *frown.gif*

Vielen Dank schonmal!

Justen

:)

 

Hallo,
nach der Beschreibung und den Screenshots bin ich da etwas skeptisch *wink.gif* .
Für die gezeigte Formulardarstellung dürfte sich eine Kreuztabellenabfrage eignen -> da lassen sich die Daten aber dann nicht direkt ändern oder neue hinzufügen.
maike

 

Hallo und danke für die Info.
Ich würde meine Ausgangsfrage aufgrund der Info noch mal umformulieren.

Wenn es so nicht geht, wie ich es bisher vor hatte, gibt es einen anderen Weg das Ganze umzusetzen? Vielleicht durch Umgestaltung meiner Tabellen?

 

Die Tabelle ist schon ok so. Eine Tabelle mit zig Feldern (eins pro Tag o.ä.) wäre zum Scheitern verurteilt: max 255 Felder möglich, Auswertungen dann kaum mehr machbar etc.
Allenfalls könntest du das Formular so programmieren, dass die Daten aus der Tabelle ausgelesen und an die entsprechenden Felder übergeben werden und dann Änderungen wiederum in der richtigen Form in die Tabelle eingefügt werden.
Alternative: ein Formular zur Anzeige, eins zum ändern/hinzufügen. Nach Änderung dann Anzeige aktualisieren.
Liesse sich vermutlich als Formular mit Unterformular organisieren, so dass du beides gleichzeitig sehen kannst.
maike

 

Hi,

danke erstmal für deine Anregung. Ich habe erstmal noch einen Fehler in meiner Tabellenstruktur gefunden. Meine neulich gepostete Tabelle konnte in der Form nicht existieren, da ein Feld ein Freitextfeld war und somit sich für eine gute Filtermöglichkeit nicht geeignet hat. Daher habe ich das in eine extra Tabelle ausgliedert.

Jetzt scheitere ich daran, eine saubere Abfrage über die ganzen Tabellen zu erstellen.

Mein Code sieht folgendermaßen aus. Der wurde per Abfrage-Generator erstellt:

Code:

Ich habe mal das Ergebnis meiner Abfrage mit angehangen. Ich hab das Problem, dass ich zwar meine Datensätze an sich anfragen kann, aber zum einem sehe ich diese nicht untereinander, wie ich es gerne hätte und zum anderen werden meine Kundenprojekte nicht zusammen gefasst, sondern für jeden Tag ein Eintrag erstellt.

Ziel ist, pro Projekt eine Zeile zu haben und die jeweiligen Arbeitseinheiten recht daneben für jeden einzelnen Tag des Monats anzuzeigen.

Ich tippe, dass ich diese Groub by-Option nutzen muss, aber egal wie ich sie setze, bekomme ich Fehlermeldungen.

Entschuldigung für die wahrscheinlich doofen Fragen, aber ich administriere sonst nur Server und stehe daher leider auf dem Schlauch.
Hat jemand noch einen Ansatz für mich? Das wäre total nett!

 

Stelle das Formular auf Endlosansicht, den Detailbereich in der Höhe so niedrig wie möglich halten, dann werden die Datensätze untereinander angezeigt.

Dafür brauchst du - wie ich schon schrieb - eine Kreuztabellenabfrage: http://www.access-tutorial.de/abfrag...enabfragen.htm.
maike

 

Hi Maike,
Danke, für die Tipps! Konnte sie auch soweit umsetzen.
Ich bekomme jetzt danke der Kreuztabelle auch die Daten nebeneinander angezeigt!
Ich habe nur noch nicht verstanden und auch mit suchen nichts brauchbares gefunden, wie ich diese Kreuztabelle jetzt filtern kann.
Wenn ich die erstellte Kreuztabelle im Formular als Datensatzquelle nutze, kann ich zwar die Felder im Formular füllen. Aber dann habe ich ja alle Daten drin.
Wie kann man denn da dynamisch filtern, sowas wie WHERE username = Me.username and Monat = Me.Abrechnungsmonat and Jahr= Abrechnungsjahr

Ich habe bisher nur gefunden, dass ich in der Abfrage der Kreuztabelle selbst schon filtern kann. Im Formular selbst find ich nicht die richtige Stelle *frown.gif*

 

Erst die Daten (per Abfrage) auf die wirklich benötigten zu beschränken und dann daraus die Kreuztabelle zu erstellen halte ich auch für den besten Weg.
Einen Hinweis für die Verwendung von Parametern/Formularbezügen in einer Kreutabellenabfrage findest du hier: donkarls Access-Seiten.
maike

 

Gibt es das mit den Parametern in Kreuztabellen in Verständlich für Anfänger? Ich finde keine vernüftige Erklärung, die man auch versteht.

Ich habe in meiner Abfrage eine Spalte mit dem Namen MA_Kuerzel. Ich stehe aber nicht, was ich jetzt bei den Parametern eintragen soll. Im Formular habe ich ein Feld "Kuerzel_MA". Dieses ist beim Öffnen auch gefüllt.

Trage ich nun bei den Parametern "Kuerzel_MA=Me.Kuerzel_MA" ein, bekomme ich beim Öffnen des Formulars zwei Abfragen. Egal was ich eintrage, es passiert nichts.
Aber eigentlich will ich ja nichts eingeben. Ich will nur das Formular öffnen und habe meine gefilterten Daten, die ich dann bearbeiten kann.

 

Einen Bezug auf das Formuar musst du in die Zeile Kriterien so eintragen:
Code:

Zusätzlich, wie im Link angegeben, diesen Bezug und den Datentyp in die Parameterliste der Abfrage eintragen.
maike

 

Super! Danke. Das klappt jetzt. Wieder was gelernt *Smilie

Ich habe die Kreuztabelle jetzt im Detailbereich meines Formulars eingebunden. Die Anzeige zeigt mir jetzt auch gefüllte Datensätze an.

Nun gibt es ja leider Tage, an denen man überhaupt nicht arbeitet und entsprechend nicht erfasst. Im Formular bleiben diese Felder leer (siehe Screenshot). Kann man diese Standardmäßig mit einer "0" füllen?

Ich muss die einzelnen Zeiten der Felder auch addieren. Einmal die Arbeitszeit pro Tag und einmal pro Projekt über den ganzen Monat. Bei beiden Feldern bekomme ich "#Fehler". (siehe Screenshot)

Bei der Tagesberechnung nutze ich im Formularkopf ein Feld mit dem Steuerelementinhalt Code:

.

Bei der Projektsumme nutze ich ein Feld im Detailbereich mit dem Steuerelementinhalt Code:

Hast du da einen Tipp für mich? Irgendwie stehe ich auf dem Schlauch.

Danke

 

Das kannst du mit der NZ()-Funktion machen, dadurch werden NULL-Werte (gar nix) durch einen je nach Datentyp auszuwählenden Standardwert ersetzt.
In der Abfrage die entsprechenden Felder umwandeln:
Code:

Die anderen Fragen stellst du vielleicht besser in einem neuen Thema, ich bin nicht so drin in Kreuztabellen und mit einem passenden Titel findet sich dann leichter jemand, der sich auskennt.
maike

 

Hi. Danke für deine Hilfe, das hat super funktioniert.

Ich habe noch eine Frage zu den Kreuztabellen:

Du hast mir ja schon bei der Erstellung von Kriterien geholfen.
Kann ich diese Kriterien auch einer Art Vorprüfung unterziehen?

Mein eigentliches Kriterium für die Kreuztabelle wird erst mit dem Öffnen meines Formulars geöffnet. Da ich also beim Öffnen des Forms noch nicht darauf zugreifen kann, habe ich das gleiche Kriterium nochmal als verstecktes Feld auf meiner Startseite hinterlegt und wähle es so aus:

Code:

Das funktioniert auch.

Da man im Formular aber auch den Monat ändern kann, möchte ich per Requery das Formular neu laden und dann soll natürlich nicht mehr der Wert von der Startseite genommen werden.

Kann man die Kriteriumauswahl in der Kreuztabelle ungefähr so anpassen:?
Code:

Ist das möglich?

 

Code:

maike

 

Danke!

Wenn ich den Code einfüge und ein Requery auf das Formular (Forms!MeinFormular.Requery) starte, wird zwar scheinbar die Kreuztabelle im Hintergrund neu gestartet und aktualsiert, aber die Ansicht in meinem Formular bleibt die gleiche.
Ist das normal?