Office: Frage zu Hyperlinks

Wir haben eine Excel-Tabelle als Terminplan. Einzelne Felder sind entsprechend Kunde und Datum farbig markiert. Nach stattgefundenen Terminen wird vom Mitarbeiter eine Gesprächsnotiz erstellt. Nun möchten wir diese Gesprächsnotizen mit dem entsprechenden Termin verlinken, was prinzipiell noch nicht das Problem ist. Allerdings zieht der Aussendienstmitarbeiter Anfang der Woche diesen Terminplan auf sein Notebook, bearbeitet ihn die Woche über und schickt in dann per mail wieder zurück. Hier wird jeweils der letzte Terminplan mit dem aktuellen überschrieben. Terminplan und Gesprächsnotizen sind auf dem Server abgelegt.
Durch das Hin- und Herschicken, verändern sich die Pfade aufgrund des relativen Bezugs.
Beim Versuch die Gesprächsnotizen absolut über die Formel =hyperlink („Pfad Dateiname“;“freundlicher Name“) zu verknüpfen kommt die Meldung: „Kann angegebene Datei nicht öffnen“.
Gibt es hierfür eine Lösung?