Office: Frage zum Aufbau einer umfangreichen Datei/Datenbank

Moin moin,

auf der Arbeit stehe ich mal wieder vor einer etwas umfangreicheren Aufgabe.
Ich muss ein "Provisorium" erstellen, mit dem wir arbeiten können bis die originale Software mal irgendwann kommt.
Die Exceldateien liegen auf unserem Server und werden jedesmal herunter geladen.
Es kann auch nur immer einer daran arbeiten.
Ich weiß nicht ob es das gibt, aber bei uns ist Excel nicht mehrplatzfähig.

Es geht um etwa 200 - 300 Artikel, für die ich Lagerplätze, Bestand, Ein- und Ausgang führen soll.


Unsere bisherigen Gedanken gehen in diese Richtung:

- für jeden Artikel ein eigenes Blatt, darin in den obersten Zeilen alle wichtigen Infos (festgestellt), darunter dann für jede Buchung (Ein- Ausgang) eine neue Zeile (scrollbar).
- Suche und Eingabe über Userform (Maske)


Das traue ich mir durchaus zu.
Ich weiß auch, dass für soetwas Access besser geeignet wäre.
Aber mich da jetzt auf die schnelle ein zu arbeiten, dafür reicht die Zeit nicht, und wäre mir auch zuviel Aufwand.



Nun meine Fragen um Eure Meinung:

- wieviele Blätter kann man in eine Excelmappe packen?
- wieviele Blätter in etwa verträgt Excel bevor es unerträglich langsam wird?
- kann ich die Performance verbessern wenn ich eine "Hauptdatei" mit Makros und Userformen mache, und aus dieser Datei heraus die Artikeldateien öffne und bearbeite? Die Artikel könnten in Artikelgruppen unterteilt werden, und so auf mehrere Dateien verteilt werden.



Die Einzelheiten sollte ich eigentlich selber auf die Reihe bekommen, mir gehts hier jetzt erstmal nur um den Aufbau an sich.


Lieben Dank für Eure Antworten und Eure Zeit.

 

Hallo Achim,

Für Excel mußt Du für jeden Platz eine Lizens haben oder Du hast eimne Serverlizens.
Mit mehreren Leuten kann man an einer Datei arbeiten falls Sie freigegeben wird.
Die Anzahl der Register ist vom arbeitsspeicher abhängig.
Ich würde bei so umfangreichen Sachen den Code und die Daten trennen.

Gruß Hajo

 

Okay, habe ich mich wohl missverständlich ausgedrückt.
Ich weiß auch nicht ob es überhaupt von Belang ist.

Excel ist auf jedem unserer Rechner (offiziell) installiert.
Die Dateien werden aber auf dem Server gespeichert.

D.h. wenn ich in/an einer Datei arbeiten will, muss ich sie quasi erst downloaden.
Das hatte ich im Hinterkopf als ich mir überlegte ob es schlau sei die Daten auf mehrere Dateien auf zu teilen.
Eine große Datei dauert ewig bis sie offen ist, mehrere Dateien dauern aber dann halt mehrmals...


Und mit "nicht mehrplatzfähig" meinte ich:
die Exceldateien werden lokal auf den Rechnern ausgeführt, d.h. nicht zentral auf dem Server und nur mit einem Frontend auf den Rechnern.
Wie gesagt, falls es sowas bei Excel überhaupt gibt.

Es kann also immer nur einer gleichzeitig in/an einer Datei arbeiten, alle anderen können in dieser Zeit nur lesen.

Arbeitsspeicher würde ich mal auf 2 GB pro Rechner schätzen, kann ich aber morgen nachschauen.

Und Code und Daten trennen, meinst Du damit:

- eine "Hauptdatei" mit Makros und Userformen machen, und aus dieser Datei heraus die Artikeldatei(en) öffnen und bearbeiten ?

 

Hallo Achim,

warum muß die Datei downgeladen werden. ich hätte die auf dem Server aufgemacht. Dann sieht jede der Sie noch öfnen will das ich Sie aufhabe. 10 Leute laden die Datei runter und jeder verändert sie, wenn er fertig ist lädt er sie wieder hoch. Das ist eine schöne arbeitet. alle änderungen werden überschrieben von dem der die Datei als letztes hochlädt.
Bei Deiner Beschreibbung verstehe ich nicht warum die nur einer bearbeiten kann, wenn sie runtergeladen wird.
Mit 2 GB, dürftest Du keine Probleme mit der Anzahl der Register haben falls es nich paar Tausend sind.
Ja das meinte ich mit trennen.

Gruß Hajo

 

Hm, anscheinend habe ich dann wohl diese Abläufe falsch verstanden. Kenne mich damit auch nicht wirklich aus.
Definitiv ist es so, wenn einer eine Datei offen hat, können die anderen nur noch lesen, nichts mehr ändern.
Ich dachte halt immer sone Datei muss erst auf den Rechner geladen werden.
Aber so wie ich Dich jetzt verstehe werden sie wohl doch auf dem Server geöffnet.
Eigentlich auch egal scheint mir.

Oder macht das für meine Problemstellung einen relevanten Unterschied (ernst gemeinte Frage).

Werden wohl 200 - 300.

Hm, dafür muss ich dann Makros freigeben, damit ich aus einer Datei eine andere öffnen kann.
Kann ich diese Berechtigung auf einen einzelnen Ordner begrenzen?
Im Moment sind Makros gesperrt und wir erlauben sie jedesmal wenn wir eine Datei öffnen.


Glaubst Du denn dass es einen wirklich gravierenden Unterschied macht ob ich die Makros von den Daten trenne oder nicht?

Sorry falls ich Dich nerven sollte.
Ist für mich halt schon ein Unterschied im Arbeitsaufwand. Andererseits aber auch wichtig vorher zu wissen.

Ganz lieben Dank schon mal für Deine Meinung und Zeit.

 

Hallo Achim,

Dateien sollten immer auf dem Server geöffnet werden, da dann kein andere eine Änderung vornehmen kann, es sei die Datei ist freigegeben und das ist in jeder Excelversion möglich. Dazu gibt es bestimmt in diesem Forum auch schon zig Beiträge.
Zu Makros freigebnen kann ich Dir nichts schreiben davon habe ich noch nichts gehört.
Falls Du mit freigeben meinst das die Makroabfrahe nicht mhr kommt. Habe ich dazu folgenden Standpunkt, die Makrosicherheit sollte niemals auf niedig eingestelt werden.
Du kannst Dir unter Excel ein Zertifikat erstellen, da muss an jedem Rechner nur einmal dem Zertifikat vertraut werden, dann kommt die Abfrage nicht mehr.

"auto-aktiveren"? - Eigenes Zertifikat
folgender Artikel stand mal Forum. Dieser Tipp funktioniert auch bei Office 97.
Sie können den Office-Anwendungen mitteilen, welche Makros so vertrauenswürdig sind, dass Sie sie ohne Nachfrage verwenden wollen. Das setzt allerdings voraus, dass Sie Ihre Makros mit einem persönlichen Zertifikat versehen:
1. Zunächst müssen Sie eine digitale Signatur erzeugen. Dazu können Sie das Programm zum Erstellen eines persönlichen Zertifikats nachinstallieren ("Digitale Signatur für VBA-Projekte" unter "Office Tools" auf der Office-CD), das bei der Standardinstallation nicht auf den Rechner kopiert wird. Einfacher ist es aber, dieses Programm direkt von der CD zu starten. Führen Sie dazu die Datei SELFCERT.EXE aus dem Verzeichnis \Pfiles\Msoffice\Office aus. In der Eingabezeile "IHR NAME" tippen Sie einen Namen ein, anhand dessen Sie das Zertifikat in Zukunft wieder erkennen.
2. Um ein Makro mit dem Zertifikat zu versehen, laden Sie zunächst die betreffende Office-Anwendung und die entsprechende Datei. Dann öffnen Sie den Visual-Basic-Editor, gehen dort unter "Extras, Digitale Signatur" und wählen Ihr Zertifikat aus. Anschließend speichern Sie die Datei.
3. Wenn Sie das erste Mal eine Datei mit einem Makro öffnen, das von Ihnen zertifiziert ist, müssen Sie Office noch mitteilen, dass es Ihren Makros vertrauen kann. Sie sehen beim Öffnen der Datei ein Dialogfeld, in dem Office aufführt, von wem die Makros stammen, die die Datei enthält. Wenn hier nur der Name Ihres eigenen Zertifikats auftaucht, können Sie die Option "Makros aus dieser Quelle immer vertrauen" aktivieren. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Makros aktivieren". In Zukunft aktiviert Office alle Makros, die mit dieser Signatur zertifiziert sind, ohne Nachfrage.
Übrigens: Sobald Sie ein Zertifikat in einer Office-2000-Anwendung für vertrauenswürdig erklärt haben, gilt dies für alle Anwendungen aus dem Büropaket. (PC-WELT, 01.08.2000, cn)
hier eine weitere Lösungsmöglichkeit für Excel 2000
Lege für dich selbst eine digitale Signatur mit dem Programm SelfCert.exe (siehe C:\Programme\Microsoft Office\Office) an.
Danach kannst du dein VBA-Projekt unter Extras mit einer (deinen) Digitalen Signatur versehen.
Das hat den Vorteil, dass du nicht die (gesamte) Sicherheitsstufe ausschalten musst.
Falls du Probleme bekommst, das Signieren ist gut in der Excel-Hilfe "Signatur" --> "Erstellen eines eigenen digitalen Zertifikats" beschrieben.
Wilroy
Probleme mit Zertifikat Eine Recherche in den englischen NG’s hat ergeben, dass es offenbar Probleme geben kann (wie eure Anfrage ja auch zeigt).
Eine mögliche Lösung:
Kopiert folgende Dateien in einen Ordner außerhalb des Office-Installationspfades und startet ‚selfcert.exe’ von dort aus:
Selfcert.exe
Makecert.ece
signer.dll
von Thomas Ramel
oder schaue mal hier
neu
http://www.excelabc.de/excel/et/et00006.htm
alt
http://www.bert-koern.de/excel/eigenes_zertifikat.htm
da ist eine Schritt für Schritt Anleitung

Die Datendatei wid immer bearbeitet, Du arbeitst aber auch an dem Code, in dieser Zeit könnte keiner mit der Datendatei arbeiten. Ich lege die Programmdatei als Mustervorlage ab. Alle Mustervorlagen für den Betrieb sind zentral abgelegt und auf jedem Rechner verknüpft. Damit haben alle Rechner sofort das aktuele Programm falls die Mustervorlage geändert wird. (Mustervorlage ist ja Datei, Neu ....) Die Datei wird beim schliessen nicht gespeicher, das kann man gleich per Code einarbeiten.

Das ist meine ganz persönliche Meinung zu diesem Sachverhalt, wie Du das umsetzt mußt Du selber entscheiden.

Gruß Hajo

 

Hallo Achim,

habe ich Dich jetzt überfahren mit soviel Information?

Gruß Hajo

 

Keine Sorge, mir gehts gut, habe keine Reifenabdrücke im Gesicht. ;O)

Ganz lieben dank für Deine Tipps.
Hast mir sehr weitergeholfen.
Habe ich Sonntag spät abends noch gelesen, war aber zu müde zum antworten.
Und gestern war bei uns "Kampftag".
Habe zuhause den Rechner garnicht erst angemacht.

Das mit dem Zertifikat werde ich ausprobieren.

Und mit dieser Freigabe werde ich mich auch mal beschäftigen.
Für die eine oder andere unserer Dateien wäre das garnicht so unpraktisch.

 

Okay, habe ich gefunden.
Aber jetzt natürlich eine Frage dazu. ;O)



Wo ist der praktische Unterschied zwischen:

"Eigene Änderungen speichern und fremde Änderungen anzeigen."

"Änderungen anderer Benutzer sichtbar machen."

Bzw. was macht wann mehr Sinn?

 

Hallo Áchiom,

das mit dem überfahren war Bildlich gemeint.
Ich selber arbeite mit freigabe nicht, ich habe es auch nur im Forum gelesen.
Einfach mal testen.
Ich würde schreiben die Aussage ist eindeutig
"Eigene Änderungen speichern und fremde Änderungen anzeigen."
Alle bis dahin gespeicherte Änderungen von Benutzern die zur Zeit die Datei bearbeiten werden überschrieben.
"Änderungen anderer Benutzer sichtbar machen."
andere Änderungen sichtbar machen.

Gruß Hajo

 

n'Abend Hajo,

habe gestern noch etwas mit der Freigabe gespielt und viel im Netz gewühlt.
Was ich da so alles gelesen habe...
Mein Kollege und ich haben uns inzwischen dagegen entschieden, vor allem wegen der Einschränkungen die so eine Freigabe mit sich bringt (bestimmte Funktionen stehen nicht mehr zur Verfügung etc.).
Dann lieber absprechen wer wann in welcher Datei rumkaspert.

Deinen Text zu dem Zertifikat habe ich durchgearbeitet, auch den Link dazu.
Sieht ja eigentlich ganz einfach aus.
Ich hoffe ich komme nächste Woche dazu das mal zu machen, im Moment brennt bei uns der Baum.


Nochmal danke für Deine Hilfe
und bis zum nächsten Problem(chen) ;O)