Office: Hilfe Synchronisationsproblem

Hallo zusammen,

ich wollte generell einmal anfragen ob es möglich ist zwei oder mehr Excel-Mappen die vom Aufbau identisch sind zu synchronisieren? Ich denke dabei an folgende Situation:

Eine Datei ist auf dem PC (zu Hause)
Eine Datei ist auf dem Laptop
Eine Datei ist z.B. auf einem Tablet

Die drei zu synchronisierenden Tabellenblätter sind vom Aufbau identisch jedoch nur von unterschiedlichen Personen zu unterschiedlichen Zeiten benutzt.

Im Internet finde ich kaum Lösungen zu diesem Thema da die meisten Synchronisationsprobleme innerhalb einer Mappe stattfinden. Derzeit ist mein größter „lead“ über eine quarry. Das habe ich bei microsoft selbst gelesen. Jetzt ist nur blöd dass in der Anleitung von einer anderen Datenbank die rede ist. Das verwirrt mich wieder.

Die Ideallösung ist das alle auf die selbe Datei zugreifen ohne dass diese im Internet auf einer dropbox ist.
Wenn das nicht geht, würde ich es über verschiedene Dateien lösen die dann „einfach“ oder „medium schwer“ miteinander verknüpft oder verbunden sind. Ich stelle mir vor dass man theoretisch über das Netzwerk die Daten synchronisiert oder z.b. bei einem Tablet durch das anschließen des Tablets und dem starten einer Prozedur die Daten aktualisiert bekommt.
Im wesentlichen geht es ja hier nur darum, die Neueinträge in einer Datenbank in alle Arbeitsmappen zu bekommen. Das möglichst unkompliziert und schnell.

Ist meine „Vision“ realisierbar? Welche „Suchbegriffe“ kann ich googeln um weiter zu recherchieren. Kennt jemand bereits posts mit diesem Problem.
Kann ein Macro das Problem lösen? Kann die Festplatte im Computer z.b. im Netzwerk als Festplatte verwendet werden und wann immer diese aufgerufen wird, aktualisiert sie erst einmal alle Daten und erlaubt dann das weitere verfahren.

Auf dem Gebiet Netzwerk und Synchronisation betrete ich absolutes Neuland. Was ich gerade brauche sind die richtigen Stichwörter und Grundkenntnisse zu diesen Themen. Dann kann ich meine Recherche selber weiterführen.

Über eine Hilfestellung und Anregungen aller Art zu diesem Thema, würde ich mich sehr freuen. Das Thema wird mit Sicherheit zunehmend an Bedeutung gewinnen. Da es einfach viel Arbeit ersparen kann.

Gruß
Nico

 

Hallo Nico,

synchronisieren von Arbeitsmappen als solches ist meines Erachtens schon ein komplizierteres Unterfangen.

Ein Ansatz wäre tatsächlich die Dropbox, die als Laufwerk angebunden wird und letzten Endes alle dieselbe
Mappe benutzen. Wobei dann wieder die Einschränkungen gelten, was das gleichzeitige Bearbeiten betrifft.
Und, die Mappe ist dann logischerweise im Internet. Da kannst Du aber Verschlüsselungsmechanismen
verwenden.

Ein weiterer Ansatz ist SkyDrive. Die Mappe liegt ebenfalls auf einem Server. Über die Excel Web App kannst
Du die Mappe im Browser bearbeiten. Das geht aber nur eingeschränkt; nicht alle Excel Features stehen für
die Excel WebApp zur Verfügung. Und - Makros funktionieren nicht in der Excel Web App. Insgesamt ist aber
SkyDrive für einfache Mappen durchaus praktisch, weil es auch eine Anbindung an Excel gibt = runterladen
und wieder hochladen (ab Excel 2010)

Und schlißelich kannst Du die Sync auch selbst über Code erledigen, wo die Daten z.B. in einer Datenbank
liegen und in die Mappe geladen werden. Das ist aber der komplizierteste Weg.

Gruß

 

Hallo Maninweb,

Danke für deine Hinweise und die Bestätigung meiner Vermutungen. Leider Fallen Option 1 (Dropbox) u. Option 2 (Skydrive) eigentlich raus da die Datei vertrauliche Information enthalten soll und die Lagerung im "ungesicherten" Internet wird nicht freigegeben werden.

Meine Anschlussfrage ist nun etwas unkonventionell. Ich weiß dass man nicht einfach in ein Forum geht und mit leeren Taschen nach Almosen Fragt, aber ist es möglich dass mir hier geholfen wird gedanklich ein Gerüst zu bauen mit dem ich dann selber programmieren kann.
Also im Klartext, darf ich z.B. nach der Ablauflogik in Worten fragen?

Wenn ich mir den Prozess des Synchronisierens überlege habe ich ja immer eine Datei mit "altem" Stand und eine mit "aktuellem" Stand.
Um den Aufwand in Excel minimal zu halten, ist jetzt meine erste Überlegung -> Ein makro (gespeichert in beiden Dateien) dass die Synchronisierung übernimmt. Vorteil: vielleicht leichter programmierbar. Nachteil: Ich muss min. eine Datei öffnen und beide Geräte müssen verbunden sein.
Frage 1: Würde dann eine Synchronisierung über das Wlan, Bluetooth, etc. gehen? Oder müssen die Geräte miteinander verbunden sein?

Das Makro:
Als ersten schritt würde ich die aktuelle Datei öffnen, das makro aktivieren und mir dann die "alte" - Datei öffnen lassen.
Frage 2: Thema Speicherpfad -> Am einfachsten wird es sicher sein einen Fixen speicherpfad zu haben. Wie Arbeitsintensiv ist es eine Datei zu suchen?

In meinem Fall habe ich 3 Tabellenblätter (Kunden, Auftragsdatenbank, Versteckt). In den ersten beiden sind Tabellenblättern ist jeweils eine Liste (Tabellenblatt "Kunde" hat Liste "ListeKunde", selbes in der Auftragsdatenbank). Die Datei hat ein integriertes Makro dass bei Benutzung diese beiden Listen mit Einträgen erweitert. Nun wäre meine logischste Lösung -> Kopiere beide Listen aus der "aktuellen" datei und füge sie in die "alte" datei ein. Oder noch einfacher, Lösche alle Tabellenblätter aus der "alten" datei und kopiere die Tabellenblätter der "aktuellen" datei hinein UND lösche etwaige Referenzen die entstehen könnten.
Danach, Speichere "alt" u. "aktuell" und schließe alt.

Könnt ihr bereits Schwierigkeiten herauslesen? Gibt es Wege diesen Vorgang zu Optimieren (in Richtung: Benutzerfreundlichkeit, Vereinfachung, etc.)? Bin ich da grundsätzlich auf dem Richtigen Weg?
Über weitere Hilfestellung wäre ich sehr sehr dankbar.

Liebe Grüße
Nico

 

Hallo Nico,

Wie ist eigentlich der Arbeitsablauf? Editieren mehrere Personen (wieviele) an den Daten und dies unabhängig voneinander oder gibt es Absprachen, wer wann was editiert? Spätestens wenn z.B. zwei Personen unterschiedliche oder gleiche Datensätze verändert haben, wird's m.E. kompliziert, wenn Du zur Datenhaltung die Excel Mappe beibehalten möchtest.

Was mir noch einfällt, wäre https://owncloud.com/de/ Das ist eine Open Source Cloud auf dem eigenem Webserver, der aber dann gewisse Voraussetzungen mitbringen muss.

Frage 1: meines Erachtens, solange Du ein Laufwerk erreichen bzw. verbinden kannst, kannst Du eine Datei öffnen, egal ob WLan oder anderes. Wobei ich mit BlueTooth nicht so gaut auskenne. Nachteil für Makros in allen Dateien ist auch der Pflegeaufwand desselbigen bei Code-Änderungen. Ich würde die Makros in einer weiteren externen Datei ablegen, die nur das macht. Nebenbei, Excel kann immer nur eine Mappe mit demselben Namen öffen. Das Makro müsste also temporär ein Duplikate der Quelldatei erstellen

Frage 2: was meinst Du mit "suchen"? Das kann, muss aber nicht aufwändiger werden. Das Einfachste wäre m.E. den User die Datei auswählen zu lassen.

Frage 3:hängt von der Beantwortung meiner Anmerkungen oben ab. Im schlimmsten Fall überschreibst Du so die Änderungen einiger User.

Gruß

 

Hallo Maninweb,

ich versuche nun den Ablauf möglichst genau zu beschreiben. Das Programm wird hauptsächlich von der Familie benutzt (Vater, Bruder u. ich). Dabei gibt es einen Zentralen Hauptrechner oder Stand-PC im Büro von meinem Vater. Ihm gehört das geschäft und ich und mein Bruder helfen öffters mal aus. Nun wäre es natürlich Fantastisch wenn wir mit unseren Laptops u. tablets, sagen wir mal eine woche arbeiten könnten, am so. abend zu ihm fahren und mit wenigen clicks die Arbeit der ganzen Woche synchronisieren (also von mir meinem Bruder und meinem Vater). Das gleichzeitige Bearbeiten wird nicht vorkommen. Ich suche nun nach einer automatisierten "Ergebnis-Vereinigung". Am Ende der Vereinigung sollen dann alle devices den selben Stand haben. Da kann die Datei ruhig einmal "Excel-Programm_V1" oder "..._V2" heißen.
Für mich ist die komfortabilität erst einmal nebensächlich. Das kann man man über weitere monate hinweg verfeinern. Mein Kriterium ist nur, dass ich am Ende meine Datei offen habe, einen Knopf drücke und die Listen in beiden Dateien auf den aktuellen Stand gebracht werden.

Ich hoffe ich konnte den Prozess nun besser beschreiben. Die Anforderung ist wirklich nur auf den Übertrag der Daten focusiert.

Meine Beste idee wie gesagt ist nun, dem Makro zu sagen:
- Finde die alte Datei -> Lass mich aus einer Listbox heraus auswählen welche die neue datei ist
- lösche die Reiter "Kunden" u. "Auftragsdatenbank" in der alten Datei
- Kopiere die Reiter "Kunden" u. "Auftragsdatenbank" in der neuen Datei
- Einfügen der kopierten Reiter in die "alte" Datei.
- Speichere beide Workbooks (vielleicht erstelle ich noch ein Feld "Letzte Änderung" und füge das Datum ein)
- Schließe die alte Datei

Wenn ich alles so durchgehe, ist das die für mich "schlankste" Lösung da ich einfach das Tabellenblatt um das es geht ersetze. Das sollte auch funktionieren, da in dem Tabellenblatt keine Formeln oder Sonstiges hinterlegt ist.
Für mich kritisch ist nur, ob Excel irgendwelche Referenzen setzt u. ob ich meine Strategie so gewählt habe, dass ich leicht alles mit einem code ansprechen kann.
Sobald wir gedanklich das Problem gelöst haben werde ich loslegen :)

Gruß Nico

 

Hallo N12345678,


wenn Du Formeln in der Mappe hast, die sich z.B. auf die Kundentabelle beziehen, werden die durch
das Löschen der Tabelle dereferenziert, heisst, Du würdest Bezugsfehler erhalten. Insofern müsste
eine Synchronisation darin bestehen, dass Du die Inhalte der Zellen abgleichst. Das kannst Du z.B.
über Kopieren und Einfügen der Inhalte erreichen; auch per VBA (Copy, PasteSpecial).


Dadurch löst sich aber in eurem Falle ein Problem nicht: wenn Du das mit Deiner Datei und der Datei
von Deinem Bruder wiederholst, überschreibt ihr eure Änderungen gegenseitig. Insofern ist eine
Synchronisation mit drei Personen nicht ganz so simpel. Ein einfache Variante wäre folgende:


- die Kundentabelle, jetzt als Beispiel, beinhaltet für einen Datensatz eine eindeutige ID.
- beim Anlegen von Datensätzen in der Kundentabelle müsste ein Feld Datum und Uhrzeit enthalten.
- der Sync-Algo liest in einer Schleife die Zieldaten ein, z.B. in einer Collection oder Array
- der Sync-Algo geht die Daten in der Quelltabelle durch und vergleicht jeden Eintrag mit der
Zieltabelle (anhand der ID und des Datums)
- neue werden der Zieltabelle hinzugefügt, geänderte Daten überschrieben


Mit VBA ist das machbar


Gruß

 

Hallo Maninweb,

Oh man, da hast du natürlich recht. So einfach ist es dann doch nicht mehr.

Dein Vorschlag mit der Array finde ich ganz gut. Ich würde gerne noch ein zwei tiefere Fragen dazu stellen.
Um mich dem ganzen für mich umsetzbarer anzunähern würde ich den "Sync-Algo" erst einmal in der selben Mappe ausprobieren. Da kommt aber auch schon die erste Verständnisfrage. Ich weiß dass arrays einiges an Daten Speichern können aber gilt das auch für einen Bereich der von ("A:CR") geht und mal pauschal 4000 − 5000 Zeile Tief ist?
und die zweite Frage: Um alle Daten einzulesen brauche ich ja im Prinzip eine verschachtelte Schleife oder? Also einmal von 0 (A) bis 98 (CR), diese schleife indem ich das array fülle, von 5 (erste Zeile) bis LngLetzte (Letzte beschriebene Zeile) -> das am besten über

herausfinden.

Wäre das mal ein Anfang? und gibts bei Arrays noch tipps?

Gruß und vielen Dank bisher
Nico

 

Hallo Nico,

wenn ich so nachdenke, braucht Du kein Array, eine Collection reicht völlig aus. Die Collection merkt sich die ID's und Zeilennummern. Die ID's liest Du einmal ein. Und danach gehst Du die Quelldaten in einer Schleife durch. Anbei mal ein Beispielcode. habe Dir auch eine Mappe hochgeladen, wo zwei Beispieltabellen drin sind.

Code:

Option Explicit


Public Sub Synchronsieren()


  Dim objKeys    As Collection
  
  Dim lngIndex   As Long
  Dim lngLast    As Long
  
  Dim strTarget  As String
  Dim strSource  As String
  Dim strRow     As String
  
' Fehler übergehen...
  
  On Error Resume Next
  
' Tabellen...
  
  strTarget = "Zieltabelle"
  strSource = "Quelltabelle"
  
' Colelction...
  
  Set objKeys = New Collection
  
' Letzte Zeile (kannst Du auch dynamisch ermitteln)
  
  lngLast = 20
  
' Einlesen der ID's, die Grenzen kannst Du anpassen,
' z.B. wie Du in Deinem Beitrag geschrieben hattest
  
  With ThisWorkbook.Worksheets(strTarget)
    
    For lngIndex = 4 To 19
      
      objKeys.Add CStr(lngIndex), .Cells(lngIndex, 2).Value
      
    Next
  
  End With
  
' Testen...
  
  MsgBox objKeys.Count
  
' Zweite Schleife
  
  With ThisWorkbook.Worksheets(strSource)
    
'   Quelltabelle...
    
    For lngIndex = 4 To 24
      
'     Versuch, ob der Schlüssel in der Zieltabelle existiert
'     Falls nicht, dann ensteht ein Fehler, den wir übergehen
'     und die Variable strRow bleibt leer
      
      strRow = ""
      strRow = objKeys(.Cells(lngIndex, 2).Value)
      
'     Prüfen
      
      If Len(strRow) > 0 Then
      
'       Datum und Uhrzeit vergleichen
        
        If CDbl(.Cells(lngIndex, 3).Value) > _
           CDbl(ThisWorkbook.Worksheets(strTarget).Cells(CLng(strRow), 3).Value) Then
          
'         Überschreiben...
          
          ThisWorkbook.Worksheets(strTarget).Cells(CLng(strRow), 3).Value = .Cells(lngIndex, 3).Value
          ThisWorkbook.Worksheets(strTarget).Cells(CLng(strRow), 4).Value = .Cells(lngIndex, 4).Value
          
        End If
        
      Else
        
'       Neuer Datensatz, hinten dranhängen
        
        ThisWorkbook.Worksheets(strTarget).Cells(lngLast, 2).Value = .Cells(lngIndex, 2).Value
        ThisWorkbook.Worksheets(strTarget).Cells(lngLast, 3).Value = .Cells(lngIndex, 3).Value
        ThisWorkbook.Worksheets(strTarget).Cells(lngLast, 4).Value = .Cells(lngIndex, 4).Value
        
'       Erhöhen...
        
        lngLast = lngLast + 1
        
      End If
      
    Next
    
  End With
  
' Aufräumen...
  
  Set objKeys = Nothing
  
End Sub

Damit das Ganze aber funktioniert, müssen die ID's eindeutig sein (die Spalte mit den K*) und am besten auch keine Zahlen sein. Falls Du z.B. Kundennummern als Zahlen hast, kannst Du eine Hilfsspalte verwenden: ="K"&X1 (X1 = Zelle mit Kundennummer). Und, um die letzte Zeile usw. herauszufinden, kannst Du so vorgehen, wie Du oben selber vorgeschlagen hast. Beachte aber bitte, immer vollständig zu referenzieren. (Workbooks(...).Cells(...))

Gruß

 

Hallo Maninweb,

wow vielen herzlichen Dank dafür. Das ist schon viel mehr als ich erwartet hatte. Ich werde mich nun schritt für schritt ranmachen deinen Ansatz abzuändern. Ich werde mich sicher früher oder später wieder melden.
Noch einmal vielen herzlichen Dank.
Gruß Nico

 

Hallo Nico,

Gern geschehen :-) Wenn Du Fragen hast, gerne hier im Forum.

Gruß