Office: Hinzufügen oder Entfernen einer digitalen Signatur in Office-Dateien

Hinzufügen oder Entfernen einer digitalen Signatur in Office-Dateien
Excel für Microsoft 365 Word für Microsoft 365 PowerPoint für Microsoft 365 Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Excel 2013 Word 2013 PowerPoint 2013 Excel 2010 Word 2010 PowerPoint 2010 Excel 2007 Word 2007 PowerPoint 2007 Excel Starter 2010 Word Starter 2010 Mehr... Weniger In diesem Artikel werden digitale Signaturen (auch als digitale IDs bezeichnet) und deren Verwendungszweck erläutert. Außerdem wird erörtert, wie Sie digitale Signaturen in den folgenden Microsoft Office-Programmen verwenden können: Word, Excel und PowerPoint.

Inhalt dieses Artikels
Was ist eine digitale Signatur?

Signaturzeilen in Word und Excel

Erstellen einer Signaturzeile in Word oder Excel

Signieren der Signaturzeile in Word oder Excel

Entfernen digitaler Signaturen in Word oder Excel

Nicht sichtbare digitale Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint

Hinzufügen von nicht sichtbaren digitalen Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint

Entfernen von nicht sichtbaren digitalen Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint

Was ist eine digitale Signatur?
Eine digitale Signatur ist ein elektronisches, verschlüsseltes Authentifizierungszeichen für digitale Informationen wie E-Mail-Nachrichten, Makros oder elektronische Dokumente. Eine Signatur bestätigt, dass die Informationen von der Person stammen, die sie signiert hat, und dass sie nicht verändert wurden.

Signaturzertifikat und Zertifizierungsstelle
Signaturzertifikat     Wenn Sie eine digitale Signatur erstellen möchten, müssen Sie über ein Signaturzertifikat verfügen, das die Identität bestätigt. Wenn Sie ein digital signiertes Makro oder Dokument senden, senden Sie auch Ihr Zertifikat und den öffentlichen Schlüssel. Zertifikate werden von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt und können wie ein Führerschein widerrufen werden. Ein Zertifikat ist in der Regel für ein Jahr gültig, nach dem der Signaturgeber eine Verlängerung durchführen oder ein neues Signaturzertifikat erhalten muss, um die Identität festzulegen.

Hinweis: Weitere Informationen zu öffentlichen und privaten Schlüsseln finden Sie im betreffenden Artikel.

Zertifizierungsstelle (Certification Authority, ca)     Eine Zertifizierungsstelle ist ein Unternehmen, das einem Notar ähnlich ist. Es werden digitale Zertifikate ausgestellt, Zertifikate zur Überprüfung ihrer Gültigkeit signiert und nachverfolgt, welche Zertifikate widerrufen oder abgelaufen sind.

Tipp: Weitere Informationen zum Anfordern eines digitalen Zertifikats finden Sie unter Abrufen eines digitalen Zertifikats und Erstellen einer digitalen Signatur.

Was stellt eine digitale Signatur sicher?

• Echtheit     Der Signierende wird als die signierende Person bestätigt.
  
  
• Integrität     Der Inhalt wurde seit dem digitalen Signieren nicht geändert oder manipuliert.
  
  
• Anerkennung     Allen Beteiligten wird die Herkunft des signierten Inhalts nachgewiesen. Nichtanerkennung bedeutet, dass der Signierer eine Verbindung mit dem signierten Inhalt abstreitet.
  
  
• Beglaubigung     Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint-Dateien, die mit einem Zeitstempel eines sicheren Zeitstempelservers versehen sind, haben unter bestimmten Bedingungen die Gültigkeit einer Beglaubigung.
  
  

Um dies sicherzustellen, muss der Inhalt von der erstellenden Person mithilfe einer Signatur, die die folgenden Kriterien erfüllt, digital signiert werden:

• Die digitale Signatur ist gültig.
  
  
• Das mit der digitalen Signatur verbundene Zertifikat ist aktuell (nicht abgelaufen).
  
  
• Die signierende Person oder Organisation, der sogenannte Herausgeber, gilt als vertrauenswürdig.
  
  Wichtig: Bei signierten Dokumenten mit einem gültigen Zeitstempel wird davon ausgegangen, dass sie über gültige Signaturen verfügen. Das Alter des Signaturzertifikats oder der Sperrstatus ist dabei unerheblich.
  
  
• Das Zertifikat, das der digitalen Signatur zugeordnet ist, wurde für den signierenden Herausgeber von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt.
  
  

Seitenanfang

Signaturzeilen in Word und Excel
Eine Signaturzeile ähnelt einem typischen Signatur Platzhalter, der möglicherweise in einem gedruckten Dokument angezeigt wird. Es funktioniert jedoch anders. Wenn eine Signaturzeile in eine Office-Datei eingefügt wird, kann der Autor Informationen zu dem beabsichtigten Unterzeichner und Anweisungen für den Unterzeichner angeben. Wenn eine elektronische Kopie der Datei an den beabsichtigten Unterzeichner gesendet wird, sieht diese Person die Signaturzeile und eine Benachrichtigung, dass Ihre Signatur angefordert wird. Der Unterzeichner kann:

• Eine Signatur eingeben oder
  
  
• Ein Bild einer gezeichneten Signatur auswählen oder
  
  
• Eine Signatur über das Freihandfeature eines Touchscreen-PCs schreiben (unterschreiben)
  
  

Wenn der Signierer dem Dokument eine sichtbare Darstellung einer Signatur hinzufügt, wird dem Dokument gleichzeitig eine digitale Signatur hinzugefügt, mit der die Identität des Signierers authentifiziert wird.





Wichtig: Ein digital signiertes Dokument wird schreibgeschützt, um Änderungen zu verhindern.

Erstellen einer Signaturzeile in Word oder Excel

1. Positionieren Sie den Mauszeiger im Dokument oder Arbeitsblatt an der Stelle, an der Sie eine Signaturzeile erstellen möchten.
   
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf die Liste Signaturzeile, und klicken Sie dann auf Microsoft Office-Signaturzeile.
   
   
3. Geben Sie im Dialogfeld Signatureinrichtung die Informationen ein, die unterhalb der Signaturzeile angezeigt werden sollen:
   
   
   
   
   • Vorgeschlagener Signierer     Der vollständige Name des Signierers
     
     
   • Position des vorgeschlagenen Signierers     Die Position des Signierers (sofern vorhanden)
     
     
   • E-Mail-Adresse des vorgeschlagenen Signierers     Die E-Mail-Adresse des Signierers (sofern erforderlich)
     
     
   • Anweisungen für den Signierer     Fügen Sie Anweisungen für den Signierer hinzu, z. B. "Vor dem Signieren des Dokuments bitte überprüfen, ob der Inhalt korrekt ist."
     
     
4. Aktivieren Sie mindestens eines der folgenden Kontrollkästchen:
   
   • Signierer darf im Dialogfeld zum Signieren Kommentare hinzufügen     Gestatten Sie dem Signierer die Eingabe des Zwecks für das Signieren.
     
     
   • Signaturdatum in der Signaturzeile anzeigen     Das Datum, an dem das Dokument signiert wurde, wird zusammen mit der Signatur angezeigt.
     
     

Tipp: Wiederholen Sie diese Schritte, um weitere Signaturzeilen hinzuzufügen.

Hinweis: Wenn das Dokument weiterhin nicht signiert ist, wird die Meldungsleiste Signaturen angezeigt. Klicken Sie auf Signaturen anzeigen, um den Signaturvorgang abzuschließen.





Seitenanfang

Signieren der Signaturzeile in Word oder Excel
Wenn Sie eine Signaturzeile signieren, fügen Sie eine sichtbare Darstellung Ihrer Signatur und eine digitale Signatur hinzu.

1. Klicken Sie in der Datei mit der rechten Maustaste auf die Signaturzeile.
   
   Hinweis: Wenn die Datei in der geschützten Ansicht geöffnet wird, klicken Sie auf Trotzdem bearbeiten, sofern die Datei von einer zuverlässigen Quelle stammt.
   
   
2. Wählen Sie im Menü die Option Signieren aus.
   
   • Geben Sie Ihren Namen in das Feld neben dem X ein, um eine gedruckte Version Ihrer Signatur hinzuzufügen.
     
     
   • Klicken Sie auf Bild auswählen, um ein Bild Ihrer schriftlichen Signatur auszuwählen. Suchen Sie im Dialogfeld Signaturbild auswählen den Speicherort der Signaturbilddatei, wählen Sie die gewünschte Datei aus, und klicken Sie dann auf Auswählen.
     
     Hinweise: 
     
     • Auf Computern von Benutzern, die chinesische (traditionelles oder vereinfachtes Chinesisch), koreanische oder japanische Sprachversionen verwenden, wird die Option Temperaturstabilisiert angezeigt.
       
       
     • Darüber hinaus können Sie eine Signaturzeile signieren, indem Sie auf die Signaturzeile doppelklicken. Geben Sie Ihren Namen neben dem Xein. Oder klicken Sie im Bereich Signaturim Abschnitt angeforderte Signaturen auf den Pfeil neben der Signatur. Wählen Sie im Menü die Option Signieren aus.
       
       
   • Signieren Sie mithilfe des Freihandfeatures mit Ihrem Namen in dem Feld neben dem X, um eine handschriftliche Signatur hinzuzufügen (nur Tablet PC-Benutzer).
     
     
   • Klicken Sie auf Signieren.
     
     
   • Die Schaltfläche Signaturen wird unten im Dokument oder Arbeitsblatt angezeigt.
     
     

Die folgende Abbildung zeigt die Schaltfläche Signaturen.





Seitenanfang

Entfernen digitaler Signaturen in Word oder Excel

1. Öffnen Sie das Dokument oder Arbeitsblatt, das die zu entfernende sichtbare Signatur enthält.
   
   
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signaturzeile.
   
   
3. Klicken Sie auf Signatur entfernen.
   
   
4. Klicken Sie auf Ja.
   
   

Hinweis: Darüber hinaus können Sie eine Signatur entfernen, indem Sie auf den Pfeil neben der Signatur im Signaturbereich klicken. Klicken Sie auf Signatur entfernen.

Seitenanfang

Nicht sichtbare digitale Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint
Mit einer nicht sichtbaren digitalen Signatur wird wie mit einer sichtbaren digitalen Signaturzeile die Authentizität, Integrität und Herkunft eines Dokuments sichergestellt. Nicht sichtbare digitale Signaturen können Word-Dokumenten, Excel-Arbeitsmappen und PowerPoint-Präsentationen hinzugefügt werden.

In einem signierten Dokument wird die Schaltfläche Signaturen unten im Dokument angezeigt. Darüber hinaus werden für ein signiertes Dokument Signaturinformationen im Abschnitt Informationen angezeigt, der zu sehen ist, nachdem Sie auf die Registerkarte Datei geklickt haben.

Seitenanfang

Hinzufügen von nicht sichtbaren digitalen Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint
Wenn Sie die Authentizität des Inhalts eines Dokuments schützen möchten, können Sie dem Dokument eine nicht sichtbare digitale Signatur hinzufügen. In einem signierten Dokument wird die Schaltfläche Signaturen unten im Dokument angezeigt.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
   
   
2. Klicken Sie auf Informationen.
   
   
3. Klicken Sie auf Dokument schützen, Arbeitsmappe schützen oder Präsentation schützen.
   
   
4. Klicken Sie auf Digitale Signatur hinzufügen.
   
   
5. Lesen Sie die Word-, Excel- oder PowerPoint-Meldung, und klicken Sie dann auf OK.
   
   
6. Geben Sie im Dialogfeld Signieren im Feld Zweck der Signierung dieses Dokuments den entsprechenden Zweck ein.
   
   
7. Klicken Sie auf Signieren.
   
   

Nach dem digitalen Signieren einer Datei wird die Schaltfläche Signaturen angezeigt, und die Datei ist dann schreibgeschützt, um Änderungen zu verhindern.

Seitenanfang

Entfernen von nicht sichtbaren digitalen Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint

1. Öffnen Sie das Dokument, das Arbeitsblatt oder die Präsentation, die (bzw. das) die nicht sichtbare Signatur enthält, die Sie entfernen möchten.
   
   
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
   
   
3. Klicken Sie auf Informationen.
   
   
4. Klicken Sie auf Signaturen anzeigen.
   
   
5. Das Dokument, das Arbeitsblatt oder die Präsentation wird wieder angezeigt, wobei der Bereich Signaturen eingeblendet ist.
   
   
6. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen der Signatur.
   
   
7. Klicken Sie auf Signatur entfernen.
   
   
8. Klicken Sie auf Ja.
   
   

Seitenanfang

:)