Office: (Office 365) Im Bericht nach Gruppen sortieren

Hallo zusammen

Ich habe eine Frage auf die ich keine Antwort gefunden habe. Ich habe in einer DB verschiedene Länder mit Städten und deren Einwohner. Jetzt will ich in einem Bericht diese Länder absteigend anzeigen die Städte mit den meisten Einwohnern anzeigen.

Anbei eine Muster-DB. Im Beispiel müsste zuoberst Frankreich, dann Schweiz und dann Deutschland angezeigt werden. Kann mir da jemand helfen?

Liebe Grüsse
Seraina

 

Hallo Seraina,
ohne in die DB geguckt zu haben, wie wäre es, wenn Du für den Bericht eine Abfrage erstellst?
Darin ist man mit seiner Sortiererei doch frei und offen.
Gruß
Doming

 

Hallo Seraina,
wenn Du den Berichtsgenerator nutzt, lassen sich während der Erstellung Zusammenfassungs- und Sortierkriterien festlegen.
Jedoch ist der Rat von Doming in jedem Fall sinnvoll, weil sich über eine Abfrage, die sich ja unter Umständen auch auf mehrere Tabellen bezieht, die benötigten Daten erstmal selektiert werden können. Der Weg sollte also nicht sein Tabelle(n) --> Bericht, sondern Tabelle(n)--> Abfrage --> Bericht . Der Berichtsgenerator macht im Übrigen nichts anderes, als intern die passende Abfrage zusammen zu stellen. Das sieht man, wenn man sich im fertigen Bericht, in den Eigenschaften die Datenquelle anzeigen lässt. Dort steht dann entweder die Abfrage, die man selbst erstellt und gespeichert hat oder es steht dort die SQL-Anweisung, die der Generator erstellt hat.

 

Hallo zusammen
Ich habe den Bericht mit dem Generator erstellt und habe immer noch das Problem dass innerhalb der Gruppierung nach Namen und nicht nach Einwohner sortiert wird. Die Sortierung nach Einwohner habe ich auch aktiviert wird aber von Access ignoriert.

 

Hallo,
wenn Du nun in den Eigenschaften des Berichtes, bei der Datenherkunft rechts auf die drei Punkte klickst, kannst Du die generierte Abfrage aufrufen, anpassen, testen (ohne, dass der Bericht aufgerufen werden muss) und wieder speichen. Auswahl der Daten und Test der Sortierung sind so leichter nachzuvollziehen.

 

In der Abfrage sortiert er richtig. Genau wie es in der Abfrage ist will ich es im Bericht dargestellt haben. Aber im Bericht sortiert er nicht nach Total Einwohner absteigend, sondern nach Länder aufsteigend. Ich verstehe es nicht, warum dass Access die Abfrage nicht gleich im Bericht umsetzt.

 

Vielleicht ist bei der Generierung in den Eigenschaften des Berichts eine nachgelagerte Sortierung stehen geblieben. Schau Dir mal in den Eigeschaften "Sortiert nach" an. Da dürfte nichts stehen, wenn die Abfrage unverändert genommen werden soll.

 

Es steht nichts drin und die Abfrage wird trotzdem nicht übernommen. Interessant ist, das es bei anderen Datenbanken auch nicht nach Summe (Einwohner) sondern immer nach Alphabet sortiert.

 

Mir ist nicht ganz klar, welche Summe Du eigentlich bilden möchtest und was dann sortiert werden soll. Und, möchtest Du trotzdem die Einzeldatensätze sehen? Weil, das wären dann ja Zwischensummen und am Schluss noch evtl. eine Gesamtsumme.
Welche Frage muss also gestellt werden?
Summe Einwohner aller Städte eines Landes? Und dann die Länder nach dieser Summe sortieren. Ziemlich sinnfrei, denn es gibt doch im jeweiligen Land noch zig andere Städte, die dann in der Summe fehlen.
Versuche bitte die Fragestellung nochmal zu präzisieren oder male einen händischen Bericht mit Beispieldaten, damit man sehen kann, welches Ergebnis du erwartest. Die Tabelle mit nur 5 Feldern und 7 Datensätzen zu sortieren und dann zu kumulieren ist ja eigentlich trivial. Ich vermute, dass Kumulierung und Sortierung in deinem Wunschbericht nicht korrespondieren. Daraus folgt, dass Du ggf. einen Bericht mit einem dann anders sortierten zweiten Unterbericht bauen musst.

 

Du hast Recht, ich muss es am realen Beispiel erklären. Ich habe 100 Datensätze die ein Datum, Produkt, Verkäufer und Preis enthalten. Jetzt würde ich gerne wissen bei welchem Verkäufer ich am meisten eingekauft habe. Dabei interessiert mich nur das Total pro Verkäufer. Das kann ich mit einer Abfrage gruppieren. Die Beträge summiere ich. In der Abfrage passt das perfekt. Ganz oben ist der Verkäufer mit dem grössten Umsatz usw. Jetzt will ich das in einem Bericht darstellen. Auf einer Seite alle Verkäufer nur mit dem Total. Das Ganze (wie in der Abfrage) vom höchsten Total bis zum tiefsten Total dargestellt. Für das braucht es keinen Unterbericht. Mein Problem ist, dass ich im Bericht nur nach A-Z oder Z-A gruppieren kann und leider nicht nach der Summe. Hoffentlich habe ich das jetzt verständlich erklärt.

 

Unter Reiter "Entwurf" beim Bericht "Gruppieren und Sortieren" lassen sich die Sortierung und Gruppierung des Berichtes unabhängig von der Datenquelle steuern. (siehe AnhangDB)

 

Perfekt. Jetzt passt es. Ich habe die Gruppierung immer nach dem falschen Feld gemacht. So einfach wäre das gewesen. Vielen Dank für deine Hilfe. Der Tag ist gerettet.