Office: (Office 2013) Im Bericht Wert statt ID anzeigen lassen

Habe hier eine große Tabelle und dazu ein paar Hilfstabellen.

In der großen Tabelle stehen einige IDs als Verweis auf Werte in den Hilfstabellen.

Wenn ich nun einen Bericht erstelle, um einige dieser Werte schöner "druckbar" zu haben, dann stehen da natürlich erstmal nur die IDs.

Wie lasse ich da also nun die Text-Werte anzeigen statt der IDs des jeweiligen Datensatzes?

(PS: Und wie löse ich sowas bei Export als Excel-Tabelle?)

:)

 

Hallo,
nimm die Hilfstabellen mit in die Berichtsabfrage auf. Mit den Verknüpfungen. Die Abfrage sollte nur die Felder beinhalten die auch benötigt werden. Also ohne die IDs. Dann hast Du auch die Klartextfelder zur Anzeige. Diese Abfrage nutzt Du auch für den Export.

 

Was meinst du mit Verknüpfungen? Ich habe eine Abfrage, die bisher als einziges Element die bisherige Haupttabelle hat.

Ich soll die Hilfstabellen mit aufnehmen, ist klar. Nur welche Verknüpfungen meinst du?

Wenn ich die Felder in der Haupttabelle, die nur die IDs enthalten, mit den Feldern der Hilfstabellen, die dann den Klartext enthalten, verbinde, ist meine Abfrage leer (sofern ich in den Verknüpfungseigenschaften Option 2/3 wähle. Bei Option 1 stürzt Access ab).

 

Zeige uns doch mal das Beziehungsfenster.

 

https://www.dropbox.com/s/854xb9am6o...nannt.PNG?dl=0

Habe Beziehungen nie aufgemacht...
Wundere mich aber, warum diese beiden Tabellen darin stehen. Bzw, warum diese und keine der anderen Hilfstabellen, die sehr ähnlich genutzt werden.

 

Hallo,

das ist sträflich. Eine Datenbank ohne Beziehungen ist eigentlich keine Datenbank.

Warum legst Du keine Beziehungen an ?

Von den beiden Tabellen Deines obigen Bildes, ist ja vermutlich die Branche die Hilfstabelle. Also muss eine Beziehung hergestellt werden zwischen der ID der Branche und der Branche der Companietabelle.

In diesem Feld ist eine Zahl gespeichert, obwohl Du den Text siehst. Daher vermute ich, Du verwendest Nachschlagefelder in den Tabellen, was unbedingt unterbleiben sollte.
Die Beziehung sollte aussehen wie hier im Bild. _F = Fremdschlüssel.

Und so wird auch die Abfrage aufgebaut.

 

Warum? Weiß ich nicht, ich hab bisher nach Funktionsweise der MS-Vorlage und Einträgen im MSDN gearbeitet. Und da waren Beziehungen schlichtweg kein Thema.

Wieso sollten Nachschlagefelder unterbleiben? Bzw was sollte stattdessen verwendet werden?

Habe jetzt die Beziehungen deinem Bild entsprechend aufgebaut, sehe aber nicht, was sich dadurch ändert.
Sollte doch so passen, oder: https://www.dropbox.com/s/854xb9am6o...nannt.PNG?dl=0

 

Hallo,
was sich ändert siehst Du in der Anzeige der Abfrage.
Zeige mal den SQL Text der Abfrage.

Welche MS Vorlage ?

Nachschlagefelder sind großer Mist und verhindern den sauberen Aufbau einer DB.
Nähere Infos dazu siehe hier:

Die Nachteile von Nachschlagefeldern

In Formularen kannst Du diese problemlos nutzen.

 

In der Anzeige der Abfrage? In der stehen immernoch die IDs statt der Klartextwerte.
bzw, wie sollte die Abfrage denn nun aufgebaut sein? Bisher habe ich einfach auf das entsprechende Feld in Haupttabelle zugegriffen.

Die Vorlage war die "Kontaktdatenbank Vorlage" die Access mir vorgeschlagen hat.

SQL Text der Abfrage (die in den Berichten genutzt wird):
Code:

PS: Wie sollten die Daten aus den Hilfstabellen ansonsten in den Tabellen abgefragt/nachgeschlagen werden?

 

Hallo,
die gezeigte Abfrage enthält ja nur eine Tabelle. In diese Abfrage muss auch noch die Hilfstabelle mit der gezeigten Verknüpfung aufgenommen werden. Erst dann hast Du auch die Klartexte.

mit Kombinationsfeldern in Formularen.

 

Geh in den Abreageentwurf und füge dort die "Hilfstabellen" hinzu. Leg dann die Verknüpfungen (siehe Beitrag #6) an. Dann kannst Du unten die gewünschten Textfelder aus den Hilfstabellen auswählen. In der SQL-Ansicht wirst Du dann "INNER JOIN" entdecken...

 

Wenn ich die Hilfstabellen in die Abfrage mit aufnehme und die Verknüpfungen ziehe, kriege ich die Fehlermeldung "Die SQL-Anweisung konnte nicht ausgeführt werden, da sie mehrdeutige äußere Verknüpfungen enthält. [...]" und dazu löscht Access dann alles in den Beziehungen bis auf zwei Hilfstabellen.

Und wenn ich zB zum Test nur die Hilfstabelle Companies in die Abfrage mit aufnehme und dann die Verbindung ziehe, stehen trotzdem keine Klartextwerte da.

Ed: halt doch, stehen schon da, nur außerhalb des sichtfelds :P

 

Hallo,
im Anhang ein einfaches Beispiel.
Zwei Tabellen mit einigen Feldern aus Deinem Beziehungsbild.
Und die Abfrage die sowohl für den Bericht als auch für den Export geeignet ist.

 

\@Powl:
Sonst schick doch mal Deine bisherige DB hoch (kann nur bis Acc2007...)...
Vielleicht hilft Dir ja aber schon #13 von gpswanderer

 

Darf ich fragen, wie du die Beziehungen eingerichtet hast? Ich kann ´zB "referentielle Integrität" nicht anwählen.

Moment, ich glaube ich weiß wieso. Hab die Datentypen noch nicht korrekt eingestellt.

Oh gott ich glaub jetzt gehts. Hab die Datentypen nicht überall auf Zahl gehabt, deswegen hat Access wohl gemeckert. Außerdem habe ich in den Beziehungen nicht Verknüpfungen zu der bestehenden Abfrage verwendet, sondern stattdessen zur der "Haupttabelle", die in dieser Abfrage eingelesen wird. Jetzt werden (nach erstem Test) in den Berichten die Firmennamen angezeigt.

Jetzt muss ich "nur" noch alle anderen Hilfstabellen hinzufügen und hoffen, dass es dann immernoch geht.