Office: (Office 2010) Import von Excel in verschiedene Tabellen

Hallo allezusammen,

ich suche nach einer Möglichkeit um folgendes zu realisieren:

Mit einem Klick auf einen Button "Import" soll sich ein Fenster öffnen, wo ein Excel Dokument ausgewählt werden soll. Nach anschließendem Klick auf OK, sollen die Daten automatisch in die entsprechenden Tabellen eingeordnet werden.

Folgende Tabellen sind erstellt:






Das sind die Beziehungen (alle Tabellen sollen miteinander verknüpft werden, sodass z.B. alle Einträge mit der ID 1 jeder Tabelle in einer Abfrage nebeneinander angezeigt werden, das funktioniert auch:









Soweit so gut - zurück zur Fragestellung:

Die Excel Tabellen sehen immer gleich aus, haben immer den gleichen Aufbau, es kommen lediglich immer neue Zeilen hinzu.





Die Daten der Spalten sollen nun in die im ersten Screenshot zu sehenden Tabellen eingetragen werden, jede Zeile soll die gleiche ID in der entsprechenden Tabelle besitzen.
In den Tabellen in denen nichts importiert wird, soll trotzdem eine leere Zeile erstellt werden, um später dort manuell Daten eintragen zu können.
Letzendlich soll alles wieder so ausgegeben werdne wie in Screenshot Nummer 3, demnach ist das Erzeugen eines Leereintrages wichtig.

Die Zuordnungen der Spalten soll wie folgr sein:

RE-Nr. --> Tabelle Rechnungsnummer
Datum --> Tabelle Datum
Kundennummer --> Tabelle Kundennummer
Brutto --> Tabelle Betrag
Länderkürzel --> Tabelle Land
Steuerbehandlung --> Tabelle Steuerbehandlung
Zahlungsbedingungen --> Tabelle Zahlungsbedingungen

Sollten importierende Daten bereits in der Datenbank vorhanden sein, sollen die Zeilen übersprungen werden, so dass nur neu hinzukommende Daten in die Datenbank eingetragen werden.

Ich hoffe, ich habe genügend Info's geliefert, um Hilfe zu bekommen *Smilie

Vielen Dank schon mal im Voraus!

:)

 

Moin,
wie bist du auf dieses Tabellen- und Beziehungsmodell gekommen?
Wenn das nicht einen ganz speziellen Grund hat, dann muss es erstmal in eine vernünftige Form gebracht werden.
maike

 

Da würde ich mich freuen, wenn wir das zusammen anpacken könnten.

Einen speziellen Grund hatte dies nun nicht. Von meiner Logik her, nahm ich an, dass wenn ich alles mit der Rechnungsnummer verknüpfe es soweit in ordnung wäre. Da dem anscheinend nicht so ist, bitte um Hilfe!

 

Wozu willst du das Ganze überhaupt von Excel nach Access bringen? Was soll die Datenbank tun, was Excel nicht tun könnte?

Dein Tabellenschema zeigt, dass dir noch wichtige Grundlagen beim Aufbau einer relationalen Datenbank fehlen. Ich empfehle daher dringend zunächst mal die Lektüre von:
http://www.access-tutorial.de/tabellen/index.htm und
A. Kelz: Relationale Datenbanken.

Dann solltest du alle Dinge die eindeutig zueinandergehören und sich auch so gut wie nicht ändern werden (Stammdaten) zusammen in eine Tabelle mit einem jeweiligen Primärschlüssel (PK) packen:
tblKunde: ID_Kunde (PK, Typ Autowert), Kundennummer, KundeName, FK_Land (?) ...
Alles, was sich jeweils bei den Rechnungen wiederholen kann, kommt in Vorratstabellen:
tblLand: ID_Land, Land
genauso (vermutlich) tblSteuerbehandlung und tblZahlungsbedingung
Der Rest sind Bewegungsdaten und gehören in die Tabelle Rechnung:
tblRechnung: ID_Rechnung, ReDatum, Rechnungsnummer, FK_Kunde, FK_Land, Betrag, ...
Die Felder die mit FK_ beginnen sind Fremdschlüsselfelder, dort wird dann jeweils die ID aus der entsprechenden Stammdaten oder Vorratstabelle eingetragen.

Wenn das Modell dann vernünftig steht, kann der Import erfolgen.

maike

 

Hallo Maike,

der jetzige Stand ist ein Excel Konstrukt indem, durch Unwissenheit der MA gelegentlich Formeln zerstört werden, Inhalte via Copy & Paste falsch eingefügt werden, somit kommt es zu Problemen und Ablaufverzögerungen.

Um diese Problematik nun zu beheben ist die Entscheidung für eine Access Datenbank gefällt worden, in der der Anweder genau vorgsetzt bekommt, was er machen soll. Ferner soll gezielt einfach eine Auswertung einzusehen sein. In dem Fall habe ich mich angeboten, mich dahinter zu klemmen und mich rein zu fuchsen, was ich denke ich auch hinbekommen dürfte...
Soweit zum Hintergrund.

Ich habe deine Ratschläge nun befolgt und schriftlich festgehalten, wie ich was erstellt habe *Smilie

 

Ah, OK. Dann ist das Übertragen aus Excel also eine Ein-Mal-Aktion und die Datenbank sollte auf jeden Fall vorher vernünftig aufgebaut und geplant werden *wink.gif* .

Konto ist jetzt Kontierung?

Land war bei mir mit Fragezeichen - gehört das zum Kunden oder zur Rechnung?

Ich bin nicht so die Buchhaltungstante - wie läuft das bei euch: Wenn eine Rechnung bezahlt wird, wird die immer (zu 150% immer und selbst das ist noch nicht genug *wink.gif* ) komplett bezahlt? Oder gibt es auch Teilbeträge?
Ich würde dafür einen neuen Datensatz anlegen, mit der gezahlten Summe entweder als negativen Betrag oder einem Zusatzfeld, in dem für Forderung eine 1 und für Zahlung eine 2 steht ... Am besten klärst du das mit den Kolleginnen.

maike

 

Nicht ganz. Es kommt täglich vor, das Daten aus einer Excel Datei, welche so aussieht wie in Screenshot 4 importiert werden
(Stammt aus einem Warenwirtschaftsprogramm).
Bisher wurden die Daten mit Copy & Paste von der exportierten Excel Datei in die "Excel-Konstrukt" Datei übertragen. Das soll weg fallen.

Heisst konkret, es soll in Access nur noch auf "importieren" geklickt werden, die frisch exportierte Excel Datei aus dem Warenwirtschaftsprogramm ausgewählt werden und neu hinzukommende Einträge sollen in Access eingetragen werden. Somit ist dies ein täglicher Schritt. Es würde täglich mit der Datenbank gearbeitet werden.

Richtig!

Das kommt auch vor. Der Job der Buchhaltung im Hinblick auf die Access Datenbank ist, dass Sie sämtliche Daten die nicht importiert werden pro Eintrag (Kontierung, Bezahlt am) per Hand nachträgt / ergänzt.

Ich habe mich soeben erkundigt: Wenn ein Teil bezahlt worden ist, wird dies unter dem Feld "Bemerkung" vermerkt, wo auch z.B. mahnungshinweise gespeichert werden. Da soll auch so beibehalten werden.


**
Als weitere Erläuterung warum es diese Lösung gibt ist folgende, dass das Warenwirtschaftsprogramm (uralt Version) und das Abrechnungsprogramm (Datev) (neuste Version) der Buchhaltung nicht miteinander verknpüfbar sind. Somit wird diese "Zwischenübersicht" angelegt, in der auch die GL schnell mal eben den Zahlungsstand / Umsatz sich anzeigen lassen kann.

Aus der Access Datenbank heraus soll wiederum eine Excel Datei mit allen Daten exportiert werden, welche über ein Konvertierungsprogramm vom Datev Programm eingespielt werden. Dieser Export in eine Excel Datei ist aber der zweite Schritt...
**

 

Zum Kunden.

Viele Grüße

 

Dann kannst du die Tabellen und Beziehungen ja schon mal anlegen.
Formulare und Berichte wirst du vermutlich auch brauchen ...

Die Exceldatei importierst du am besten komplett in eine temporäre Importtabelle.
Von da aus werden die Daten dann auf die restlichen Tabellen verteilt (per Aktualisierungs- bzw. Anfügeabfrage).

Das kann im Prinzip auf "Knopfdruck" passieren, wenn du hier im Forum nach
Excel-Import suchst, solltest du zur Programmierung einiges an Beispielen finden.
Wenn du dazu dann Fragen hast, melde dich.

maike

 

Guten Morgen Maike,

vielen Dank für deine Mithilfe, da werde ich mich heute dran setzen *Smilie

Viele Grüße

 

Kleiner Zwischenstand & Frage:

Habe ich die Beziehungen nun richtig angelegt?





Laut dem Lesestoff, auf den Du mich verwiesen hast sollte immer ein Primärschlüssel zu einem Fremdschlüssel in einer anderen Tabelle zugeordnet sein - wenn ich das richtig verstanden habe...

Eine Beziehung mit referentieller Integrität wäre von Vorteil, damit keine Inkonsistenten Daten möglich sind?

Da kommt bei mir die Meldung:
Für Beziehungen ist die selbe Anzahl an Feldern mit den selben Datentypen erforderlich.

Diese wierum resultiert nehme ich an daraus, das ich in beiden Tabellen einen Primärschlüssel mit Typ "Autowert" hinterlegt habe.

Bin ich da auf dem Holzweg mit meinem Gedankengang?

Viele Grüße

 

Sieht ok aus.
Die Schlüssel sind schon richtig gesetzt, ich vermute, du hast beim Datentyp des Fremdschlüsselfeldes in der Tabelle noch nicht das Richtige. Dort muss Zahl, Long Integer ausgwählt werden.
maike

 

Super! Die Fremdschlüsselfelder sind nun richtig gesetzt!

Bin jetzt am Punkt des Import Buttons angelangt:

Orientiere mich hierbei an folgendem Codebeispiel aus folgendem Thread

Habe den Code soweit übernommen heisst:

eine Tabelle mit dem Namen "tbl_AusImport" erstellt. Ein Formular mit einem Button mit dem Namen "ImportExcel" angelegt - die VBA Ansicht geöffnet und den Code eingefügt.

Dieser sieht derzeit so aus:

Code:

Wenn ich den Button nun anklicke, erscheint die Fehlermeldung, dass kein SearchCriteria (Suchkriterium) definiert sei...
Hast Du da einen Tipp für mich wie ich weiter machen soll? *Smilie

Es geht ja nun im ersten Schritt lediglich um den kompletten Excel Datei Import in eine Tabelle.

Die anschließende Aufteilung soll ja erst im Anschluss erfolgen, wenn ich das so richtig verstanden habe *rolleyes.gif*

 

Das mit dem SearchCriteria versteh' ich nicht wirklich. Vermutlich hat der Button bisher nichts mit dem Code zu tun.
Guck mal nach, was in den Eigenschaften des Buttons unter Ereignis steht.
Vermutlich irgendwas mit Makro, Eingebettetes Makro oder ein Name.
Nenn den Button dann mal als Erstes btnImportExcel.
In den Eigenschaften des Buttons musst du für das Ereignis "Bei Klicken" "Ereignisprozedur" auswählen und dann auf die ... klicken.
Das bringt dich in den VBA-Editor. In die erstellte Rumpfprozedur schreibst du den Aufruf für die Import-Sub:
Code:

maike

 

maike

Das hakann ich mittlerweile erklären. Es öffnete sich bei mir der Macro Builder, der die SearchCriteria Voreinstellung drin hatte.
Habe nun erneut den Button erstellt, den Code Builder genommen und bin beim gewohnten VBA Editor angelangt - soweit so gut *Smilie

Sieht jetzt wie folgt aus:





Beim drücken erscheint folgender Fehler:





Oberer Code steht drin bei "Allgemein"