Office: (Office 2003) Interaktives Frageformular mit Access 2003 erstellen

Hallo zusammen,

ich hab da ein kleines (eher großes) Problem...

Ich fange mal am besten gaaaanz vorne an.

Vor einiger Zeit hat mich mein Chef gebeten, ein Fragebogen zu erstellen. Ich arbeite bei uns im externen Rechnungswesen. Der Fragebogen soll von Kunden ausgefüllt werden und uns steuerliche Auswertungen zu Projekten liefern.

Problem 1 :
Die Kunden haben kaum eine Ahnung von dem was sie da ausfüllen.
Problem 2 :
Meistens sind es Profs., die dazu neigen alles voll zu schreiben.

Gut ich hab mich also, da ich noch nicht so lange dabei bin, mit einer Kollegin die von der Materie Ahnung hat, zusammen gesetzt und die Fragen ausgearbeitet, die wir benötigen. Uns war es wichtig, dass die Fragen so gestellt sind, dass die ausfüllende Person lediglich zwischen mehreren Auswahlmöglichkeiten wählen kann.

Dann habe ich mir ewig gedanken darüber gemacht, wie man einen Fragebogen erstellt, der den Kunden keinen Spielraum liefert zum "Murks" machen und der aber von uns leicht erweiterbar ist... Auch die Darstellung war ein Knackpunkt.

Erst wollte ich Excel nutzen, was aber ziemlich schnell überfordert war. Da unsere Kunden meistens Outlook 2003 nutzen, lag Access dann sehr nahe.
Blöd nur, wenn man noch nie mit Access zu tun hatte in seinem Leben... Ich habe mir dann 2 Bücher bestellt... "Richtig einsteigen : Excel 2010 VBA Programmierung" und "Richtig einsteigen : Datenbanken entwickeln mit Access 2007" um einen einblick zu bekommen. Problem dabei ist, dass ich erst verstehe was in dem Buch steht, wenn ich es verstanden habe. Also hilft das Access Buch nicht sonderlich weiter, vor allem da ich ständig von 2007 auf 2003 umdenken muss.

Kommen wir zurück auf den Fragebogen.
Um meine Tabellen, die ich in Access angelegt habe zu verstehen, werde ich diese wohl erst einmal erklären müssen.

Inhaltlich mussten wir uns an ein Schema halten.
Es gibt eine Frage von der aus im Pyramiden System viele Fragen nach unten gehen. Erstmal muss man wissen, ob es sich um eine Rechtsperson oder um eine Behörde handelt. Wenn es eine Behörde ist, ist der Fragebogen schon zu ende, weil da nichts mit Umsatzsteuer passiert. Ist es eine Rechtsperson, muss man wissen, was für eine Art (Wo wir schon bei Frage 2 mit dessen Antworten sind)

Frage 1 -> Einleitende Frage -> von mir Leitfrage1 benannt.
Antwortmöglichkeiten : 2
Frage 2 -> ebenfalls eine einleitende Frage -> von mir Leitfrage2 benannt.
Antwortmöglichekiten: 4

Je nachdem welche der 4 Antworten man nun ausgewählt hat, kommt man in eine "Schiene"
In der Schiene gibt es Hauptfragen, die weiter endscheiden wo lang man durch die Fragen geführt wird. Das geht bis zu einem bestimmten Punkt, wo dann Fragen kommen, die Ergebnisunabhängig sind.

Bisher war es immer so dass in Abhängigkeit der Antwort eine andere Frage auftauchen muss.

Bei den Ergebnisunabhängigen Fragen, muss man lediglich die Fragen der reihe nach runter rattern... Ebenfalls eine besonderheit ist, dass diese Fragen in 2 "Strängen" jeweils vorkommen.

Bsp. Die Kundenfirma ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und es gab eine Ausschreibung für das Projekt, wodurch unsere Firma Vertragspartner wurde. War es nun auch noch ein Sonderfall, kommt ein Fragen Strang von 7 Fragen, die man der Reihe nach beantworten muss.

Ist die Kundenfirma nun eine supranationale Einrichtung und wir wurden wieder Vertragspartner und es war wieder ein sonderfall, kommt wieder dieser Fragen Strang.

Deswegen gibt es eine Tabelle mit von mir genannten Hauptfragen, die ergebnisabhängig sind und 3 Tabellen mit ergebnisunabhängigen Fragen. Die 3 Tabellen müssen jeweils 2x genutzt werden. Weil ich diese Tabellen jeweils 2x nutze, habe ich sie tblScheife1, tblSchleife2 und tblSchleife3 genannt.

Für die erste Frage habe ich eine eigene Tabelle erstellt und eine eigene Tabelle mit den 2 Antwortmöglichkeiten.
Für die zweite Frage habe ich ebenfalls eine eigene Tabeller erstellt und wieder eine eigene Tabelle mit den 4 Antwortmöglichkeiten.
Dann habe ich eine eigene Tabelle erstellt für die Hauptfragen. Da auf diese Fragen nur mit "ja" oder "nein" geantwortet werden soll, habe ich eine Tabelle erstellt mit den 2 Antwortmöglichkeiten.
Für die ergebnisunabhängigen Fragen gab es dann wie gesagt für jeden Strang eine Tabelle (also 3 tabellen) die ebenfalls die "ja und nein" antwort tabelle nutzen.
Also greifen 4 Tabellen (tblHauptfragen, tblSchleife1,2 u. 3 ) auf die tblAntwortJaNein zu.
Wir wollen auch das Land wissen, da wir auch ausländische Kunden haben. Der einfachkeit halber habe ich eine neue tabelle erstellt, mit der Frage nach dem Land und der dazugehörigen Antwort Tabelle, in der sämtliche Länder hinterlegt sind.

Der Kunde soll nur die Fragen sehen, die er auch ausfüllen soll.

Einfachstes Beispiel:
Frage: Wie geht es dir ?
Antwort: Gut / Schlecht
Bei Antwort Gut -> Frage 2
Hattest du einen schönen Urlaub?
Bei Antwort Schlecht -> Frage 3
Was ist denn los?

Wenn es der Person gut geht, muss diese doch nicht die Frage "Was ist denn los?" sehen.

Ich hab mir das so gedacht, dass es ein Formular gibt, wo der Kunde erstmal Firmenname, Art der Rechtsperson und die Anschrift einträgt.
Das habe ich auch schon mal entwurfsmäßig erstellt und mit vba code hinterlegt. Man füllt die Fragen aus und dann kommt ein Button, über den man dann auf das eigentliche Fragen Formular kommt. Solange man nicht alle Fragen ausgefüllt hat, ist der Button unsichtbar.

Auf dem Fragen Formular ist dann die erste Frage sichtbar. Wenn man dann über ein Kontrollfeld die Antwort ausgewählt hat, wird die nächste Frage sichtbar usw... Dachte mir halt, dass ich dann ganz viele Felder hinterlege, die sich dann je nach Antwort sichtbar schalten oder halt unsichtbar bleiben.

Wenn man dann fertig ist mit ausfüllen, müssen die Lösungen irgendwo hin gespeichert werden (Excel?) So wirklich Gedanken habe ich mir dazu ehrlich gesagt noch nicht gemacht. Es muss halt irgendwo alles gespeichert werden und dann an uns zurück geschickt werden per Mail.

Da ich mit den Abfragen dauernd Probleme habe und auch kein gescheites Formular für die Fragen hinbekomme, habe ich aktuell keine Abfragen drin und auch nur das Start Formular, was natürlich noch angepasst werden muss.

Ich muss gestehen, dass das alles für mich als Neuling viel zu viel ist. Ich bin für jede Hilfe dankbar. Wenn ihr Vorschläge habt, immer her damit. Vielleicht habt ihr ja auch gestalterische Ideen oder würdet die Tabellen anderst benennen.

Mir ist alles recht, solange ich es irgendwie hinbekomme.

Lg

:)

 

Ohne Dir zu nahe zu treten - das kann Dich eventuell ganz schön überfordern. Trotzdem möchte ich mal versuchen wie ich es in etwa angehen würde, ohne alle Details überschaut zu haben.

1.) Die Fragen versuchen zu "normieren". Die Fragen so aufbauen, daß es nur "Ja / Nein" oder eine Bewertung ähnlich einer Schulnote (1 bis 6) geben kann.

2.) Die Fragen in einer Tabelle erstellen. Hier auch festlegen ob Ja/nein oder Schulnote. Ein Feld für das Ergebnis anlegen. ID nicht vergessen.

3.) So und nun kommt der eigentliche Haken. Die Abfragestruktur (Ablauf) muß (!!!) zuerst auf einem Blatt Papier aufgezeichnet werden.

4.) Wenn der Ablauf klar ist. Kommt die VBA-Programmierung. Im Prinzip kann man dies elegant mit einer ganz normalen Msgbox verwirklichen. In der Msgbox kann man die Frage ausgeben incl. gewissen Erklärungen.
Z.B.: Wenn Ja/Nein dann wirklich nur die Msgbox mit Ja/Nein zulassen. Wenn Mit Schulnote dann in der MsgBox eine Zahl von 1 bis 6 zulassen.
Auf Grund dessen was angewählt wurde wird auf den nächsten oder übernächsten Schritte gesprungen.

Zusammenfassend:
a.) Mit dieser Methode könnte man spätere Fragen noch gut hinzufügen.
b.) Auswertungen (wie: vwie vielen Leuten geht es gut) sind elegant zu lösen.

Ps.: Über das Thema unabhängige Fragen braucht man sich auch keine Gedanken machen. Dies regtelt dann der Programmablauf über die Msgbox.

Ich hoffe, daß ich ein paar Tips geben konnte. Ansonsten einfach fragen.

 

Ich weiß *biggrin.gif*

Ich hab ja bereits schon ne Datenbank erstellt, wie du siehst... Die Fragen sind bereits so "normiert", dass es fast nur "Ja" und "Nein" gibt. Aber ein reines "ja" und "nein" geht halt auch nicht.. Daher ja auch die Stückelung der ersten 2 Fragen in jeweils eine Tabelle...

Liegt vor mir in Form eines Diagrammes ....

Hab ich mir auch schon überlegt, sieht aber kacke aus... Dachte mir eben noch, dass man ja viele miteinander verknüpfte Formulare erstellen könnte, die dann angesprochen werden (oder auch nicht)

lg

 

Ich darf / kann nicht alles öffnen. Deshalb ist das eine oder andere aus der "Luft" gegriffen.

Aus der Praxis kenn' ich diese Situationen hinlänglichst. Trotzdem: alles was mit "Vielleicht", "kann sein", "weiß nicht" zusammen hängt, führt früher oder später Frust, weil die Auswertung irgendwo nicht mehr paßt.

Das einzige was ich in solchen Fällen zugelassen habe, war eine Auswahl "sonst(iges)". Damit konnte man dann auch Auswertungen machen nach dem Motto: Wieviel Leute wußten zur Frage keine richtige Antwort ....*tongue.gif*

 

Wir meinen beide das gleiche *biggrin.gif*
Natürlich habe ich hauptsächlich ja und nein... Aber bei 3 Sachen habe ich eine Vorgabe (wäre mit einem dropdown feld lösbar) die nicht "ja" und "nein" lautet, aber dennoch keine vielleicht oder dazwischen sachen erlauben.

Zu den Msg Boxen muss ich halt sagen, dass das zwar vielleicht der einfachste Weg ist, aber ich so etwas nicht den Kunden vorsetzen kann.... Daher werde ich den Weg über die Formularfelder gehen müssen...

Eben habe ich mit einem Kollegen gesprochen.. Der meinte, mach das alles in Access und dann bringe es auf eine Online Ebene... Das Praktisch, gar kein installiertes Access mehr nötig ist...

Wäre das im nachhinein auch machbar?

Aber ich greife wohl schon wieder viel zu weit... Irgendetwas stimmt bei meinen Tabellen noch nicht... Die Beziehungen? Falsche Primärschlüssel? Ich habe keinen blassen schimmer...

Achso und nicht wundern in der DB beim Formular... Wenn man auf den Button drückt nach eingabe aller Felder, kommt man auf ein unsinniges neues Formular... das ist nur zu testzwecken, damit ich sehe, dass der button funktioniert *biggrin.gif*

 

Wenn das ganze ohnehin online laufen soll (ohne installiertes Access oder einer Runtime davon), bleibt wohl nur:
a) Ein Windows-Server, auf dem ASP(/.NET) und MS-SQL laufen (wobei auch eine Access-DB als Datenquelle genutzt werden koennte.
b) Ein beliebiger Server, auf dem PHP unterstuetzt wird und MySQL vorhanden ist.... (Da wird es dann aber mit ein klein wenig Arbeit verbunden sein, die Datensaetze aus MySQL in Access zu uebernehmen - machbar ist das auf jeden Fall!)

 

Morgen zusammen,

@racoon ja das mit dem ASP server und ms-sql dachte ich mir auch. die db als datenquelle und gut ist... aber das problem ist meine db die fehlerhaft ist... erstmal muss ich die zum laufen bekommen... und das macht mächtig probleme

 

Vorab: Mit der Thematik habe ich keine Erfahrungen.

Ich würde versuchen, den Frageablauf über ein Nested Set zu organisieren, die Fragen selber könnten dann in einer einzelnen Tabelle verwaltet werden, die Antworten dann sicherlich auch.

 

hmmmm das is sql ....

wie gesagt einsteiger... access mit vba überfordert mich schon total... jetzt noch sql...

ich denke das geht nach hinten los...

 

Hi,

ich werde nie begreifen, wie (sorry) Ahnungslose immer wieder Arbeiten zugewiesen bekommen, die auch Profis erstmal eine Weile beschäftigen... Glaubt man, alles, wo Microsoft Office drübersteht, sei in einem 2-Stunden-Kurs zu überblicken?!

Wenn du die Hierarchie der Fragen und der jeweils möglichen Antworten vorab in folgender Form auf Papier/Excel abbilden kannst, kann man vielleicht eine Datenbank draus stricken.
Code:

Es liefe dann auf das Ausfüllen eine Treeviews heraus, bei dem man den Fragestrang "durchklickt" und dann dort, wo es keine Verzweigung mehr gibt (Blatt-Nodes) seine "Endantwort" gibt.

 

Ich kann das gut nachvollziehen: Es fehlt schlicht an Ausbildung.
Das zum einen beim Auftraggeber. Der wird es aber i.d.R. nicht zugeben.
Zum anderen bekommen meist diejenigen solche "simplen Accessaufgaben" (die IT-Spezialisten, wenn vorhanden, beschäftigen sich eher mit richtigen Datenbanken und wichtigen Dingen), die nicht schnell genug weglaufen können: Praktikanten, Studenten, Abteilungsneulinge.

Und diejenigen, die keine geeigneten Vorkenntnisse und keine Ader für eigenes schnelles Lernen haben, landen dann in den Foren und sind erkennbar an Formulierungen wie ...
- "Ich muss ..."
- "Wo muss ich das hinkopieren?"
- "Bitte Schritt für Schritt erklären, ich habe nämlich gar keine Ahnung."

 

Man will aber doch nicht Aufgaben verteilen, sondern Ergebnisse haben. Und wie gut können die Ergebnisse sein, wenn ich mich vom Brezelbäcker operieren lasse oder ein BWLer mein Haus baut?

Das zu erkennen, ist zuvorderst Chefaufgabe: wen kann ich erfolgversprechend fragen. Den Azubi sicher nicht.

 

Martin, da kann ich nicht widersprechen.
Aber: Einer der Ahnung hat, kostet Geld; und die Rechnung, dass eine Woche fachmännische Arbeit billiger sein kann als Monate von Drangestellten, beherrscht nicht jeder.

Siehe auch rosige Zeiten für Microsoft Access?

 

Ich meine es ist ja nicht so, dass ich überhaupt nicht mit so etwas umgehen kann... ich hab schon nen draht dazu... aber wenn man alles selbst erlesen soll und unter zeitdruck steht is das halt net so ohne...

stimme euch da natürlich voll und ganz zu.. (abteilungsneuling)
das hilft mir allerdings auch nicht viel *biggrin.gif*

Zu deinem Code Beispiel Atrus würd ich sagen, ich zeig euch einfach mal das Schema ... (hängt im Anhang)

Ich würde euch auch gerne meine aktuelle DB zeigen, da sich da schon wieder einiges getan hat... Die ist aber 6MB groß und mit ner zip nur auf 317kb reduzierbar ... Kann ich hier also nicht hochladen...

edit: ging doch mit der db komprimierung *biggrin.gif* schaut euch mal die formulare an.. fangt mit dem frm_anschrift an .... das frm_frage1 ist mein knackpunkt dann... warum das ding test heißt, weiß ich selber net.. und die fehlermeldung die am anfang kommt einfach ignorieren... keine ahnung hab das alles angepasst und dennoch die scheiß meldung...

lg

 

Die Fehlermeldung entsteht durch Verwendung eines Startformulars, das nicht (mehr?) existiert.

Ignorierst du Fehlermeldungen auch sonst, im Auto oder so? *eek.gif* Öllampe leuchtet, egal?

Die Fragestruktur ist noch unklar. Orientiere dich mal am Baum und baue den (in Excel) auf. Dann sehen wir weiter.

Tabellen- und Feldnamen mit Suffixen (_1, _2, _3) lösen bei mir grundsätzlich Normalisierungsalarm aus.