Office: Inventar-Datenbank

Hallo zusammen!

Ich möchte mit Hilfe von Access das Inventar festhalten. Ich habe mir das folgendermassen vorgestellt:

Für jede Inventarart wird eine Tabelle angelegt, also eine für Softwarelizenzen, eine für Mitarbeiter, eine für Hardware, eine für das Mobiliar, etc.. Nun habe ich ein konzeptionelles Problem: das Inventar wechselt sehr oft zwischen den Mitarbeitern oder geht auf neue Mitarbeiter über. Deshalb hatte ich mir vorgestellt, eine Tabelle zu erstellen, die per Nachschlagefelder alle Informationen verbindet.

Nun zu meinen Fragen:

1. Haltet ihr die Vorgehensweise für sinnvoll?
2. Wie schaffe ich es, dass z.Bsp. eine Softwarelizenz nicht mehrfach ausgewählt werden kann?

Ich bin für jede Hilfe dankbar!

Grüße,

Tankred

:)

 

Du wirst auf alle Fälle Zwischentabellen brauchen, die die vorhandenen m:n-Beziehungen auflösen zb. tblMitarbeiterMobiliar wo festgehalten ist, welcher Mitarbeiter welches Mobiliar hat. (Tabelle besteht aus ID, MitarbeiterID, MobiliarID und ev,. weiteren Feldern wie Datumab etc.)
Eine solche Tabelle muss für jede m:n-Beziehung erstellt werden.

In der Tabelle Softwarelizenzen würde ich ein Ja/Nein-Feld einfügen, das aussagt, ob die Lizenz vergeben ist. Wenn vergeben = True, dann im entsprechenden Auswahlfeld gar nicht anbieten.

Wenn Du weitere Fragen hast, stell sie ruhig, dafür ist das Forum da.

Mfg, Michael

 

Vielen Dank für Deine Antwort!

"m:n Beziehungen" sagt mir jetzt nicht wirklich was. Verstehst Du unter "Zwischentabellen" die Tabellen, in denen ich die Inhalte der "Haupttabellen" zusammenfügen werde? Jedenfalls brauche ich natürlich eine Tabelle, in der die Informationen aus den anderen Tabellen zusammengetragen werden oder wie Du gesagt hast in denen steht, "welcher Mitarbeiter welches Mobiliar hat". Das wollte ich über eine Tabelle realisieren, die so gut wie nur aus Nachschlagefeldern besteht, also Primärschlüssel, Mitarbeiter, Zimmer, Notebook, Betriebssystem, etc..

DAS ist eine klasse Idee! Muss man dieses Feld "vergeben" dann manuell abändern oder ist es machbar, dass dieses Feld automatisch auf True gesetzt wird, sobald man im Nachschlagefeld einen Datensatz auswählt?

 

Unter einer m:n-Beziehung versteht man, wenn einem Mitarbeiter mehrere Mobiliargegenstände zugeordnet sein können und gleichzeitig ein Mobiliarstück mehreren Mitarbeitern zugeordnet sein kann.
Gehört ein Stück immer genau einem Mitarbeiter und kann dieser gleichzeitig mehrere Stücke haben, so besteht zwischen Mitarbeiter und Mobiliar eine 1:n-Beziehung.

Beispiel:
Duhast eine tblMitarbeiter mit
MitarbeiterID 1,2,3

und eine Tabelle Mobiliar mit MobiliarID 1,2,3,4,5,6,7,8

Bei einer 1:n-Beziehung könntest Du in der Tabelle Mobiliar die MitarbeiterID speichern, wenn es einem Mitarbeiter zugeordnet ist. Schöner ist es allerdings, gleich eine Verknüpfungstabelle MitarbeiterMobiliar anzulegen (bei einer m:n-Beziehung brauchst Du diese immer) zumindest den Feldern
MitMobID, MitarbeiterID, MobiliarID und den Inhalten zb.
1 1 3
2 1 7
3 2 5
4 2 8
etc.

Wenn Du Damit nicht klar kommst, stell die benötigten Tabellen und Felder hier rein(falls das oben nicht alle sind), dann kann ich Dir ein Datenmodell aufbauen.

Zu Deiner 2. Frage:
Mit ein bisschen VBA-Code im AfterUpdate-Ereignis des KOmbifeldes o.ä. sollte das auf jeden Fall möglich sein.

Mfg, Michael

 

nachdem jedes Inventar-Teil "einmalig"...also genau 1x vorhanden ist, und i.a.R. eine eindeutig InventarNr hat, warum ist das eurer meinung nach keine 1:n Beziehung ?... vermutlich würde ich das Inventar selber auch nicht in 3 verschiedene Tabellen aufdröseln, falls sich die Technischen Details nicht auf einen gemeinsamen Nenner bringen lassen, würde ich mit unterschiedlichen Inventar-Detail-Tabellen arbeiten ... die Details wären dann m:n

 

Du meinst ich soll eine Tabelle machen, die die z.B. nur die fünf Spalten Primärschlüssel, Inventarnummer, Bezeichnung, Rechnungsnummer und "vergeben" enthält und diese dann mit weiteren Tabellen verknüpfen, die dann die Eigenschaftsspalten von Software, Hardware usw. aufnimmt?

 

ja, das "vergeben " könnte sich auch daraus ergeben, dass das Inventar einem Mitarbeiter zugeordnet es.... u.U. würde ich die buchhalterischen ebenfalls in eine eigene Tabelle "stecken", möglicherweise habt ihr 20 Rechner auf "einen Schlag" gekauf, d.h. Rechnungsnummer, Anschaffungsdatum, Abschreibung etc sind identisch .....

 

Irgendwie hab ich mich völlig verrannt. Bevor ich nun weitermache, poste ich mal den Anfang für Hard- und Software hier rein. Da fehlt natürlich noch einiges, aber ich glaube, ich habe das Prinzip noch nicht so ganz:

Die Netzwerkkonfiguration und der ganze Möbelkram fehlt natürlich noch, aber irgendwie denke ich, dass ich zur Zeit auf dem Holzweg bin.