Office: (Office 365) Inventur-Tabelle Entwurfsplanung

Hallo,

in dem Betrieb wo ich arbeite hat man eine Inventurtabelle erstellt, die ich in den letzten Jahren versucht habe ein wenig zu strukturieren.
Fürs nächste Jahr möchte ich diese jetzt noch komfortabler machen (auch wenn die anderen schon jetzt nicht mehr durchsteigen (wollen).

Das "Problem" ist, dass wir hier nicht einfach nur eine Menge und einen Preis eintragen, sondern das Material in Kubikmeter (bzw. die Ausmaße) oder Stück oder Quadratmeter.
Dabei ist es später in der Überprüfung wichtig auch mal die Vorjahresdaten zum Vergleich zu nehmen um z.B. zu prüfen, ob die Gezählte Menge plus Zukauf mit der Zählung des letzten Jahres übereinstimmt.

Die Artikel sind pro Zeile angelegt, manchmal kommen noch welche dazu. Andere "verschwinden", bzw. werden ausgeblendet. Ich habe es aktuell so gelöst, dass ich die Spalten für ein entsprechendes Jahr gruppiert habe und dann bei Bedarf auf und zuklappen kann.
Das ist im Prinzip schon OK, aber ich überlege halt, ob man das auch "schöner" machen könnte, dass die Tabelle nicht irgendwann riesig wird.

Mein Gedanke war, ob man jeweils ein Jahr in eine Tabelle nehmen könnte. Das ist ja kein großes Problem. Man müsste dann aber die vorhandene immer irgendwie kopieren und alle Daten löschen, Verknüpfungen zur Vorjahrestabelle neu erstellen usw.
Außerdem müsste man dann in der Vorjahrestabelle auch immer zu dem Artikel scrollen, wo man gerade dran arbeitet, was auch nicht sehr übersichtlich ist.

Daher habe ich zwei "Möglichkeiten" und die Frage ob das überhaupt so geht:

1. Die Spalten mit dem Artikel (also Artikelnummer, Sortiernummer (für die Liste), Bezeichnung, ob der Artikel noch vorhanden ist usw). Als "Durchscheinende Tabelle". Die also auf allen Tabs an der Stelle steht, wo ich gerade bin. So dass ich zwischen den Tabs umherschalte und die Position (Zeile) überall gleich ist. Das wäre vermutlich Ideal.

2. Einen besseren Filter, wo ich die Jahre ein- und ausschalten kann. Wie gesagt, das mit dem Gruppieren wird im Laufe der Jahre unübersichtlich werden. Zudem habe ich das Prinzip dahinter noch nicht ganz verstanden, denn oft ist es so, wenn ich zwei "Blöcke" hintereinander Gruppiere werden diese meistens zu einer Gruppe.
Bei einer Intelligenten Tabelle Kann ich ja einen Datenschnitt machen, aber eben nur Spaltenmäßig und nicht Blöckemäßig. Ich wüsste jetzt auch nicht, wie ich mehrere Spalten einem Jahr zuordnen könnte..

Das sind so meine Gedanken. Im Prinzip kann auch alles so weiterlaufen wie bisher, aber man ist ja immer im "Optimierungsmodus" :D

Vielleicht hat der ein oder andere noch einen Gedankengang, wie man das bewerkstelligen könnte, bzw. in welche Richtung ich meine Recherchen richten sollte.
Möglichst ohne Programmierung, da habe ich halt nicht so die Ahnung von :)

Beispieltabelle kann ich euch leider nicht bieten wegen Datenschutz und die Vorhandene wie gesagt schon ziemlich gewaltig ist.

Vielen Dank

 

Hola,

eine Beispieltabelle hat, wie der Name schon sagt, Beispieldaten.
Gruß,
steve1da

 

Es würde aber auch nichts bringen, da ich wie gesagt das ganze in eine komplett anders strukturierte Tabelle umstellen möchte und euch auch der ganze Hintergrund fehlen würde, welche Felder relevant sind.
Aktuell ist es wie gesagt eine Tabelle wo die ersten 5 Spalten die Artikelinformationen sind und dahinter sind dann 50 Spalten mit allen Inventureingaben und Berechnungen, Bemerkungsfelder usw.

Ich habe jetzt doch schon mal angefangen und denke, dass ich mit einer reduzierten Tabelle mit SVWERWEIS ganz gut klar kommen dürfte. Also die Jahre jeweils in eine Tabelle und eine "saubere" Tabelle mit Menge, Einkaufspreis und Bestandswert.

Was ich jetzt wie gesagt ganz gut finden würde, wenn man das Scrollen in der ersten Tabelle auf andere ausgewählte Tabellen "übertragen" könnte. Dann könnte man schnell von der einen in die andere springen. Aber sowas ist vermutlich nicht vorgesehen, oder?

 

Das ist meines Wissens nach mit Excel Bordmitteln nicht machbar. Eventuell mit VBA, aber das ist nicht mein Gebiet.

 

Hallo,

kommt darauf an, was du unter "Tabelle" verstehst:

• Man kann ein Arbeitsblatt (=Tabelle ?) durch einen senkrechten Blattteiler unterteilen. z.B. Blattteiler zwischen den Spalten H und I: Aktive Zelle in I1; Menüband > Tabulator "Ansicht" > Gruppe "Fenster" > Button "Teilen". Ermöglicht dann in den Teilbereichen ein synchrones Scrollen.
• Man kann in ein Arbeitsblatt eine senkrechte und/oder horizontale Fixierung einfügen und dann in den Teilbereichen synchron zu den anderen Teilbereichen scrollen: Ähnlich wie vorhin, nur eben Button "Fenster fixieren" mit 3 Möglichkeiten.
• Man kann auch ein Arbeitsblatt als neues (=zweites) Fenster anlegen: Menüband > Tabulator "Ansicht" > Gruppe "Fenster" > Button "Neues Fenster". Anschließend Button "Nebeneinander anzeigen" und Button "Synchrones Scrollen". Man muss/sollte dann anschließend beide Fenster wie gewünscht nebeneinander/übereinander platzieren.

 

Das mit dem Teilen wäre schon ganz hübsch, aber damit wird ja nur die aktuelle Tabelle geteilt. Das bringt mir leider nichts.
Der dritte Vorschlag ist machbar, aber ich glaube man kann diesen "Aufbau" nicht speichern. Man muß ja immer an die Mitarbeiter denken :)

Ich habe jetzt mal eine Beispieldatei erstellt, so wie ich mir das jetzt vorstelle, bzw. gerade umstelle.
Man muß sich das ganze jetzt allerdings sehr viel "größer" Vorstellen. Also 200 Artikel und bei der Inventur mehr Eingabefelder um z.B. den EK zu berechnen. Deswegen ja auch die Unübersichlichkeit.

Der Reiter "Artikel" ist eigentlich überflüssig, habe ihn jetzt aber drin gelassen. Der Reiter "Bestände" ist dann der Punkt, mit dem die "nach mir arbeitenden" arbeiten sollen. Hier stehen dann nur die Relevanten Daten drin. Aber es gibt dann während des Inventur-Prozesses immer wieder Rückfragen in Form von "Wie bist du auf diese Zahl gekommen", oder man muß noch mal was kontrollieren, manchmal wurden auch falsche Zahlen eingegeben, bzw. errechnet. Und dann schaut mir der Chef über die Schulter und dann muß es halt auch immer ganz schnell gehen. Daher wäre es toll, wenn man man da irgendeine Verbindung herstellen könnte.

Aber ich habe eben schon gemerkt, dass das alles gar nicht so einfach sein wird, da halt auch jedes Jahr ein paar Artikel dazu kommen und andere nicht mehr nachbestellt werden (deswegen ja auch der SVerweis, der das ignoriert). Aber mit dem anordnen der Fenster und dem Synchronen Scrollen ist das ja auch schon ein Problem, wenn man das Jahr wechselt und dort die Scrollposition eine ganz andere ist. Dann ist großes Chaos..

Ich denke mal ich muß mich von dem Gedanken verabschieden, dass sowas möglich ist.
Wäre wahrscheinlich in einer Datenbank besser aufgehoben, aber da sind meine Kollegen noch weniger konfirm mit :)

 

Hallo Andreas,

darf ich ein paar Anmerkungen/Hinweise zu deinen strukturierten Tabellen machen.

1. Du hast in den Tabellen "Inventur22" und "Inventur23" jeweils ein Feld "Höhe 2022" bzw. "Höhe 2023", also mit einem Leerzeichen vor der Jahreszahl, während die anderen Felder "Tiefe2022", "Breite2022", ... das nicht haben. Die Folge davon ist, dass die Formel "Gesamt2022" (und analog auch in "Gesamt2023"): =[@[Höhe 2022]]*[@Tiefe2022]*[@Breite2022]*[@Dichte] lautet. Wenn du dieses Leerzeichen entfernst ("Höhe2022" bzw. "Höhe2023"), entsteht ein gültiger Feldname und die Formel vereinfacht sich automatisch zu: =[@Höhe2022]*[@Tiefe2022]*[@Breite2022]*[@Dichte] (und analog auch in 2023).
2. Deine SVERWEIS-Formel in Tabelle15 (Blatt "Bestände") für Feld "Bestand2022" bzw. "Bestand2023" lautet: =SVERWEIS([@Nr];Inventur22;11;FALSCH) bzw. =SVERWEIS([@Nr];Inventur23;11;FALSCH). Wäre es da nicht besser, wenn der 1.Parameter nicht [@Nr] wäre, sondern [@Artikelnummer] , wenn nämlich in Folgejahren irgendwann eine Nr wegfällt oder dazukommt - die Artikelnummer wäre unabhängig zu Zu/Abgängen. Ich weiß, dass dies bei der SVERWEIS-Funktion eine leichte Verkomplizierung ergibt: =SVERWEIS([@Artikelnummer];Inventur22[[Artikelnummer]:[Bestand2022]];8;FALSCH) - aber zusammen mit nachfolgendem Punkt 3. entfällt dieses Problem.
3. Du hast als Excel-Version Excel365 angegeben. Somit steht dir nicht bloß SVERWEIS sondern auch die XVERWEIS-Funktion zur Verfügung. Mit dieser lautet die letzte Formel aus Punkt 2 wie folgt: =XVERWEIS([@Artikelnummer];Inventur22[Artikelnummer];Inventur22[Bestand2022];0) bzw. für den Bestand2023: =XVERWEIS([@Artikelnummer];Inventur23[Artikelnummer];Inventur23[Bestand2023];0) Diese Formeln haben noch einen weiteren Vorteil. Die letzte 0 in diesen Formeln heißt nämlich, wird die Artikelnummer nicht in der Inventur-Artikelnummer gefunden, wird 0 als Ergebnis geliefert und nicht #NV (wie beim SVERWEIS). Somit entfällt auch das Problem, falls in Folgejahren eine Artikelnummer abhanden kommt - die Formel funktioniert auch dann noch störungsfrei.

 

Hallo Andreas,

du hast doch die Version 365, da kannst du doch die neuen Funktionen nutzen.
Alles in einer Tabelle. Siehe mein kleines Beispiel.

Gruß
Roger

 

Danke für die Tips mit dem Zeilen benennen. Die Tabelle ist ja nur schnell zusammengeschustert, zur Anschaulichmachung. Aber es löst auf jeden Fall ein Problem in der Haupttabelle, wo diese Felder teilweise noch ganz andere Beschreibungen haben.

Auf Arbeit habe ich leider keine aktuelle Excel-Version. Zwar wird mir da Office 365 angezeigt (privat habe ich das auch), aber auf Arbeit funktioniert der Xverweis leider noch nicht. Es gibt leider sogar noch Rechner, wo nicht mal Sverweis funktioniert. Aber die greifen nicht auf meine Tabelle zu.
Ich habe die Tabelle jetzt auf jeden Fall fertig gestellt.
Wie gesagt, die Jahre sind jetzt in eigenen Reitern, was das schon etwas übersichtlicher macht. Es wird sich dann zum Ende/Anfang des Jahres zeigen, in wie weit da noch Verbesserungen nötig sind und ob sie sich generell bewährt hat.
Auf jeden Fall haben meine Kollegen heute wieder Skeptische Blicke gehabt, als ich sagte, dass ich eine neue Tabelle mache. Man meinte, ich sollte auf jeden Fall noch eine Kopie der alten "für sie" machen, wo sie dann alles per Hand eintragen können.. Naja.. Sollen sie halt. ich übertrage das dann auf meine. Kein Problem :)

Lediglich mein Chef, der auch Ahnung von Excel hat, findet meine Tabellen sehr gut, hat aber immer noch mehr Verbesserungen, gerade was Pivot-Tabellen angeht, aber da traue ich mich nur sehr ungern dran :D

 

Hallo Andreas,

na wenn deine Chef hinter dir steht, ist doch alles ok.
Ich würde alle Rechner auf der Arbeit mit Office 2024 updaten.

Dann alle Daten in eine Tabelle. Davon eine Intelligente Tabelle machen. Jetzt kann du nach Herzenslust auswerten.
siehe....

Gruß
Roger