Office: (Office 2010) Ja/Nein Felder als Kombinationsfeld & Formularfelder automatisch anlegen lassen

Guten Tag,

ich habe eine Access 2010 Datenbank mit mehreren Tabellen, die jeweils teilweise bis zu 200 Spalten haben. Daraus möchte ich jeweils ein dazugehöriges Formular erstellen.

Um nicht mehrere Hundert Felder per Hand anlegen zu müssen, hatte ich über "Erstellen" => "Formular" eines automatisch erstellen lassen. Das hatte auch einwandfrei funktioniert. Nun hänge ich an folgender Frage:
Es gibt Zahlen-, Listen- und Ja/Nein-Felder in der Datenbank. Die Zahlen wurden beim Import automatisch erkannt, die Listenfelder wurden als Text erkannt und ich habe testweise von Hand die Auswahlmöglichkeiten eingetragen (Listenfeld mit Werteliste und bei Datensatzherkunft die Möglichkeiten eingetragen). Davon gibt es nicht so viele. Die meisten Felder bestehen aus Ja/Nein Typen. Die Formularautomatik hat daraus lauter Textfelder gemacht, die Ja oder Nein anzeigen und wenn man reinklickt, entsprechend -1 (für Ja) und 0 (für Nein) anzeigt bzw. akzeptiert. Mein erster Gedanke war, ein Optionsfeld daraus zu machen, damit man Ja/Nein mit der Maus eintragen kann. Das Problem: 1. kann man das nicht direkt umwandeln d.h. ich müsste das neu erstellen und 2. ist mir dabei aufgefallen, dass es dann natürlich nur zwei Möglichkeiten gibt: Ja und Nein. Es müsste aber noch eine dritte Möglichkeit geben: unausgefüllt (quasi NULL in der Datenbank bzw. "" im Textfeld). Geht das überhaupt mit dem Ja/Nein Typ oder müsste ich dazu ein Textfeld nehmen und dann über ein Kombinationsfeld mit einer Wertliste arbeiten, die "";"Ja";"Nein" enthält? Dann hätte ich ein Drop-Down Menü mit diesen Möglichkeiten.

Falls ja: Wie könnte ich so etwas automatisch machen? Ich könnte die Tabellen noch mal neu aus Excel importieren aber ich befürchte, man kann dabei die ganzen Ja/Nein Felder nicht als Kombinationsfelder markieren lassen. Es würden daraus Textfelder. Oder geht das doch?

Mein Ziel ist folgendes: Für alle Tabellen jeweils ein dazugehöriges Formular, bei dem man Zahlen eintippen kann (das geht schon), Listenfelder anklickt (geht auch) und Ja/Nein Felder mit der Maus bedienen kann und diese auch unausgefüllt lassen kann (geht noch nicht).

Habt ihr mir dazu Ideen, wie ich das (ohne händisch alles selbst durchzuklicken) machen kann?

Gruß
Miriam

:)

 

Hallo,

Da kommen erst mal erhebliche Zweifel am Datenmodell auf. Vielleicht sollte man erst mal da ansetzen.
20 Felder in eine Accesstabelle sind schon viel.

Und viele Ja/Nein Felder nähren diesen Zweifel auch. Ja/Nein Felder zum Anhaken von Eigenschaften oder Ähnlichem sind in einer Datenbank eher ungeeignet.
Bei normalisiertem Aufbau schrumpfen solche Tabellen meist auf wenige Felder zusammen.

Willst Du mal den Aufbau der Tabellen erläutern ?
Oder zeige mal ein Bild des Beziehungsfensters.

 

Hallo,

das sind ganz viele zu beantwortende Einzelfragen (fast 400 Stück) für eine Studie. In einigen Feldern werden Messwerte eingetragen (Zahlenfelder), ein paar haben eine mögliche Auswahl aus den Optionen (Kombinationsfelder) und der allergrößte Teil sind Einzelfragen (Ja/Nein). Diese sollen unabhängig voneinander beantwortet werden können pro Studienobjekt. D.h. ggf. leer bleiben oder eben ja oder nein als Beobachtung. D.h. die kann man nicht einfach zusammenfassen. Die Tabellen sind auch fast unabhängig voneinander. Es gibt eine Tabelle, in der AutoWert IDs für das jeweilige Studienobjekt generiert werden mit ein paar Zusatzinformationen und die anderen Tabellen verweisen auf diese ID (Fremdschlüssel). Ansonsten sind sie unabhängig voneinander.

 

Hallo,

Die Fragen gehören in eine extra Tabelle je Frage ein Datensatz. Und in einer weiteren Tabelle dann ein Fremdschlüssel zur Frage, ein Fremdschlüssel zum Studienobjekt und dem Ja/Nein Feld für die Antwort.
Die vielen Ja/Nein Felder in der jetzigen Tabelle entfallen ersatzlos.
Die neue Tabelle schrumpft dann auf genau 3 Felder (bzw. 4 mit Primärschlüssel), egal wie viele Fragen es sind. Es gibt dann halt für jede Antwort ein Datensatz. Wenn zu einem Objekt immer alle Fragen notwendig sind, kann man per Anfügeabfrage alle Fragen (bzw. deren FS) auf einen Schlag an die Antworttabelle anfügen und muss dann nur noch anhaken.
Bei den Kombifeldern wird es wohl ähnlich sein.
Zu den Ja/Nein Feldern:
Microsoft Access tips: Don't use Yes/No fields to store preferences
Das Konzept sollte noch mal gründlich überdacht werden.

 

Hallo,

danke für die Infos, das schaue ich mir gerade an. Sollen in die Fragentabelle nur die Ja/Nein Fragen oder komplett alle und dann eine Zusatzspalte mit dem Typ der Frage (Ja/Nein, Zahl, Mehrfachauswahl)? Und bei Mehrfachauswahl, was es für Möglichkeiten gibt bzw. wo diese Möglichkeiten zu finden sind (Tabellenname)?

 

Hallo,
die Fragen sollte man trennen.
Fragen mit Mehrfachauswahl wäre auch wieder in getrennten Tabellen zu führen, als n:m Beziehung.
Du kannst dann entweder in der n:m Tabelle anhaken oder nur zutreffende Antworten aufnehmen.

Man müsste das halt mal sehen.

 

Hallo,

ich habe dazu noch Fragen: Es gibt eine Zwischentabelle "tblProbantFragen" in dem die Probanten-ID und die Fragen-ID als Fremdschlüssel stehen und der Wert der Antwort (z.B. eine Zahl). Jetzt gibt es ja unterschiedliche Datentypen (Zahl, Ja/Nein, Mehrfachauswahl) für die jeweilige Frage und in der Spalte mit dem Wert muss man sich ja auf einen Datentyp festlegen (z.B. eine Zahl).

Jetzt hattest Du gemeint, man solle die Tabellen nach Datentypen trennen. D.h. ich hätte dann

tblProbantFragenZahl
tblProbantFragenJaNein
tblProbantFragenMulti (und hier dann wieder eine Untertabelle mit den Antwortmöglichkeiten?)

oder wie ist das gemeint? Und wie verknüpfe ich die dann, damit man z.B. die Fragen 1 bis 100 nacheinander in der richtigen Reihenfolge in ein Formular bekommt?

Ich hätte der Übersichthalber lieber eine einzige Tabelle mit allen Fragen untereinander, sonst wird es etwas unübersichtlich oder es wird aus Versehen eine Frage doppelt angelegt z.B. in JaNein und Multi o.ä.. Drei Wertespalten kommen wohl auch nicht in Frage oder? Z.B. statt "Wert" dann "WertZahl", "WertJaNein", "WertMulti" und dann nur das dazugehörige ausfüllen?

Oder eine Spalte "Wert" als Text und eine mit dem "Typ" (dort dann ein Fremdschlüssel auf die Möglichkeiten hinterlegt). Und dann läuft man per VBA durch die Fragen und fügt den jeweiligen Eingabetyp mit den jeweiligen Werten (Typkonvertiert) in das Formular ein.

 

Hallo,
Ja/Nein Fragen und Fragen mit einer Zahl kann man in einer Tabelle zusammenfassen. Ja/Nein ist auch sonst nix wie eine Zahl, Ja=-1 und Nein=0.
Was sind das andere für Zahlen, Schulnoten ?
In der eine Tabelle müsste es dann nur eine Kennzeichen geben für Ja/Nein oder Zahl.

Bei den Fragen mit mehreren Antwortmöglichkeiten (Multi) sind da die Antwortmöglichkeiten auch vorgegeben ?
Und sind die für Multifragen gleich ?

Wenn die Fragen in der gewünschten Reihenfolge angelegt werden, werden diese auch in der Reihenfolge in die Antworttabelle übertragen. Die Sortierzahl ist dann der Primärschlüssel und aufsteigend sortiert.

Das lässt sich bereits auf Tabellenebene über einen zusammengesetzten eindeutigen Index unmanipulierbar verhindern.

 

Hallo,

Ah das ist eine echt gute Idee d.h. ein Zahlenfeld übernimmt dann beides (JaNein und Zahlen).

Die Zahlen sind z.B. Messwerte d.h. die können recht unterschiedlich ausfallen. Sind alles Ganzzahlen (sonst wird in Millilitern oder Gramm gerechnet).

Das ist recht unterschiedlich. Es gibt einfache wie männlich/weiblich oder Gruppierungen wie fest/flüssig/gasförmig, Messorte (z.B. 8 verschiedene) oder Mengengruppen 1-3, 4-6, 7-9, >9. Insgesamt aber weniger als 10 Fragen von mehreren Hundert. Eines hatte ich noch vergessen: Ein Datum der Messung gibt es noch d.h. es sind vier verschiedene Datentypen.

Ich meinte das so: Wenn die Fragen 1-3 in der tblProbandFragenZahl, die 4-6 in tblProbandFragenMulti und 7-14 in tblProbandFragenZahl und 15 in tblProbandFragenMulti sind usw. (d.h. durcheinander zwischen den Tabellen). Das wird mit der Sortierung schwierig oder?

Das geht aber nur innerhalb einer Tabelle oder? Wenn jemand die Frage "Ist der Proband wach?" in der tblProbandFragenZahl (-1/0 für Ja/Nein) und in der tblProbandFragenMulti ("Ja"/"Nein") hinterlegt, dann wäre die doppelt drinnen (rein hypothetische Überlegung).

Ich habe an diesen Post eine kleine Access-Datei angehängt als Test. Letztendlich soll ein Proband ausgewählt werden und dann die dazugehörigen Fragen untereinander erscheinen zum Ausfüllen. So wie ich das gemacht habe geht das natürlich nicht wegen verschiedener Datentypen. Vielleicht müsste ein Formular automatisch erstellt werden, indem es für den aktuell ausgewählten Proband alle möglichen Fragen untereinander auflistet mit den entsprechenden Formularfeldern (Zahl, Ja/Nein, Drop-Down, Datum).

 

Hallo,
wieso ist die Frage nach dem Geschlecht Multi, da kann es doch nur ein Antwort geben. Außerdem ist das keine Frage, sondern ein Merkmal des Probanden und gehört in dessen Tabelle.
Auch das Datum ist keinen Frage, ebenso wenig wie die Art der Messung.
Auch der Ort der Messung hat mit einer Frage nichts zu tun.

Kann ein Proband mehrfach befragt werden ?

Da fehlt noch eine Tabelle für die Messung. Diese Tabelle enthält dann das Datum der Messung, sowie den Fremdschlüssel zum Probanden.
Die Antworten zu den Fragen enthält dann den FS zur Messung und den FS zur Frage.

Wenn eine Messung gemacht wird, werden dann immer auch die Fragen gestellt ?
Bei einer Messung, finden dann alle Messungen an einem Ort statt ?

Fragen über Fragen, könnte ich eine Datenbank davon machen. *grins

Das Beispiel hilft da nicht viel.
Du musst Du erst mal überlegen, was ist jetzt eine Frage und was ist eine Eigenschaft.
Das Gewicht das Probanden ist eine Eigenschaft des Probanden am Messtag. Das Geschlecht ist eine Eigenschaft des Probanden. Das sind Felder die in die entsprechenden Tabellen gehören und keine Frage oder Messwerte.
Du musst unterscheiden in statische Werte und veränderliche Werte. Das Datum einer Messung ist ein statischer Wert ebenso das Geschlecht eines Probanden. Das Ergebnis einer Frage ist ein veränderlicher Wert der zum Tage einer Messung erfasst wird.

Und noch allgemeine Hinweise:
- Keine Nachschlagefelder in Tabellen anlegen. Die haben in Tabellen nichts zu suchen. Nur in Formularen sind diese sinnvoll.
- Keine Sonder und Leerzeichen in Feldnamen

Kannst Du mal eine Exceldtabelle machen und hier hochladen, die möglichst von allen Fragentypen (was Du jetzt als Frage siehst) eine Datensätze enthält, damit man da mal eine genauere Vorstellung hat.

 

Wow danke erstmal für die Tipps ich melde mich dann morgen wieder und gehe jetzt feiern. Einen guten Rutsch nach 2018!!!!!!

LG,
Miriam