Office: (Office 2010) Kombifeld mit Mehrfachauswahl

Hallo,
ich habe in einer Tabelle das Feld "Verantwortlichkeiten" und möchte dort mehrere Werte eintragen durch Auswahl über ein Kombifeld mit Checkboxen.
Dazu habe ich ein Feld erstellt mit dem Nachschlageassistent und "Mehrere Werte zulassen" aktiviert. Jetzt kann ich direkt in der Tabelle in dem Feld mehrere Werte auswälen, die dann mit einem Komma getrennt werden. Alles super.

Erstelle ich jetzt aus der Tabelle ein Formular (d.h. Tabelle als Datensatzquelle), dann kann ich im Formular über das neue Feld die Auwahl tätigen. Aber:
Jetzt möchte ich in einem Formular in einem ungebundenen Feld genau die gleiche Prozedur abbilden. Das bekomme ich leider nicht hin.

Hat jemand nen Tipp?

:)

 

Hallo,

eher nicht.

ja, verzichte auf solche mehrwertigen Felder und lege eine übliche n:m Beziehung mit 3 Tabellen an. Die Mehrwertfelder sind viel zu aufwendig in der späteren Handhabung.
Auf die Felder zu verzichten ist übrigens die am meisten vertretene Meinung in allen Access Foren.

 

Ich glaub dir alles *Smilie

Kannste noch ein bissien ausholen, wie du das mit den 3 Tabellen meinst? Kanns mir grade nicht vorstellen, wie ich am Ende im Formular eine Mehrfachauswahl tätigen kann (was ja mein Ziel ist).

 

Hallo,
ich gehe davon aus, dass Du eine Tabelle für die Verantwortlichen hast.
Dann braucht es nur noch eine Tabelle die die Zuordnung speichert.
Ein Fremdschlüssel zu jetzigen Tabelle und ein Fremdschlüssel zum Verantwortlichen in je einem Datensatz. Auswahl erfolgt über Kombifeld in einem Unterformular.
Zeige mal ein Bild des Beziehungsfensters.

PS:
Wenn es mehrere Verantwortliche gibt, wer ist denn da verantwortlich ?

 

Du wirst jetzt wahrscheinlich lachen, aber ich habe im Beziehungsfenster noch nichts geändert. Ich passe die Beziehungen immer direkt in der Abfrage an. Kannst du mir kurz sagen, wo der Unterschied zw. Beziehung im Beziehungsfenster und Beziehung in der Abfrage besteht?

 

Hallo,
Beziehungen halte ich in einer DB für unerlässlich. Nur in den Beziehungen lässt sich referentielle Integrität einstellen welche die Datenkonsistenz sicherstellt.
Wenn Beziehungen erstellt sind, werden die Beziehungen als Verknüpfungen automatisch übernommen, können aber bei Bedarf geändert werden.

In Abfragen kann man keine Beziehungen einstellen, in Abfragen sind das Verknüpfungen die mit den Beziehungen nicht unbedingt gleich sind wie die Beziehungen.

Du solltest als unbedingt Beziehungen anlegen, wenn das nicht geht hast Du bereits erste Fehler in den Daten und/oder in der Struktur.

 

ok ich versuche gerade die Beziehungen aufzubauen.

Ein Problem:

Ich habe eine Tabelle "massnahmen" und eine "Tabelle "Abteilungen". Jetzt stell ich referentielle Integrität zw. beiden Tabellen ein (n bei massnahmen und 1 bei Abteilungen) -> Das heisst ja, dass ich bei "massnahmen" nur Werte eintragen kann, die bei "Abteilungen" vorhanden sind. Das ist ja super. Aber wenn ich jetzt nachträglich in "abteilungen" eine Abteilung umbenennen möchte (was ja nicht auszuschließen ist, dass sowas mal passiert) oder löschen möchte, funktioniert das nicht. Ist das normal oder falsche Einstellung von mir?

 

Hallo,
die Tabelle für die Abteilungen benötigt einen Primärschlüssel. In der Regel nimmt man dazu ein Autowertfeld. In der n-Tabelle wird dann ein entsprechendes Fremdschlüsselfeld (Longinteger) angelegt. Diese Zahlen haben sonst keine Bedeutung als die Beziehungen zu definieren und sind in der Regel für den Benutzer gar nicht sichtbar. Und über diese Schlüsselfelder laufen die Beziehungen. Dann kannst Du die Abteilungsnamen ändern wie Du lustig bist, das passt immer.
Beziehungen sollte immer über Felder laufen die eindeutig bleiben. Das wäre z.B. eine Personalnummer bei einem Mitarbeiter.
Allerdings ist es vorteilhaft, wenn die Schlüsselfelder vom Datentyp Zahl sind.

Was das Löschen betrifft, so ginge das auch bei Deiner Version. Datensätze der n-Seite kann man immer löschen, wenn es auf der 1-Seite keine entsprechenden Einträge gibt, was auch richtig ist.

Noch eine Anmerkung zum Löschen. Man löscht in einer Datenbank keine Datensätze die mal gültig waren. Gelöscht werden nur falsche Daten.
Wenn also eine Abteilung aufgelöst wird. so wird diese nicht gelöscht. Die komplette Datenkonsistenz und Historie ginge ja verloren. Die Abteilung erhält z.B. ein Datumsfeld "AufgelöstAm" und fertig.

Und noch was, fällt mir gerade ein, auch die einfachen Nachschlagefelder (ohne Mehrfachauswahl) sollten auf Tabellenebene nicht verwendet werden.
In Formularen kannst Du die mit der gleichen Funktionalität problemlos verwenden, aber eben nur in Formularen.

 

ok jetzt habe ich in "Abteilungen" ein Primärschlüssel "ID" mit Auto-Wert erstellt und über den eine Beziehung zu einem Feld "AbtID" (LongInteger) aus " massnahmen".

Jetzt möchte ich über ein Formular einen neuen Datensatz anlegen. Dann bekomm ich doch nur die "AbtID" angezeigt. Der User soll dort aber die Abteilung eingeben können !? Wie stelle ich die Beziehung im Formular dann her?

 

Hallo,

Nenne den Primärschlüssel AbtID und den Fremdschlüssel (in der Massnahmen Tabelle) nennst Du AbtID_F. Es ist sehr vorteilhaft, wenn man den Primärschlüssel und den Fremdschlüssel am Namen unterscheiden kann, gerade für den Anfänger. Außerdem einen PS einfach ID zu nennen erhöht auch nicht die Übersichtlichkeit.
Der User sollte die Abteilung mit einem Kombinationsfeld eingeben. Datenherkunft für das Kombi dann die Tabelle "Abteilungen", mit den Felder AbtID und AbtName, in dieser Reihenfolge !!
Das Kombi wird an das Fremdschlüsselfeld (AbtID_F) gebunden.
Spaltenzahl 2, Spaltenbreiten 0cm,5cm.
Mit der 0cm bei der 1.Spalte wird diese ausgeblendet aber in die Zieltabelle geschrieben. Man sieht dadurch den Abteilungsnamen.
Das Kombi verhindert auch, dass man Abteilungsnamen mit Tippfehlern eingibt.

Wenn Du das mal richtig verstanden hast, läuft das wie geschiert.

Nachtarg
Ich habe Dir noch ein schnelles, einfachstes Beispiel gemacht. Mit Beziehungen und einem Formular mit Kombi zur Auswahl der Abteilung.

 

nice, funktioniert super. Und die Bezeichnungen der Abteilung lassen sich jetzt auch ändern, weil sie nicht mehr Primärschlüssel sind *Smilie

morgen versuche ich dann die nachschlagefelder mit Tabellen zu realisieren...

bis morgen und danke *Smilie

 

Hallo,

Nein, keine Nachschlagefelder in Tabellen anlegen. Die braucht man in Tabellen nicht, im Gegenteil die verstellen den Blick auf die hinterlegten Daten und machen auch sonst nur Probleme. Auch in meinem Beispiel sind keine Nachschlagefelder.
Das habe ich Dir aber in #8 schon mal geschrieben.

Siehe hierzu:
http://dbwiki.net/wiki/Access_Anf%C3...schlagefeldern

 

\@gpswanderer,
habe die DB jetzt mit der neuen "Abteilung"-"Massnahmen"-Beziehung aktualisiert.

Ich will auch keine Nachschlagefelder verwenden, sondern deine Möglichkeit mit den m:n-Tabellen. Leider komm ich da noch nicht ganz mit. Deshalb wollte ich nochmal nachfragen.

Also: Ich habe jetzt eine User-Tabelle und möchte da in einem einzigen Feld eintragen, welcher User welche Abteilungen (10 insgesamt zur Auswahl) aus einer Abfrage (zur Tabelle "massnahmen") ansehen darf. Die Abteilungs-Tabelle haben wir ja schon erstellt. Ich möchte das gerne auf deine beschrieben Weise machen, aber ich kann deiner Erläuterung oben nicht ganz folgen, sry *frown.gif*

 

Hallo,
in einem Feld geht das nicht. Es fehlt dazu auch noch zwei weitere Tabellen. Ich baue Dir das später mal noch in mein Beispiel ein.

 

Hallo,
es besteht noch Klärungsbedarf.
Weiter oben gab es Verantwortliche, sind die auch in der Tabelle Maßnahmen ?
Und gibt es wirklich mehrere Verantwortliche, was ein Widderspruch in sich ist. Meinem Verständnis nach, ist der Verantwortliche eine Einzelperson.

Und da Du eine Zuordnung willst von User zur Abteilung wäre es nicht notwendig auch die Abteilung in der Maßnahme zu speichern, denn über den Verantwortlichen (oder die Verantwortlichen) hast Du dann auch automatisch die Abteilung.

Es wären also erst mal diese Grundsatzfragen zu klären.