Office: (Office 2010) Lebensmittelverwaltung

Hallo,

ich habe mich heute neu hier im Forum angemeldet und registriert, weil ich hoffe,
Hilfe bei einer mich überfordernden Aufgabenstellung zu bekommen.
Folgende Ausgangslage:
ich habe absolut keine Ahnung von Acces und allem, was damit zusammenhängt.
Aber ich brauche trotzdem eine Lösung für ein Problem.
Gibt es mit Hilfe einer Datenbank die Möglichkeit, den Warenbestand einer "Tafel" (Lebensmittelausgabe an Bedürftige) zu managen?
Ich arbeite in einer Einrichtung für Menschen mit geistiger Behinderung und mit ihnen zusammen wird diese Tafel betrieben (Inklusion).
Nun bin ich auf der Suche nach einer Möglichkeit, Bestände an Lebensmitteln digital zu verwalten (bzw. durch die Menschen mit Einschränkung verwalten zu lassen) und diese auf nicht zu komplizierte Weise aktuell halten zu können. Es wäre also wichtig, zu erfassen:
1. Welche Lebensmittel und wieviel davon sind an welchem Tag als Spende eingegangen?
2. Welches Mindesthaltbarkeitsdatum haben die Lebensmittel?
3. Wo sind Sie gelagert und ggf. wieder zu finden?
4. Wie hoch ist der noch vorhandene Bestand, wenn bei einer erfolgten Ausgabe zwischenzeitlich gewisse Stückzahlen an Kunden abgegeben wurden?
5. Wenn ein Mindesthaltbarkeitsdatum abzulaufen droht, kann man dann einige Zeit vorher über eine Warnmeldung informiert werden?
6. Lässt sich das Erfassen auch mit einem Bild (Foto) von dem entsprechenden Lebensmittel ergänzen?

Das sind erst einmal die wichtigsten Punkte, die von der Datenbank erfüllt werden sollten.

Ich hoffe, dass es jemanden von euch gibt, der mir da weiterhelfen kann und will.

Vielen Dank erst einmal

LG medagsa

:)

 

Hallo Medagsa,

Grundsätzlich kannst Du das mit einer Datenbank. Die Frage ist, willst Du es selbst machen oder suchst Du jemanden der es machen soll.
Wann soll das Projekt denn starten und beendet sein?
Habt Ihr die notwendige Infrastruktur dazu? EInen Server, mehrere PC-s zum erfassen?

Viele Grüße
trekking

 

Hallo Trekking,

schön, dass eine erste Reaktion auf meine Anfrage schon so zeitnah erfolgt ist.Folgendes zur Erklärung:
Das Projekt mit der "Tafel" läuft schon seit einem halben Jahr. Ich bin der Projektleiter und brauchte auch erst einmal eine gewisse "Einarbeitungszeit", um zu verstehen, wie so eine Logistik in einer Tafel funktioniert.
Von Anfang an sind aber die Mitarbeiter mit Handicap schon in die Prozesse integriert.
Von den ehrenamtlichen Helfern, welche die Tafel in den letzten Jahren geführt haben, wurden alle von mir genannten Bestandsdaten zu den Lebensmitteln bislang handschriftlich in einen DIN A4 Heft erfasst.
Angenommen, es gab eine Spende von 80 Pck. Nudeln am 12.04.2018 mit dem Mindesthaltbarkeitsdatum 30.11.2020, dann wurde das mit dem Kugelschreiber im Heft notiert. Wenn dann bei einer Lebensmittelausgabe am 28.06.2018 genau 35 Pck. Nudeln aus dem Bestand an Bedürftige verteilt wurden, gab es einen Strich durch die Angabe "80 Pck." und dahinter wurde die aktuell verbliebene Zahl "45 Pck." notiert, zusammen mit der Angabe, wann die anderen verteilt wurden...
Und so zieht sich das Ganze durch alle Lebensmittel, egal ob Konserven, Tiefkühlpizza oder Tütensuppen.
Dieses Prinzip ist sehr mühsehlig und man verliert schnell den Überblick, gerade in Bezug auf die Zeitpunkte, zu denen gewisse Lebensmittel spätestens aus dem Lager müssen, weil das MHD abläuft.

Ich brauchte also eine Datenbank, die genau und ausschließlich nur diese Abfragen beherrscht. Keine Kunden, keine Lieferanten, keine Rechnungen, kein Mahnwesen - nur die Bestände der Lebensmittel.
Und das sollte von der Eingabeseite auch so einfach wie möglich gehalten sein, damit es auch von unseren Mitarbeitern mit geistigen Einschränkungen geführt werden kann.

Ich selbst habe wie gesagt von Acces keine Ahnung und müsste mir das Know How dazu erst mühsam beibringen. Andererseits würde ich schon wissen wollen, wie letztendlich die Datenbank entstanden ist und was da im Hintergrund abläuft.

Ideal wäre es also, wenn ich die "Erstellung" der DB mit einem Fachmann an der Seite gemeinsam umsetzen könnte. Austausch per Mail, Messenger, Skype Telefon o.ä.
Eng abgestimmt auf die speziellen Bedürfnisse der Tafel, ohne "Beiwerk" oder anderen "Schnickschnack".

Lässt sich irgendjemand darauf ein? Ach ja... wir sind eine gemeinnützige Einrichtung der Behindertenhilfe...
Es ist ist also sehr wenig bis gar kein Geld für solche Dinge da. Ich müsste also eher an die Bereitschaft von euch apellieren, ein gutes Werk für sozial benachteiligte Menschen tun zu wollen.

Vielen Dank fürs Lesen meines "Romanes".

Gruß medagsa

 

Guten Morgen,

habe eine Datenbank aus einem bsp. von hier entwickelt, die Artikel verwaltet. Ist für Verbrauchsmaterial, für das es kein MHD benötigt. Für deinen Fall, benötigt die Datenbank auch die Regel FEFO. Natürlich sollten die Artikel dann auch immer eine Seperaten Lagerplatz mit den verschiedenen MHD's bekommen, sonst werden die MHD's miteinander verwechselt (inklusive Lagerplatzverwaltung). Sehe das oft genug bei uns im Unternehmen, wenn mehrere Batches in einem PickPack Lagerfach sind, und der Kollege sich nicht an den vorgegebenen Batch (MHD laut FEWO) hält.

Gruß James

 

Die erste große Herausforderung dürfte es sein, die Informationen aus den Lieferungen zu atomisieren. Was meine ich damit? Um bei den Nudeln zu bleiben:
Eine Spende/Lieferung kann (zumindest theoretisch) Packungen mit mehreren Mindesthaltbarkeitsdauern enthalten.
Das Personal müsste also eine solche Lieferung analysieren und auf entsprechende Lagerplätze verteilen, die dann auch die Abgabe nach sortierten Fristen ermöglichen, sprich neue Lieferungen wären i.d.R. unten bzw. hinten einzuordnen, und das dann spezifiert nach MHD.
Wenn das gelingt, also vom Personal wie auch von den Lagermöglichkeiten her sicher und durchgehend umgesetzt werden kann, kann im gleichen Zug eine Erfassung für die DB erfolgen.

 

Hallo,

vielen Dank für eure ersten Empfehlungen.
Die Herausforderung, verschiedene MHD der gleichen Lieferung zu analysieren, sollte zu bewältigen sein. Lagerkapazitäten sind dementsprechend auch vorhanden.
Im Prinzip wurde das bislang auch genau so umgesetzt von den Mitarbeitern. Aber eben alles handschriftlich notiert und bei einer Änderung mit dem Lineal durchgestrichen und die neuen Werte dahintergeschrieben.
Vielleicht habe ich aber auch falsche Vorstellungen, was Access kann und was nicht...
Ist es zum Beispiel möglich, dass für jeden einzulagernden Artikel ein separates "Artikelstammblatt" aufgerufen werden kann, um Eingaben zu verändern? Oder lässt sich das nur innerhalb einer Endlostabelle umsetzen...

Ich würde ja auf eine "Fertiglösung" zurückgreifen (also eine fertige Lagersoftware - Freeware), wenn die nicht so viele unnütze und verkomplizierende Funktionen für unsere einfachen Zwecke beinhalten würden.

Gruß medagsa

 

Hallo,

könnte vielleicht so aussehen, aber noch nicht getestet.

Gruß Joerg

 

Hallo,
das Vorhaben dürfte problemlos mit Access umsetzbar sein.
Du brauchst hier folgende Tabellen:
- Artikel
- Lagerplatz
- Vorgangsart (Einlagerung/Entnahmen)
- ArtikelLager

tblArtikel
die reinen Artikeldaten, je Artikel ein Datensatz

tblLagerplatz
Die reinen Daten zum Lager. Z.B. Gebäude, Regal etc.

tblVorgangsart
Zugang bzw. Abgang.

tblArtikelLager
In dieser Tabelle werden die eigentlichen Mengen erfasst.
Mit einem Fremdschlüssel (FS) zum Artikel und einem FS zum Lagerplatz.
In diese Tabelle kommt dann die Menge und das MHD.
Das bedeutet, wenn Du 10 Packungen Nudeln hast mit unterschiedlichem MHD und unterschiedlichen Lagerplatz gibt es für jede Menge je ein Datensatz.
Kann es vorkommen, dass gleiche Artikel mit unterschiedlichen MHD in verschieden Lager kommen, oder sind gleiche Artikel immer im gleichen Lager ?
Der Bestand eines Artikel wird nicht gespeichert, der wird über die menge errechnet.
Über die Vorgangsart wird die Menge negativ (Entnahme) oder positiv (Einlagerung). Der Bestand ist dann einfach die Summe gruppiert über den Artikel und MHD.

 

Klingt doch schon mal sehr konkret und durchdacht....
Jetzt muss ich das, was du mir da mit Tabellen erklärt hast, nur noch verstehen und umsetzen können. Wäre jetzt wohl ein Fall für eine Schritt für Schritt-Anleitung.
Nützt es was, sich mit Fachbüchern zu belesen?

gruß medagsa

 

Wenn ich mir zwei Anmerkungen erlauben darf.

Wenn es nur entweder Ein- oder Ausgang gibt wäre die tblVorgangsart überflüssig. Die brauchst Du aber, wenn es unterschiedliche Ein- (Lieferung, plötzlich aufgetaucht, Rücksendung) oder Ausgänge (Verkauf, Schwund, Geschenk) gibt.

Und das mögliche Problem mit unterschiedlichen oder gleichen MHD von gleichen Artikeln am gleichen Lagerplatz würde ich (beim Eingang) mit zusätzlichen Chargen-Nummern (Eingangslieferschein-Nummer) lösen.

Klar doch.
Im Internet gibt's auch ganz gute Tutorials.
In jedem Fall: learning by doing.

 

Hallo Jörg,

auch dein Formular kommt dem sehr nahe, was ich suche.
Allerdings sind da schon wieder zu viele Abfragen drin...
Kann mann so etwas unkompliziert anpassen oder von unnötigen Feldern befreien?

Gruß Rainer

 

Hallo,
eerstelle mal eine Exceltabell mit den Angaben die Du gerne sehen würdest.
Als je eine Saplte:
Artikel, Verpackungseinheit, Lagerplatz, Menge, MHD.
Nimm mal ca. 20-30 Artikel auf mit realistischen Daten.
Diese Tabelle lädst Du mal hier hoch.

 

Vielleicht kommen wir so weiter...

medag6@gmx.de

unter dieser Mailadresse kann sich ja mal derjenige melden, der mir ein bisschen weiterhelfen kann bzw. will.

Wäre super.

Dann kann man vielleicht auf dem "Grundgerüst" von gpswanderer aufbauen und daraus das Richtige entwickeln.

 

okay, ich setze mich dran an eine solche Tabelle

 

ich hoffe, sie hängt dran...