Office: (Office 2010) Lehrerdatei samt Anstellungen etc

Guten Morgen!

Als kompletter Access Neuling möchte ich hier mal meine Vorstellungen eines Projekts schildern...da ich aber ganz von vorne und OHNE Vorlagen arbeiten möchte (was ja den Lerneffekt erhöhen soll), brauch ich eure Hilfe...

[arbeite auch mit Access-Tutorial: Lernen Sie Microsoft Access Datenbanken zu erstellen! - in der Hoffnung, dass es nützt]

Womöglich werden immer wieder Fragen auftauchen (oftmals auch vielleicht ziemlich "naive" - man möge mir verzeihen)...also:

Vorgeschichte:
bis dato wurde von meiner Kollegin eine "Lehrer-" bzw. Mitarbeiterliste in Excel geführt, rund 5000 Personen, eine elendslange Liste nach unten und auch nach rechts *weinen ... sämtliche persönliche Angaben, Anstellungszeiten, Anstellungsorten (mehrere Schulen), etc.

Jetzt bat sie mich das ganze in eine Accessdatenbank umzuwandeln, sprich neu aufzubauen!

Nun wäre meine Vorgehensweise folgende:
1) erstellen einer Tabelle mit
Personal_ID / Vorname / Nachname / Geschlecht / Geburtsdatum / Titel vorn / Titel nach / Familienstand / Status (aktiv, Pensionist) / Gewerkschaft (ja/nein) / Notizen / Schul_ID / Adressen_ID

2) erstellen einer Tabelle mit
Schul_ID / Schultyp / Schulname / Schuladresse / SchulPLZ/ SchulOrt

als 3) dachte ich die Kontaktdaten (Straße, PLZ, Ort, Telefonnummern, E-Mail) auch in einer eigenen Tabelle auszugliedern - also
Adressen_ID / Straße / PLZ / Ort / Mobil / Telefon 1 / Telefon 2 / EMail

Warum 3 Tabellen:
ein Lehrer kann an mehreren Schulen gearbeitet haben
an einer Adresse können mehrere Lehrer (als Ehepaar) wohnen
an einer Schule arbeiten mehrere Lehrer

Wie stell ich nun die Beziehungen her?

Bin ich soweit richtig?

Wie mache ich es wenn zB Lehrer Mayer im Schuljahr 2016/2017 an Schule A gearbeitet hat, im Schuljahr 2017/2018 an Schule B und jetzt 2018/2019 an Schule C?

Liebe Grüße und Danke für eure Hilfe...

:)

 

Hallo,

nein, da fehlt noch einiges.

Schul_ID und Adressen_ID aus der Lehrertabelle raus.
Zur Zuordnung mehrere Schulen zu einem Lehrer ist eine weitere Tabelle erforderlich mit der Personal_ID und der Schul_ID als Fremdschlüssel, sowie dem Feld für das Schuljahr.
Das gilt sinngemäß auch für die Adressen, die sowohl für die Schulen als auch für die Lehrer verwendet wird.
Auch die Kontaktdaten sollte anders gestaltet werden.
Tabelle für die Kontaktarten in je einem Datensatz und Tabelle zur Erfassung der Daten mit FS zur Kontaktart und FS zum Personal. Die Kontaktdaten haben ja mit der Adresse nichts zu tun. Mein Handy und meine Email ist ja völlig unabhängig von der Adresse.

 

Hallo gpswanderer!

Erstmals herzlichen Dank für deine Antworten, ich habe mal die Tabellen so aufgesplittet und erweitert/erstellt...

Kannst du dir mal die Beziehungen ansehen?

Alles Schmarrn??

 

Hallo,
nein, das haut so nicht hin. Du hast nur eine richtige Beziehung und das ist die zum Bezirk.
Alle Beziehungen sind mit referentieller Integrität auszustatten.
Zwischen zwei Primärschlüsseln kann man keine 1:n Beziehung herstellen.
Und über 2 Autowerte schon mal gar nicht.
Es fehlt eine Tabelle für die Kommunikationsarten (Mobil, Festnetz, Email etc.) als je eine Datensatz.
In Tabellen haben Nachschlagefelder nichts zu suchen.

Ich schaue mir die DB nachher mal an.

 

edit: DB neu bearbeitet

 

Hallo,
nein, passt nicht, geht auch nicht. Wie bereits gesagt, kann man über 2 Autowerte keine sinnvolle Beziehung anlegen. Auch 1:1 Beziehungen machen hier keinen Sinn.
Das Schuljahr in eine extra Tabelle und für von und Bis nur ein Fremdschlüsselfeld.
Anbei mal ein Bild für einen Vorschlag.

Weitere Tabellen wären sinnvoll:

- PlZ und Ort (PLZ ist Text und keine Zahl)
- Titel
- Familienstand (falls Historie gefragt ist)
- Status
- Gewerkschaft (falls es verschiedene gibt)

 

Hallo,

danke erstmals für die Aufstellung der Beziehungen; ich habe nun auch sämtlich geforderte Tabellen noch angelegt:

- Familienstand (ledig, verheiratet, geschieden, verwitwet)
- Status (aktiv, Pension)
- Gewerkschaft (hier soll es nur ja oder nein geben, da Lehrer bei uns nur in einer Gewerkschaft Mitglied sein können)

Bezügl. Titel:
da es hier ja viele verschiede Mischformen gibt (angefangen von Mag. über Mag. Dr. zu MMag. Dr oder Mag. DDr. usw) müsste ich ja alle möglichen Varianten in der Tabelle eintragen oder?

Ganz gerenell: habe mir gestern schon von Office online eine Kontaktverwaltungsvorlage runtergeladen und durchgesehen, warum tragen die von Microsoft eigentlich sämtliche Infos (wie Adresse, Kommunikationsarten udgl.) in einer einzigen Tabelle ein und wir splitten diese in verschiedene Tabellen auf?

Warum ist Access eigentlich so "schwierig"?...Fragen über Fragen :-)

 

*grins Moin,
Access (id est eine relationale Datenbank) ist nur auf den ersten Blick "schwierig" *wink.gif* . Es ist halt anders, aber im Grunde gnadenlos logisch. Vielleicht helfen diese beiden Links beim Verständnis:
Für den Einstieg: Access-Tutorial: Lernen Sie Microsoft Access Datenbanken zu erstellen!
und etwas tiefergehend: A. Kelz: Relationale Datenbanken
Wenn man das Prinzip mal verstanden hat, macht es richtig Spaß.
maike
EDIT: Titel *mrcool ... Mein Bruder durfte solches mal an einer steirischen Uni in eine Datenbank einpflegen für die Verwaltung der Lehrveranstaltungen. Das Gestöhne hab' ich heute noch im Ohr. Und ja, die darfst du alle in die Tabelle eintragen, aber auf die Art wenigstens nur jeweils ein Mal.

 

Hallo maikek!

Naja, als Anfäger hat "Mann's" nicht leicht - gilt ja für jede Situation im Leben...aber man kämpft sich durch und will weiter...

access-tutorial.de kenn ich von gestern...ansatzweise versteh ich ja warum man oftmals mehr als nur eine Tabelle braucht :-)

Generell ist das Problem, dass die Kolleginnen hier bis dato mit Excel den Stand geführt haben und jetzt die Idee hatten alles mit Access in Zukunft verwalten zu wollen...und wen triffts???? :-)

Aber i kämpf mi durch

 

Hallo,

Ja, Tabelle, ohne wenn und Aber. Und zusätzliche Einträge vor dem Speichern auch noch kontrollieren. Sonst kriegst Du hier einen gigantischen Wildwuchs von an sich gleichen Titeln.

Weil das lieblos zusammengenagelte Beispiele sind die nur bedingt zu gebrauchen sind. Und oftmal sind in diesen Beispielen die Prinzipien einer relationalen Datenbank nicht durchgängig umgesetzt.
Microsoft verwendet ja auch diese unsäglichen Nachschlagefelder in Tabellen, die unbedingt zu vermeiden sind. Aber die haben es halt erfunden (bzw. eingebaut), dann müssen die es ja empfehlen.

 

Hallo gpswanderer!

Microsoft macht es sich wohl sehr leicht :-) Dem Kunden etwas einfaches vorzu"gaukeln" was doch nicht so perfekt gelöst ist...:-)

So, knappe Stunde noch...jetzt werden mal die Titel samt Varianten eingegeben...

 

Ein Lehrer kann auch innerhalb eines Schuljahres wechseln. Deshalb finde ich ein Datum anstelle eines Schuljahres günstiger.

Die Beziehung zum Schuljahr sollte hergestellt werden, indem die Stamm-Tabelle tbl_Schuljahr die Felder IDSchuljahr, Schuljahr, Datumvon, Datumbis enthält.

Die tbl_SchulePersonal (nicht tbl_SchuleNamen wegen der Tabellenverknüpfung) sollte dann den Zeitraum beinhalten, nicht das Schuljahr.

 

Schönen Vormittag!!

Habe mal die Vorschläge von Maxel eingearbeitet, anbei die Übersicht der Beziehungen...(Nachbau des Vorschlags von gpswanderer).

Grundsätzliche Verständnisfrage:
warum muss man die Kontaktdaten des Personals (Straße, PLZ, Ort) in eine eigene Tabelle und ebenso die Kommunikationsarten (Mobil, Telefon, E-Mail) auslagern?

Liegt dies daran, dass zB ein Lehrerehepaar an einer gemeinsamen Adresse wohnen kann? Ebenso bei gemeinsamer Emailadresse oder Mobilnummer?

 

Das "müssen" ist relativ.

Wenn sicher ist (abgesichert bspw. über 20 Jahre oder die Lebensdauer dieser DB und deren Nachfolger), dass eine Person nur eine Adresse und nur eine Telefonnummer hat, können diese Daten in der gleichen Tabelle geführt werden - da hat man schon mal weniger Verwaltungsaufwand.
Da es aber schon mal theoretisch möglich ist, dass sich diese Daten im Laufe der Zeit ändern können und man nicht einfach simpel überschreibt (weil historische Entwicklungen über die Zeit als Informationen immer wichtiger werden), ist die Auslagerung in zusätzliche Tabellen nötig.
Wenn man Adresse, Telefon, Titel mit einem Zeitstempel (gueltig_ab) versieht, wird das schon mal deutlicher.

 

Überspitzt könnte man natürlich auch Nachname, Vorname und Geschlecht mit einem Zeitstempel versehen. Man muss halt abwägen...