Office: (Office 365) Lieferantenliste nach Preisen und Lieferanten

Hallo,

Ich komme demnächst in eine andere Abteilung und soll dort ein wenig "Aufräumen" :D
Also kleine Firma wo ich noch zu den dreien mit den meisten Computerkenntnissen gehöre.

Da gibt es zum Beispiel eine Excel-Tabelle, in die man Quasi nach und nach Lieferanten eingetragen hat, und die Preise, die da so sind, wenn man zum Beispiel abholt, sich Liefern lässt und was der "Grundpreis" ist. Nicht überall stehen Werte, weil sich z.B. Abholen nicht immer machen lässt oder andere nicht Liefern.

Dabei hat jeder Lieferant natürlich nur bestimmtes Material, ich glaube es kommt aber auch zu Auswahlmöglichkeiten, weil mehrere Händler einen Artikel haben.

Nun ist das ein totales Chaos diese Tabelle zu durchsuchen, da alles halt so eingegeben wurde, wie es gerade kam und einige Felder noch Zusammengefügt wurde usw.

Nun dachte ich, wäre vielleicht eine Datenbank ein besseres Werkzeug.
Hier würde ich Primär zwei Formulare nutzen. Einmal wo die Lieferanten angelegt/Angezeigt werden, dann die Artikel, die sie anbieten und die dazugehörigen Preise.

Und ein Formular, wo man einen Artikel auswählt und dann schauen kann, welcher Lieferant diesen hat und was er dort kostet. Ggf. auch so, dass der günstigste Preis oben angezeigt wird (Wobei mir gerade einfällt, dass dies ja gar nicht machbar ist, also vergesst es).

Ich habe mal ganz fix eine Beispiel-Datenbank erstellt. Nur ganz Oberflächlich, also kein Zorn bezüglich der Formatierung und Vollständigkeit :)

Was mir jetzt fehlt ist ein wenig das Verständnis, wie ich das ganze erstellen kann, dass ich bei einem Kunden einen Artikel eingeben kann und dann die Preise dazu eintragen kann. Wäre z.B. auch schön, wenn man bei der Artikeleingabe schon eine Auswahl für Artikelnummer oder Bezeichnung hat. Im Moment weiß ich noch nicht, was man da am ehesten nutzt. Gefühlt würde ich vermutlich eine Dropdown des Artikelnamens nehmen (So viele Artikel sind es glaube ich nicht, vermutlich unter 50).

Und dann wie ich das ganze dann hinbekomme, dass ich einen Artikel aufrufe und dann wird mir angezeigt, welcher Lieferant diesen Hat und welche Preise er dafür nimmt, bzw. was hier Möglich ist.

Bei den Preisen gibt es verschiedene Eintragungen. Zum Beispiel, was der Artikel im Grunde kostet, was er kostet, wenn man ihn mit einer bestimmten Spedition abholt oder Liefern lässt. Zudem noch eine Info, mit welchem Fahrzeug geliefert wird - ich denke um vorab zu klären ob das Fahrzeug beim Kunden Platz hat.

Wie gesagt, die Beziehungen habe ich sein gelassen, lediglich bei den Fahrzeugen habe ich mal den Assistenten ausprobiert, aber keine Ahnung, ob ich das Richtig gemacht habe. Vermutlich reicht hier aber auch eine direkt eingegeben Auswahl, da es nur vier oder fünf Verschiedene Liefermethoden gibt.

Vielleicht mag sich da ja mal jemand austoben und kann mir da ein paar Gedankengänge mit auf den Weg geben, wie man das am besten erstellt.

Vielen Dank

Andi

 

Hallo Andi,
im Gegensatz zu deinem letzten Post hast Du ja nun wenigstens mal angefangen selbst was in Access zu machen. Im Grunde sagst du es ja schon selbst: Beziehungen ist das naechste Thema. Welche Tabellen stehen wie in Beziehung zueinander?
Da mach dich mal ueber das Thema "referentielle Integritaet" und Beziehungstypen (1:1, 1:n, n:m) schlau. Wenn Du dann in die Tabellen Daten einpflegen willst erkennst Du die Auswirkungen. In dem Zusammenhang wichtig: Primaer und Fremdschluessel.
Das sich jemand anders "austobt" und Dir Deine Arbeit abnimmt, ist eher unwahrscheinlich. Gehe also die naechsten Schritte, zeige sie und wenn es hakt, stelle gern die Fragen.

 

Ok, das war dann wohl etwas zu forsch. Die Referentielle Integrität muß ich tatsächlich jedes Mal nachschauen, was es bedeutet. Ist aber auch ein blödes Fremdwort :D

Was mir jetzt in dem Fall übrigens fehlt ist ein erster Ansatz. Muß ich da eher die Artikel mit den Lieferanten und den Preisen verknüpfen oder die Lieferanten mit den Preisen und diese dann mit den Artikeln..

Und wie ich das ganze darstellen kann ist mir auch noch nicht ganz bewusst. Ich würde jetzt spontan an eine Untertabelle denken, die dort angezeigt wird.
Ich ärgere mich, dass ich nicht dauerhaft damit arbeiten kann. Man sieht mal irgendwo ein interessantes Video, stellt es ggf. mal nach und wenn man es dann ein halbes Jahr später wieder benötigt, weiß man nichts mehr. Ich hatte da mal einen guten Tip gesehen, wie man eine solche Tabelle hübsch in ein Unterformular einbringt. Aber das bekomme ich schon wieder raus :)

 

Deshalb mein Tip einfach mal (sinnvoll) mit den Beziehungen spielen um zu sehen, wie die Tabellen dann bei der Eingabe reagieren, noch keine Abfrage oder Formulare erstellen. Weil, das funktioniert bei gut verknüpften Tabellen mit den Assistenten dann fast automatisch.
Beispiel Lieferanten ---1:n----> Artikel (Im Artikel ist dann die Lieferanten ID der Fremdschlüssel) in den Beziehungseigenschaften der Verknüpfung (Doppelklick auf die Linie) mindestens das Häkchen "ref. Int." anklicken.
(Änderungsweitergabe und Löschweitergabe mache ich meistens auch an)

oder: Artikel --- 1:n ---> Preise (In der Preisposition ist dann die Artikel ID der Fremdschlüssel) ... usw.

ggf., wenn ein Artikel bei mehreren Lieferanten bezogen wird, kommt eine Tabelle Lieferanten/Artikel als m:n Beziehung zum tragen.

Durch die Beziehungen sorgt die Datenbank schon dafür das die Daten dann "passen". Wenn, z.B. in der Artikeltabelle ein Lieferant eingetragen wird, muss er bei ref.int. schon in der Tabelle Lieferanten vorhanden sein.

In Abfragen kann man später abweichende Beziehungen erstellen, die dann für den jeweiligen Abfragezweck Sinn machen.

 

Ich habe mich jetzt mal intensiv in das Thema "Beziehungen" eingelesen und weiß jetzt mit den Begriffen was anzufangen :)

Ich glaube da habe ich in der Vergangenheit zu häufig Fehler gemacht, weil es beim Einschalten von Ref.Int. immer Fehlermeldungen gab und ich diese nicht zuordnen konnte. Nun ist mir alles klar..
Leider bin ich zeitlich noch nicht dazu gekommen das ganze in die Praxis umzusetzen.

Weil eines ist mir noch nicht bewusst (weil ich es allerdings auch noch nicht ausprobiert habe!). Wenn ich auf einen Fremdschlüssel verweise muß in der Primärtabelle die ID der Fremdtabelle stehen. Da frag ich mich noch ob ich die überhaupt Kennen kann, oder ob die automatisch angelegt wird, wenn ich Daten in die Fremdtabelle, bzw. in den Feldern der Fremdtabelle in dem Formular eingebe.
Aber wie gesagt, ich konnte es noch nicht probieren. Wäre halt schön, wennn man sich da alle Artikel anzeigen lassen könnte aus denen man dann einen heraussucht...
Ich wollte nur kurz Bescheid sagen, dass ich weiter dran bleibe und es mir weitergeholfen hat. Nur langsam und Mühsam, aber immerhin :D

 

Wenn Du mit dem Assistenten ein Formular erstellst. Hauptformular Artikel und Unterformular z.B Preise, funktioniert die Verknüpfung quasi automatisch. Access erzeugt dabei intern eine passende Abfrage. Die Selectanweisung sieht man dann auch in der Eigenschaft Datenherkunft des Formulars. Sie lässt sich auch über die drei Punkte bei der Eigenschaft in der Query by Example Anzeige aufrufen.

Alternativ kannst Du auch zuerst eine passende Abfrage erstellen, Dabei werden standardmäßig die Beziehungen erstmal in die Abfrage übernommen. Basierend auf dieser Abfrage kann man dann ein Formular zur Pflege erstellen.

 

So, heute habe ich alles fertig bekommen, so wie ich es mir gewünscht habe. nun kann ich die Preise eingeben und dann die Lieferanten und ihre Preise anzeigen lassen usw.

Ist das mit dem Layouten in Access eigentlich wirklich so furchtbar, wie es mir vorkommt? Zwar rastern die Felder alle paar Pixel "irgendwo" ein, aber so richtig ausrichten ist ja nur mit Augemaß möglich und manche Felder sind wieder etwas größer, manche etwas kleiner, manche bekommt man niemals in eine Linie..
Sowas wie Hilfslinien oder so gibt es gar nicht, oder?
Ein grobes Raster ist ja eingestellt, aber das hilft beim Positionieren auch nicht wirklich weiter..

 

Hallo Andreas,
da lohnt es sich mal das Kontextmenue (rechte Maustaste) anzuschauen, wenn Du zwei Steuerelemente ausgewählt hast, die gleich formatiert und positioniert werden sollen. (Zur Auswahl einfach mit gedrückter Maustaste drüber fahren.)
Da gibt es dann die Punkte "Größe Anpassen" und "Ausrichten".
Ein markiertes Steuerelement lässt sich auch mit den Cursortasten sehr genau positionieren.