Office: (Office 365) Lieferscheine einer Rechnung zuweisen

Ich bin gedanklich beim nächsten Schritt in meiner Firmen-Datenbank.
Ich möchte eine Excel-Tabelle "ablösen" - auch wenn ich noch gar nicht mal so sicher bin, ob das überhaupt so sinnvoll ist, denn so wie es ist, funktioniert es eigentlich und alle haben sich dran gewöhnt.

Aktuell ist es so, dass wir jeden Tag Lieferscheine von eingekaufter Ware von verschiedenen Händlern reinbekommen. Diese Tragen wir in die Excel-Tabelle ein. Also Datum, Lieferscheinnummer und Gewicht und ggf. eine Spedition, falls diese gesondert abrechnet (manches ist frei Haus, anderes eben nicht).

Ein paar Mal im Monat (je nach Verkäufer) bekommen wir dann eine Rechnung, wo die ganzen Lieferscheine aufgeführt sind und der Rechnungsbetrag. Nun arbeiten wir uns durch (mehrere) Excel Tabellen - je nach Ware - und suchen die Lieferscheinnummern heraus, überprüfen sie auf Richtigkeit und tragen die Rechnungsnummer in ein Feld dahinter.
Das gleich dann ggf. noch mit dem Spediteur.

Mich stört da vor allen Dingen, dass man für jeden Artikel eine eigene Tabelle erstellt hat (was später für eine Schnelle Jahresstatisik wichtig sei). Mittlerweile habe ich Filter eingeführt, was das finden von Lieferscheinen vereinfacht und auch das zusammenrechnen bestimmter Lieferscheine, so dass man zumindest ein Gesamtgewicht bekommt (wäre bei mehreren Artikeln in einer Tabelle auch wieder schwerer).

Doch wie kann ich dieses Prinzip nun in eine Datenbank umsetzen. Als erste würde ich eine Tabelle nehmen mit dem Lieferschein (Datum, Artikel, Lieferscheinnummer, Gewicht, Spediteur).
Aber wie kann ich mir nun alle Lieferscheine anzeigen lassen, die noch keiner Rechnung zugeordnet sind?
In meinem Wunschdenken würde ich da ein Leeres Formular (bzw. zweite Tabelle), die die Rechnung darstellt. Also Rechnungsnummer, Rechnungsanschrift/Verkäufer, Datum, Preise (Wobei hier schon die erste Hürde entsteht. Hier muß noch ein Querverweis auf die Lieferantenpreise gemacht werden, der ja ebenfalls Bestandteil der Datenbank ist).

In dem Formular würde nun ein Unterformular sein, in dem sich jeder Lieferschein befindet, der noch keiner Rechnung zugeordnet ist.

Und nun käme der Punkt, wie man die Lieferscheine den Rechnungen zuordnen kann? Am besten wäre ja ein Kontrollkästchen(Ja/nein), welches man dann anklickt. Gleichzeitig werden die Mengen und Preise ermittelt und im Rechnungsformular sind entsprechende Berechnungsfelder (ungebunden?), die dann den Rechnungsbetrag bestätigen würden.

Im Moment frage ich mich erstmal, wie man dann eine Verknüpfung zwischen Lieferscheinen und Rechnung hinbekommt, oder würde in dem Fall wirklich reichen dem Feld mit dem Kontrollkästchen ein "ja" reinzuklicken?
So dass am Ende auch nachvollzogen werden könnte in welcher Rechnung ein Lieferschein abgerechnet wurde.
Das selbe gilt natürlich dann auch für Spediteure, die - so vermute ich im Moment - besser ein eigenes Rechnungsformular bekommen, damit die Abfrage der bereits zugewiesenen Rechnungen nicht die ausblendet, die bereits eine Lieferanten-Rechnung bekommen haben.

Auch überlege ich gerade, ob ich bei so einer Abfrage in dem Rechnungsformular a la "Zeige alle Lieferscheine, wo "Berechnet" = "Nein" ist, nicht verschwinden würde, wenn ich das Kästchen markiere und somit eine (Echtzeit)Berechnung unmöglich macht (oder hier vielleicht noch ein Unterformular, wo die Lieferscheine die zu der Rechnung gehören quasi auftauchen.. Hmmm..
Leider bin ich im Moment krank geschrieben, weswegen ich nicht ein wenig herumprobieren kann, aber ich denke, so ungefähr könnte es funktionieren, oder?
Allerdings sehe ich noch nicht so recht, wie die Lieferscheine Exakt der Rechnung zugewiesen. Über ein Kontrollkästchen erscheint mir doch etwas wenig, oder?
Welche Felder müssten denn da mit Beziehungen verbunden werden?

Vielleicht kann hier einer noch den ein oder anderen Gedankengang mit hinzunehmen. Ich hoffe, der Text ist nicht zu lang :)

 

Hallo Andreas,

ich würde es wahrscheinlich so machen, dass ich vor dem Erfassen der Lieferscheine schon einmal den Lieferanten auswähle. Dann hast Du in jedem Fall schon einmal die Zuordnung zueinander.

Die Lieferanten, sowie die Spediteure kommen jeweils in eine eigene Tabelle und werden über deren Index mit der Tabelle zur Erfassung der Lieferscheine verbunden (Wareneingang). Die Lieferscheine bekommen dann noch ein Kennzeichen, ob alle Positionen berechnet wurden. Darüber kann dann auch gefiltert werden. In der Tabelle würde ich auch noch die Rechnungsnummern der Lieferanten und ggf. der Spediteure hinterlegen.

Wenn nun eine Rechnung kommt, wird diese in einem Formular erfasst, dass einer einer separaten Tabelle zugeordnet ist. In dem Formular wird zuerst der Lieferant und/oder der Spediteur ausgewählt wird, und dann werden über eine Datenbankabfrage alle offenen Lieferscheine angezeigt. Die betreffenden Lieferscheine wählst Du dann dort aus und bekommst die Details Informationen aus der jeweiligen Lieferung angezeigt und du kannst die Preise und Mengen erfassen, bzw. korrigieren. Über einen entsprechenden Prozess aktualisierst Du in der Tabelle für den Wareneingang den jeweiligen Datensatz mit der Rechnungsnummer und wenn alle Positionen berechnet sind mit dem Kennzeichen Rechnung vorhanden

Wenn dann die nächste Rechnung des Lieferanten oder des Spediteurs kommt, wird die oben erfasste Lieferung nicht mehr angezeigt, sofern alle Positionen abgearbeitet wurden.

Das wäre mein grober Vorschlag, wie das zu lösen wäre. Sicherlich gibt es noch weitere Ansätze für die Realisierung, aber vielleicht hilft Dir das schon einmal weiter.

Michael

 

Danke, das du dir das alles durchgelesen hast :)
Das mit den Lieferanten und Spediteuren ist kein Problem, da sie bereits ihre eigenen Tabellen haben. Deswegen finde ich ja, dass es gut dort hinein passt. Mit Kennzeichen meinst du sicherlich das Kontrollkästchen, bzw. ein Feld Ja/nein..
Ich denke, dass dann noch eine Verknüpfung zur RechnungsID nötig ist, so dass jeder Lieferschein einer Rechnung zugeordnet werden kann.. Aber ich denke, dass ich da schon auf dem richtigen Weg bin und je länger ich darüber grüble, desto einfacher erscheint es mir. Ich hatte erst so was ganz wirres im Kopf, wo man mit einem Makro jedem Lieferschein die Rechnungsnummer "einschreibt". Aber im Prinzip ist es vermutlich auch nichts anderes als ein Bestellschein, nur das hier schon die "möglichen Positionen" angezeigt werden..
Schade, dass ich noch so lange warten muß, bis ich wieder weiter dran arbeiten kann. Es macht wirklich Spaß, wenn man seine Problemchen lösen kann :D

 

Hallo Andreas,
die Herausforderung im Warenwirtschaftsprozess ist ja, dass die Referenzen zwischen den Belegen meistens nicht 1 zu 1 sind und in beide Richtungen nachvollziehbar sein müssen. Sonst kann man ja auch nicht buchhalterisch korrekt stornieren.
Bestellung/Pos <-> Lieferschein(Wareneingang)/Pos <-> Rechnung/Pos
Eine Bestellposition kann in mehreren Teillieferungen, also mehreren Lieferscheinpositionen geliefert werden, wobei die Position dann entweder in der Rechnung in die Lieferpositionen aufgelöst wird,(was, nebenbei bemerkt ,eigentlich immer der Fall sein muss, weil Liefer-/Leistungsdatum angegeben werden muss) oder in der Rechnungsposition wieder zusammengefasst wird.
Also würde ich zu der Tabelle BestellNr/Position eine Verweistabelle (m:n) LieferscheinNr und Position ablegen.
Desgleichen eine (eigene) Verweistabelle RechnungsNr/Pos zu den Lieferschein/Pos.
So können die Tabellen Bestellungen/Pos, Lieferscheine/Pos, Rechnungen/Pos über Abfragen ausgewertet werden, ob Rechnungen, Lieferscheine vorliegen und beliebige Zusammenfassungen erstellt werden.
Die Kunst besteht natürlich darin diese Verweise bei der Datenpflege/Erfassung, immer konsistent zu halten.
Die Zuordnung mithilfe von Kontrollkästchen ist ja nicht eindeutig und nicht rückverfolgbar und somit nicht zu empfehlen.

 

Ja, das ist ja der "Knackpunkt", über den ich gerade grübel.
Ich möchte halt nicht, dass man jeden Lieferschein Händisch zur Rechnung eintragen muß, sondern einfach abcheckt, welche Lieferschein(End)Nummern auf der Rechnung steht, diese dann alle markiert, dann steht irgendwo die Gesamtmenge und Betrag, den man dann mit der Rechnung abgleicht.
Ich würde jetzt erstmal versuchen bei den Lieferscheinen ein Feld mit der Verknüpfung zur Rechnungsnummer machen. Und dann "irgendwie" (das ist die Frage) eine Möglichkeit, dass dieses Feld mit der aktuell bearbeiteten Rechnnungsnummer, bzw. ID überschrieben, bzw. im Umkehrschluss auch wieder gelöscht wird.
Da eben die Frage, ob da schon ein "Ja/Nein" Feld ausreicht (sehe ich nämlich gerade nicht so) oder ob das nur/besser über ein Makro erledigt werden kann.
Was natürlich auch schön wäre, wenn man da nicht gleich einen Datensatz anlegen würde. Also wenn man eine Rechnung bearbeitet und feststellt, die ist falsch, müsste man sie auch wieder "löschen" können, so dass die Lieferscheine alle wieder "frei" werden.. Also erst bearbeiten, dann speichern.. Allerdings müsste man es anschließend auch wieder alles neu eingeben.. Es gibt Fälle, da muß man halt noch mal Rücksprache halten und wird dann trotzdem so angenommen und dann bekommt man gänzlich neue Rechnungen mit einer anderen Rechnungsnummer..
Je mehr ich drüber nachdenke um so komplizierter wird es.. Vielleicht sollten wir doch bei Excel bleiben :D

 

Um Verantwortlichkeiten, Bestandsführung und Buchhaltung in Ordnung zu haben ist der Grundsatz in jeder vernünftigen Warenwirtschaft:
Kein Wareneingang ohne Bestellung und keine Rechnung ohne Wareneingang. Jeweils gebucht von verschiedenen Personen (4-Augen-Prinzip), weil sonst Manipulationen Tür und Tor geöffnet sind. Also in jedem Fall die Belegnummern, inkl. Position mitführen. Dazu am besten mit Zeitstempel und Benutzer. Sonst ist das niemals revisionssicher.
Die Zuordnung lässt sich ja in ganz vielen Fällen voll automatisieren. Nämlich immer dann, wenn das System beim Wareneingang die eine relevante Bestellung findet, die gerade dafür offen ist. Wenn also Lieferant, Artikel und Menge passen, braucht sich das schon fast niemand mehr anzusehen. Beim Abgleich der Rechnungen mit den Wareneingängen funzt das genauso, nur, dass dabei die Preise auch noch gecheckt werden müssen. Bei der Zuordnung über ein "Häkchen", da wo das nicht automatisch geschehen kann, spricht ja nichts dagegen in dem Moment die Belegnummern zwischen den Belegen zu erstellen, bzw einzutragen.