Office: (Office 365) Materialverwaltung und Checklisten

Hallo zusammen,
Ich habe für die Materialverwaltung in einem Verein eine zentrale Materialliste erstellt. Aus einem zentralen Materialverzeichnis sollen verschiedene Checklisten für unterschiedlich bestückte Rucksäcke erstellt werden. Dazu habe ich über Datenüberprüfung die Auswahl eingeschränkt. Um einen Überblick zu haben, welches Material in welchem Rucksack wie oft geplant ist, berechne ich über Summewenn die verwendete Anzahl pro Rucksack. Für das Anlegen eines Rucksackes ist das dann immer ein bisschen Fleißarbeit die Funktion entsprechend anzupassen und macht die Tabelle auch gefühlt sehr langsam. Kennt jemand eine einfachere Möglichkeit dies so zu realisieren, also die Daten zurückzuspielen. Ich will absichtlich nicht die Anzahl in der zentralen Materialliste festlegen, weil wir von dort nicht jedes Element verwenden und ich es einfacher finde die Anzahl direkt bei den einzelnen Rucksäcken anzupassen. Die gleiche Funktion verwende ich auch nochmal um den Bestellbedarf abzufragen.

Schöner fände ich es das ganze über eine Pivottabelle oder Datenbank zu machen, aber das funktioniert glaube ich nicht pder ich weiß nicht, wie es geht. Habt ihr irgendwelche Verbesserungsvorschläge, um die Benutzung zu vereinfachen und die Tabelle zu beschleunigen?

Im Anhang habe ich einen Auszug der verwendeten Tabelle. Ich hoffe es ist halbwegs klar, was ich meine.

Viele Grüße und ein schönes Wochenende

Joko

 

Hola,
ich habs mir jetzt mehrfach durchgelesen und die Datei angeschaut, aber ich kann nicht wirklich nachvollziehen was die Frage ist.

Was soll das genau bedeuten?
Beschreib doch mal bitte was genau passieren soll.
Gruß,
steve1da

 

Hallo,

na Gott sei Dank, ich hatte schon befürchtet, ich bin zu blöd, das zu verstehen.

 

Entschuldigt die schlechte Erklärung. Ich frage mich, ob es einen einfacheren / schöneren Weg gibt die Werte aus dem Blatt Rucksack in das Blatt Materialvorlage zu bekommen.
Und meine zweite Frage ist, ob es eine einfachere Möglichkeit gibt beim Hinzufügen einer neuen Zeile im Blatt Rucksack die Auswahl einzuschränken, als über Datenüberprüfung.
Aber vielleicht bin ich da auch zu perfektionistisch und mein aktueller Weg ist schon gut.
Hoffe, es war jetzt verständlicher.
Viele Grüße
Joko

 

Hallo Joko,

es ist schon immer "verdächtig" wenn gleichartige Daten auf mehreren Blättern verwaltet werden sollen. Warum Daten hin und her schaufeln, wenn man die auf einem Blatt halten kann, und die gewünschten Umfänge über eine Filterung darstellen kann.

 

Das finde ich auch nicht schön. Ich will aber die Reihenfolge frei wählen und Zwischenüberschriften einfügen können. Geht das mit einer Filterung?

 

Hallo Joko,

Zwischenüberschriften sind innerhalb von Listen Tabu. So etwas kann man zum Beispiel dynamisch mit der Funktion Teilergebnis machen. Zeige mal ein Beispiel mit dem Wunschergebnis, dann kann man sagen, was geht.

 

Hallo Joko,

Datei geladen, angeschaut, gelöscht.

Warum nicht die ganze Tabelle, mit allen Einträgen, zu den Sachen die in den Rucksack kommen sollen.
Und einen komplett gefüllten Rucksack als Beispiel.
Immer dieses Salami gewurstelt.

Gruß
Roger

 

Hallo,

du hast im Arbeitsblatt "Materialvorlage" eine strukturierte (=intelligente) Tabelle "Tabelle1". Hast du unterhalb dieser Tabelle die "restlich" möglichen Arbeitsblattzeilen (bis 1048576) künstlich ins Arbeitsblatt aufgenommen, quasi um einen ausreichenden Vorrat an Zeilen für die Tabelle zu haben? So etwas sollte man auf keinen Fall machen, denn dadurch bläht man die Datei unnötig auf (insbesondere wenn dort noch dazu jede Menge Formatierungen enthalten sind) und macht sie zudem künstlich langsam.

Eine strukturierte Tabelle weiß von sich aus, wo sie sich befindet und wieviel Zellen/Spalten/Zeilen sie beansprucht. Daher sollte man keinesfalls "leere" Vorratszeilen unterhalb einer solchen Tabelle ins Arbeitsblatt aufnehmen.

Das gleiche gilt auch für Datenspalten für DropDownListen, die in einer solchen Tabelle enthalten sind. Es genügt, wenn man die Länge einer solchen Liste auf die Zeilen der strukt.Tabelle beschränkt. So entsteht auch keine Leerzeile am Ende einer Auswahlliste. Die Liste wächst automatisch mit, wenn man weitere Zeilen zur strukt.Tabelle hinzufügt.

 

Hallo,

Ich habe die Datei jetzt mit einer Checkliste angehängt.

Das war nicht meine Absicht. Kann ich die zusätzlichen Zeilen ganza normal löschen oder muss ich irgendwas beachten.Habe jetzt in der angehängten Datei auch festgestellt, dass das Blatt Materialvorlage 2,5 MB groß ist, deswegen habe ich die beiden relevanten Blätter rauskopiert.

Danke euch für eure Zeit

 

Hallo,

die "leeren" Zeilen unterhalb der Tabelle ganz normal löschen (markieren+löschen).

 

Hallo,

ich habe dir in der beiliegenden Datei einige Korrekturen eingebaut:

1) Im Arbeitsblatt "Material" hast du 2 strukturierte (=intelligente) Tabellen namens "Tabelle14" und "Tabelle25". Das sind die Standard-Namen, die von Excel automatisch vergeben werden. Da diese nichts sagend sind, sollte man sie unbedingt durch aussagekräftige Namen ersetzen. Ich habe dafür "tbMaterial" und "tbKategorien" gewählt. Spätestens in einem halben Jahr, wenn du dich nicht mehr an alle Details der Datei und ihren Formeln erinnern kannst, bist du (sehr) froh über solche sinnvollen Namen.

2) In der Spalte D (mit Kopf "Kategorien") hast du DropDowns eingefügt. Schaut man sich dort die Quelle der DropDown-Liste an, findet man die Formel: =$M$2:$M$95. Tatsächlich wird zur Zeit nur der Bereich M2:M13 durch die Tabelle25 verwendet. Du hast also Zellen auf "Vorrat" in den Listbereich eingefügt, was in der Spalte D den unangenehmen Effekt hat, dass am angezeigten Listenende eine Leerzeile enthalten ist - ganz abgesehen davon, was passiert, wenn sich die Liste in Zelle M96 und folgende ausweiten sollte. Solche Vorratszellen sollte man ebenfalls vermeiden bei strukt.Tabellen. Ich habe dir deshalb in den Namensmanager den Namen "ListeKategorien" mit der Formel "=tbKategorien[Kategorie]" eingefügt und greife in der Spalte D in den DropDowns mit der Listen-Formel "=ListeKategorien" zu. Das bewirkt, dass es keine Leerzeile am Ende der Liste gibt und dass die Liste dynamisch ist - egal wie viele Einträge in der Tabelle "tbKategorien" sind.

3) In Namen sind nur die Buchstaben (klein/groß) erlaubt, ferner das Unterstrich-Zeichen "_" und ferner die 10 Ziffern (allerdings nicht am Namensanfang). Alle anderen Zeichen sind in Namen verboten (eine Konvention, die in fast allen Programmiersprachen gilt !!). Werden in Excel trotzdem in Namen verbotene Zeichen verwendet (zB. " " oder "/" etc.), verkompliziert sich die Schreibweise. Daher habe ich das Arbeitsblatt "Rucksack 1" umbenannt in "Rucksack1".

4) Du hast im Arbeitsblatt "Material" in Zelle G2 (und folgende) die Formel:
=SUMMEWENNS('Rucksack 1'!B$1:'Rucksack 1'!B$105;'Rucksack 1'!A$1:'Rucksack 1'!A$105;[@[Bezeichnung zusammengesetzt]])
Diese ist unnötig verkompliziert. Es genügt Folgendes:
=SUMMEWENNS(Rucksack1!$B$1:$B$105;Rucksack1!$A$1:$A$105;[@[Bezeichnung zusammengesetzt]])
und ebenso in H2:
=SUMMEWENNS('Rucksack 1'!$D$1:'Rucksack 1'!$D$105;'Rucksack 1'!$A$1:'Rucksack 1'!$A$105;[@[Bezeichnung zusammengesetzt]])
Es genügt Folgendes:
=SUMMEWENNS(Rucksack1!$D$1:$D$105;Rucksack1!$A$1:$A$105;[@[Bezeichnung zusammengesetzt]])
(Schreibweise bei Zellbereichen - vergleiche dazu auch Punkt 3) Schreibweise von erlaubten Namen)
Anmerkung: Wie du siehst, stellt auch der Spaltenkopf "Bezeichnung zusammengesetzt" einen unerlaubten Namen dar, sodass ein zweites Paar eckiger Klammern erforderlich wurde, damit Excel diesen akzeptiert an dieser Stelle.
Da "Rucksack 1" ein unerlaubter Arbeitsblattname war, musste er in der Formel als "... 'Rucksack 1'..." erscheinen, während der reguläre Name "Rucksack1" ohne Hockkommapaar schreibbar ist.

 

Hallo Joko,

ich hab mal einige Auswertungen von deiner Tabelle gemacht.
Dropdown in der Kategorie geändert und Summewenns In der Anzahl San 1/2 geändert.

Den beiden Intelligenten Tabellen neue Namen gegeben.

In der Tabelle Material, gibt es kein Kategorie Entbindung.

Wie du den Bestellbedarf ermittelst, erschließt sich mir nicht.

Gruß
Roger

 

Hallo zusammen,
Entschuldigt die späte Antwort. Vielen Dank für eure Hilfe. Die Hinweise von Exl121150 habe ich jetzt umgesetzt. Hilf bei der weiteren Bearbeitung auf jedenfall. Roger 57: Die Auswertungen sind interessant, aber für meine Zwecke wahrscheinlich nicht sinnvoll, weil ich die Tabelle ausdrucken will und um damit auch analog eine Bestandskontrolle zu machen.