Office: (Office 365) Neuste&Geänderte Datensätze drucken

Es bezieht sich jetzt zwar auf keinem aktuellen Projekt, aber mich würde mal interessieren, wie man es am geschicktesten einrichtet, dass bei einem Bericht nur geänderte und/oder neue Datensätze gedruckt werden.
Also sagen wir mal ich habe eine Datenbank über Irgendwelche Sammelsachen. Die drucke ich mir dann aus und kommen in einen Ordner, damit ich einen Überblick habe. Im Laufe der Zeit kommen mal wieder neue dazu oder es werden Inhalte geändert/ergänzt. Nun will ich auch meinen Ordner aktualisieren, möchte aber nicht den kompletten Datensatz drucken, sondern nur die, die seit dem letzten Druck verändert wurden, bzw. neu sind.

Gibt es da schon irgendwelche "Bordmittel", oder müsste man den Datensatz mit einem Erstell-/Änderungsdatum versehen und dann irgendwie den letzten Druck festhalten und dann irgendwie beim Bericht erstellen irgendwie Bezug darauf nehmen?

Wie gesagt, ich habe gerade kein Projekt dazu, aber habe ich mich schon oft gefragt, wie man das hinbekommt, bzw. wäre immer so eine "Wunschfunktion" bei vielen Datenbankideen.

Vielen Dank

 

Moin Andreas,
Deine Gedankenspielerei ist etwas verwirrend, warum willst Du was ausdrucken?
In einer guten Datenbank hat jedes Teil ein Zugangs- und ein Abgangsdatum.
Wenn etwas zu einem bestimmten Tag kein Abgangsdatum hat, wird es wohl noch da (gewesen) sein.
Wenn Du wissen willst, was aktuell da ist, schreibe eine Abfrage für ein Formular und lass es Dir dann wie Du möchtest anzeigen. Ausdruck ist nur Papierverschwendung.
Gruß
Doming

 

Warum ist das denn jetzt so verwunderlich. Es gibt immer wieder mal Momente, wo es wichtig werden kann etwas auszudrucken. Ich denke da z.B. auf Arbeit, da müssen wir jeden Tag unsere Buchungen ausdrucken und abheften. Rechnungen ausdrucken und verschicken.
Und Privat hat eine Datenbank den Nachteil, dass sie halt nur am PC verfügbar ist. Wenn ich die Daten aber auch außerhalb eines Computers benötige habe ich halt ein Problem. Deswegen würde ich gerne auch mal was ausdrucken. Ich sage ja nicht, dass ich das hier ständig mache, aber bei dem ein oder anderen Projekt wäre das schon wichtig.

Nimm als Beispiel - wenn jetzt auch nicht bei mir aktuell geplant - eine Rezeptdatenbank. Ich trage Rezepte ein, drucke sie dann aus und wir heften ihn in einen Ordner, auf den wir dann in der Küche zugreifen können.
Im Laufe der Zeit kommen neue Rezepte dazu, andere werden geändert. Nach einem halben Jahr will ich mal geänderte und neue Rezepte ausdrucken. Was ist daran jetzt so verwerflich?

 

Es gibt zwischenzeitlich Bordmittel um das zu realisieren.
Stichwort für deine Recherche: Datenmakro.
Das ist eine Nachahmung der Trigger von normalen Datenbanken.
Beispiele sollten zu finden sein. Ich hab damit keine Erfahrung da ich Access nur als Frontend verwende und die Daten in der Regel in einem Datenbankserver speichere. Aber ganz ehrlich - in einem Umfeld wo tausende Mitarbeiter Daten erfassen würde man dafür auch keine Trigger verwenden - natürlich auch kein Access als Frontend. Die binden einfach zu viele Ressourcen.
In einem Umfeld von Access sind Ressourcen in der Regel aber völlig irrelevant.

 

Gut, lassen wir das Thema ausdrucken mal weg.
Lege bei Deiner Rezeptetabelle mindestens ein Feld mit Datum an.
Besser jeweils eins für Eintrag, Änderung, Löschung.
Je nachdem, was gerade zutrifft, füllst Du das jeweilige Feld mit dem aktuellen Datum.
Jetzt kannst du jederzeit in Deiner Abfrage alle Datensätze abfragen, die im gewünschten Zeitraum Statusbewegungen erfahren haben. Ich würde auch „gelöschte” Einträge nicht löschen, sondern einfach nur nicht mehr anzeigen.
Nun gut, je nach Art der Daten. Aber so kannst Du im Nachhinein sagen: Datensatz 4711 wurde an dem und dem Tag gelöscht.