Office: nicht dämlich aber hilflos ;-) Brauche Office-Hilfe/ Rat

Hallo zunächst an alle,

dickes Lob an die, die sich hier viel Mühe machen und auch mir schon allein beim stöbern im Forum ne Menge Fragen beantwortet haben.

Nun zu meinem Problem:

Habe nen "super" Auftrag von meinem Chef bekommen...

Ich soll eine für alle Abteilungen(große Verteidigungsfirma ;-)) gültige und in dem Sinne schreibgeschützte Vorhabenübersicht erstellen. Das heißt, die Abteilungen planen Jahres-/ Quartalsweise im voraus und müssen dies an mich melden.

bisher hat das jeder in einer Form getan wie es ihm gefiel. Meine Auflagen vom Chef jetzt: einheitlich, Begriffsvorgaben(in Form Drop down o.ä.), als Grafik(sone Art Balkendiagramm) auswertbar, und nach Aktualität filterbar sowie von den einzelnen Abteilungen als eine Übersicht zusamenfügbar auch grafisch.

Beispiel:
Abteilung X plant in der xx. Kalenderwoche Ausbildung und in der xy. Woche Urlaub. Abteilung Y plant in der xx. Woche Schießen in der xy. Woche Weiterbildung usw....
Die Abteilungen sollen dann das von mir erstellte Tool(tabellarisch und grafisch) nutzen, welches im Netzwerk abgelegt ist(schreibgeschützt).
Jeder kann dann sehen wer wann was macht. Ich brauche dann ein weiteres Tool(tabellarisch und grafisch) in dem von allen Abteilungen alles zusammengefügt wird als Gesamtübersicht in dem dann auch Änderungen in der Planung der Abteilungen sichtbar sind(Filter z.Bsp.).
Achso und farblich sollte das ganze auch noch sein wenns geht!

Ich hoffe jeder der es liest hat verstanden was ich meine???

Anbei hänge ich Beispiele Gesamtübersicht und Quartarlsplanung einer Abteilung so wie es bisher gelaufen ist, so dass ihr ne Vorstellung habt was ich meine und worum es geht. NAchteil war bisher wie gesagt die Uneinheitlichkeit und dass wenn jemand drinrumgeschrieben hat werte verändert wurden und chaos entstand beim zusammenfahren der daten usw...

ich würde gerne Access nutzen leider haben wir dafür nicht ausreichend Lizenzen. Also geht nur Exel oder ähnliches.

Habt Ihr ne Idee???

Danke

 

Re: nicht dämlich aber hilflos ;-) Brauche Office-Hilfe/ Ra

Unabhängig vom konkreten Problem, eher allgemein:

Deine Idee, Access zu benutzen, ist prinzipiell gar nicht mal verkehrt. Ggf. könnte man auch einen Misch-Betrieb fahren, in dem Access mit seiner Oberfläche nur zur Datenerfassung benutzt wird und dann Ergebnisse (Listen oder Zusammenfassungen) als Excel-Tabellen exportiert, die dann grafisch ausgewertet werden. Aber das fällt ja nunmal aus...

Dann bleibt nur, Excel als Oberfläche so "dicht" zu gestalten, daß es eben nicht mehr ohne weiteres möglich ist, durch fehlende oder falsche Eingaben Chaos zu verursachen.

In Access können innerhalb eines Formulars nur dort Daten eingegeben werden, wo Eingabefelder (oder entsprechend andere Steuerelemente) vorhanden sind. Und die DB-Engine fängt bereits einen Großteil von Falscheingaben ab.

In Excel kann prinzipiell erstmal überall eine Eingabe erfolgen und fehlerhafte Eingaben resultieren schnell in #NV und ähnlichen Fehlerwerten, ohne daß der Anwender direkt darauf hingewiesen wird.

Mit entsprechendem Aufwand kann man ein Tabellenblatt in Excel aber durchaus auch so "dicht" machen, daß das eben weitestgehend abgefangen wird.

Das fängt bei der optischen Gestaltung an: Wenn Du alle Zellen des Blatts mit dem Hintergrund "grau" versiehst und nur die Eingabefelder weiß einfärbst und mit einem Rahmen versiehst, hast Du schon ein bißchen das Formular-Feeling von Access. (Ok, das 3D "sunken" kriegt man nicht so leicht hin...)

Der nächste Schritt ist dann das "Entsperren" der Eingabefelder (Format - Zellen... - Schutz - [ ] gesperrt" mit nachfolgendem Blattschutz "Extras - Schutz - Blatt schützen...", was auch ohne Paßwort geht. Damit kann das Formular-Design schonmal nicht mehr "aus Versehen" zerhackt werden.

Und dann kommt das Abfangen von Fehl-Eingaben, was den größten Aufwand verursacht. Hier läßt sich an vielen Stellen aber bestimmt auch mit Drop-Down-Listen entweder über "Daten - Gültigkeit..." oder das entsprechende Element aus der Steuerelemente-Toolbox arbeiten. Radio-Buttons (Gruppen) oder Checkboxen sind auch prima Hilfsmittel dabei. Und den Rest muß man eben mit entsprechend flexiblen Formeln abfangen. Die "WENN"-Funktion wird da ein treuer Begleiter werden... ;-)

Ach, und nicht zu vergessen: Einen "Zwitter" gibt es auch noch, den man sich mal angucken könnte: Das "User-Formular" in Excel bietet Access-ähnliche Möglichkeiten, die Eingaben zu kanalisieren.

Eine so aufbereitete Tabelle läßt sich dann auch zentral auf einem Laufwerk ablegen, wo dann jeder seine Eingaben machen soll. Es ist Aufwand, ja, aber das läßt sich nicht ändern, wenn man es so "sicher" machen möchte.

Und bei der ganzen Geschichte immer im Hinterkopf behalten: Excel ist für Berechnungen ausgelegt, für Datenerfassung ist Access gedacht. Spätestens, wenn es um das "relationale" geht, also insbesondere 1:n Beziehungen zwischen den Tabellen, kannst Du Excel, zumindest ohne VBA-Pimp, vergessen.

Gruß, Michael