Office: Normalisieren von Daten mit dem Tabellenanalyse-Assistenten

Normalisieren von Daten mit dem Tabellenanalyse-Assistenten
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Beim Importieren von Daten werden die Quelldaten manchmal nicht ordnungsgemäß auf verwandte Tabellen aufgeteilt. Um Access optimal nutzen zu können, müssen Daten standardisiert werden, das heißt, sie müssen auf unterschiedliche Tabellen aufgeteilt werden, die sich jeweils mit einem Thema befassen und durch Schlüsselinformationen miteinander verbunden sind. Bei dieser wichtigen Aufgabe hilft Ihnen der Tabellenanalyse-Assistent: Klicken Sie im Menüband auf Datenbanktools, und klicken Sie dann in der Gruppe Analysieren auf Tabelle analysieren. Damit wird ein Assistent gestartet, der Sie durch das Verfahren führt.

Hinweis: Die Informationen in diesem Thema gilt nur für desktop Microsoft Access-Datenbank (MDB oder ACCDB).





1. ursprüngliche Tabelle

2. vom Tabellenanalyse-Assistenten erstellte Tabellen

3. vom Tabellenanalyse-Assistenten erstellte Abfrage

4 Nachschlageliste

Wenn sich in Ihrer Microsoft Access-Datenbank eine Tabelle befindet, die in einem oder mehreren Feldern sich wiederholende Daten enthält, verwenden Sie den Tabellenanalyse-Assistenten, um die Daten auf verwandte Tabellen aufzuteilen, damit sie sicherer und effizienter gespeichert werden können. Dieser Vorgang wird als Normalisierung bezeichnet.

Der Tabellenanalyse-Assistent teilt eine Tabelle, die sich wiederholende Daten enthält, in separate Tabellen auf, in denen jeder Datentyp nur einmal gespeichert wird. Auf diese Weise wird die Datenbank effizienter und kann leichter aktualisiert werden. Darüber hinaus wird damit die Größe verringert. Nachdem der Assistent die Daten aufgeteilt hat, können Sie sie immer noch an einer Position anzeigen und bearbeiten, indem Sie im Assistenten eine Abfrage erstellen.

Mithilfe der Abfrage können Sie Daten aus mehr als einer Tabelle gleichzeitig aktualisieren. Die Abfrage bietet darüber hinaus weitere zeitsparende Funktionen, die die Genauigkeit der Daten erhöhen.

• Wenn Sie ein Feld ändern, das in der Abfrage wiederholt auftritt, werden alle Datensätze mit diesem Wert automatisch aktualisiert, da Sie eigentlich nur ein Feld in der der Abfrage zugrunde liegenden Tabelle ändern.
  
• Von den neuen Tabellen erbt die Abfrage Nachschlagefelder, die es ermöglichen, Feldwerte zu ändern, indem Sie den Wert in einer Liste auswählen, anstatt ihn korrekt eingeben zu müssen. Die Nachschlageliste schlägt Werte in der zugrunde liegenden Tabelle nach. Wenn derselbe Wert in mehr als einem Datensatz vorkommt, können Sie Genauigkeit und Konsistenz sicherstellen, indem Sie diesen Wert jedes Mal in der Liste auswählen.
  
• Formulare und Berichte, die zuvor auf der ursprünglichen Tabelle basierten werden automatisch auf die Abfrage nun basieren, da der Assistent den Namen der ursprünglichen Tabelle der Abfrage weist und die Tabelle benennt.
  
• Auf der Abfrage basierende Formulare und Berichte erben automatische Feldaktualisierungen. Neue Formulare und Berichte erben darüber hinaus die Nachschlagelisten.
  

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