Office: (Office 2007) Notendatenbank verbessern

Hallo!

Ich habe für mein persönliches Notenarchiv eine Access-Datenbank angelegt und würde diese nun wie folgt verbessern, was mir mit meinem bisherigen Access-Wissen nicht möglich war.

Um sich die Datenbank näher anzuschauen, habe ich sie an diesen Thread angehängt.

Und das möchte ich gerne ändern:

1.)

Zu ungefähr 50% aller Datensätze ist eine Partitur vorhanden, bisher habe ich immer die Partitur als Stimme angesehen, dann entweder eine "0" für nicht vorhanden oder eine "1" für 1x vorhanden eingegeben. Nun möchte ich gerne ein Feld, wo man einen Haken setzen kann, wenn eine Partitur vorhanden ist. Und im Bericht soll dann für einen gesetzten Haken der Wert "vorhanden" angezeigt werden, bzw. "nicht vorhanden" ohne Haken.

2.)

Dann möchte ich gerne, dass alle Berichte beim Durchblättern nach der Archivnummer und nicht nach der automatisch konfigurierten ID sortiert sind.

3.)

Der Titel des Berichts ("Notendatenbank EBG") soll auf jeder Berichtseite beim Ausdrucken erscheinen und nicht nur auf der ersten Seite.

4.)

Bei etwa 25% aller Datensätze sind Instrumente bzw. Stimmen vorhanden, die ansonsten nie auftauchen (z.B. selten verwendete Instrumente wie Ophikleide, Oboe d'amore, Kontrafagott etc.). Nun würde ich gerne etwa 4-5 Dropdownfelder einrichten, in denen jeweils eine Liste mit seltenen Instrumenten erscheint und ich dann die Anzahl der vorhandenen Stimmen wie gehabt eintrage. Bisher habe ich diese Stimmen immer manuell im Textfeld "Sonstige Stimmen" eingegeben.

5.)

Es soll auch noch möglich sein, dass bei der Eingabe des Komponisten (ähnlich wie bei 4.)) ein Dropdown-Menü mit sehr häufigen Komponisten (Bach, Mozart, Beethoven) erscheint, um sich das lästige Eintippen zu ersparen. Es soll aber trotzdem auch möglich sein, den Komponisten manuell einzugeben, denn es wird nie möglich sein, eine standardisierte Liste mit allen Komponisten der Welt anzulegen...

Ich wäre sehr dankbar, wenn man mir hier weiterhelfen könnte.

Vielen Dank,

monsieur30

:)

 

Hallo,

Eigentlich solltest Du noch viel weiter gehen und die DB normalisieren. Die Instrumente gehören in eine eigene Tabelle, auch die seltenen, ebenso die Komponisten. In weiteren Tabellen, werden die Instrumenete und Komponisten dem Musikstück zugeordnet. Das ist eien n:m Beziehung. In einem Haupt und Unterformualr werden mit Dropdownfeldern die Instrumente (bzw. Komponisten) ausgewählt. Dabei spielt es keine Rolle ob häufig oder selten.

 

Vielen Dank für deine Antwort!

Welche Vorteile bietet es mir denn, wenn ich die Datenbank nun noch in einzelne Tabellen aufteile?

Bisher kannte ich das immer nur so in Access, dass ich eine Tabelle habe, in der alle eingegebenen Daten angezeigt werden.

Und auch für den Nutzer der Datenbank wäre es einfacher, wenn alles in einer Tabelle ersichtlich ist, denn meistens wird die Datenbank dazu genutzt, um nach bestimmten Stücken zu suchen und um nachzusehen, ob alle benötigten Stimmen vorhanden sind.

Und von einer n:m-Beziehung habe ich auch noch nichts gehört.

Sorry, dass ich soviel Unwissenheit zeige, aber ich habe mir mein bisheriges Access-Wissen alles selbst beigebracht, ohne Handbuch etc.

Kann man denn die von mir gewünschten Verbesserungen trotzdem vornehmen?

Vielen Dank,

monsieur30

 

Hallo,

Der Nutzer merkt von den verschiedenen Tabellen nichts. Auch die Sucherei wird einfacher. Und Dein Wunsch mit den verschiedenen Dropdownfeldern lässt sich nach einem Umbau viel leichter realisieren.

 

Hallo,

zu 1) füge ein neues Datenfeld ein mit dem Datentyp Ja/Nein

zu 2) du kannst die Sortierung im Bericht über die Berichtseigenschaften oder über "Gruppieren und Sortieren" einstellen

zu 3) für eine Überschrift, die auf jeder Seite erscheinen soll, nimmst du den Seitenkopf, nicht den Berichtskopf

zu 4) hier würde ich eine Tabelle mit allen Instrumenten anlegen und ein Kombifeld zur Auswahl einsetzen

zu 5) hier bietet sich wiederum ein Kombifeld an, das auf die Eingabe mit Autovervollständigung reagiert

Ich hoffe, das hilft dir weiter, andernfalls bitte konkrete Nachfragen stellen.

PS: Auch ich würde dir empfehlen, zunächst einmal ein sinnvolles Datenmodell (Tabellenkonzept) zu entwerfen, ehe du dich an die Pflege und Auswertung der Daten machst.

PPS: Zum Thema n:m-Verknüpfungen sollten sich nützliche Informationen ergoogeln lassen.

 

Erst mal zu den ersten beiden Absätzen, wenn du nur eine Tabelle hast, dann kann man genauso gut Excel benutzen, da dieses dem Eigentlichen Sinn der Datenbank sowie den ersten Grundsätzen der Datenbank Erstellung/Entwicklung widerspricht, Stichwort Normalisierung (bis zur 3. Normalform über Google sollten sich schnell Infos darüber finden lassen).

Zu dem letzten Absatz, deswegen erstellt man für den Nutzer Eigentlich eine Benutzeroberfläche aus Formularen, den die Tabellen selbst bleiben in der Regel nur für den Entwickler ersichtlich.

 

Erstmal vielen Dank für die ganzen Antworten.

Ich merke schon, ohne ein geeignetes Handbuch werde ich hier wohl nicht weiterkommen, so einfach ist Access scheinbar doch nicht *Smilie

Habe mir gestern bei Amazon schonmal einige Bücher angeschaut.

Also müsste ich jetzt als erstes meine Tabellen normalisieren. Kennt ihr eine gute Seite, auf der das Schritt-für-Schritt beschrieben ist oder könnt ihr mir im Groben sagen, wie ich beim Normalisieren vorgehe?

Vielen Dank,

monsieur30

 

Hallo,

Das hast Du schon mal richtig erkannt.*grins Access gehört ganz sicher zu der Software in die man vorher schon Einarbeitungszeit investieren muss. Wenn man es richtig machen will. Es freut mich, dass Du Dich zu dem richtigen Schritt entschlossen hast.
Im Anhang mal ein Worddokument (von Bernd Koch) das sich mit den Grundlagen der Datenmodellierung beschäftigt.

 

Für den Start mit Access könnte das für dich interessant sein: Das Access-Tutorial

Die Access-FAQ ist natürlich immer interessant. *Smilie donkarls Access-Seiten

Zum Thema Normalisierung gibt es im AEK-Downloadbereich von www.donkarl.com ein Skript von Michael Zimmermann ( AEK7 + AEK8)

 

Siehe auch Link in meiner Signatur: "Relationale Datenbanken". (sowie alle anderen natürlich auch)

 

So, ich habe mich nun einmal durch die ganzen Links von euch gefuchst, das ist ja alles ganz schön kompliziert. Auch mein bei Amazon gekauftes Access2007-Buch ist schon am Freitag bei mir eingetroffen und ich konnte mich etwas einlesen.

Das Problem ist nun, dass das Notenarchiv aus etwa 350 Notenmappen besteht, also aus 350 Datensätzen, und knapp über die Hälfte aller Datensätze wurden schon in die laienhafte, von mir erstellte Datenbank (ohne m:n-Beziehung und nur einer Gesamttabelle etc.) eingetragen. Vielleicht war ich etwas voreilig und habe die ganzen tollen Funktionen von Access unterschätzt. Jetzt möchte ich es natürlich umgehen, eine komplett neue, professionelle Datenbank zu erstellen und die bereits 190 eingegebenen Datensätze neu einzutippen. Also müsste meine laienhafte Datenbank irgendwie korrigiert oder optimiert werden, sodass die alten Datensätze erhalten bleiben. Ich hoffe, dass dies möglich ist... Vielleicht könnt ihr mir da etwas auf die Sprünge helfen.

Trotzdem habe ich zusätzlich noch zwei konkrete Fragen, die sich auf frühere Aussagen von euch beziehen:

Meinst du damit jetzt, dass ich vier Tabellen anlegen soll? Eine für Komponisten, eine für Instrumente, eine für seltene Instrumente, eine für Musikstücke?

Aber es ist ja immer so, dass später im Eingabeformular erst das Instrument ausgewählt werden soll und dann in einem Textfeld daneben die Anzahl der vorhandenen Stimmen für das ausgewählte Instrument eingetragen wird. Kann man das zusätzlich ergänzen und mit dem Kombifeld verknüpfen? Also, dass in einem Bericht beispielsweise der ausgewählte Wert aus dem Kombifeld, sprich das Instrument, als Bezeichnungsfeld für das Textfeld angesehen wird? Verstehst du mich?

Viele Grüße,

monsieur30

 

Da mach dir mal keine Sorgen, die Daten kannst du mit Hilfe von Abfragen, evtl. auch ein wenig VBA-Code, später in die neuen Tabellen übernehmen.

Zu deinen Fragen:
"Instrumente" und "seltene Instrumente" würde ich sicher nicht trennen.
Wenn du die Daten erstmal in sinnvollen Strukturen zur Verfügung hast, kannst du damit anstellen was du möchtest - auch ein gebundenes Textfeld so anlegen, dass es wie ein Bezeichnungsfeld wirkt. *wink.gif*

 

OK, dann gehe ich mal optimistisch an die Sache heran.

Aber ich weiß nicht, wo ich anfangen soll.

Könnt ihr mir nicht so eine Art Rangliste machen, in welcher Reihenfolge ich vorgehen soll? Muss ich erst die Tabelle trennen? Wie viele Tabellen soll ich nun genau anlegen und welche Felder sollen in den einzelnen Tabellen vorhanden sein?

Ich werde mir demnächst auch einmal eine Feldliste für die Instrumententabelle überlegen, in der ich hoffentlich kein seltenes Instrument vergesse.

Vielen Dank,

monsieur30

 

Hallo,

Da kommt schon der 1. Einspruch die Instrumente kommen nicht in eine Feldliste, sondern jedes Instrument gibt einen Datensatz, also es gibt nur ein Feld für den Namen des Instruments. Da spielt es auch keine Rolle, wenn Du eins vergisst. Das kann jederzeit einfach als Datensatz angefügt werden. Das gleiche gilt auch für die Komponisten.

 

Vielleicht reden wir aneinander vorbei, aber es ist ja so, dass immer pro Datensatz eine Notenmappe gedacht ist, in der sich für ein bestimmtes Stück eines bestimmten Komponisten beliebig viele unterschiedliche Stimmen befinden und nicht immer nur eine einzelne Stimme pro Stück vorhanden ist.