Office: (Office 2007) Notendatenbank verbessern

Mir ist noch etwas auf die Schnelle eingefallen, muss nämlich gleich bis 20 Uhr arbeiten und vielleicht fällt euch ja spontan noch etwas dazu ein, heute Abend nach Feierabend oder morgen hätte ich nämlich wieder viel Zeit, um an der Datenbank zu arbeiten:

1.) Befehlsschaltlflächen in Berichten

Anscheinend gibt es hier unterschiedliche Ansichten dazu:

Der spätere Benutzer der Datenbank soll aber die Berichte möglichst immer in der Seitenansicht einsehen und nicht zwischen verschiedenen Ansichtsmethoden hin- und herschalten müssen.

Daher klingt Annes Methode doch etwas besser:

Ich hätte zur Not auch noch Access 2000 auf meinem Rechner, würde man denn damit Menüleisten erstellen können? Im Stichwortregister meiner Access-Bibel finde ich den Begriff "Menüleiste" gar nicht...

Ich möchte es möglichst sowieso vermeiden, dass der spätere Benutzer überhaupt noch Gebrauch von der links eingeblendeten Spalte mit den ganzen Access-Elementen (Tabellen, Formulare, Berichte, Makros) macht (die sollen nur für den Administrator dienen), sondern alles über das Startformular steuert. Und dazu sind irgendwelche Elemente (ob nun Schaltflächen oder Menüleisten, das ist mir wurscht) nötig, die den Gebrauch der linken Spalte erübrigen.

Viele Grüße,

monsieur30

 

Hast du die 2 Ansichten schon einmal verglichen?
Es könnten durchaus sein, dass du derzeit nur die Berichtsansicht und nicht die Seitenansicht betrachtest. *wink.gif*

BTW:
Mein Hinweis auf die Möglichkeit einen Button in der Berichtsansicht zu nutzen bezog sich nur auf deinen Wunsch so etwas zu machen.
Ich würde weder eine Schaltfläöche im Bericht noch eine Symbolleiste gestalten um den User zum Formular zurückzubringen. Der kann das selbst aktivieren, dazu benötigt es keine Schaltfläche.

 

Also meinst du, dass es am günstigsten ist, wenn ich die linke Spalte mit den Access-Elementen immer eingeblendet lasse und der Benutzer immer auf "Startformular" klicken muss?

Und ich finde die Seitenansicht immer am besten, die wäre für den Endbenutzer am besten, da man auch unten die ID eines Datensatzes eingeben kann und direkt danach suchen kann.

Viele Grüße,

monsieur30

 

Nein, so meinte ich das nicht. Ich würde das Formular offen lassen, wenn ich den Bericht öffne. Schließt der User den Bericht, erhält das Formular automatisch den Fokus. Will der User vom Bericht zum Formular wechseln, ohne den Bericht zu schließen, dann soll der das machen.

Zur Berichtsansicht: du weißt aber schon, was das ist?
vor Ac07 gab es: Entwurfsansicht und Seitenansicht
unter Ac07 gibt es:Entwurfsansicht, Berichtsansicht und Seitenansicht

/edit: Layoutansicht vergaß ich zu erwähnen.

 

Nein, die Abfrage kannst du erstmal vergessen, du hast doch das Nachschlagefeld - hast du Beitrag #74 nicht richtig gelesen?

Dazu verwendet man ein Kombifeld im Eingabeformular. Das ist im Prinzip gleichzusetzen mit einem Nachschlagefeld.

Empfehlenswert ist das natürlich nicht, da nachträgliche Änderungen am Datenmodell mit erheblichem Folgeaufwand verbunden sind.
Was ist der Vorteil in deinen Augen, wenn du diese "Vorabversion" zur Benutzung freigibst?

 

Hallo!

Vielen Dank für deine Antwort.

In Beitrag #74 hast du geschrieben:

Und was meinst du, habe ich da überlesen? Verstehe ich es richtig, dass ich beim Verzicht auf Nachschlagefelder den Namen mittels Abfrage hinzufügen muss oder umgekehrt?

Irgendwie reden wir aneinander vorbei oder ich habe irgendwas nicht richtig verstanden.

Bis jetzt ist es so, dass im Bericht und im Eingabeformular immer nur die IDs der Komponisten angezeigt werden, aber nicht die Namen, so wie es eigentlich sein soll.

Tut mir Leid, aber ich stecke irgendwie fest und drehe mich im Kreis... *confused.gif*

Wenn ich dich richtig verstanden habe, soll man möglichst auf Nachschlagefelder verzichten. Und die Konsequenz daraus ist, auch auf Listen mit vordefinierten Werten zu verzichten, um Tippfehler zu vermeiden? Aber das ist doch paradox...

Da nur noch ganz wenige Sachen fehlen, die notwendig sind, um diese Datenbank, auch wenn sie keine normalisierte, relationale Datenbank ist, fertigzustellen. Und ehrlich gesagt traue ich mir das noch nicht richtig zu, diese n:m-Beziehungen etc. einzurichten, dazu habe ich einfach zu wenig Erfahrung mit Access und die trockene Theorie aus dem Buch hilft mir da auf Dauer auch nicht weiter. Ich muss immer etwas anwenden und nicht nur schwarz-weiß auf dem Papier haben... Dazu kommt noch, dass ich niemanden in meinem Bekanntenkreis habe, der mal eben vorbeikommen kann und mir vor dem PC die professionellere Arbeitsweise mit Access zeigen kann. Die einzige Rettung hier wäre das Forum und ich kann mir vorstellen, dass ihr es nicht leicht mit mir habt... Kannst du mich jetzt verstehen? Und gaaaaanz am Anfang in Post Nr. 12 hast du geschrieben:

Das klang alles so verlockend... Als wenn es später ganz einfach ist, eine "Laiendatenbank" mit bereits bestehenden Daten in eine relationale Datenbank umzuwandeln und die Daten dabei zu erhalten.

Viele Grüße, schönen Abend noch,

monsieur30

 

Ja.

Nein, die Konsequenz ist, Kombifelder im Eingabeformular einzusetzen.

Ganz einfach ist es sicher nicht, nachträglich das Datenmodell zu ändern, aber sicherlich möglich. Man muss halt abwägen, ich wusste ja nicht, wie weit du schon bist mit deiner DB.

trotz Nachschlagefeld?

PS: Du musst das Kombifeld im Formular und Bericht auf 2 Spalten einstellen!

 

Dafür gibt es Abfragen. In diesen kannst du für den Bericht die gewünschten Felder aus den zusammenhängenden Tabellen verbinden und für die Datenherkunft des Berichts verwenden.
Anm.: Schau dich einmal ein wenig auf Das Access-Tutorial um. Dort werden ein paar Grundlagen für die Arbeit mit Access erklärt.

 

So, nun ist der Drops endlich gelutscht... Es lag daran, dass der Wert der Spaltenanzahl immer auf "1" gestellt war, und das habe ich Esel gemacht, es war ursprünglich auf "2". Danke vielmals, Anne.

Ich dachte, dass sich die Spaltenanzahl nur auf die Komponistennamen bezieht, sodass nachher beim Öffnen des Kombifelds zwei Spalten mit Komponistennamen erscheinen... Und die wollte ich alle untereinander haben, und da habe ich (ohne vorher in die Seitenansicht bzw. Formularansicht zu gehen) den Wert einfach geändert.

Und das hat eine so große Diskussion um Nachschlagefelder etc. ausgelöst *stupid

Viele Grüße, schönen Sonntag noch,

monsieur30

 

Noch einmal etwas ausführlicher:
Die Spaltenanzahl bezieht sich auf die Anzahl Spalten in der Datenherkunft des Kombifeldes. Die Anzahl darf nicht größer sein als die tatsächliche Spaltenzahl, dann gibt es Kuddelmuddel. Wenn sie jedoch kleiner ist, werden die Spalten einfach nicht angezeigt, somit in deinem Fall auch nicht der Komponistenname.

 

So, ich habe mich nun entschlossen, die Schaltflächen im Bericht zu entfernen, das scheint wirklich unüblich und zu kompliziert zu werden.

Nun aber nochmal zu dem kleinen Problem mit der OpenForm-Aktion:

Wie bereits gesagt, ich habe in dem Startformular u.a. folgende Schaltflächen:

-Öffnen des Noteneingabeformulars zum Hinzufügen neuer Mappen
-Öffnen des Noteneingabeformulars zum Bearbeiten vorhandener Mappen

Ich habe ja schonmal geschrieben, dass ich es so einstellen möchte, dass beim Klicken auf die Schaltfläche "Hinzufügen" sich automatisch das Noteneingabeformular mit einer leeren Formularseite öffnet, sodass gleich losgelegt werden kann, ohne noch auf die Schaltfläche am Formularende (der Pfeil mit dem Sternchen) zu klicken, damit sich ein neuer Datensatz öffnet.

Bisher wird mir beim Klicken auf "Hinzufügen" immer nur das Formular mit allen bereis vorher eingegebenen Datensätzen angezeigt und nicht automatisch eine leere Formularseite.

Und auch wenn ich genau lese, unter Datenmodus finde ich in der Hilfe immer nur die folgenden 4 Parameter: Bearbeiten, Hinzufügen, Nur lesen, Layout verändern.

Oder befinde ich mich vielleicht auf der falschen Hilfeseite?

Viele Grüße,

Stefan

 

Das ist aber doch genau das was du brauchst.

Wo klickst du denn auf Hinzufügen? Du musst den Parameter im OpenForm einsetzen.

Nachtrag:
Davon abgesehen, es funktioniert doch - auch mit den Makros! (zumindest in A2003)

 

Hallo!

Wir verstehen uns falsch... *streit

Ich weiß jetzt nicht genau, auf welches "Hinzufügen" du dich jetzt beziehst. Ich wähle "Hinzufügen" im Datenmodus für das Makro, welches durch die Befehlsschaltfläche "Hinzufügen eines neuen Datensatzes" im Startformular ausgelöst wird:





Und ich möchte, dass bei Betätigung der Befehlsschaltfläche "Hinzufügen eines neuen Datensatzes" im Startformular sich das Mappeneingabeformular öffnet und dabei eine leere Formularseite sofort erscheint, ohne dass ich oder der Benutzer extra auf folgende Schaltfläche klicken muss (siehe roter Pfeil):





Ich hoffe, dass du mich jetzt verstanden hast und mir dann weiterhelfen kannst.

Viele Grüße,

monsieur30

 

Ich habe dich schon richtig verstanden, nur nicht daran gedacht, dass in A2007 (wieder) mit Makros gearbeitet wird.

Dazu gab es erst neulich einen Thread, wie man den Einsatz von Makros beim Erstellen von Funktions-Schaltflächen mit Hilfe des Assistenten verhindern könnte - so weit ich weiß ist die Farge noch ungeklärt.

Wie gesagt, in A2003 funktioniert dein Start-Menü. Unter A2007 kann ich das erst morgen testen.

PS: Wie du siehst ist die Information "beim Klicken auf Hinzufügen" durchaus nicht eindeutig, eine ausführliche Beschreibung der Vorgehensweise wie in deinem letzten Beitrag wäre also von vornherein wünschenswert gewesen.

 

Und gibt es eine Möglichkeit, es so einzustellen, dass der Klick auf die mit dem roten Pfeil markierte Schaltfläche erübrigt wird?

Viele Grüße,

monsieur30