Office: Offlinebearbeitung von mit Share-Point-Listen verknüpften Tabellen

Offlinebearbeitung von mit Share-Point-Listen verknüpften Tabellen
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Sie können Access für die Offlinearbeit mit Daten verwenden, die mit SharePoint-Listen verknüpft sind. Dies kann beispielsweise hilfreich sein, wenn Sie nicht im Büro sind oder weiter arbeiten müssen, wenn ein Server nicht verfügbar ist oder wenn Sie Verbindungen mit dem Server verloren haben.

Übersicht
Bevor Sie offline mit Daten von einer SharePoint-Website arbeiten, müssen Sie zuerst Verknüpfungen zwischen den Access-Tabellen und SharePoint-Listen erstellen. Sie können die Listen dann offline schalten, um Sie mithilfe von Access zu aktualisieren oder zu analysieren. Wenn Sie die Verbindung erneut herstellen, können Sie die Daten synchronisieren, damit die Datenbank und die Listen aktualisiert werden. Wenn Ihre Datenbank Abfragen und Berichte enthält, können Sie Sie zum Analysieren der verknüpften Daten verwenden.

Wenn Sie Daten aktualisieren, während Sie offline sind, können Sie Ihre Änderungen synchronisieren, wenn Access erneut eine Verbindung mit dem Server herstellt. Wenn Datenkonflikte auftreten, beispielsweise wenn jemand einen Eintrag auf dem Server aktualisiert, während eine andere Person denselben Datensatz Offline aktualisiert, können Sie den Konflikt beim Synchronisieren beheben.

Sie können Access-Tabellen mithilfe mehrerer Methoden mit Listen verknüpfen. So können Sie beispielsweise die Datenbank auf eine SharePoint-Website verschieben, wodurch auch die Tabellen in der Datenbank mit den Listen auf der Website verknüpft werden. Sie können auch Daten aus einer Liste in der Datenblattansicht auf einer SharePoint-Website in eine Access-Tabelle exportieren. So können Sie beispielsweise einen Bericht in Access verwenden, um die Daten zusammenzufassen. Weitere Informationen zum Verknüpfen von SharePoint-Daten aus Access finden Sie unter Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer SharePoint-Liste.

Offline arbeiten mit SharePoint-Listen in Access
Ab Access 2010 ist das Offline arbeiten mit verknüpften SharePoint-Listen eher ein automatischer Prozess, der von Access verwaltet wird. Wenn Access keine Verbindung mit der SharePoint-Website herstellen kann, auf der sich Ihre verknüpften SharePoint-Listen befinden, möglicherweise weil Sie die Internet Konnektivität verloren haben, wechselt Access in den Offlinemodus. In der Status Leiste auf der unteren rechten Seite des Access-Fensters wird eine Meldung angezeigt, die besagt, dass alle SharePoint-Tabellen getrennt sind. Wenn Sie auf Datei -_GT_- Informationen klicken, wird auch eine ähnliche Meldung angezeigt, die besagt, dass getrennte Tabellen vorhanden sind. Wenn Sie sich im Offlinemodus befinden, können Sie weiterhin Daten in einer zwischengespeicherten lokalen Kopie der SharePoint-Listendaten hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Access versucht weiterhin, in regelmäßigen Abständen mit den verknüpften Listen auf dem SharePoint-Server erneut eine Verbindung herzustellen. Sobald Access eine Verbindung mit der SharePoint-Website wieder herstellt, wird eine Statusleiste unterhalb des Menübands angezeigt, in der Sie gefragt werden, ob Sie die Offlinedaten mit dem Server synchronisieren möchten.





Klicken Sie auf Synchronisieren , und Access führt eine erneute Verbindung mit den verknüpften SharePoint-Listen und versucht dann, Datenänderungen zusammenzuführen.

Auflösen von in Konflikt stehenden Datenänderungen
Ein Konflikt entsteht, wenn zwei Benutzer eine Änderung am gleichen Teil der Daten oder Struktur einer Liste vornehmen. Der Benutzer, der eine Änderung zuerst übermittelt, kann seine Änderungen übertragen, der zweite Benutzer wird jedoch über einen Konflikt benachrichtigt.

Beispielsweise ändert Benutzer A die Spalte City der dritten Zeile von Dallas nach Seattle, und gleichzeitig ändern Sie die Zelle von Dallas in Houston. Die Änderungen von Benutzer A werden zuerst an den Server übermittelt, gefolgt von den Änderungen. Der Server informiert Sie über einen Konflikt und ermöglicht Ihnen, den Konflikt zu beheben.

Hinweis: Ein Konflikt tritt auch dann auf, wenn Benutzer unterschiedliche Zellen in derselben Zeile bearbeiten.

Sie können keine Änderungen an einem Datensatz vornehmen, der einen Konflikt aufweist, bis Sie den Konflikt beheben.

Wenn Access beim Synchronisieren Ihrer Offlineänderungen mit dem SharePoint-Server Datenkonflikte erkennt, wird das Dialogfeld Konflikte lösen angezeigt.





Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

• Wenn Sie den aktuell angezeigten Konflikt oder Fehler beheben möchten, indem Sie die am Datensatz vorgenommenen Änderungen ignorieren, klicken Sie auf Meine Änderungen verwerfen. Ihre Änderungen gehen verloren.
  
• Wenn Sie alle ausstehenden Konflikte und Fehler beheben möchten, indem Sie alle Ihre Änderungen in der Liste ignorieren, klicken Sie auf alle meine Änderungen verwerfen.
  
• Wenn Sie den aktuell angezeigten Konflikt oder Fehler durch erneutes Anwenden der Änderungen beheben möchten, klicken Sie auf Meine Änderungen erneut versuchen. Wenn Sie und der andere Benutzer dieselbe Spalte ändern, werden die Änderungen des anderen Benutzers im Konfliktfall überschrieben. Wenn Sie verschiedene Spalten bearbeiten, werden Ihre Änderungen mit den Änderungen des anderen Benutzers verbunden.
  
• Um alle ausstehenden Konflikte und Fehler durch erneutes Anwenden der Änderungen zu beheben, klicken Sie auf alle meine Änderungen erneut versuchen.
  
• Wenn Sie die Details zum nächsten Konflikt oder Fehler anzeigen möchten, klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Dialogfelds auf weiter .
  
• Wenn Sie die Details zum vorherigen Konflikt oder Fehler anzeigen möchten, klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Dialogfelds auf zurück .
  
• Um Konflikte und Fehler zu einem späteren Zeitpunkt zu beheben, klicken Sie auf der Titelleiste des Dialogfelds auf Schließen .
  

Anmerkungen

• Im Detailraster werden alle Spalten in der aktuellen Ansicht angezeigt. Wenn die Spalten nicht angezeigt werden, Scrollen Sie mithilfe der horizontalen Bildlaufleiste, oder ziehen Sie den rechten Rand des Dialogfelds, um die Breite des Detail Rasters zu erhöhen.
  
  Wenn Sie den Inhalt einer Spalte verkleinern möchten, klicken Sie im Detailraster auf die Spalte. Ihre Änderungen und die Änderungen des anderen Benutzers werden im Dialogfeld Feld Details angezeigt. Das Dialogfeld eignet sich auch zum Anzeigen von Änderungen an Rich-Text-Formatierungen.
  
• Das Detailraster zeigt eine gelöschte Zeileanstelle einer Datenzeile an, wenn entweder Sie oder der andere Benutzer eine Zeile löscht. Wenn der andere Benutzer die Zeile löscht, werden im Dialogfeld weder der Name des Benutzers noch das Datum und die Uhrzeit des Löschvorgangs angezeigt. Außerdem können Sie Ihre Änderungen nicht erneut versuchen.
  

Festlegen der Cacheoption für den Webdienst und SharePoint-Tabellen
In der Standardeinstellung für neue Datenbanken in Access 2010 und höheren Versionen werden der Webdienst und verknüpfte SharePoint-Tabellen zwischengespeichert. Wenn Sie dieses Verhalten ändern und stattdessen das in Access 2007 vorhandene Verhalten verwenden möchten, klicken Sie auf Datei > Optionen , um das Dialogfeld Access-Optionen zu öffnen. Klicken Sie auf aktuelle Datenbank , um die unter Caching Web Service und SharePoint-Tabellenaufgelisteten Einstellungen anzuzeigen.

• Cacheformat verwenden, das mit Microsoft Access 2010 und höher kompatibel ist Aktivieren Sie diese Option, um Access eine lokale Kopie der verknüpften Daten zwischenspeichern zu lassen. Diese Einstellung kann die Leistung beim Arbeiten mit verknüpften Daten verbessern. Das Laden und Anzeigen von verknüpften Daten erfolgen mit dieser Option schneller. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie das Cacheverhalten von Access 2007 verwenden möchten.
  
• Cache beim Schließen löschen Aktivieren Sie diese Option, wenn Access beim Schließen der Datenbank alle lokal zwischengespeicherten Daten aus dem Arbeitsspeicher löschen soll.
  
• Nie zwischenspeichern Aktivieren Sie diese Option, wenn Access beim Arbeiten mit Ihren verknüpften SharePoint-Datenquellen keine lokale Kopie der Daten zwischenspeichern soll.
  
  Hinweis: Die Optionen Cache beim Schließen löschen und Nie zwischenspeichern sind nicht verfügbar, wenn Sie die Einstellung Cacheformat verwenden, das mit Microsoft Access 2010 und höher kompatibel ist deaktivieren.
  

Kann ich in Access 2010 und höher manuell offline arbeiten?
Damit Sie die manuelle Steuerung der Offlinearbeit mit verknüpften SharePoint-Daten in Access 2010 und höher haben, müssen Sie das Cache Format verwenden, das mit Microsoft access 2010 und höher für die aktuelle Datenbank in Access kompatibel ist. Dialogfeld ' Optionen ' Im vorherigen Abschnitt finden Sie Informationen dazu, wie Sie diese Option Suchen und einrichten können.

Hinweis: Sie werden möglicherweise aufgefordert, Ihre Datenbank zu schließen und erneut zu öffnen, nachdem Sie die Einstellung geändert haben.

Nachdem Sie das Cache Format verwenden, das mit Microsoft Access 2010 und höher kompatibel ist , wird auf der Registerkarte externe Daten eine Gruppe mit Befehlen für webverknüpfte Listen angezeigt.

In dieser Gruppe werden Befehle wie Offline arbeiten, Synchronisieren, erneutes Verknüpfen von Listen und andere angezeigt. Dies sind die gleichen Befehle wie in Access 2007 in der Gruppe " SharePoint-Listen " auf der Registerkarte externe Daten .

Wenn Sie mit Ihren SharePoint-Listendaten in diesem Modus Offline arbeiten möchten, klicken Sie auf Offline arbeiten.

Wenn Sie Ihre Offline Listen mit Daten vom Server synchronisieren möchten, klicken Sie auf Synchronisieren.

Wenn Sie die Verknüpfung der verknüpften Tabellen nach der Offlinearbeit wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Online arbeiten.

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Verwenden von Access 2007?
Offline schalten von SharePoint-Listendaten
Um diese Schritte ausführen zu können, müssen Sie zuerst Ihre Access-Tabellen mit SharePoint-Listen verknüpfen.

Hinweis: Wenn Sie über eine Datenbank verfügen, die bereits auf einer SharePoint-Website veröffentlicht ist, müssen Sie zuerst eine lokale Kopie der Datenbank speichern und dann die Listen offline schalten.

1. Öffnen Sie die Datenbank, die mit SharePoint-Listen verknüpft ist.
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe SharePoint-Listen auf Offline arbeiten.
   

Hinweis: Wenn die Schaltfläche Offline arbeiten nicht verfügbar ist, sind die Tabellen entweder nicht mit SharePoint-Listen verknüpft, oder Sie haben die Listendaten bereits offline geschaltet.

Synchronisieren Ihrer Offline Listen mit Daten vom Server

1. Öffnen Sie die Datenbank, die mit Ihren SharePoint-Listen verknüpft ist.
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe SharePoint-Listen auf Synchronisieren.
   

Beheben von Datenkonflikten
Wenn ein Konflikt bei einer Änderung auftritt, die Sie offline vorgenommen haben, und einer Änderung, die jemand auf dem Server vorgenommen hat, wird das Dialogfeld Konflikte lösen angezeigt.

Das Dialogfeld zeigt Informationen zu dem Konflikt an, beispielsweise warum der Fehler aufgetreten ist, und bietet Optionen, mit denen Sie versuchen können, die Daten erneut zu übermitteln oder Ihre Änderungen zu verwerfen. Wenn mehrere Fehler auftreten, können Sie die Details der einzelnen Fehler anzeigen, indem Sie im Dialogfeld auf die Schaltflächen zurück und weiter klicken. Einige Fehler können nur durch Verwerfen der Änderungen aufgelöst werden.

Im Detailraster im Dialogfeld Fehler beheben werden alle Spalten in der aktuellen Ansicht angezeigt. Für die betroffene Zeile zeigt das Detailraster die von Ihnen vorgenommene Änderung an. Sie können die Werte nicht bearbeiten, aber Sie können auf jede Spalte klicken, um weitere Details anzuzeigen.

• Führen Sie im Dialogfeld Fehler beheben eine der folgenden Aktionen aus:
  
  • Wenn Sie die Änderungen beibehalten möchten, die auf dem Server für ein ausgewähltes Element vorgenommen wurden, klicken Sie auf Meine Änderungen verwerfen.
    
  • Wenn Sie versuchen möchten, Ihre Änderungen erneut an ein ausgewähltes Element zu senden, klicken Sie auf Meine Änderungen wiederholen.
    
    Je nach Situation müssen Sie möglicherweise warten, bis das Problem behoben ist. Wenn Sie Ihre Änderungen beispielsweise aufgrund eines Netzwerkverbindungsproblems nicht synchronisieren können, sollten Sie warten, bis Sie erneut verbunden sind.
    
  • Wenn Sie die Änderungen, die auf dem Server vorgenommen wurden, für alle Elemente beibehalten möchten, klicken Sie auf alle meine Änderungen verwerfen.
    
  • Wenn Sie versuchen möchten, Ihre Änderungen an alle Elemente erneut zu übermitteln, klicken Sie auf alle meine Änderungen wiederholen.
    
    Je nach Situation müssen Sie möglicherweise warten, bis das Problem behoben ist. Wenn Sie Ihre Änderungen beispielsweise aufgrund eines Netzwerkverbindungsproblems nicht synchronisieren können, sollten Sie warten, bis Sie erneut verbunden sind.
    
    Hinweise: 
    
    • Wenn der Fehler nur durch Verwerfen der Änderungen aufgelöst werden kann, stehen die Schaltflächen zum erneuten Testen der Änderungen möglicherweise nicht zur Verfügung.
      
    • Sie können das Dialogfeld schließen, ohne eine Aktion auszuführen, aber Sie können die Liste nicht mehr belassen oder aktualisieren oder Änderungen an einer berechneten Spalte vornehmen, bis Sie den Fehler behoben haben.
      

Wiederherstellen der Verbindung der verknüpften Tabellen nach der Offlinearbeit
Nachdem Sie die verknüpften Tabellen erneut verbunden haben, werden alle Änderungen, die Sie an den Daten oder Objekten vornehmen, synchronisiert.

1. Öffnen Sie die Datenbank, die mit den SharePoint-Listen verknüpft ist.
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe SharePoint-Listen auf Online arbeiten.
   
   Hinweis: Wenn Sie die offline vorgenommenen Änderungen verwerfen möchten, klicken Sie in der Gruppe SharePoint-Listen auf Änderungen verwerfen .
   

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