Office: Outlook Problem

Hallo zusammen, ich brauche Hilfe bei folgendem Problem.
Ich bekomme pro Woche ca. 44 Mails vom immer gleichen Absender,
no-reply@deutschepost.de mit immer dem gleichen PDF-Anhang. Die Anhänge haben leider immer die gleiche Dateibezeichnung " Retourenlabel".
Mein Problem besteht darin, dass ich in meinem Standard-Outlook keine Regel erstellen kann, wo ich festlegen kann, dass diese Anhänge automatisch in einem festgelegten Windows-Ordner abgelegt werden und dabei fortlaufend nummeriert werden.
Bei den Dateien handelt es sich um einfache DHL-Paketaufkleber, mit denen wir Pakete von Kunden bzw. Lieferanten zurück holen können. Da jede Datei einen anderen Paketaufkleber als Inhalt hat, leider aber immer den gleichen Dateinamen, ist für uns die Nummerierung wichtig.
Ich hoffe, es ist ersichtlich, wo ich Hilfe benötige.
Da freue ich mich jetzt auf Eure Rückmeldungen und danke schon jetzt vielmals dafür.
Gruß Dieter

 

Hallo an alle,
jetzt habe ich ein Problem eingestellt und war guter Hoffnung, daß ich hier eine rasche Hilfe bekomme. Bisher haben 80 leute mein Hilfegesuch gelesen, aber keiner davon hat mir geantwortet. :-( Warum ist das so? Ist meine Problemstellung so kompliziert? es würde mich wirklich freuen, wenn mir da Jemand helfen kann.
Grüße aus dem Westerwald
Dieter

 

Hola,
das Problem an der Sache ist dass das meines Erachtens nach nicht mit Regeln in Outlook gelöst werden kann, weil du ja Anhänge automatisch umbenennen möchtest. Das wird wohl nur über eine VBA Programmierung laufen und das machen halt nicht viele Helfer.
Gruß,
steve1da

 

Hallo Steve,
herzlichen Dank für Deine Antwort. Diese Info hatte ich auch schon. So ein kleines VBA Programm dürfte in meinem Fall aber doch wohl keine große Sache sein. Oder? Kannst Du mir sagen, wer mir da helfen kann? Du?
Ich bin auch gerne bereit, dafür zu zahlen.
Da freue ich mich auf Deine Antwort.
Gruß Dieter

 

Moin Hans-Dieter,

Steve hat dazu schon richtig angemerkt, dass die Helferdichte zum Thema OL hier eine begrenzte ist. Dennoch versuche ich gerne mal, Dir zu helfen. Eine Lösung, alle Anhänge per Makro/Knopfdruck/auf Abruf nummeriert in einen Ordner zu verfrachten, ist nicht das Problem. Wichtiger sind folgende Details:

• gemeinsame/eindeutige Unterscheidungsmerkmale: no-reply... & Retourenlabel hast du schon genannt. Gibt es im Text der post-Mail eine Sendungsnummer, einen Betreff oder ähnliches, das man zur Unterscheidung nutzen könnte? Ich denke, eine einfache Nummerierung ist für die Weiterverarbeitung wenig sinnvoll.
• was soll mit den Original-Anhängen passieren? Sie müssen irgendwie als bereits abgelegt gekennzeichnet werden. Das ließe sich z.B. durch Verschieben der Mails aus dem Posteingang in einen Unterordner realisieren.

Ansonsten gibt es zwei Ansätze: Sofortige Bearbeitung beim Posteingang oder auf Abruf. Das hängt von Deinem Arbeitsablauf ab.

Lass mehr wissen

 

Hallo Bastler,
Deine Nachricht mit Deinem Hilfeangebot hat mich sehr gefreut. Also, der Ablauf ist wie folgt:
Ich bestelle wöchentlich im DHL Portal die benötigte Menge an Paketaufklebern. Für jeden einzelnen Aufkleber bekomme ich dann eine Mail vom Absender " no-reply@deutschepost.de" zugeschickt. An jeder Mail hängt ein PDF-Anhang mit Namen "Retorenlabel.PDF". Die Mail unterscheiden sich nur in der Überschrift. Da wird am Schluss immer die 20 stellige Sendungsnummer des anhängenden Labels genannt.
Ich könnte natürlich einen neuen Outlookordner machen, worin die dann bearbeiteten Mails abgelegt werden.
Die PDF-Anhänge können nach der Ablage in einem Windowsordner gerne mit der Sendungsnummer aus der Mail-Überschrift genannt werden. Diese Einzellabel schicke ich danach meinem Sohn, der mir dann jeweils 4 Stück davon in eine DIN A 4 Druckvorlage einbaut. Die wiederrum schicke ich dann meinem Lieferanten, damit der mir die Kartons mit unserer bestellten Ware bei uns anliefern kann.
Die Anhänge der Mails sollen sofort nach dem Posteingang in den bestimmten Windowsordner abgelegt und nummeriert werden. Dann sollte ich klar kommen. Gerne kann ich Dir auch mal so eine DHL Mail zur Info zukommen lassen.

Gruß Dieter

 

Moin Hans-Dieter,
dadurch, dass wir mit der SendungsID (Überschrift im Text oder Betreffzeile? Wenn Du mich das bitte noch wissen lässt, brauche ich keine original Mail) ein eindeutiges Merkmal haben und die Bearbeitung sofort beim Empfang stattfindet, können Originalmail/Anhang unverändert bleiben und Du benötigst keinen weiteren Ordner.

Denkbar wird dadurch folgender Ablauf:
Erhalt der Mail -> Umbenennen des Anhangs in "Retourenlabel " & SendungsID -> sofortiger Versand an Deinen Filius

Frage dazu: Warum der Umweg über ihn, wenn Du die einzelnen Label auch direkt Deinem Lieferanten schicken kannst, was ist der Vorteil der "Vierteilung"?

Grüße

 

Hallo,
die jeweilige Sendungsnummer steht immer am Ende der Betreffzeile.
Der Versand an meinen Sohn hat den Grund, dass er die PDF Anhänge erst noch bearbeiten muss und erst dann zu je 4 Stück in eine DIN A 4 Druckvorlage einbaut. Das ist notwendig, weil die benötigten Aufkleber für die Paketlabels zu 4 Stück auf einer DIN A 4 Seite sind.
Außerdem will sich mein Sohn auch noch ein wenig Geld nebenher verdienen. Das sollte auch so bleiben.
Ich möchte halt mit dieser Sache hier etwas Zeit einsparen, hier bei mir im Büro.
Gruß Heinz-Dieter

 

Es sei Deinem Sohnemann gegönnt Dann mache ich mich mal wohl spätestens morgen) ans Werk, Dir deine Arbeit zu vereinfachen.
Grüße

 

Vielen Dank und einen schönen Tag noch. :-)

 

Moin!
erst mal sorry für den Hans statt Heinz ... wer lesen kann, ist eindeutig höflicher

Dann hier mal ein bisschen Code, den Du bitte in ThisOutlookSession einfügst und im Rahmen ANPASSEN (rund um Zeile 10) korrigierst. Gibt es in diesem Modul bereits Code, prüfe bitte, ob der Event Application_NewMailEx schon anderweitig abgefangen wird.

Was macht das Dingen? Vereinfacht: Bei jedem Mail-Empfang werden die Mails auf Absender und Betreff geprüft. Falls Abs. & Betr. passen und ein Anhang vorhanden ist, wird der Anhang in einen lokalen Ordner (wird einmalig automatisch angelegt, falls nicht vorhanden) unter neuem Namen Sendungsnummer_Retourenlabel.PDF gespeichert und an sohn@Heinz-Dieter.de verschickt. Die Original-Mail bleibt unverändert - d.h. Du kannst testen, ohne etwas kaputt zu machen. Wenn alles gut läuft (was ich mangels Retourenlabel nicht testen konnte), sieht Du eine Messagebox mit dem Namen des weitergeleiteten Anhangs.

Code:

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal sEntryCollection As String)
Dim oOutlook As Outlook.Application, oMail As Outlook.mailItem, oForward As Outlook.mailItem, oAttachment As Attachment
Dim sAttachment As String, sID As String, sSender As String, sSubject As String, sAdr As String, sFolder As String, sEntry As String
Dim aIDs() As String

'######## ANPASSEN:
sSender = "no-reply@deutschepost.de"
sSubject = "Retourenlabel"
sFolder = "C:\Retourenlabel\"
sAdr = "sohn@heinz-dieter.com"
'########

If Dir(sFolder, vbDirectory) = "" Then
    MkDir sFolder
End If

    'aktuellen Posteingang auslesen
    Set oOutlook = Application
    On Error Resume Next
    aIDs = Split(sEntryCollection, ",") 'kompletten Posteingang in einzelne zerlegen
  
For Each sEntry In aIDs
    Set oMail = oOutlook.Session.GetItemFromID(sEntry)
  
    If Not oMail Is Nothing Then
        'Filter Absender & Betreff
        If InStr(1, oMail.Subject, sSubject, vbTextCompare) > 0 _
            And oMail.SenderEmailAddress = sSender Then
          
            'isoliert Sendungsnummer
            sID = Right(oMail.Subject, 20)
          
            'schreibt umbenannten neuen Anhang
            For Each oAttachment In oMail.Attachments
                sAttachment = sID & "_" & oAttachment.FileName
                oAttachment.SaveAsFile sFolder & sAttachment
              
                'schickt den neuen Anhang weiter
                Set oForward = oMail.Forward
                With oForward
                    .To = sAdr
                    .Subject = sAttachment
                    .Attachments.Add sFolder & sAttachment
                    .Send
                End With
            Next oAttachment
        End If
    End If
Next sEntry

'######## nach (hoffentlich) erfolgreichem Test auskommentieren!
MsgBox sAttachment & " weitergeleitet", vbInformation
    On Error GoTo 0
End Sub

Falls nicht: Bitte mit detaillierten Fehlermeldung / Angaben der Fehlerzeile wieder hier einstellen. Falls es den o.g. Event schon gibt, brauche ich den kompletten Code aus dem Modul.

Schöne Grüße
p.s. übrigens Dank für Deine durchdachten Antworten auf meine Fragen. Da machen es andere Fragesteller gerne sehr viel schwieriger!

 

Moin!

Nachträgliche Frage, die Deinen/Euren Arbeitsablauf vielleicht noch mehr vereinfacht: Sind in der Nachbearbeitung der Labels durch Deinen Sohn viele Variablen vorhanden oder geht es nur um wenige? Ich bin sicher: man könnte seine Arbeit auch noch automatisieren (dazu müsste er natürlich nach Stück - nicht nach Zeit bezahlt werden ), je nachdem welche Office-Apps Euch zur Verfügung stehen.

Schöne Grüße!

 

Hallo Bastler,
nochmal vielen herzlichen Dank für Deine tollen Bemühungen. Ich glaube aber, ich habe mich nicht genau genug ausgedrückt. Sorry.
Die Anhänge sollen zwingend im folgenden Windows Ordner abgelegt werden.
Dieser PC > Dokumente > a DHL Retourenlabel für Max
Die sollen nicht automatisch irgendwohin geschickt werden!
Kannst Du das bitte noch anpassen?
Wäre toll.
Gruß Heinz-Dieter

 

Moin Heinz,

nichts einfacher als das: Die Anhänge werden mit dem vorhandenen Code ja bereits lokal gespeichert, und wie Du da den Pfad anpasst, habe ich beschrieben.

Dann kommentierst Du einfach folgende Zeilen aus und es werden keine Mails verschickt.

Weiter oben gibt es da noch ein paar nun unnötige Zeilen, die aber keinen Schaden anrichten.

Grüße

 

Hi,
sei mir bitte nicht böse, wenn ich etwas nerve. Ist mit "auskommentieren" gemeint, die genannten Zeilen in den Code einfach rauszulöschen? Ich kann da auch nicht erkennen, daß die Anhänge in dem von mir genannten Windows Ordner abgelegt werden. Oder bin ich nur zu schusselig um das zu erkennen?
Sollte diese Anweisung noch nicht im Code enthalten sein, wäre ich Dir dankbar,wenn Du das noch da einbauen kannst.
Sorry für meine amateurhaften Fragen. Habe nu mal leider nicht wirklich Ahnung von diesen Sachen.
Mit einem Gruß aus dem Westerwald
Heinz-Dieter