Office: (Office 2016) Probleme mit BE in Cloud

Hallo,

ein Anwender hat eine Datenbank (FE + BE) spontan in einen lokalen Cloudordner kopiert und von dort gestartet und weil das, zu meiner Verwunderung, anfangs gut lief habe ich (wider besseren Wissens) keinen Einspruch erhoben.

Frage:
gibt es ein Tool mit welchem ich einen lokalen Ordner so mappen kann das benutzte Dateien automatisch gesperrt sind?
Problem ist ich weiß garnicht wonach ich googlen soll.

zusätzlich:
wenn ich das Problem mit dem Cloud-Ordner selbstständig lösen müsste dachte ich mir folgenden Weg:
-FE in Nicht-Cloudordner legen und von dort öffnen
-FE kopiert nun Kopie des BE aus lokalem Cloud-Ordner in Nicht-Cloudordner(*) und öffnet BE (passt evtl. Tabelenverknüpfungen an)
-nun normal arbeiten
-beim Schliessen BE speichern und Kopie in lokalen Cloud-Ordner ablegen

(*)
ich denke das geht direkt mittels vba aus den FE heraus, falls nicht könnte ich das auch mit einem AutoIT-Script o.ä. erledigen


Die Cloudsoftware würde somit immer nur das BE synchronisieren solange es garantiert nicht geöffnet ist und also keine Probleme zu befürchten sind.

Gibt es hierfür bereits irgendwo eine fertige Beispiellösung?


Gruß
Stephan

:)

 

Die Möglichkeit müsste ja die Cloud anbieten, also direkt beim Anbieter nachfragen.

Ansonsten müsstest du die Cloud Datei löschen.
Dann ist für jeden klar, dass die Datei in Verwendung ist.
Nach getaner Arbeit die aktuelle Version wieder hochladen. *grins

 

ich meinte den lokalen Cloud-Ordner seinerseits lokal zu mappen/verknüpfen/... so das die benutzen Dateien gesperrt werden.
Ich weiß nur nicht wie ich das nennen soll. Ein 'NetDrive mit lokaler Datenquelle' im Anlehnung an das originale NetDrive (www.netdrive.net)?


Gruß
Stephan

 

Hallo Stephan,

vielleicht sollte man vorher erstmal ein paar Begriffe klären, damit alle verstehen was eigentlich gemeint ist.

1. Was meinst du "mit gesperrt sind"? Welche Sperren und warum?
2. Was meinst du mit "mappen"? Meinst du damit einen Zugriff auf eine SMB-Freigabe?
3. Was verstehst du unter einem Cloud-Ordner? Ist das ein per WebDAV freigegebener Ordner bei einem Provider?

Was soll der tiefere Sinn dahinter sein? Dann dürfte es wohl einfacher sein, alles lokal zu machen und gelegentlich eine Sicherung des BE in die Cloud zu machen, denn Multiuserzugriffe kann es so nicht geben.

Ulrich

 

Hallo Ulrich,

ihr seit alles Experten hier, nun sei doch ein bischen gnädig ;-)

das kein Zugriff möglich ist

z.B. die typische Situation das eine Datei unter Windows nicht gelöscht werden kann, weil sie in Benutzung ist oder auch die Situation das Office-Dateien gegen doppeltes Öffnen ge-lockt sind oder Ähnliches

ich habe das synonym verwendet

Nein.

ein Ordner welcher in einer Cloud-Software angelegt ist

das geht doch bereits aus der Überschrift hervor oder hätte ich das Thema 'Probleme mit Access-BE in der Cloud' erklären müssen, wozu es hier im Forum Dutzende Threads gibt ... es geht darum das ein Access-BE in einer Cloud nicht richtig funktioniert obwohl es zunächst so aussehen kann als ob es doch funktioniert. z.B. der Post von ebs17:
https://www.ms-office-forum.net/foru...79&postcount=6

beschreibt das Ganze.

Absolut richtig und exakt so war es auch vorgesehen.

Du darfst gerne, gegen Honorar, meinem Kunden die Cloud ausreden, wenn Du das schaffst. Der Stand ist in jedem Fall das ich genau die Vorgehensweise angeraten habe (und bereits fertig implementiert), die Du hier anrätst und ich deutlich von der Cloud-Nutzung abgeraten habe, weil das nicht richtig funktioniert.
Mein Kunde kam dann freudestrahlend mit der Nachricht das er es probiert hat und es doch funktioniert, allein jetzt nach einigen Tagen merkt er das es Probleme gibt und die Anforderung an mich heisst nun 'mach mal', wobei technische Grenzen gedanklich weggewischt werden.
Also mache ich es mit Cloud, auf beschriebenem Wege, denn es funktioniert ja ohne Zweifel, lediglich ist es etwas 'überflüssig'.
(diesen Satz schreibe ich quasi aus der Gegenwart, denn inzwischen habe ich die Zeit genutzt und das was ich eingangs im Thread skizziert hatte bereits testweise implementiert - also bei Öffnen des Frontends per Autostart-Makro BE kopieren, Verknüpfungen refreshen und gewünschte Form anzeigen ...)



Gruß
Stephan

 

Hallo Stephan,

die Helfer sind "gnädig", aber die Begrifflichkeiten müssen schon geklärt werden, z.B.

das kein Zugriff möglich ist

Wenn kein Zugriff möglich ist, kannst du dir das Ganze sparen, denn dann siehst du die Dateien ja noch nicht einmal. Ich denke mal, daß du das so sicherlich nicht gemeint hast.

Das regelt die Anwendung, wie die Datei geöffnet wird, dafür raucht man kein separates Tool.

So ein Ordner ist i.d.R. nicht für ein BE geeignet, sondern höchsten als Datei- und Dokumentenablage geeignet.

Also wenn etwas technisch nicht machbar ist, kann es auch nicht durch eine Entscheidung eines Chefs übergangen oder "weggewischt" werden und es kann auch nicht "wegprogrammiert" werden. Vielleicht sollte sich dein Chef doch nochmal mit dem Cloud-Konzept vertraut machen.
Was mit Access gehen würde, wäre als Backend eine echte Datenbank (z.B. Azur in der Cloud (DBaaS) zu verwenden.
Access und Azure SQL

Gruß Ulrich

 

Wieso sollte ich die Dateien nicht sehen. Sie wurden synchronisiert BEVOR sie gesperrt wurden bzw. gesperrt werden sollen.

Wenn die Anwendung eine Cloud-Software ist tut sie das (='regelt das') eben nicht, sondern synchronisiert blindlinks geöffnete Access-Datenbank-Dateien.
Dieses Verhalten ist doch der maßgebliche Grund (also im Detail nicht der Einzige) warum man eine Access-Datenbank nicht einfach so in der Cloud nutzen kann. Es gibt Dutzende Threads hier im Forum dazu und ich habe von Anfang an darauf verwiesen.

EXAKT!!! Und das ist der Grund für den Thread hier, denn ich weiß das ein solcher Ordner nicght geeignetz ist, hatte aber eine Frage zu einem entsprechenden workaround!

Es geht nicht um 'wegprogrammieren' sondern darumetwas zu tun was funktioniert (und im Sinne des 'Chefs' gut aussieht) aber funktionell eigentlich überflüssig ist.

JA! Und das ist mir bekannt, nur bestand eine solche Anforderung garnicht.

Es gab ein Pflichtenheft (Desktop-Datenbank für Zugriff von einem Benutzer) und darauf basierend ein Angebot von mir und dieses Angebot habe ich auch umgesetzt. Hinterher stellt sich nun heraus das 'der Chef' seinen selbst definierten Anforderungen im Pflichtenheft nicht zufrieden ist.
Das nur als Erläuterung.

 

Warum DropBox, OneDrive und Offline-Ordner deine Access Datenbank zerstören
Will und kann der Kunde mit einer unbrauchbaren weil unzuverlässigen Datenbank arbeiten und hat er das Geld, um damit zusätzlich damit Beschäftigte zu entschädigen?

Im oben verlinkten Erfahrungsbericht von mir handelte es sich übrigens nur um ausschließlich einen User, der auf das Backend wechselweise vom Büro oder von zu Hause zugreifen wollte und der war aufnahmefähig genug, bereits nach einem halben Tag zu erkennen, dass da etwas schief läuft.
Das "Aufräumen" hat dann auch nur einen Tag erfordert - bei mir. Die Selbstblockade des Users darf man hinzurechnen.

Grundsatzüberlegung: Sollen ausschließlich lesende Zugriffe auf das Backend vorgenommen werden? Dann kann man beliebig kopieren und muss sich nur Gedanken machen über eine Verteilung von erneuerten Datenlagen.

Sobald auch in das Backend geschrieben wird, ergibt sich eine ganz andere und viel komplexere Situation. Diese kann man lösen über ausschließlich ein zentral und immer erreichbares Backend. Dieses muss selber Zugriffe und Konflikte lösen.
Oder aber man verwendet zeitweilig getrennte Backends. Diese müsste man dann nachfolgend synchronisieren, replizieren usw., was aber extrem komplex und schwierig ist und praktisch meist scheitern wird, bei so einem unbedarften Handling von Usern wie oben beschrieben schon mal zwangsläufig.

Ein EINZEL-User könnte es hinkriegen, dass er sein genutztes Backend von einem netzerreichbaren Ordner kopiert, lokal nutzt und danach sein datentechnisch neues Backend in diesen Ablageort zurückschiebt. Da er sich nicht teilen kann, wird das beliebig wiederholbar sein.
Aber auch schon in dieser Situation muss das dieser User zwingend tun oder über ein zwingend auszuführendes Script dazu geführt werden.
Mit Cloud hat das wenig zu tun.

Ein genanntes Herunterladen und Zurückkopieren könnte man über eine ebenfalls zentrale Logdatei verwalten, die aber ebenso zwingend beachtet und ausgewertet werden müsste. Wenn man das Kopieren mal frei vornimmt und gerade dann fleißig am Arbeiten (Schreiben) ist, beginnt das Problem.

 

Wenn das eh funktioniert, dann sollte es ja kein Problem sein.
So wie ich das verstanden habe, wird die Anwendung in der Cloud für Änderungen gesperrt, sobald du sie in der Cloud für bearbeiten öffnest.

Du könntest also die Anwendung zum Schreiben öffnen, alles kopieren und in die Datei ein Protokoll schreiben und die Daten entfernen.

Nach Ende der Bearbeitung, dann einfach den Protokolleintrag durch die Daten ersetzen.

 

Nein, dann hätte ich hier garkeinen Thread eröffnet.

Meine, gestern skizzierte, Lösung ist inzwischen fast fertig und Mitte nächster Woche werde ich wissen ob es läuft, ich kann mir aber keine Probleme denken.

Naja, potentielle Konflikte löse ich über das Frontend, der Ablauf ist:

-das lokal gespeicherte FE wird geöffnet und Auto-Start-Makro startet und tut unter Anderem:
-BE wird vom lokalen Cloud-Ordner A (=der Ordner der gegen den eigentlichen Ordner der in der Cloud liegt synchronisiert wird) in einen anderen (nicht mit der Cloud verbundenen) Ordner B kopiert
-in den Ordner A wird eine lock-Datei gelegt um zu 'kennzeichnen' das mit der Datenbank aktuell gearbeitet wird, diese Datein wird dann durch die Cloudsoftware auch mit der Cloud gesynct. (das nur zur Sicherheit denn ein Zugriff eines weiteren Nutzers findet ohnehin nicht statt)
-Tabellenverknüpfungen zwischen BE-FE werden 'refresht'
-Datenbank öffnet sich komplett und zeigt gewünschtes initiales Formular an

Nun kann normal mit der Datenbank gearbeitet werden und Änderungen werden in das BE im Ordner B gespeichert.

Wenn der Anwender die Datenbank schliesst stellt das Frontend sicher das alle Datenzugriffe abgeschlossen werden und das BE konsistent ist und kopiert das BE dann aus Order B zurück in Ordner A, überschreibt dort das bisherige Backend und löscht die vorhandene lock-Datei.

Richtig, so ist mein Vorgehen.


Es gibt am Rande noch ein Problem von dem ich aber annehme es wird sich durch das zukünftige lokale FE in Luft auflösen:
das FE liegt derzeitig noch in der Cloud und der Anwender berichtet das wenn er die Datenbank nacheinander (und also immer als Einzelnutzer) auf verschiedenen Rechnern benutzt das es trotz gesetztem vertrauenswürdigen Speicherort (auf jedem der Einzelrechner) immer wieder erneut zur Abfrage kommt "Einige Inhalte wurden deaktiviert ... " [Inhalt aktivieren], wenn er den Rechner wechselt. Also so als gäbe es die Einstellung zu vertrauenswürdigen Speicherorten garnicht.

Ich erwähne das momentan nur weil vielleicht jemand dazu etwas weiß und sagen könnte 'ja ist so' oder 'ja ist normal', denn Probleme erwarte ich nicht mehr sobald auf jedem Rechner ein separates lokales Frontend ist.

Zur Sicherheit auch die Antwort auf 'Warum mehrere Rechner':
es gibt nur einen Anwender der auf die Datenbank 'gleichzeitig' (und überhaupt) zugreift, er tut das aber ggf. von verschiedenen Rechnern aus, z.B. ein Rechner steht im Büro einer im Lager etc..

 

gelöscht

 

Eigentlich nicht, denn wenn das so wäre gäbe es ja die Probleme mit der Cloud nicht bzw. ist das eine Frage der Formulierung/Interpretation.

Was geschiet, und was ja hier im Forum auch bereits in verschiedenen Threads beschrieben ist, ist das während mit der Datenbank gearbeitet wird in der Cloud komplette Kopieen des Backends willkührlich erzeugt werden. Ich schreibe "willkührlich" weil das augenscheinlich davon abhängt was der Anwender tut (ich rede hierbei ohnehin vom schreibenden Zugriff, aber dieser ZUgriff erfolgt ja nicht immer auf dieselbe Tabelle).
Diese Kopien haben Namen der Form:

Datenbankname_be-Computername-lfd. Nummer.accdb

Jede dieser Kopien repräsentiert einen etwas veränderten Bearbeitungsstand des BE und (natürlich) werden diese KOpien weder von der Cloudsoftware noch von Access, nach Schliessen der Datenbank, zusammengeführt.
Also alles so wie es bereits im Thread steht auf vden ich eingangs gelinkt hatte --> https://www.ms-office-forum.net/foru...79&postcount=6

Gruß
Stephan

 

Hallo Stephan,

ich sehe schon, wir kommen nicht zusammen.

Du hast nach einem Tool gefragt, welches lokale Dateien bzw. Freigaben sperrt, darauf habe ich dir geantwortet, das lokal das die Anwendung regelt. Dann bringst du die Cloud-SW wieder ins spiel, die aber auf den lokalen Ordner ja keinen Zugriff haben sollte.

Du weißt selber, das Access mit so einem BE nicht zuverlässig arbeitet, willst das aber trotzdem umgehen. Warum dann darüber noch weiter diskutieren?

Das eine SingleUser DB von der Coud nach Lokal kopiert werden kann und nach Änderungen wieder zurück, sollte ja jetzt nicht so schwierig sein und ist eher ein organisatorisches Problem.

Da du ja scheinbar eine Lösung hast, wünsche ich dir gutes Gelingen.

Gruß Ulrich

 

Hallo,

Wenn das FE das Hin- und Herkopieren autom. erledigt ist das Vorgehen
auch kein Problem.
Ich arbeite seit einem Jahr mit "MeinVerein". Da muss man das Kopieren
manuell anstossen. *entsetzt

gruss ekkehard

 

Hallo Ulrich,

Ich weiß nicht warum Du das so siehst, ich für meinen Teil bedanke mich für Deine Beiträge zum Thread.

Hast Du bitte auch gelesen worum es genau geht? Die lokalen Dateien sollen doch nicht gegenüber von allgemeinen Anwendungen gesperrt werden, sondern gegenüber der Cloud-Software.

Die Clownd-Software sollte, eigentlich analog zu einer lokalen Software, erkennen wann eine Datei geöffnet ist und sie dann beim Synchronisieren nicht berücksichtigen, solange sie geöffnet ist. Und weil ich keine Cloud-Software kenne die das kann fragte ich nach einem Tool, das diese Grenze sprengen könnte.

ja

in der Tat, ich suchte ein Tool das diese Begrenzung überwindet - nicht generell sondern unter eng begrenzten Bedingungen, nämlich das nur ein Benutzer gleichzeitig auf die Datenbank zugreift

Weil viele Wege nach Rom führen und weil man in gemeinsamer Diskussion möglicherweise eine bessere Lösung findet als mir allein das möglich ist.

Im engeren Sinne schon deshalb, weil ich meine VBA-Lösung in Access noch nicht programmiert hatte zum Zeitpunkt als ich den Thread eröffnete und ein fertiges Tool mir die Programmierarbeit hätte ersparen können.
"Programmierarbeit" klingt scheinbar überzogen, dennn die Kernfunktionalität ist mit wenigen Zeilen Code umzusetzen, denke aber bitte darum das das Ganze robust gegen Fehlbedienung sein muss.


Gruß
Stephan