Office: (Office 2013) Projekt-Struktur

Guten Morgen,

ich bin ACCESS Neuling und habe die Hoffnung einen Ratschlag für ein kleines Controlling-Projekt zu bekommen:

Einem Auftrag (Tabelle [Auftragsbestaetigungen]) möchte ich visuell die zugeordneten [Eingangsrechnungen] und die [Internen Arbeitskosten] zuordnen.

Vereinfacht also eine Darstellung wie folgt:
--------------------------------------------
AB200164 Kunde, Datum … Kalk. Auftragswert:

A) Eingangsrechnungen:
- RE20324, Lieferant..... 450 EUR
- RE20334, ….

B) Interne Arbeitskosten:
- Mitarbeiter A , 7 Stunden, 560 EUR
- Mitarbeiter F , 3 Stunden 450 EUR
--------------------------------------------------


Die Anzeige als Untertabelle, bzw. mittels Bericht kriege ich zusammengebastelt wenn ich entweder nur die Eingangsrechnungen
oder nur die Internen Kosten betrachte: Meine Versuche der Darstellung beider verknüpfter Tabellen (über die AB_ID), am besten noch mit einzelnen Summen sind bisher alle gescheitert.

Ich würde mich sehr freuen wenn jd mir einen grundsätzlichen Wink geben könnte auf welchem Wege diese Darstellung am besten zu erreichen ist, damit meine Versuche etwas gezielter werden...
(via Formular?, Bericht? Abfrage? oder eine umfassende SQL Anweisung?)

Ich hoffe dass ich mein "methodisches Problem" einigermaßen verständlich formuliert habe.

Vielen Dank vorab,
Mirko

:)

 

Hallo Mirko,

ich würde das in einer Tabelle zusammenfassen. Das sind deine Kosten zum Auftrag, die unterscheiden sich nur durch den Typ (Rechnung und Arbeit).

Gruß Peter

 

Hallo Peter,

vielen Dank für Deinen Tipp: Ich fürchte, dass die Daten schon recht unterschiedlich sind, oder? (Mein Versuch per SQL UNION führte mich übrigens daher auch in eine Sackgasse)

Die Internen Kosten werden zB ermittelt indem die Zeiten der Mitarbeiter unterschiedlich faktoriert werden...

Ferner habe ich die Tabellen relational aufgebaut -
Die Tabelle Interne Kosten verweist auf Tabelle Mitarbeiter (in der u.a. die Faktorierung hinterlegt ist), die Tabelle Eingangsrechnungen auf Lieferanten, etc.

Grüße,
Mirko

 

Hallo Mirko,

wie die Kosten der Mitarbeiter ermittelt werden spielt keine Rolle. Das Ergebnis muss in die Kostentabelle, wie das der Rechnungen. Die Stammdaten der Mitarbeiter, Stundensätze usw. bleiden davon unbetroffen.

Gruß Peter

 

Das ist nur eine persönliche Meinung.

Die Darstellung kann/sollte man immer beginnen mit dem Beziehungsbild. Das sagt sehr viel mehr aus als so ein bisschen Prosa rundherum, schon weil es eine gewisse Vollständigkeit hat (Tabellen, deren Felder, Beziehungen zwischen Tabellen).

Das "am besten" kommt darauf an, was man denn möchte.

Eine Primärtabelle würde man in einem Formular darstellen, davon abhängige Sekundärtabellen in eingebetteten Unterformularen, die ins Hauptformular verknüpft sind.

Wenn man nur mit den Daten arbeiten will (ohne explizites Angucken) könnte man sich auch eine Abfrage erstellen.

Details sind von Details abhängig.

 

deswegen habe ich auch geschireben "ich würde..." = persönliche Meinung

Gruß Peter

 

"Eine Primärtabelle würde man in einem Formular darstellen, davon abhängige Sekundärtabellen in eingebetteten Unterformularen, die ins Hauptformular verknüpft sind."

Vielen Dank für diesen Hinweis. Ich war mir nicht sicher, ob Formulare mit mehreren Unterformularen realisierbar sind. (Bzw. ich bin beim Versuch schon gescheitert und hatte Sorge auf dem falschen Pfad zu sein :-) )

Das werde ich ausprobieren.

(Ich habe die Beziehungen als Grafik angehängt)

Grüße,
Mirko

 

Hallo,
was machst Du eigentlich wenn sich der Stundensatz des Mitarbeiters ändert ?
Wenn Du einfach einen neuen Wert einträgst, ändern sich auch die alten Daten, ist das gewollt ?

Warum ist keine referentielle Integrität eingestellt ?
Die ist unerlässlich.

 

Hallo

"was machst Du eigentlich wenn sich der Stundensatz des Mitarbeiters ändert ?
Wenn Du einfach einen neuen Wert einträgst, ändern sich auch die alten Daten, ist das gewollt ?
Warum ist keine referentielle Integrität eingestellt ?"

Danke für den Hinweis. Die Funktionalität "referentielle Integrität" war mir nicht bekannt. In meinem Falle sollen sich allerdings tatsächlich sämtliche betroffenen Daten ändern, wenn der Stundensatz erhöht oder verringert wird.

Grüße, Mirko

 

Ist das Dein Ernst? Du kannst doch nicht nachträglich bei abgeschlossenen Projekten die Kalkulation ändern. Wie sieht denn der zugehörige Arbeitprozess aus, im Laufe dessen diese Daten entstehen?

Gruß
Fred

 

"Ist das Dein Ernst? Du kannst doch nicht nachträglich bei abgeschlossenen Projekten die Kalkulation ändern. Wie sieht denn der zugehörige Arbeitprozess aus, im Laufe dessen diese Daten entstehen?"

Hallo Fred.

Doch, denn im Grunde genommen ist das sogar der Sinn des Projekts: Die automatisierte Nachkalkulation von Aufträgen, so dass stets evaluiert werden kann ob sich die selbe Fertigung in der Zukunft noch lohnt, bzw eine Preisanpassung erforderlich wäre.
Wenn bspsw Mitarbeiter teurer werden wird ein Projekt in der Retroperspektive daher ebenfalls kostspieliger erscheinen und für den bisherigen Preis in Zukunft unattraktiv. (Umgekehrte Fälle sind natürlich ebenso denkbar)

Grüße, Mirko

 

Hallo,
woran erkennst Du, dass etwas teurer wurde, Du hast ja keinen Verglich zum alten Wert ?

 

Ohne eine Preis-/Kostenhistorie mit sauberer zeitlicher Abgrenzung wird das nichts. In Deiner Auftragstabelle steht kein Preis, d. h. ohne eine Historie weißt Du gar nicht, was damals der Stundensatz der beteiligten Mitarbeiter war und damit die gesamten Arbeitskosten der eigenen Mitarbeiter. Du bekommst nämlich immer nur den Betrag basierend auf den aktuell eingestellten Stundensätzen. Ob das gleich, mehr oder weniger ist als früher, bekommst Du nur bei den Fremdleistungen mit, weil die ihren Preis in der Tabelle haben. Und wenn Du das Ergebnis gegen den Wert von "Gesamt" vergleichst (was vmtl. der Gesamtpreis des Projektes ist), erkennst Du keine Ursache für Abweichungen. Lass Dir das mal in Ruhe durch den Kopf gehen und frage Dich, was am Ende rauskommen soll. Wenn Du das weißt, weißt Du auch, was vorher an Informationen reingehen muss.

Gruß
Fred

 

Ich glaube mir wird jetzt klar, warum Ihr dieses Problem zurecht ansprecht: Ich habe die unglückliche Spaltenbezeichnung "Gesamt" als Auftragswert/ -preis gewählt. (Die Tabellenstruktur ist noch nicht endgültig, mir ging es ja zuallererst um die Access-Methodik)
Der Preis kann mithilfe des Tools dann jeweils mit dem letzten Durchlauf "verglichen" werden. Daher macht es Sinn mit aktuellen MAKosten zu kontrollieren...

Ich bin übrigens dank des Tipps von ebs17 inzwischen deutlich weiter. Mir war nicht klar, dass man Unterformulare beliebig einfügen und in Beziehung setzen kann.

Vielen Dank.