Office: (Office 2013) Rechnung erstellen und in Lagerliste ausbuchen

Hallo,

bin Excel-Anfängerin, bitte beachten!
1. Problem: Ich habe ein Rechnungsmuster erstellt, die Artikel werden aus einer Dropdownliste gewählt. Nun möchte ich gerne, dass die verkauften Artikel aus dem Lagerbestand ausgebucht werden.


2. Problem: Momentan habe ich 10 Zeilen in der Rechnung für die Eingabe der verschiedenen Artikel zur Verfügung und lösche dann die nicht benötigten Zeilen raus, wenn z. B. nur 5 verschiedene Produkte verkauft wurden. Die Eingabe erfolgt mit einer Dropdownliste. Ich möchte aber, dass sich eine neue Zeile öffnet, wenn ich sie brauche.

3. Problem: Ich möchte alle Artikel aus den Lieferscheinen in einer Datei sammeln.
Vielen lieben Dank für eure Unterstützung.
Maria

:)

 

Hallo Maria,

Ich vermute mal, Du erwartest jetzt Lösungsvorschläge für die 3 aufgeführten Problemstellungen.

Diese wirst Du m.E. am ehesten erhalten, wenn Du die einzelnen Aufgabenstellungen anhand der beteiligten Tabellenbätter mit einem durchgehenden Beispiel nachvollziehbar veranschaulichen würdest.

Gruß
Aloys

 

Hallo,

im Anhang meine Datei. In den einzelnen Tabellenblättern finden sich: Rechnung, Lieferschein, Preisliste mit einer Spalte für den Lagerbestand.
Der Lieferschein, 2. Tabellenblatt, soll einzeln abgespeichert werden unter: lieferschein1501-huber, lieferschein1502-meier etc.
Danke für eure Unterstützung.

Maria

 

Hallo Maria,

Da ergeben sich ein paar neue Fragen:

Rechnung

• Wozu dienen die Spalten I –O, die Daten stehen doch in der Preisliste ?
• Wozu braucht man Sp H ?
• Warum beziehst Du Dich in Sp D auf Sp H und nicht auf Sp C ?
• Du willst nicht benötigte Zeilen manuell löschen ? Wie stellst Du Dir das Einfügen weiterer benötigter Zeilen vor ?
• Was geschieht mit der Rechnung nach der Dateneingabe ? Soll sie auch abgespeichert werden ?

Preisliste mit Lagerbestand
Ich gehe davon aus, dass die Preisliste mit Lagerbestand nicht Teil des Rechnungsmusters ist, sondern als eigene Datei existieren wird

• Wie wird der Lagerbestand aufgefüllt ?

Sammeln der Artikeln aus den Lieferscheinen in einer eigenen Datei

• Was ist der Zweck dieser Datei ?
• Wie ist ihr Aufbau ?

Lösungsansatz
Ich schlage eine VBA-Lösung vor; mit dem derzeitigen Kenntnisstand des Problems kann ich mir folgenden Ablauf vorstellen:

Starten Rechnungsmuster
Die Preisliste wird automatisch gestartet

Zeilenweise Eingabe der Rechnungspositionen
Über die Produktbezeichnungen werden die Daten der Preisliste eingefügt

Löschen nicht benötigter Zeilen: Markieren Zeilen in Spalte A, DoppelClick
Die in Sp A markierten Zeilen werden gelöscht, wenn die Sp A Pos-Nr enthält
und der Rest der Zeile ansonsten leer ist

Neue Zeilen einfügen: Markieren in Sp A, DoppelClick
Anzahl Zeilen gemäß Markierung in Sp A einfügen

Button „Lieferschein erstellen“
Lieferschein aus Rechnungs- und Preislistendaten erstellen
Lagerbestand aktualisieren
Lieferscheindaten in Sammeldatei schreiben
Lieferschein speichern
Rechnung speichern
Preisliste schließen

Gruß
Aloys

 

Da ergeben sich ein paar neue Fragen:

Rechnung

Wozu dienen die Spalten I –O, die Daten stehen doch in der Preisliste ?

Um diese beim Schreiben der Rechnung zu sehen, ist eigentlich unnütz, wenn alles funktioniert"

Wozu braucht man Sp H ?
Hier trage ich die Menge ein, z. 120 Stück Fliesen, in der Rechnung erscheint dann die Angabe in m², kann man auch weglassen und gleich m² angeben. Meine Chefin wünscht sich das so. Ist also nicht wirklich nötig.

Warum beziehst Du Dich in Sp D auf Sp H und nicht auf Sp C ?

Eigentlich gehört die spalte h in die Rechnung hinein, unsere Preisliste
bezieht sich z.b. bei den Fliesen auf die Stück und nicht
auf die qm, was ich auch sehr blöd finde. Du hast schon recht, eigentlich ist sie unnütz.
Du willst nicht benötigte Zeilen manuell löschen ?
Wie stellst Du Dir das Einfügen weiterer benötigter Zeilen vor ?

Ich möchte eigentlich, dass sich beim Schreiben der Rechnung eine neue Zeile öffnet, wenn ich sie brauche.

Was geschieht mit der Rechnung nach der Dateneingabe ?
Soll sie auch abgespeichert werden ?"

Wir speichern so: Huber1501, Huber1502, Meier1501, Meier1502 usw.

Preisliste mit Lagerbestand
"Ich gehe davon aus, dass die Preisliste mit Lagerbestand nicht Teil des Rechnungsmusters ist, sondern als eigene Datei existieren wird"
Ja, das wäre sinnvoll, weil das Ausbuchen des Lagerbestandes gar nicht funktionieren könnte.

Wie wird der Lagerbestand aufgefüllt ?

Derzeit: Die einzelnen Positionen der an uns gestellten Rechnungen werden
mit + (Plus) in der Lagerliste erfasst, verkaufte Ware mit - (Minus). Lagerliste aus Papier! !!"

Sammeln der Artikeln aus den Lieferscheinen in einer eigenen Datei

Was ist der Zweck dieser Datei ?

Derzeit entsteht der aktuelle Lagerbestand so und ich finde
das fürchterlich: Meine Kollegin nimmt die Lieferscheine einer
Woche zur Hand und subtrahiert die einzelnen Produkte
aus unserer Lagerliste per Hand auf PAPIER. Dort steht dann z. B.
Produkt X: 12 Pal, - 3 Stück + 7 Stück - 3Pal etc. Könnte man die Produkte der einzelnen Lieferscheine sammeln, wäre das viel einfacher. Ein automatisches Ausbuchen aus der Lagerliste wäre natürlich noch besser.



Wie ist ihr Aufbau ?

Die Lagerliste ist genauso wie Preisliste aufgebaut.

Lösungsansatz
Ich schlage eine VBA-Lösung vor; mit dem derzeitigen Kenntnisstand des Problems kann ich mir folgenden Ablauf vorstellen:

Starten Rechnungsmuster
Die Preisliste wird automatisch gestartet

Zeilenweise Eingabe der Rechnungspositionen
Über die Produktbezeichnungen werden die Daten der Preisliste eingefügt

Löschen nicht benötigter Zeilen: Markieren Zeilen in Spalte A, DoppelClick
Die in Sp A markierten Zeilen werden gelöscht, wenn die Sp A Pos-Nr enthält
und der Rest der Zeile ansonsten leer ist

Neue Zeilen einfügen: Markieren in Sp A, DoppelClick
Anzahl Zeilen gemäß Markierung in Sp A einfügen

Button „Lieferschein erstellen“
Lieferschein aus Rechnungs- und Preislistendaten erstellen
Lagerbestand aktualisieren
Lieferscheindaten in Sammeldatei schreiben
Lieferschein speichern
Rechnung speichern
Preisliste schließen


Lieber Alois,

dein Lösungsvorschlag ist sehr gut.

Wir habe allerdings drei versch. Preislisten (Privatkunden, Spezialkunden und Geschäftskunden).
Gut wäre: Eine Liste mit den schiedenen Produkten, dann zu jedem Produkt je eine Spalte mit Spezialpreis, Geschäftskundenpreis und Privatkundenpreis, Gewichten, Menge/Pal etc. und eine Spalte mit dem aktuellen Lagerbestand. Diese Liste kann ich selber erstellen, glaube und hoffe ich.
Ich denke, die Preisliste/Lagerliste müsste eine eigene Datei sein und beim Schreiben einer Rechnung müsste auf diese Datei zugegriffen werden. Abhängig von der Kundennummer soll dann der Spezialpreis/Geschäftspreis/Privatkundenpreis erwählt werden.

Magst du mir da wirklich helfen? Meine Chefin würde sich dafür sicherlich erkenntlich zeigen.
So viel Hilfe kann man nicht unentgeltlich erwarten.
Ich liebe Excel, leider bin ich aber noch Anfängerin. Dieses Forum hat mir aber schon viel geholfen. Kannst du mir ein Buch oder sonstwas empfehlen, um Excel zu lernen?
vielen Dank und viele Grüße

Maria

 

Hallo Maria,

Das ist unsere Mission; allerdings im Sinne Hilfe zur Selbsthilfe. Dafür arbeiten wir aber unentgeltlich.

Wir helfen also gerne. Eine wichtige Voraussetzung wäre aus meiner Sicht, dass Du das Dateienkonzept überarbeitest und die Aufgabenstellung entsprechend ergänzt. Eine Reihe von Ideen hast Du ja selbst in Deiner Antwort schon genannt.
Hier können dann noch weitere Anregungen aus dem Forum mit einfließen.

Die Umsetzung des Ablaufs selbst mit Hilfe von VBA, wie ich ihn schon einmal skizziert habe, ist dann kein Hexenwerk, sondern kann man nach derzeitigem Kenntnisstand mit überschaubarem Aufwand bewerkstelligen.

Alternativ könntest Du auch den Kauf einer Branchen-Software / Shareware überlegen oder die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister, u.a. über die Job-Börse dieses Forums.

Gruß
Aloys

 

Lieber Aloys,

ich schaffe es leider nicht, dass die verkauft Ware, die ich mittels einer Dropdownliste in die Rechnung einfüge, aus der Lagerliste ausgebucht wird.

Auch gelingt es mir nicht, die verkaufte Ware (Lieferscheine) in einem Dokument zu sammeln, wär auch noch eine Erleichterung.

Du schreibst, die Jobbörse dieses Forums könnte mir auch helfen. Wo finde ich diese?
Liebe Grüße
Maria

 

Hallo Maria,

So wie ich das verstanden hatte, geht das nur mit VBA.

Wie ist der aktuelle Stand der Artikeldatei ?
- enthält sie jetzt 3 Preiskategorien ?
- wie kann bei der Rechnungserstellung über die Kd-Nr / den Kundennamen die Preiskategorie ermittelt werden ?

- Wie soll dieses Sammlung jetzt aussehen ?
- Ist das eine eigene Datei ?
- Und was soll der Auslöser für die Aufnahme in die Sammlung sein ?

Stelle doch mal ein aktuelles Rechnungsbeispiel, die Artikeldatei und ein Beispiel für die Lieferscheinsammlung zur Verfügung. Dann sehen wird weiter.

Und für eine umfangreichere Unterstützung siehe wie gewünscht
Job-Börse

Gruß
Aloys

 

Lieber Aloys,

ich glaube, es wäre sinnvoll 3 Rechnungsvorlagen zu erstellen.
1xfür "Geschäftskunden", 1x für "Spezialkunden" und 1x für "Privatkunden". Dazu haben wir jeweils eine Preisliste. Den Preislisten sollte dann eine Spalte mit dem aktuellen Lagerbestand haben, die sich ausbucht, wenn Ware verkauft wird. Entweder aus der Rechnung oder aus dem Lieferschein.

Anhänge erhältst du.
Wenn es dir zuviel wird, dann kann ich das auch verstehen.
Wie das mit der Jobbörse funktioniert, weiß ich leider nicht. Bin wahrscheinlich zu blöd.
Die verkaufte Ware aus den Lieferscheinen bzw. Rechnungen zu sammeln und dann aus dem Warenbestand rauszunehmen wäre eine Alternative, wenn alles andere nicht zu schaffen ist.

Lieben Dank

Maria

 

Hallo Maria,

Überlegt Ihr noch, oder ist das schon entschieden ?.
Wie erkennt man dann aus der Rechnung, welche Preisliste zu wählen ist ?

Habt Ihr dann für jede Preisliste eine eigenen Lagerbestand ?
Auf die Struktur der Preisliste will ich im Moment nicht eingehen.

Das einfachste aus meiner Sicht wäre m.E. doch eine Preisliste mit 3 Preisspalten und einem Lagerbestand, der zB bei Lieferscheinerstellung entsprechend vermindert wird.
Offen wäre dann immer noch, wie Warenzugänge in diesen Warenbestand eingebucht werden.

Gruß
Aloys

 

Hallo Aloys,

1. Die Rechnungsvorlagen würde ich extra benennen: z. b. Rechnungsvorlage G, Rechnungsvorlage S, Rechnungsvorlage P.
Die einzelnen Preislisten G, S und P müsste man diesen dann zuordnen.

Wenn es einfacher ist, könnten wir auch mit einer Rechnungsvorlage arbeiten. Dann müssten zusätzliche Spalten in der Preisliste sein, für G, S und P. Bei Abnahme einer Palette werden die Preise auch günstiger. Das wird dann schon eine sehr umfangreiche Preisliste bzw. Lagerbestand. Lagerbestand haben wir nur einen. Vielleicht könnten wir der Preisliste S zwei Spalten hinzufügen: eine für Lagerzugang, eine für Abgang. Diese Spalte kann man doch jeweils in den anderen Preislisten übernehmen.

Ich könnte aus den drei Preislisten eine "machen" und alle Überschriften und Leerzeilen entfernen. Den Lagerbestand führen wir derzeit handschriftlich! Welch ein Graus. Den Zugang würde ich anhand der Eingangsrechnungen einbuchen.
Lieben Dank im Voraus

Maria

 

Hallo Maria,

Zum Thema Preisliste(n) und Lagerbestand habe ich mich schon geäußert.
Ansonsten sehe ich im wesentlichen nur „würde“, „müßte“ und “könnte“.
Was erwartest Du denn jetzt konkret von uns ?

Gruß
Aloys

 

Hallo Maria,

ich habe dir eine PN geschickt.

 

Lieber Aloys,

hatte Stress in den letzten Tagen. Im Anhang erhältst du eine Gesamtpreisliste. Würde mich freuen, wenn du mir weiterhelfen kannst und magst. Da du der Experte bist, ist bestimmt dein Lösungsansatz der beste.
Das ganze ist so komplex mit den versch. Kunden und den verschiedenen Preisen (Abnahme bei einer Palette). Mich überfordert das gänzlich.

Liebe Grüße
Maria

 

Hallo Maria,

Das verstehe ich nicht so recht. Wenn das so komplex ist, wie arbeitet Ihr dann täglich damit ?

Wenn ich mich recht erinnere, ist Dein dringendstes Problem
a) die Verminderung des Lagerbestandes bei der Lieferscheinerstellung sowie
b) die Einbuchung von Zugängen anhand der Eingangsrechnungen

Für beides kann man eine VBA-Lösung erstellen. Dazu wäre es hilfreich, den Prozessablauf für Rechnungs und Lieferscheinerstellung darzustellen und kurz zu beschreiben:
Dazu fallen mir jetzt schon Fragen ein, zB
Wird der Kunde in der Rechnung auch über Datenprüfung ausgewählt ?
Soll die Anzahl der Rechnungs-Positionen noch immer variabel gestaltet werden können ?
Über welche Informationen wird die für den Kunden jeweils anzuwendende Preisliste bestimmt ?
Wird der Preis für einen Artikel nur aus der Artikelliste entnommen, oder sind noch Fall-abhängige Berechnungen durchzuführen ?
Über welchen Begriff in der Eingangsrechnung greifst Du auf Artikel der Artikelliste zu ?
Entsprechen die hochgeladenen Dateien (Rechnungsvorlage, Lieferschein, Kunde) noch dem aktuellen Stand ?

Gruß
Aloys

P.S.: Interessehalber - Du hast die PN von xlph erhalten ?