Office: (Office 2013) Rechnung erstellen und in Lagerliste ausbuchen

Lieber Aloys,

derzeit arbeiten wir so:
1. Bestellung des Kunden geht ein (wir haben ganz viele Stammkunden)
2. Ich suche die vorherige Rechnung des Kunden über dessen Namen.
3. Speichern der Rechnung unter der folgenden Rechnungsnr. (z. B. Huber1502 nach Huber1501).
4. Ändern der Rechnungsnr. und des Datums im Formular.
5. Löschen der Positionen der vorherigen Rechnung.
6. Eingabe der bestellten Produkte (vorher: in der schriftlichen Lagerliste schauen, ob das Produkt vorhanden ist).
7. In der jeweiligen Preisliste (Spezialkunden, das sind etwa 20 Kunden, Geschäftskunden bzw. Privatkunden) die Preise raussuchen, ab einer bestimmten Menge erhalten die Kunden einen Palettenpreis.
8. Aus der Rechnung die einzelnen Positionen herauskopieren und in eine Vorbereitungsliste einfügen. Die Liste ist für unsere Lagerarbeiter, sie "richten" die Ware für die einzelnen Kunden her.
9. Wenn der Kunde die Ware abholt: Aus der Rechnung werden die einzelnen Positionen herauskopiert und in den vorherigen Lieferschein des Kunden, nachdem Löschen der vorherigen Produkte, eingefügt und unter der nächstfolgenden Lieferscheinnr. gespeichert.

zu deinen einzelnen Fragen:
Der Kunde wird über seinen Namen gesucht.
Die Anzahl der Rechnungsposition wechselt, die nicht benötigten Zeilen werden gelöscht.
Preisliste: Es gibt nur ca. 20 Spezialkunden, die Namen kenne ich, eine Dropdownliste für diese habe ich bereits erstellt.
Der Rest besteht aus Geschäftskunden (Geschäftskundenpreisliste) oder Privatkunden, sie erhalten Bruttopreise aus der Privatliste.

Die Preise der Waren werden fast immer aus den Preislisten gewählt (es gibt Palettenpreise, abhängig von der bestellten Menge), selten bekommen die Kunden Sonderpreise von meiner Chefin.

Die Eingangsrechnungen sind in englischer Sprache gestellt. Die einzelnen Produkte werden derzeit per Hand in die Lagerliste eingetragen.


Die letzten beiden Rechnungen und Lieferscheine sind auf dem neuesten Stand. Die Rechnungsvorlage, die ich dir am Anfang geschickt habe, haben wir noch nie benutzt, diese habe ich mir ausgedacht. (mit Dropdown und Spezialkunden etc.) Sie gar nicht ganz schlecht.

Du hast recht: Die Verminderung des Lagerbestandes ist das wichtigste.

Ich wäre schon zufrieden, wenn du Folgendes schaffen würdest:
Sammeln der verkauften Produkte der letzten z. b. 50 Lieferscheine und Ausbuchen aus der Lagerliste ausbuchen. Ich kenne die dafür nötige Formel leider nicht. Einbuchen können wir das ganze immer noch zu Fuß.
Da wäre uns schon viel geholfen.

Danke für deine Geduld und deine Hilfe.

PN habe ich erhalten.

Liebe Grüße

Maria

 

Hallo Maria,

Deine Vorstellung dazu ist:

Der Lieferschein wird bei Abholung der Ware erstellt; dann müsste doch eigentlich zu diesem Zeitpunkt auch die Ausbuchung aus dem Bestand erfolgen. Wenn Du zB 50 Lieferscheine zusammenkommen lässt, ist doch der Lagerbestand kaum noch aktuell.
Wie überprüfst Du dann bei der Eingabe des Produkts in die Rechnung, ob es noch auf Lager ist ?

Was ist Deine Vorstellung zur Sammlung der Lieferscheine: werden die Lieferscheine zunächst in einem Zwischenordner gesammelt und dann nach Ausbuchung aus diesem Zwischenordner entfernt ? Wohin ?

Ist die Lager-Preisliste mit den 4 Preisspalten die aktuelle Version ?
Wie sind die Spalten P, Q, R zu verstehen ?

In Spalte A fehlen einige Artikel-Nr., hat die Artikel-Nr überhaupt eine Bedeutung ?

Spalte G dieser Preisliste enthält Stück/Palette, ich vermute mal, der Lagerbestand wird ebenfalls in Stück/Palette angegeben. Im Lieferschein steht allerdings Menge / qm. Wie passt das zusammen ?
Konkret - was ist bei der Ausbuchung zu tun ?

Der Lieferschein enthält keine Artikel-Nr, also erfolgt der Abgleich nur über die Produktbezeichnung.

Gruß
Aloys

 

Habe deine Antwort inzwischen gefunden . Melde mich wieder bei dir
maria

 

Hallo Aloys,

du hast Recht, unsere Lagerliste ist nie ganz aktuell.
Wenn ich eine Rechnung erfasse, schaue ich zuerst in unsere schriftliche Lagerliste, ob das Produkt da ist. Dann erstelle ich eine sog. Vorbereitungsliste. Der Lagerarbeiter sucht dann die Waren im Lager und benachrichtigt uns, wenn ein bestimmtes Produkt nicht mehr vorhanden ist.

Zu den Lieferscheinen: Habe mir das so vorgestellt: Mithilfe von "Dropdown" werden die Produkte in die Rechnung eingefügt und dann im Lieferschein übernommen. Der Text ist dann exakt der gleiche wie in der Rechnung, Preis/Lagerliste. Könnte man die Produkte mit Mengenangabe (aus Lieferschein) in einer Datei sammeln, könnten diese mit einer Formel, die du kennst, ich aber nicht, aus der Lagerliste ausgebucht werden.

Die Lagerliste/Preisliste habe ich erstellt aus den drei verschiedenen: Spezial, Geschäftskunden und Privatkunden.

Manche Artikel fehlen, diese könnte ich dann noch selber vervollständigen.

Die Angaben sind sehr blöd, hat meine Chefin gemacht. Das kann man ändern. Bei dem Rechnungsmuster, das ich erstellt habe und du ganz am Anfang erhalten hast, habe ich bereits Stückzahlen in qm umgewandelt etc.
Ich kann den Lieferscheinen eine Spalte hinzufügen, dann hätten wir qm und auch Menge in Stück.

Mit Artikelnummern arbeiten wir gar nicht.

In diesen Spalten

P: derzeitiger Lagerbestand
Q: Ausbuchen der verkauften Ware
R: Endbestand.

Hier soll quasi das Lagerbestand erscheinen.
Ruft ein Kunde an, kann ich ihm den Preis nennen und auf der rechte Spalte würde ich dann auch sagen können, ob wir das Produkt haben.

Funktioniert das Ausbuchen mit Summewenn?
Wenn jedes Produkt nur einmal verkauft würde, könnte ich das Ausbuchen vielleicht selber (mit Matrix).

Nochmal zu den Lieferscheinen, wenn der Rest nicht klappt oder du sagst: die nervt mich ich mag nicht mehr, kann ich auch verstehen.

gibt es eine Formel: Nimm aus bestimmten Dateien, (in meinem Fall die Lieferscheine) jeweils die zweite und dritte Spalte (einmal: Produkt, einmal Menge) und sammle diese dann in einer neuen Datei (Lieferscheinsammlung).

Liebe Grüße
dein schwerer Fall

Maria

 

Hallo Maria,

Zunächst mal eine Klarstellung

Ich sehe da keine Formellösung.
Du kannst mit keiner Formel eine Zelle außerhalb der Formelzelle ändern. Ich dachte, ich hätte mich am Anfang klar ausgedrückt, als ich von einer VBA-Lösung sprach.

Sollte bei Dir eine solche VBA-Lösung nicht in Frage kommen, dann muss ich passen.

Ansonsten skizziere ich mal einen ersten Lösungsansatz:

1. Es gibt nur einen Lagerbestand, nämlich den in Spalte P
2. Wenn der erstellte Lieferschein manuell im Lieferschein-Ordner gespeichert wird, werden per Makro die Mengen bei den betreffenden Artikeln in der Artikelliste abgebucht;
3. denkbar wäre, dabei auch den Blattschutz zu aktivieren, so dass der Lieferschein danach nicht mehr ohne weiteres änderbar wäre.
4. Im Lieferschein wird an einer geschützten Stelle ein Zeichen gesetzt, dass die Mengen-Abbuchung erfolgt ist
5. In einem zusätzlichen Tabellenblatt „Logbuch“ der Preisliste werden die Lieferscheinpositionen „gelogged“ mit Zeitstempel, User, Lieferschein-Nr, Art-Bezeichnung und Menge
   (man kann dann immer nachvollziehen, ob und wann (ggf auch von wem) der Lieferschein ausgebucht wurde; auch eine gezielte Rückbuchung wäre realisierbar)

Gruß
Aloys

 

Hallo Aloys,

ja, das hört sich gut an.

Es reicht, wenn die Ware ausgebucht wird vom Lagerbestand.

Übrigens: Ich kopiere gerade aus ca. 100 Lieferscheinen die Produkte raus und füge sie in einen "langen Lieferschein" ein. Sehr mühsam. Gibt es den Befehlt nicht: Nimm aus allen markierten Dateien jeweils die ersten zwei Spalten und füge sie alle in eine neue Datei ein. Wenn jeweils das ganze Lieferschein eingefügt würde, würde das auch nichts ausmachen, ich müsste nur die Spalten, die ich nicht brauche, löschen.

Liebe Grüße
Maria

 

Hallo Maria,

Das ist für mich eine typische VBA-Lösung.

Ist das eine einmalige Aktion, oder willst Du dies grundsätzlich für alle zukünftigen Lieferscheine auch so handhaben und die SammlungsDatei ständig erweitern ?

Dazu brauche ich folgende Informationen:
- in welchem Ordner befinden sich die Lieferscheine und in welchem die neue Datei ?
- Beispiel Lieferschein mit Daten
- Beispiel, wie das Ergebnis aussehen soll
- wie willst Du verhindern, dass Lieferscheine nicht mehrfach gesammelt werden ?

Gruß
Aloys

 

Hallo Aloys,

falls es mit dem automatischen Ausbuchen nichts wird, wäre mir halt geholfen, wenn die Inhalte der Lieferscheine in einer neuen Datei gesammelt werden. Ich würde also 50 Lieferscheine markieren, die Nr. kann ich mir ja notieren, in Lieferscheine1-50 sammeln, dann die Produkte/Menge aus der Lagerliste ausbuchen (zu Fuß).

Derzeit arbeiten wir ja noch nicht mit Dropdown, so dass der Text bei den Lieferscheinen nicht exakt gleich ist.

Die Lieferscheine sind unter "Excel 2015" gespeichert, die Pfade weiß ich nicht, bin heute zuhause. Diese könnte ich vielleicht selber in die Formel einfügen.

zwei Lieferscheine habe ich schon mal angehängt, du findest sie sicher.

Die neue Datei nenne ich z. B. Lieferscheine1-50.

Die Liste soll so ausschauen, das reicht:

Produkt Menge
stein x 5
stein y 6
usw

Diese Angaben sind derzeit in Spalte 1 und 2 zu finden.

Wenn wir mit Dropdown arbeiten würden, also der Text ganz exakt mit der Lagerliste/Preisliste übereinstimmt, könnte dann das Ausbuchen mit Matrix, Superverweis etc. funktionieren. Nennt man dies dann VBA?

Viele Grüße
Maria

 

Hallo Maria,

Nein, ich zitiere aus Wikipedia:
"VBA gilt als leistungsfähige Skriptsprache und ist die am weitesten verbreitete Möglichkeit, auf Microsoft-Office-Anwendungen (Excel, Word, Access etc.) basierende Programme zu erstellen."

Mein Vorschlag, wir probieren es mal mit dieser Lieferscheinsammlung; ich würde als zusätzliche Info noch die Lieferschein-Nr mit aufnehmen.
Allerdings komme ich vsl erst heuet Abend dazu.

Gruß
Aloys

 

Hallo Maria,

anbei mein Vorschlag für die Lieferscheinsammlung; ein paar Hinweise findest Du im Tabellenblatt.

Gruß
Aloys

 

Lieber Aloys,

hat nicht gleich funktioniert, weil ich die Lieferscheine meiner Firma per mail gezippt gekommen habe und deswegen die Lieferscheine 01-Lieferschein..., 02-Lieferschein... hießen und nicht Lieferschein.... -Bin dann auf die Idee gekommen die Zahlen rauszulöschen und schon hat das ganze funktioniert!Darf ich dich mal wieder kontaktieren in Sachen "automatisches Ausbuchen aus der Lagerliste"?

Herzlichen Dank, hoffe ich habe dich nicht zu sehr genervt.

Maria

 

Hallo Maria,

Selbstverständlich - das war ja die eigentliche Aufgabenstellung (und nerven tust Du mich auch nicht).

Dann erkläre Dich mal, was Du Dir darunter vorstellst.

Ich sehe da im Moment 2 Möglichkeiten:
- ausbuchen beim abspeichern des einzelnen Lieferscheines,
- ausbuchen über die Sammeldatei (das gerade gelöste Problem)

Unklar bei beiden Varianten ist mir noch:
- kann die Menge einfach abgezogen werden, sondern sind Produkt-bezogen Umrechnungen erforderlich (zB aus Stück die qm ermitteln) ?
- gibt es Rücklieferungen, und wie wären diese zu behandeln ?

Gruß
Aloys

 

Hallo Aloys,

deine Lieferscheinsammlung ist wirklich super.
Bin grad dabei den Code zu ändern, gelingt mir aber noch nicht: Ich möchte aus allen Rechnungen die Kundenadressen rausfischen. Ein Muster hast du bereits (Asen1501). Ist eigentlich vom Prinzip das gleiche. Ich brauche quasi aus allen Rechnung: 1 Spalte Zeile 7 bis 11. Daraus möchte ich eine Dropdown erstellen für die Rechnungen.

Wie bekomme ich die NV#-Meldungen weg? Weiß einfärben genügt nicht, da ich mit den NV# nicht rechnen kann.

Lieben Dank
Maria

 

Hallo Maria,

Welche NV#-Meldungen ?

Welchen Code ?

Das ist aus meiner Sicht eine völlig neue Aufgabenstellung.
Dafür ist mein Code nicht geeignet.

Verstehe ich das richtig ?
Alle Rechnungen liegen in einem Ordner.
Die Adresse in A7:A11 ist aus jeder Rechnung für eine Dropdown-Liste auszulesen und abzuspeichern.

Wie soll denn diese Dropdown-Liste aussehen, und wo soll sie gespeichert werden ?

Gruß
Aloys