Office: (Office 2010) Rechnungschreiben Excel in Access neue DB erstellen

Hallo liebe Mitglieder.

Ein guter Bekannter hat für seine kleine Dienstleistungsfirma ein uraltes Exel Macro zusammengebasteltes Teil um Rechnungen zu schreiben.

Ich habe ihm nun vorgeschlagen, die in einer DB zu erfassen und dann dort die Rechnungen heraus zu lassen.

Es gibt folgende Ziele:

Auftrag anlegen
Lieferschein Einzeln
Lieferschein Sammel
Sammelrechnung

Folgender Hintergrund.
Es gibt keine Artikel die wieder verwendet werden können. Seine Firma veredelt Stahlteile. Ein Kund bringt irgendwelche Teile die irgendwie benannt werden und er veredelt diese in speziellen Öfen.

Bis jetzt arbeitet er mit per Hand geschriebenen Lieferscheinen usw.
Wenn er dann nach 14 Tagen für einen Kunden mehrere solcher Aufträge abrechnen will, tipst er diese von den Zetteln in die Exeltabelle.
Er erstellt also eine Sammelrechnung.

Ich habe nun eine DB angefangen wo er den Auftrag passend zum Kunden direkt eingibt und für diesen einen ELS (Einzellieferschein) herauslassen kann.
nach 14 Tagen nun, hat er für verschiedene Kunden verschiedene Arbeiten ausgeführt und will dafür nun einen Sammellieferschein und eine Sammelrechnung erstellen.

Soweit habe ich das auch hinbekommen. Wenn er jedoch nun mal einen ELS nicht gedruckt hat, erscheint dieser Auftrag nicht in der afg für Rechnungen.
Wie kann ich ihn nun darauf aufmerksam machen, dass er da noch einen ELS erstellen muss (wo er auch die Transportkosten eintragen muss)

Ich hoffe ich habe es soweit gut beschrieben.

Im Anhang habe ich die Datei soweit ich gekommen bin mal angehangen zum besseren Verständnis.

Besten Dank schon mal.

:)

 

Was will er mit einem Sammelbeleg für mehrere Kunden? Den zahlt eh keiner alleine. Ist das nur für interne Statistik/Überwachung?

Auch hier komme ich mit 2007 nicht ran... Und ich frage mich mal ganz grundsätzlich: wenn er eh jeden Auftrag "maßschneidert" und somit keinen Leistungs- oder Artikelkatalog hat, den er anbietet, dann ist doch jeder Auftragswert eine Einzelkalkulation. Er kann allenfalls mit "Grundartikeln" wie z.B. Arbeitsstunde, Maschineneinsatz, Materialeinsatz etc rechnen. Und diese "Artikel" könnte man ganz ähnlich behandeln wie du es in deiner Rutschen-Db schon machst. Die Projekte sind der Auftrag, die Details sind die einzelnen "Mengen" (4 Arbeitsstunden, 1 Brennvorgang). Ob die Details nun einen Lieferschein oder eine Rechnung darstellen, ist db-technisch ziemlich gleich: eine Belegart dazu, und gut is. Alle noch nicht abgerechneten Details eines Auftrags sind dann rechnungsreif, und eine Rechnung umfasst (i.d.R.) die Sätze des Lieferscheins oder auch mehrerer.

 

Hallo Martin.

Er hatte ca. 50 Kunden die in regelmässigen Abständen (alle 2 -3 Tage) irgendwelche Teile zum veredeln bringen.

Die DB ist so aufgebaut: Sieh Bild Beziehungen

Er kann nun den Kunden heraussuchen und dann die neue Bestellung in einen vorhandenen Auftrag als neue Bestellung eingeben oder wenn er die Arbeit noch nicht bis zur nächsten Rechnungsstellung erledigt haben wir einen neuen Auftrag anlegen wo er dann wiederum neue BEstellungen dazu geben kann. Er macht dann für die jeweilige Bestellung einen ELS weil er es ja einzeln ausliefert, per Post oder per Abholung raus gibt.

Sagen wir er hat nun von einem Kunden 7 Bestellungen wovon er 4 in einem Auftrag hat, welche bis Monatsende erledigt sein werden, die andern 3 hat er in einem Auftrag die er bis mitte Monat erledigt haben will. Jetzt macht er Mitte des Monats eine Sammelrechnung für die 3 Bestellungen in Auftrag A und dafür einen Sammellieferschein (weil die Kunden das so wünschen).
Herausforderung dabei ist gewesen, dass die Kunden auf der Sammelrechnung die eigene Bestellnumer und Datum sehen wollen.

Bis jetzt hate er für das Rechnungsschreiben immer eine ältere Dame die ihm das im Exel eingetipst hat. Diese ist nun leider verstorben und er hatte bis dahin ja auch keinen Handlungsbedarf. Jetzt muss er es allein machen bzw. will es allein machen und hat mir erzählt wie langwierig die Exel mit den Macros ist.

Eine Auswertung soll dann nebenbei auch erzielt werden, welche Codes er am meisten verarbeitet und natürlich den aktuellen Umsatz und später verleichen Vorjahr, Quartal usw.

Ich hoffe, der Ansatz der db ist schonmal nicht schlecht.

Gruss Robert

 

Was bitte ist der Unterschied zwischen Auftrag und Bestellung?

 

eigentlich keiner.
Ich habe diese Bezeichnung zum besseren Verständnis und zur Unterteilung gewählt gehabt.

Besser wäre wohl Bestellung und Bestellungsdetail

Im Auftrag gibt er seine Auftragsnummer an
Bei der Bestellung gibt er die verschiedenen vom Kunden vorgegebenen Bestellnummern ein.

 

Also bündelt ein Auftrag mehrere Bestellungen. Sind die Aufträge immer "kundenrein", betreffen also immer nur einen Kunden? Mir scheint, dass die Aufhängung der Aufträge an die Kontakte noch eines Abgleichs mit dem bestellenden Kunden bedarf.

Die Tabellen Rg (Rechnung) und SLS (Sammellieferschein) scheinen lediglich "Nummernbücher" zu sein. Wo stehen die bescheinigten bzw. abgerechneten Teilmengen?

Insgesamt wird das Modell klarer, aber noch habe ich kein gutes Gefühl dabei...

 

Ich habe mal die Tabelle Kunden aufgeklappt. Siehe Bild
jeder Auftrag ist an den Kunden gebunden.
im Auftrag sind die einzelnen Bestellungen an den Auftrag gebunden.
Wenn er die RG schreibt muss er abgerechnet anklicken in der tbl Auftrag (abgerechnet) und im frm erscheint der Auftrag nicht mehr. Hier habe ich einen Button für alte Aufträge angelegt welche über eine afg die Liste der alten aufträge des ausgesuchten Kunden auflistet.

 

Der Auftrag ist doch erst abgerechnet, wenn die Rechnung(en) dazu die Leistung(en) der Bestellungen abbilden. Das Kreuzchen halte ich für bedenklich.

 

jo. das ist ja mein Problem. Ich weiss nicht wie ich da eine Art Kontrolle machen kann

Nehmen wir an er hat von Auftrag A die 3 Bestellungen ausgeliefert. dann sollte er 3 ELS gedruckt haben.
Nun sollte also der Auftrag bereit sein für die Rechnung. Wie kann ich das erkennbar machen? Lieferschein gedruckt als Statusfeld was sich automatisch ergibt oder ............

Ich habe null Plan

Es müsste eine Art Vergleich der Bestellung zum Lieferschein geben der kontrolliert ob alle Bestellungen einen ELS haben und die gleichen Daten darin sind.

Wenn er einen ELS nicht gedruckt hat, weil er zu faul war oder es einfach vergessen hat ... warum auch immer, erscheint der Auftrag nie mit dem "Status" Rechnung schreiben. Also sollte es eine Liste geben mit aktuellen offenen Bestellungen oder so.

Aber ebend. Im Moment null Plan dbzgl.

 

Jepp. Du brauchst z.B. einen Vergleich der Mengen pro Artikel (oder wie man das nennt, was er abrechnet). Das kann die eine Abfrage liefern. Offen ist alles, wo die Summe der Bestellungs-Mengen je Artikel ungleich ist der Summe der Menge der abgerechneten Artikel.

Vergessen merkt er am Kontostand. Zu faul merkt er an den Kundenanfragen. Selbstständigkeit erfordert schon einen "kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb". Das ist mehr, als den ganzen Tag am Einbrennofen zu stehen und "das bisschen Bürokram" einer Seniorin zu überlassen... Wenn er nicht pleitegehen will, muss er jeden Handgriff mindestens protokollieren.

 

Also erstelle ich 2 afg.

1.afg Liste mit den Mengen was bestellt ist
2.afg Liste mit den Mengen was ausgeliefert ist (anhand der Lieferscheine)
Wenn beide Listen übereinstimmen kann Rechnung geschrieben werden.
Den vergleich mache ich in einer 3. afg wo ich berechnetes Feld mit Ergebnis = 0 kontrolliere?

dann weitere afg für Kontrolle Mengen in Rechnung mit Mengen Lieferschein vergleichen. Wenn da auch Ergebnis = 0 dann ist Auftrag abgerechnet.

Vom Prinzip her richtig?

 

Ja, so etwa kann das laufen.

 

d.h. ich muss eine Art Bedingung an das Ergebnis = 0 hängen. bzw. ein wenn = o dann markiere anderes Feld mit Rechnung schreiben bzw. dann abgerechnet. Somit würde das Häckchen entfallen bzw. automatisch ausgefüllt werden.

Das ist möglich? Muss ich doch glatt mal probieren.

Danke übrings, dass du nicht immer gleich Lösungen vorgibst, sondern mich selber drauf kommen lässt, damit verstehe ich es letztendlich viel besser und es prägt sich besser ein. Kann man dich hier irgendwo belobigend anklicken oder so was?

 

Ich würde eher jeden Tag ein Formular aufrufen wollen, das die offenen Posten zeigt:

• Bestellt ungleich ausgeliefert
• ausgeliefert ungleich abgerechnet
  und nicht zuletzt
• abgerechnet aber noch nicht bezahlt. Vom Abrechnen kann er nicht leben. Irgendwann muss ja auch mal Kohle fließen!

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Lobenswerte Einstellung! *top Wenn nur mehr so dächten.