Office: Sicherungskopie erstellen, bestimmte Anzahl behalten

Hallo zusammen,

ich habe eine Excelmappe in der mehrere Benutzer Änderungen machen. Es kommt leider jeden 3ten Tag vor, dass ich kontaktiert werde weil angeblich irgendwas nicht funktioniert oder Werte überschrieben sind.

Jetzt habe ich das Arbeitsblatt schon geschützt und wenn das Makro abgearbeitet wird, wird es entsperrt und danach wieder gesperrt.

Zusätzlich möchte ich jetzt aber beim öffnen der Excelmappe, eine Sicherungskopie erstellen. Was soweit auch ganz gut klappt mit nachfolgendem Code. Jedoch würde ich nur eine bestimmte Anzahl von Sicherungskopien behalten wollen. Also sagen wir mal, es sollen immer die letzten 10 behalten werden. Wenn jetzt das Dokument das 11te mal geöffnet wird, würde er ja die 11te Sicherungskopie erstellen. Irgendwann hab ich dann hunderte Sicherungskopien (was ich aber nicht möchte)

Kann mir irgendjemand bitte helfen und sagen, wie ich den Code umarbeiten müsste, dass er beim 11ten mal öffnen, die erste Sicherungskopie löscht?

Es sollen halt immer nur 10 Sicherungskopien in meinem Ordner sein.

Hier der Code, denn ich zum speichern nehme:

PHP:

         Private Sub Workbook_open()

'======= Bei IBN einschalten========'

Dim SavePath As String
Dim FileName As String
Dim FileExtension As String
Dim FileDate As String
Dim FileBackupName As String
Dim FileUsername As String

SavePath = "W:WTEXCEL_VBASicherungskopien"
FileName = Left(ThisWorkbook.Name, InStrRev(ThisWorkbook.Name, ".") - 1)
FileExtension = Mid(ThisWorkbook.Name, InStrRev(ThisWorkbook.Name, ".") + 1)
FileUsername = Environ("UserName")

FileDate = Format(Now, "YYYYmmdd_hhmmss")
FileBackupName = SavePath & "Sicherungskopie von " & FileName & "_ erstellt von " & FileUsername & "_" & FileDate & "." & FileExtension
ActiveWorkbook.SaveCopyAs FileBackupName
End Sub


:)

 

Hallo Manuel,
nutze folgenden Code:
Code:

 

Hallo Uwi63,

vielen vielen dank für deine Hilfe.

Das mit den Backslash hier im Forum wusste ich leider nicht (nun aber schon), aber du hast sie alle richtig gesetzt *wink.gif*

Werde ich am Montag gleich mal in der Früh in die Datei einpflegen und ausgiebig testen. Danach gebe ich schnellstmöglich eine Rückmeldung ab.

Gruß und schönes Wochenende noch.

Manuel

 

Hallo Manuel,
war gerade mal wieder im Forum und habe bemerkt, dass ich bei meinem Vorschlag noch etwas nicht unwichtiges vergessen habe *entsetzt
Es fehlen noch folgende Zeilen im Deklarationsbereich des Moduls:
Code:

 

Hallo Uwi,

sorry für die späte Rückmeldung, aber habe leider nicht geschafft früher online zu kommen.

Nun habe ich deinen Code in meine Datei eingepflegt und auch den Zusatz, ebenfalls habe ich es getestet und es läuft soweit alles und tut was es soll.

Daher erstmal vielen vielen dank für deine Hilfe.

Ein kleines Problem habe ich noch, da hätte ich auch eine kleine aber auch unschöne Lösung parat. Vielleicht weiß hier jemand nen anderen Weg.

Meine Datei wird geöffnet, dann macht sie sofort eine Sicherungskopie unter dem von mir angelegten Pfad. -> Läuft alles wie ein Uhrwerk!!

Nun haben wir aber auch paar Kollegen, die müssen die Datei öffnen, sich einen Screenshot erstellen oder Werte abschreiben. Diese Kollegen haben aber leider keinen Zugriff auf das Laufwerk, welches ich für die Automatische Erstellung der Sicherungskopie angegeben habe. Dann kommt ja logischerweise eine Fehlermeldung, dass er das Workbook_Open Event nicht ausführen kann, weil auf den Pfad nicht zugegriffen werden kann.

Kann ich die Fehlermeldung irgendwie unterdrücken?

Meine Idee wäre jetzt, dass ich auf den Applications.Name zugreife und dort alle Kollegen eintrage, die in der Datei Änderungen vornehmen dürfen. Sollte einer dieser Kollegen die Datei öffnen, soll eine Sicherungskopie erstellt werden.
Wäre auch kein Problem, jedoch sind das einige und bei einem Neuzugang oder wenn einer geht, muss ich das dann Nachpflegen.

Warum der Applications.Name? Da wir alle eine sozusagen Kennung in der Arbeit besitzen, die es nur einmal gibt und die auch nicht verändert werden kann. Darüber loggen wir uns auch auf dem Laptop ein.

Vielleicht hat jemand eine andere Idee, wie ich die Fehlermeldung unterdrücken kann und kann mir hierbei helfen.

Vielen dank und Gruß Manuel

 

Hallo Manuel,

warum machst Du eine Sicherheitskopie wenn die Datei geöffnet wird?
Das bedeutet ja, dass wenn jemand nur mal schauen möchte, ohne was zu ändern, dadurch mehrere identische Dateien erzeugt werden.
Eigentlich braucht man doch erst dann eine neue Kopie ablegen, wenn auch etwas geändert wurde, was erst dann zum Tragen käme, wenn derjenige auch speichert.
Also würde ich an deiner Stelle erst beim Speichern auch eine Kopie erzeugen (bei: Workbook_BeforeSave)

Ob dann gesichert werden kann, könnte man dadurch überprüfen, indem man feststellt ob das Verzeichnis vorhanden ist:
Code:

Falls Du es über eine Berechtigung prüfen möchtest, könntest Du es so lösen:
Code:

 

Hallo Uwi,

da hast du natürlich recht, ich sollte das echt nochmals überdenken, ob ich das nicht vor dem Speichern ausführen lasse.
Wird wahrscheinlich der bessere Weg sein.

Das mit dem überprüfen werde ich morgen gleich noch mit reinnehmen und mir mal ganz gut sichern (werde ich wahrscheinlich jetzt öfters brauchen *wink.gif* )


Vielen vielen Dank Uwi für deine super schnelle Hilfe und einen schönen Abend noch.

Gruß Manuel