Office: (Office 365) Spezialfilter für zusammengehörige Datenblöcke erstellen

Helfe beim Thema Spezialfilter für zusammengehörige Datenblöcke erstellen in Microsoft Excel Hilfe um das Problem gemeinsam zu lösen; Hallo zusammen, ich benötige einmal Hilfe für folgendes Thema: Ich habe eine Tabelle mit verschiedenen Indizes, die aber mehrfach vorkommen können Ein... Dieses Thema im Forum "Microsoft Excel Hilfe" wurde erstellt von aseyfarth, 25. April 2023.

  1. Spezialfilter für zusammengehörige Datenblöcke erstellen


    Hallo zusammen,
    ich benötige einmal Hilfe für folgendes Thema:
    Ich habe eine Tabelle mit verschiedenen Indizes, die aber mehrfach vorkommen können
    Ein Block hat immer die gleiche TN-Nr., den gleichen Namen und die gleiche Nummer für die KW, die darin enthaltenen Leistungen enthalten immer die Arbeitstunden und verschiedene Zuschlagsarten. Ich möchte nun alle Arbeitsstunden mit mehr als 40 Stunden + die dazugehörigen Zuschläge, so dass ich am Ende sehe, welche Wochen mehr als 40 Stunden hatten und die Zuschläge in der gleichen Woche Ich hänge einmal eine verkürzte Ausgangstabelle an und wie das Ergebnis aussehen soll. Da die Originaltabelle mit über 500 Zeilen ziemlich groß ist ist es schon sinnvoll, die Daten schneller filtern zu können.
    Folgende Lösungsvarianten sind hier möglich: Spezialfilter, Funktion FILTER oder optional auch ein Makro.
    Ich bin da ergebnisoffen, Hauptsache es führt zum Ziel, da ich hier nicht weiterkomme.
    zur Erklärung beim Ergebnis: ich habe die Zeilen farblich abgesetzt, damit man das besser lesen kann und die Umrandungen in der Spalte TN-Nr. habe ich gesetzt, damit man den verbindenden Index besser sieht. Ich benötige eine Lösung, die schaut, welche Datensätze zu einem TN gehören und welcher TN Arbeitsstunden hat, die > 40 Stunden sind, sind beide Bedinngungen erfüllt, müssen die Arbeitsstunden > 40 Stunden und die dazugehörigen Zuschläge des gleichen TN angezeigt werden. Die Lösung sollte so gestaltet werden, dass die TN-Nr. automatisch erkannt wird (dynamische Abfrage oder Array) und nicht manuell angegeben werden muss.

    Vielen lieben Dank im Voraus
    Mit freundlichen Grüßen
    Andrea
     
    aseyfarth, 25. April 2023
    #1
  2. neopa C hat Ahnung
    Hallo Andrea,

    ich würde eine Power Query (PQ) Lösung einsetzen. Diese ist interaktiv verhältnismäßig einfach wie schnell erstellt.
    Soll auch noch das Jahr berücksichtig werden? Dann bedarf es nur ein paar Mausklicks mehr. Hast Du schon ein wenig PQ -Erfahrung? Dann kann ich Dir morgen den dafür erstellten M-Code einstellen.
     
    neopa C, 25. April 2023
    #2
  3. Hallo neopa C,

    leider habe ich in Bezug auf Power Query überhaupt keine Erfahrungen Spezialfilter für zusammengehörige Datenblöcke erstellen o_O Das einzige, was ich in Bezug auf Abrufe bisher gemacht habe, ist eine Textdatei in eine Exceltabelle zu verwandeln.
    Daher würde ich zu dem Code auch um eine Anleitung bitten, dann kann ich mich ja mal dran versuchen.
    Ich probiere auch immer gern was (für mich) Neues aus.
    Vielen lieben Dank für die Unterstützung.

    Andrea
     
    aseyfarth, 26. April 2023
    #3
  4. Spezialfilter für zusammengehörige Datenblöcke erstellen

    PS:
    Das Jahr kann interessant sein, wenn ich einen jahresübergreifenden Abgleich machen will, also ja gern mit Jahr.
     
    aseyfarth, 26. April 2023
    #4
  5. neopa C hat Ahnung
    Hallo Andrea,

    hmmm, eine Erklärung bedarf immer ein Vielfaches an Zeit, die ich nicht habe.
    Deshalb nur eine Kurzfassung: Deine Datenliste in A:I muss zwingend in eine "intelligente" Tabelle gewandelt werden. Das sollte aber für Dich kein Problem darstellen.

    Nachfolgend habe ich angenommen, dass diese Tablle den von Excel automatisch vergebenen Standardnamen: "Tabelle1" erhält.

    Dann aktiviere im Menü Daten über [Abrufen und transformieren] die Funktion [Neu Abfrage] und da [Aus anderen Quellen] die [Leere Abfrage] In dem dortigen Menü aktiviere die Funktion [Erweiterter Editor]. In dem Editorfenster welches mit "Abfrage1" überschrieben ist, lösche die automatisch erstellten 4 kleinen Datenzeilen bzw. überkopiere diese mit folgenden M-Code:

    Code:
    let
        Quelle = Excel.CurrentWorkbook(){[Name="Tabelle1"]}[Content],
        Typenänderung_1 = Table.TransformColumnTypes(Quelle,{{"Nachname", type text}, {"Vorname", type text}, {"Wo.", type text}, {"Mo.", Int64.Type}, {"Jahr", Int64.Type}, {"TN Nr", Int64.Type}, {"Leistung", type text}, {"Leistungsname", type text}, {"Menge#(lf)(h)", type number}}),
        Datengruppierung = Table.Group(Typenänderung_1, {"Nachname", "Vorname", "Wo.", "Jahr", "Leistung"}, {{"Summe", each List.Sum([#"Menge#(lf)(h)"]), type nullable number}}),
        Vorfilterung = Table.SelectRows(Datengruppierung, each [Summe] >= 40),
        Vergleichsdaten_1= Table.AddColumn(Vorfilterung, "Daten", each [Nachname]&[Vorname]&[#"Wo."]),
        Daten = Excel.CurrentWorkbook(){[Name="Tabelle1"]}[Content],
        Typenänderung_2 = Table.TransformColumnTypes(Daten,{{"Nachname", type text}, {"Vorname", type text}, {"Wo.", type text}, {"Mo.", Int64.Type}, {"Jahr", Int64.Type}, {"TN Nr", Int64.Type}, {"Leistung", type text}, {"Leistungsname", type text}, {"Menge#(lf)(h)", type number}}),
        Vergleichsdaten_2 = Table.AddColumn(Typenänderung_2, "Daten", each [Nachname]&[Vorname]&[#"Wo."]),
        Datenverbindung = Table.NestedJoin(Vergleichsdaten_2, {"Daten"}, Vergleichsdaten_1, {"Daten"}, "Tabelle1", JoinKind.LeftOuter),
        Erweiterung_2 = Table.ExpandTableColumn(Datenverbindung, "Tabelle1", {"Daten"}, {"Daten.1"}),
        Datenfilterung = Table.SelectRows(Erweiterung_2, each ([Daten.1] <> null)),
        Zubereitung = Table.RemoveColumns(Datenfilterung,{"Daten.1", "Daten"}),
        Ergebnis = Table.TransformColumnTypes(Zubereitung,{{"Wo.", Int64.Type}})
    in
        Ergebnis
    Dann betätige [Fertig] und anschließend die Fkt. "Schließen & Laden" (unter Menü [Datei]).
    So wird dann in einem neuen Tabellenblatt das Ergebnis der Auswertung gelistet.

    Sollten sich Datenänderungen / -erweiterungen in der Quelldatentabelle ergeben, musst Du lediglich noch die Funktion [Alle aktualisieren] im Daten-Menü aktivieren.

    Der M-Code wurde interaktiv von mir erstellt und nachträglich etwas angepasst (was normal nicht notwendig ist, dann aber 2 Abfragen erforderlich geworden wären).

    Auf jeden Fall ist zu empfehlen sich zuvor etwas mehr mit PQ vertraut zu machen (ist einfacher als VBA). Die kannst Du z.B. hier: Power Query ganz leicht erklärt! - Excelhero tun. Der dazu notwendige Aufwand lohnt sich (auch über Dein aktuelles Problem hinaus).
     
    neopa C, 26. April 2023
    #5
  6. lupo1
    lupo1 Tutorial Guru
    =LET(q;A2:I63;n;6;
    b;SORTIEREN(HSTAPELN(q;SEQUENZ(ZEILEN(q)));n);
    i;LAMBDA(c;INDEX(b;;c));
    c;WEGLASSEN(SORTIEREN(FILTER(b;ISTZAHL(XVERGLEICH(i(n);FILTER(i(n);(i(8)="Arbeitsstunden")*(i(9)>=40));0;2)));10);;-1);
    HSTAPELN(SCAN(1;VSTAPELN(0;WEGLASSEN(INDEX(c;;n);1)<>WEGLASSEN(INDEX(c;;n);-1));LAMBDA(x;y;x+y));c))


    Der Doppelsort ist dafür da, dass der XVERGLEICH binär möglich ist (wichtig für umfangreiche Daten) und dann die alte unsortierte Reihenfolge wiederhergestellt wird. Ein Performancevergleich mit dem PQ wäre da mal ganz interessant.

    In der letzten Zeile wird eine lfd Blocknummer vorangestellt. Damit kann man mittels =ISTGERADE() blockweise bedF.
     
    Zuletzt bearbeitet: 27. April 2023
  7. Hallo Werner,
    ich habe mir deinen Code kopiert und auch noch mal angepasst, da ich ja mehr Spalten habe, als ich im Beispiel hatte.
    Dazu habe ich jetzt noch Fragen:
    1. Die Abfrage erkennt meine Quelle nicht, wenn ich den Code richtig gelesen habe, will er ja die aktuell offene Arbeitsmappe und darin das Arbeitsblatt "Tabelle1" oder in meinem Fall "Umsatzreport" auslesen, allerdings wird das Arbeitsblatt nicht gefunden, Fehlercode "Expression.Error: Es wurde keine Excel-Tabelle mit der Bezeichnung "Tabelle1" gefunden" Ich hatte den Namen auch auf "Umsatzreport" an allen Stellen geändert, aber da bekomme ich die gleiche Nachricht, nur dass dann der Umsatzreport nicht gefunden wird. Ich will aber nicht, dass die Basis eine statische Datei ist, sondern nur das Arbeitsblatt und das sollte doch mit dem Code funktionieren. Wenn ich eine Bezug auf eine bestimmte Datei nehme, müsste ich in der Query jedesmal den kompletten Dateinamen ändern, richtig? Wie wäre denn dann die richtige Bezeichnung? Die Bezeichnung, wie beim SVERWEIS funktioniert nicht, da habe ich das hier probiert: "90037571_Knaus_Umsatzreport_zu_RG_DE03459517.xlsm]Umsatzreport", aber gleiche Fehlermeldung
    Das wäre die Version mit Dateiname, ohne Dateiname ist nur "Umsatzreport". Eigentlich weist doch der Eintrag
    Excel.CurrentWorkbook auf die aktuell geöffnete Datei hin, so dass ich den tatsächlichen Dateinamen nicht benötige, richtig?
    Ich habe es mit Umsatzreport probiert, mit dem Dateinamen+Umsatzreport, immer bekomme ich die Meldung, dass es das Arbeitsblatt Umsatzreport nicht gibt, aber es ist da.

    Das ist jetzt mein geänderter Code:
    Code:
    let
        Quelle = Excel.CurrentWorkbook(){[Name="Umsatzreport"]}[Content],
        Typenänderung_1 = Table.TransformColumnTypes(Quelle,{{"Nachname", type text}, {"Vorname", type text}, {"Wo.", type text}, {"Mo.", Int64.Type}, {"Jahr", Int64.Type}, {"TN Nr", Int64.Type}, {"Leistung", type text}, {"Leistungsname", type text},{"Preis#(lf)(€)", type number},{"Menge#(lf)(h)", type number},{"Zuschlag#(lf)(%)", type number},{"Netto#(lf)(€)", type number}}),
        Datengruppierung = Table.Group(Typenänderung_1, {"Nachname", "Vorname", "Wo.", "Jahr", "Leistung"}, {{"Summe", each List.Sum([#"Menge#(lf)(h)"]), type nullable number}}),
        Vorfilterung = Table.SelectRows(Datengruppierung, each [Summe] >= 40),
        Vergleichsdaten_1= Table.AddColumn(Vorfilterung, "Daten", each [Nachname]&[Vorname]&[#"Wo."]),
        Daten = Excel.CurrentWorkbook(){[Name="Umsatzreport"]}[Content],
        Typenänderung_2 = Table.TransformColumnTypes(Daten,{{"Nachname", type text}, {"Vorname", type text}, {"Wo.", type text}, {"Mo.", Int64.Type}, {"Jahr", Int64.Type}, {"TN Nr", Int64.Type}, {"Leistung", type text}, {"Leistungsname", type text}, {"Preis#(lf)(€)", type number},{"Menge#(lf)(h)", type number},{"Zuschlag#(lf)(%)", type number},{"Netto#(lf)(€)", type number}}),
        Vergleichsdaten_2 = Table.AddColumn(Typenänderung_2, "Daten", each [Nachname]&[Vorname]&[#"Wo."]),
        Datenverbindung = Table.NestedJoin(Vergleichsdaten_2, {"Daten"}, Vergleichsdaten_1, {"Daten"}, "Umsatzreport", JoinKind.LeftOuter),
        Erweiterung_2 = Table.ExpandTableColumn(Datenverbindung, "Umsatzreport", {"Daten"}, {"Daten.1"}),
        Datenfilterung = Table.SelectRows(Erweiterung_2, each ([Daten.1] <> null)),
        Zubereitung = Table.RemoveColumns(Datenfilterung,{"Daten.1", "Daten"}),
        Ergebnis = Table.TransformColumnTypes(Zubereitung,{{"Wo.", Int64.Type}})
    in
        Ergebnis
    Anbei die Fehlermeldungen und die Ansicht meiner Tabellenblätter in der Originaldatei
    Spezialfilter für zusammengehörige Datenblöcke erstellen Fehlermeldung_Abruf_Originaldatei_erweiitert.JPG Spezialfilter für zusammengehörige Datenblöcke erstellen Fehlermeldung_Abruf_Originaldatei.JPG Spezialfilter für zusammengehörige Datenblöcke erstellen Arbeitsblätter_Originaldatei.JPG

    2. Frage, wie kann ich die übrigen Spalten Preis, Zuschlag und Netto noch einarbeiten, ohne dass Preis und Zuschlag in die Summe einbezogen werden

    wäre das korrekt? Ich habe das noch nicht eingebunden, weil ich mir nicht sicher bin.
    Code:
    Datengruppierung = Table.Group(Typenänderung_1, {"Nachname", "Vorname", "Wo.", "Jahr", "Leistung"}, {{"Summe", each List.Sum([#"Menge#(lf)(h)"]), type nullable number}),{"Preis}"),{"Zuschlag},{{"Summe", each List.Sum([#"Netto#(lf)(€)"]), type nullable number}}
    PS: Den Link auf die Powerquery habe ich mir als Favorit abgespeichert.

    Vielen Dank für die Hilfe

    Andrea
     
    aseyfarth, 2. Mai 2023
    #7
  8. Spezialfilter für zusammengehörige Datenblöcke erstellen

    jetzt meckert die PQ etwas anderes an:

    Spezialfilter für zusammengehörige Datenblöcke erstellen Fehlermeldung_Ausdruck.jpg

    Ich dachte eigentlich der Ausdruck & steht gerade für das Verketten von Texten und Zahlen.

    Code:
    let
        Quelle = Excel.CurrentWorkbook(){[Name="Tabelle1"]}[Content],
        Typenänderung_1 = Table.TransformColumnTypes(Quelle,{{"Nachname", type text}, {"Vorname", type text}, {"Wo.", Int64.Type}, {"Mo.", Int64.Type}, {"Jahr", Int64.Type}, {"Belegart", type text}, {"Rechnungs-#(lf)datum", type datetime}, {"TN Nr", Int64.Type}, {"Leistung", type text}, {"Leistungsname", type text}, {"Preis#(lf)(€)", type number}, {"Menge#(lf)(h)", type number}, {"Zuschlag#(lf)(%)", Int64.Type}, {"Netto#(lf)(€)", type number}}),
        Datengruppierung = Table.Group(Typenänderung_1, {"Nachname", "Vorname", "Wo.", "Jahr", "Leistung"}, {{"Summe", each List.Sum([#"Menge#(lf)(h)"]), type nullable number}}),
        Vorfilterung = Table.SelectRows(Datengruppierung, each [Summe] >= 40),
        Vergleichsdaten_1= Table.AddColumn(Vorfilterung, "Daten", each [Nachname]&[Vorname]&[#"Wo."]),
        Daten = Excel.CurrentWorkbook(){[Name="Tabelle1"]}[Content],
        Typenänderung_2 = Table.TransformColumnTypes(Quelle,{{"Nachname", type text}, {"Vorname", type text}, {"Wo.", Int64.Type}, {"Mo.", Int64.Type}, {"Jahr", Int64.Type}, {"Belegart", type text}, {"Rechnungs-#(lf)datum", type datetime}, {"TN Nr", Int64.Type}, {"Leistung", type text}, {"Leistungsname", type text}, {"Preis#(lf)(€)", type number}, {"Menge#(lf)(h)", type number}, {"Zuschlag#(lf)(%)", Int64.Type}, {"Netto#(lf)(€)", type number}}),
        Vergleichsdaten_2 = Table.AddColumn(Typenänderung_2, "Daten", each [Nachname]&[Vorname]&[#"Wo."]),
        Datenverbindung = Table.NestedJoin(Vergleichsdaten_2, {"Daten"}, Vergleichsdaten_1, {"Daten"}, "Tabelle1", JoinKind.LeftOuter),
        Erweiterung_2 = Table.ExpandTableColumn(Datenverbindung, "Tabelle1", {"Daten"}, {"Daten.1"}),
        Datenfilterung = Table.SelectRows(Erweiterung_2, each ([Daten.1] <> null)),
        Zubereitung = Table.RemoveColumns(Datenfilterung,{"Daten.1", "Daten"}),
        Ergebnis = Table.TransformColumnTypes(Zubereitung,{{"Wo.", Int64.Type}})
    in
        Ergebnis
    Das ist jetzt noch einmal der geänderte Code, jetzt bekomme ich zwar keine Fehlermeldung mehr, dass es die Tabelle nicht gibt, aber dafür die andere Fehlermeldung mit dem Ausdruck &

    Liebe Grüße

    Andrea
     
    aseyfarth, 2. Mai 2023
    #8
  9. Hallo Lupo1,
    auch deine Variante will ich gerne testen, da habe ich aber eine Frage:
    Ist es zwingend notwendig, die Ergebnistabelle auf dem gleichen Tabellenblatt auszulesen oder kann ich das auch in ein zweites Tabellenblatt einfügen? Wenn ja, gelten da die gleichen Regeln, wie bei einem SVERWEIS, also ein Ausrufezichen nach dem Namen des Tabellenblattes?
    Code:
    Umsatzreport!C4:P537
     
    aseyfarth, 2. Mai 2023
    #9
  10. ich habe die Formel jetzt neben den Quelldaten ausprobiert, also die Kopfzeile genauso daneben erstellt, wie im Beispiel mit der zusätzlichenSpalte Lfd versehen. allerdings hat meine Quell-Tabelle 537 Zeilen und es geht von C nach P
    muss ich das noch an anderen Stellen anpassen? ich habe zumindest die Filterspalten angepasst für die Leistung Arbeitsstunden und Stunden > 40, aber ich bekomme genauso viele Zeilen, und nach der Leistung sortiert und nicht nur die Blöcke, die ich brauche, also alle Arbeitsstunden > 40,00 und die dazugehörigen Zuschläge pro TN
    Hier ist die Spaltennr. für
    TN Nr = 8
    Leistungsname = 10 (bereits im Code geändert, grün markiert)
    Menge = 12 (bereits im Code geändert, grün markiert)
    Quell-Matrix: C4:P537 (bereits im Code geändert, grün markiert)

    Hier ist meine bereits angpasste Formel
    Code:
    =LET(q;C4:P537;n;6;
    b;SORTIEREN(HSTAPELN(q;SEQUENZ(ZEILEN(q)));n);
    i;LAMBDA(c;INDEX(b;;c));
    c;WEGLASSEN(SORTIEREN(FILTER(b;ISTZAHL(XVERGLEICH(i(n);FILTER(i(n);(i(10)="Arbeitsstunden")*(i(12)>=40));0;2)));10);;-1);
    w;LAMBDA(x;WEGLASSEN(INDEX(c;;n);x));
    HSTAPELN(SCAN(1;VSTAPELN(0;w(1)<>w(-1));LAMBDA(x;y;x+y));c))
    
    wofür stehen die von mir rot markierten Zahlen im Code?
    Anbei habe ich einen Auszug aus dem Ergebnis.

    Spezialfilter für zusammengehörige Datenblöcke erstellen Screenshot_Ergebnis_Let_Formel.JPG

    Die Lfd. Nr. setzt sich in meinem Ergebnis gar nicht fort, sondern wird nur mit 1 ausgeworfen, egal welcher Name, oder TN, die Sortierung ist nur nach der Leistungsbzeichnung, nach dem Nachnamen und nach der KW (in dieser Reihenfolge, ich möchte aber, dass der Block am Ende, wie im Original sortiert ist, also TN Nr. (Spalte 8) und dann nach der Leistung (Spalte 9), damit ist auch automatisch nach Mitarbeiter und KW sortiert, da einem TN immer ein Mitarbeiter und eine KW zugeordnet ist. Es sollen aber nur die Blöcke als Ergebnis ausgelesen werden, bei denen die Arbeitsstunden > als 40 Stunden sind.
    Würdest du bitte noch einmal über meinen Code schauen, was ich falsch gemacht habe?

    Vielen lieben Dank

    Andrea
     
    aseyfarth, 2. Mai 2023
    #10
  11. ich sehe gerade, dass die Umwandlung als Code die Farben verschluckt hat, also noch mal mit Farben
    =LET(q;C4:P537;n;6;
    b;SORTIEREN(HSTAPELN(q;SEQUENZ(ZEILEN(q)));n);
    i;LAMBDA(c;INDEX(b;;c));
    c;WEGLASSEN(SORTIEREN(FILTER(b;ISTZAHL(XVERGLEICH(i(n);FILTER(i(n);(i(10)="Arbeitsstunden")*(i(12)>=40));0;2)));10);;-1);
    w;LAMBDA(x;WEGLASSEN(INDEX(c;;n);x));
    HSTAPELN(SCAN(1;VSTAPELN(0;w(1)<>w(-1));LAMBDA(x;y;x+y));c))

    Was ich bereits selber angepasst habe, habe ich grün markiert, was mir noch unklar ist, in rot.
     
    aseyfarth, 2. Mai 2023
    #11
  12. lupo1
    lupo1 Tutorial Guru
    n=6 ist die Spalte, die am häufigsten verwendet wird (Sort, Vergleich, Filter). Daher habe ich sie in eine Variable gepackt.
    0;2 sind Parameter im XVERGLEICH für die binäre Suche. Damit die möglich ist, habe ich ja überhaupt zweimal sortiert.
    10 war bei mir dann wohl die Rücksortierspalte.

    Meine Formel durftest Du natürlich nur an Deinen Beispieldaten ausprobieren. Wenn die nicht mit der Realität übereinstimmen: Tja. Ein zweites Mal vertiefe ich mich da nicht rein. Als Frager hat man nur einen Schuss frei.
     
    Zuletzt bearbeitet: 2. Mai 2023
    lupo1, 2. Mai 2023
    #12
Thema:

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