Office: (Office 2010) Subtraktion von Datensätzen in Abfrage oder Bericht

Hallo alle zusammen,

ich schreibe heute meinen ersten Beitrag, da mir das sonst so hilfreiche Forum keine Lösung angeboten hat. ^^

Ich arbeite gerade an einer Access-Datenbank und stehe vor einem Problem, das vielleicht (hoffentlich) einfacher zu lösen ist, als es den Anschein hat. Ich möchte zwei Datensätze voneinander subtrahieren, entweder schon in der Abfrage, oder in dem dazu gehörigen Bericht. Leider weiß ich nicht wie.

Ich schildere einmal die grundlegende Idee: Ich habe monatlich Umsätze und ausgezahlte Provisionen, die ich in einer Abfrage bzw. Kreuztabelle bereits schön organisiert habe. Per Bericht kann ich diese ausgeben und ich könnte leicht eine Gesamtsumme bilden. Aber ich brauche eben keine Summe, sondern die Differenz zwischen Umsätzen und Provisionen. Es soll also pro Monat der Umsatz, die Provisionsauszahlung und der verbliebene Gewinn dargestellt werden.

Im Bericht habe ich das Problem, dass ich nicht genau weiß, wie ich Access klar machen soll, dass es den Wert für Januar (Provisionen) vom Wert für Januar (Umsätze) abziehen soll. Ich kenne mich mit VBA leider so gut wie gar nicht aus. Kann man das denn ohne Code überhaupt lösen? Habt ihr irgendwelche Vorschläge?

Schönen Gruß
Daniel

:)

 

Hallo Daniel, willkommen im Forum.

Zwei Datensätze wirst Du schlecht voneinander subtrahieren können.
Allenfalls Werte aus Feldern in diesen Datensätzen.

Allerdings ist es schwer, Dir hier fertigen SQL Code zu präsentieren, wenn man nicht weiss, wie Du Deine Daten organisiert hast. Das geht leider aus der Kurzbeschreibung nicht hervor, wo und wie Du die Umsätze und Provisionen speicherst. Könntest Du den Screenshot vom Beziehungsfenster hier hochladen?

 

Hi scherzer,

ich habe drei Bilder angehängt, einmal den (derzeitigen) Bericht ohne Substraktion, einmal die Beziehungen der dahinter liegenden Tabellen, und einmal die Abfrage, die aus den beiden Tabellen entstanden ist. Subtrahiert werden muss natürlich nicht der gesamte Datensatz, lediglich der Buchungswert der Kreuztabelle. Das Feld sieht man in der Abfrage ("Summe").

Allein das ist schon etwas kompliziert, weil die Daten aus DATEV kommen und in Soll und Haben getrennt sind. Für die gewollte Berechnung ist das aber irrelevant, da die beiden Konten nur entweder Soll oder Haben beinhalten, also habe ich in der Abfrage beides zusammengeführt. Dieses Feld, wie bereits erwähnt "Summe" genannt, ist entscheidend für die Rechnung.

Danke schon mal für die Hilfe!

Gruß
Daniel

 

Tut mir leid, mit den drei Bildern lässt sich wenig bis nichts anfangen.
Es wäre interessant, die Abfragen, die zu den Bildern 2 und 3 führen, zu kennen. Also: den SQL-Code.

 

Der Code für die Abfrage:
SELECT [2 Buchungskonten].Kontenbeschreibung, [0 Buchungen].Datum, [Soll]+[Haben] AS Summe
FROM [2 Buchungskonten] INNER JOIN [0 Buchungen] ON [2 Buchungskonten].Buchungskonto = [0 Buchungen].[0Buchungskonto]
WHERE ((([0 Buchungen].[0Buchungskonto])=4160)) OR ((([0 Buchungen].[0Buchungskonto])=6771));

Die darauf basierende Kreuztabelle:
TRANSFORM Sum([04 Abfr Umsätze].Summe) AS SummevonSumme
SELECT [04 Abfr Umsätze].Kontenbeschreibung, Sum([04 Abfr Umsätze].Summe) AS [Gesamtsumme von Summe]
FROM [04 Abfr Umsätze]
GROUP BY [04 Abfr Umsätze].Kontenbeschreibung
PIVOT Format([Datum],"mmm") In ("Jan","Feb","Mrz","Apr","Mai","Jun","Jul","Aug","Sep","Okt","Nov","Dez");

Hilft das etwas mehr?

 

Vorausgeschickt sei, dass 'Datum' und 'Summe' definitiv schlecht gewählte Feldnamen sind (weil reservierte Worte). Und Feldnamen mit Leerzeichen verbieten sich eigentlich von selbst. Na ja.
Mit der Pivot-Anweisung kann ich es (heute abend) auch nicht lösen.
Aber vielleicht mit Unterabfragen so: Code:

 

Hi Hans-Christian,

danke für den Code. Leider gibt er bei mir immer Syntax-Fehler raus. Ich habe es jetzt mehr schlecht als recht gelöst, indem ich die Werte für die eine Datensatz-Gruppe (Provisionen) negativ berechnet habe. Wenn ich im Bericht jetzt eine Summe bilde, kommt die Differenz heraus. Nicht sonderlich elegant, aber vorerst funktioniert es...
Mir ist klar, dass Access andere Stärken hat als z.B. Excel, das ja häufig missverständlich als Vergleich herangezogen wird. Aber dass einfache Berechnungen so schwer sind, war mir nicht klar *eek.gif*

Gruß
Daniel

 

Moin Daniel.

Es wäre sinnvoll, die Fehlermeldung hier zu kennen, damit man ggf. weiter helfen kann.

Die Komplexität der erforderlichen Berechnung hängt immer auch von der Struktur der Daten ab. Und es wäre weitaus einfacher, die Daten zu aggregieren, wenn es ein Feld mit dem Umsatz gäbe, der über das Vorzeichen als Soll oder Haben gekennzeichnet ist. Ich habe in ähnlichen Situationen auch eine entsprechende Abfrage dazwischengeschaltet, die das geradebiegt und dann mit dem DynaSet aus dieser Abfrage weitergearbeitet.
Wie sehen denn die einzelnen Datensätze aus?
Konto 4160 nur Soll- und 6771 nur Haben-Buchungen?
Sollbuchungen als positive und Haben als negative Werte?

 

Der Fehler ist folgender:
Syntaxfehler (fehlender Operator) in Abfrageausdruck 'month(b.Datum) m'

Auf deinen Hinweis habe ich das Feld Datum umbenannt in datBuchung, aber auch ein Austauschen der Begrifflichkeiten hat leider nichts gebracht.

Das mit dem Soll und Haben mit +/- ist eine gute Idee, allerdings ist es leider nicht immer so einfach. Die Daten kommen aus einem DATEV-System, d.h. es gibt Bestands- und Ertragskonten, und je nach Konto haben Haben und Soll unterschiedliche Bedeutung. Nur im vorliegenden Fall passt das Konzept Haben = Plus und Soll = Minus.

Eine Frage hätte ich noch, die allerdings in eine etwas andere Richtung geht. Gibt es die Möglichkeit in Access, "virtuelle" Datensätze zur Zusammenfassung von tatsächlichen Datensätzen zu schaffen? Ich kenne die Option, verschiedene Felder zusammenzufügen, zu addieren etc. und als ein neues Feld auszugeben.
Meine Überlegung ist recht theoretisch, ich versuche es so praxisnah wie möglich zu beschreiben. In der Datenbank sind Buchungen als Datensätze gesammelt, jeder Buchung ist ein Datum und ein Konto zugewiesen. Nun sind einige Konten für sich allein gestellt recht sinnlos. Für einen übersichtlichen Export der Daten wäre es super, wenn man einzelne Konten zu einem "virtuellen" Konto zusammenfassen könnte, so wie man Felder zu einem neuen Feld kombinieren kann. Die Zusammenfassung in einem neuen Feld macht keinen Sinn, da ich dann keine Möglichkeit hätte, eine Kreuztabelle zu erschaffen, wie es im Controlling üblich ist. Daher eben das "virtuelle" Konto, das wie ein x-beliebiges anderes Konto fungiert, aber eben verschiedene Datensätze aggregiert hat. Geht das überhaupt oder widerspricht das der Logik von Access so sehr, dass auch Programmierung nichts hilft?

Natürlich geht das alles "mechanisch", indem ich jedem Buchungskonto in einem neuen Feld eine neue "Bezeichnung" zuweise, so dass einige Konten dieselbe Bezeichnung haben, die ich dann verwenden kann. Aber elegant erscheint mir das nicht...

Sorry falls das zu abgedreht ist. Ich beschäftige mich noch nicht so lange mit Access, daher kenne ich mich noch nicht mit den Beschränkungen aus.

 

Versuch es mal mit zusätzlichen 'as' vor allen Aliassen:
Code:

Ein relativ gut handhabbares Ding sind temporäre Tabellen.

 

an irgend einer Stelle wirst Du dem System sagen müssen was zu einem virtuellen Konto gehört. Da scheint mir ein gemeinsamer Schlüssel in den Stammdaten des Konto, auf der dann group by und sum() aufbauen, deutlich eleganter als jede hardcodete Variante in einem Select (z.B. mit Case).

Gruß
Günther