Office: Suchen nach Datensätzen mit den meisten oder zuletzt verwendeten Datumsangaben

Suchen nach Datensätzen mit den meisten oder zuletzt verwendeten Datumsangaben
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In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mithilfe von Spitzenwerten Abfragen und Summenabfragen die neuesten oder frühesten Datumsangaben in einer Gruppe von Datensätzen ermitteln. Auf diese Weise können Sie eine Vielzahl von geschäftlichen Fragen beantworten, z. b. Wenn ein Kunde die Bestellung zuletzt getätigt hat oder die fünf Quartale die beste für den Verkauf nach Städten sind.

Inhalt dieses Artikels
Übersicht

Vorbereiten von Beispieldaten zum Folgen zusammen mit den Beispielen

Ermitteln des am oder am wenigsten zuletzt verwendeten Datums

Ermitteln der am meisten oder am wenigsten aktuellen Daten für Gruppen von Datensätzen

Übersicht
Mithilfe einer Spitzenwertabfrage können Sie Daten klassifizieren und die Elemente mit dem höchsten Rang überprüfen. Bei einer Spitzenwertabfrage handelt es sich um eine Auswahlabfrage, die eine angegebene Zahl oder einen Prozentsatz von Werten vom Anfang der Ergebnisse zurückgibt, z. b. die fünf am häufigsten verwendeten Seiten auf einer Website. Sie können eine Spitzenwertabfrage für alle Arten von Werten verwenden – es muss sich dabei nicht um Zahlen handeln.

Wenn Sie Ihre Daten gruppieren oder zusammenfassen möchten, bevor Sie Sie klassifizieren, müssen Sie keine Spitzenwertabfrage verwenden. Angenommen, Sie müssen die Verkaufszahlen für ein vorgegebenes Datum für jede Stadt ermitteln, in der Ihr Unternehmen tätig ist. In diesem Fall werden die Städte zu Kategorien (Sie müssen die Daten pro Stadt suchen), weshalb Sie also eine Gesamtsummenabfrage verwenden.

Wenn Sie eine Spitzenwertabfrage verwenden, um Datensätze zu finden, die die neuesten oder frühesten Datumsangaben in einer Tabelle oder Gruppe von Datensätzen enthalten, können Sie eine Vielzahl von geschäftlichen Fragen beantworten, beispielsweise die folgenden:

• Wer hat in letzter Zeit die meisten Umsätze erzielt?
  
• Wann hat ein Kunde zuletzt eine Bestellung getätigt?
  
• Wann sind die nächsten drei Geburtstage im Team?
  

Zum Erstellen einer Spitzenwertabfrage beginnen Sie mit der Erstellung einer Auswahlabfrage. Sortieren Sie dann die Daten entsprechend Ihrer Frage – ganz gleich, ob Sie nach oben oder unten suchen. Wenn Sie die Daten gruppieren oder zusammenfassen müssen, aktivieren Sie die Auswahlabfrage in eine Gesamtsummenabfrage. Sie können dann eine Aggregatfunktion, z. b. Max oder Min , verwenden, um den höchsten oder niedrigsten Wert zurückzugeben, oder First oder Last, um das früheste oder Letzte Datum zurückzugeben.

In diesem Artikel wird davon ausgegangen, dass die verwendeten Datumswerte den Datentyp "Datum/Uhrzeit" aufweisen. Wenn sich die Datumswerte in einem Textfeld befinden,

Verwenden eines Filters anstelle einer Spitzenwertabfrage
Ein Filter ist normalerweise besser geeignet, wenn Sie ein bestimmtes Datum berücksichtigen. Um zu bestimmen, ob Sie eine Spitzenwertabfrage erstellen oder einen Filter anwenden sollten, berücksichtigen Sie folgende Punkte:

• Wenn Sie alle Datensätze zurückgeben möchten, bei denen das Datum übereinstimmt, vor oder nach einem bestimmten Datum liegt, verwenden Sie einen Filter. Um beispielsweise die Datumsangaben für Verkäufe anzuzeigen, die zwischen April und Juli liegen, wenden Sie einen Filter an.
  
• Wenn Sie eine bestimmte Anzahl von Datensätzen zurückgeben möchten, die die jüngsten oder neuesten Datumsangaben in einem Feld aufweisen, und Sie die genauen Datumswerte nicht kennen oder keine Rolle spielen, erstellen Sie eine Spitzenwertabfrage. Wenn Sie beispielsweise die fünf besten Vertriebs Quartiere anzeigen möchten, verwenden Sie eine Spitzenwertabfrage.
  

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Filtern finden Sie im Artikel Anwenden eines Filters zum Anzeigen ausgewählter Datensätze in einer Access-Datenbank.

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Vorbereiten von Beispieldaten zum Folgen zusammen mit den Beispielen
Die Schritte in diesem Artikel verwenden die Daten in den folgenden Beispieltabellen.

Die Tabelle "Employees"   

Nachname	Zuerst Name	Adresse	Ort	CountryOrR Egion	Geburtsdatum Datum	Hire Datum
Bott	Jörg	Hauptstraße 1	Berlin	Deutschland	05-Feb-1968	10-Jun-1994
Potra	Cristina	Montagsweg 123	Kiel	Deutschland	22-Mai-1957	22-Nov-1996
Probst	David	3122 75 Ave. S.W.	Frankfurt am Main	Deutschland	11-Nov-1960	11-Mrz-2000
Casselman	Kevin	Beispielallee 234	München	Deutschland	22-Mrz-1964	22-Jun-1998
Preis	Per	Donnerstagsgasse 345	Hamburg	Deutschland	05-Jun-1972	05-Jan-2002
Ralls	Kim	Beispielgasse 123	Frankfurt am Main	Deutschland	23-Jan-1970	23-Apr-1999
Rienstra	Martina	Mittwochsallee 345	Essen	Deutschland	14-Apr-1964	14-Okt-2004
Rivas	Gretchen	Donnerstagsplatz 123	Dortmund	Deutschland	29-Okt-1959	29-Mrz-1997

Die Tabelle "EventType"    

TypeID	Ereignis Geben Sie
1	Produkteinführung
2	Unternehmensveranstaltung
3	Privatveranstaltung
4	Spendenaktion
5	Messeshow
6	Vortrag
7	Konzert
8	Ausstellung
9	Straßenveranstaltung

Die Tabelle "Kunden"    

CustomerID	Firma	Kontakt
1	Contoso, Ltd. Grafik	Kai Axford
2	Tailspin Toys	Heike Adams
3	Fabrikam	Karen Berg
4	Wingtip Toys	Lucio Iallo
5	A. Datum	Mandar Samant
6	Adventure Works	Markus Zulechner
7	Design Institute	Jaka Stele
8	School of Fine Art	Milena Doumanova

Die Tabelle "Veranstaltungen"    

EventID	Ereignis Geben Sie	Kunde	Ereignis Datum	Preis
1	Produkteinführung	Contoso, Ltd.	4/14/2011	10.000 €
2	Unternehmensveranstaltung	Tailspin Toys	4/21/2011	8.000 €
3	Messeshow	Tailspin Toys	01.05.2011	25.000 €
4	Ausstellung	Graphic Design Institute	5/13/2011	4.500 €
5	Messeshow	Contoso, Ltd.	5/14/2011	55.000 €
6	Konzert	School of Fine Art	5/23/2011	12.000 €
7	Produkteinführung	A. Datum	6/1/2011	15.000 €
8	Produkteinführung	Wingtip Toys	6/18/2011	21.000 €
9	Spendenaktion	Adventure Works	6/22/2011	1.300 €
10	Vortrag	Graphic Design Institute	6/25/2011	2.450 €
11	Vortrag	Contoso, Ltd.	04.07.2011	3.800 €
12	Straßenveranstaltung	Graphic Design Institute	04.07.2011	5.500 €

Hinweis: Bei den Schritten in diesem Abschnitt wird vorausgesetzt, dass sich die Tabellen "Kunden" und "Veranstaltungstyp" auf der Seite "1" von 1: n-Beziehungen mit der Tabelle "Veranstaltungen" befinden. In diesem Fall nutzt die Tabelle "Veranstaltungen" dieselben Felder "CustomerID" und "TypeID". Ohne diese Beziehungen funktionieren die in den nächsten Abschnitten beschriebenen Gesamtsummenabfragen nicht.

Einfügen der Beispieldaten in Excel-Arbeitsblätter

1. Starten Sie Excel. Eine leere Arbeitsmappe wird geöffnet.
   
2. Drücken Sie UMSCHALT + F11 zum Einfügen eines Arbeitsblatts (Sie benötigen vier).
   
3. Kopieren Sie die Daten aus jeder Beispieltabelle in ein leeres Arbeitsblatt. Fügen Sie die Spaltenüberschriften (die erste Zeile) ein.
   

Erstellen von Datenbanktabellen aus den Arbeitsblättern

1. Wählen Sie die Daten aus dem ersten Arbeitsblatt aus, einschließlich der Spaltenüberschriften.
   
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Einfügen.
   
3. Klicken Sie auf Ja , um zu bestätigen, dass die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält.
   
4. Wiederholen Sie die Schritte 1-3 für jedes der verbleibenden Arbeitsblätter.
   

Ermitteln des am oder am wenigsten zuletzt verwendeten Datums
Die Schritte in diesem Abschnitt verwenden die Beispieldaten, um den Vorgang zum Erstellen einer Spitzenwertabfrage zu veranschaulichen.

Erstellen einer einfachen Spitzenwertabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
   
   Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.
   
2. Doppelklicken Sie auf die Tabelle Personal, und klicken Sie dann auf Schließen.
   
   Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, fügen Sie der Abfrage die Tabelle "Mitarbeiter" hinzu.
   
3. Fügen Sie die Felder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten, dem Entwurfsbereich hinzu. Sie können auf jedes Feld doppelklicken, oder Sie ziehen jedes Feld in eine leere Zelle in der Zeile Feld und legen es dort ab.
   
   Wenn Sie die Beispieltabelle verwenden, fügen Sie die Felder "Vorname", "Nachname" und "Geburtsdatum" hinzu.
   
4. Klicken Sie in dem Feld, das Ihre oberen oder unteren Werten (das Feld "Geburtsdatum", wenn Sie die Beispieltabelle verwenden) enthält, auf die Zeile Sortieren, und wählen Sie entweder Aufsteigend oder Absteigend aus.
   
   Die Sortierreihenfolge "Absteigend" gibt das jüngste Datum zurück, während "Aufsteigend" das früheste Datum zurückgibt.
   
   Wichtig: Sie müssen in der Zeile Sortieren nur für Felder einen Wert festlegen, die Ihre Datumswerte enthalten. Wenn Sie eine Sortierreihenfolge für ein anderes Feld angeben, gibt die Abfrage nicht die gewünschten Ergebnisse zurück.
   
5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf den Abwärtspfeil neben Alle (die Spitzenwerte-Liste), und geben Sie die Anzahl der Datensätze ein, die Sie anzeigen möchten, oder wählen Sie eine Option in der Liste aus.
   
6. Klicken Sie auf Ausführen
   
   , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.
   
7. Speichern Sie die Abfrage als NextBirthDays.
   

Sie können sehen, dass Sie mit diesem Typ von Spitzenwertabfrage grundlegende Fragen beantworten können (beispielsweise nach der ältesten oder jüngsten Person im Unternehmen). Im nächsten Schritt wird erläutert, wie Sie Ausdrücke und andere Kriterien verwenden, um die Leistung und Flexibilität der Abfrage zu steigern. Die im nächsten Schritt dargestellten Kriterien geben die nächsten drei Mitarbeitergeburtstage zurück.

Hinzufügen von Kriterien zur Abfrage
Bei diesen Schritten wird die im vorherigen Verfahren erstellte Abfrage verwendet. Sie können einer anderen Spitzenwertabfrage folgen, solange Sie tatsächliche Datum/Uhrzeit-Daten und keine Textwerte enthält.

Tipp:  Wenn Sie besser verstehen möchten, wie diese Abfrage funktioniert, wechseln Sie bei jedem Schritt zwischen der Entwurfsansicht und der Datenblattansicht. Wenn Sie den tatsächlichen Abfragecode anzeigen möchten, wechseln Sie zur SQL-Ansicht. Zum Wechseln zwischen den Ansichten klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte am oberen Rand der Abfrage, und klicken Sie dann auf die gewünschte Ansicht.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die NextBirthDays-Abfrage, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
   
2. Geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Spalte rechts neben Geburtsdatum Folgendes ein:
   MonthBorn: DatePart ("m", [Geburtsdatum]).
   Mit diesem Ausdruck wird der Monat aus Geburtsdatum extrahiert, indem die Funktion datepart verwendet wird.
   
3. Geben Sie in der nächsten Spalte des Abfrageentwurfsbereichs Folgendes ein:
   DayOfMonthBorn: DatePart ("d"; [Geburtsdatum])
   mit diesem Ausdruck wird der Tag des Monats aus Geburtsdatum extrahiert, indem die Funktion datepart verwendet wird.
   
4. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen in der Zeile anzeigen für jeden der beiden soeben eingegebenen Ausdrücke.
   
5. Klicken Sie auf die Zeile Sortieren für jeden Ausdruck, und wählen Sie dann Aufsteigendaus.
   
6. Geben Sie in der Zeile Kriterien der Spalte Geburtsdatum den folgenden Ausdruck ein:
   Month ([Geburtsdatum]) > Monat (Datum ()) oder Monat ([Geburtsdatum]) = Monat (Datum ()) und Tag ([Geburtsdatum]) >Day (Datum ())
   der Ausdruck führt die folgenden Schritte aus:
   
   • Monat ( [Geburtsdatum]) _GT_ Monat (Datum ()) gibt an, dass das Geburtsdatum jedes Mitarbeiters in einen zukünftigen Monat fällt.
     
   • Der Monat ([Geburtsdatum]) = Monat (Datum ()) und Tag ([Geburtsdatum]) >Day (Datum ()) gibt an, dass der Geburtstag am oder nach dem aktuellen Tag fällt, wenn das Geburtsdatum im aktuellen Monat liegt.
     
     Kurz gesagt: dieser Ausdruck schließt alle Datensätze aus, bei denen der Geburtstag zwischen dem 1. Januar und dem aktuellen Datum liegt.
     
     Tipp:  Weitere Beispiele für Ausdrücke von Abfragekriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.
     
   Geben Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfrage Setup im Feld Rückgabe den Wert 3 ein.
   
7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen
   
   .
   

Hinweis:  In ihrer eigenen Abfrage mit ihren eigenen Daten werden möglicherweise manchmal weitere Datensätze angezeigt, als Sie angegeben haben. Wenn Ihre Daten mehrere Datensätze enthalten, die einen Wert aufweisen, der zu den höchsten Werten gehört, gibt Ihre Abfrage alle diese Einträge zurück, auch wenn dies bedeutet, dass mehr Datensätze zurückgegeben werden, als Sie wünschen.

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Ermitteln der am meisten oder am wenigsten aktuellen Daten für Gruppen von Datensätzen
Sie verwenden eine Gesamtsummenabfrage, um das früheste oder späteste Datum für Datensätze zu ermitteln, die in Gruppen fallen, wie z. b. Ereignisse, die nach Ort gruppiert sind. Eine Gesamtsummenabfrage ist eine Auswahlabfrage, die Aggregatfunktionen (z. b. Gruppieren nach, Min, Max, Anzahl, ersteund Letzte) verwendet, um Werte für jedes Ausgabefeld zu berechnen.

Schließen Sie das Feld ein, das Sie für Kategorien verwenden möchten – zum Gruppieren nach – und das Feld mit den Werten, die Sie zusammenfassen möchten. Wenn Sie weitere Ausgabefelder – beispielsweise die Namen der Kunden, wenn Sie nach Ereignistyp gruppieren – einbeziehen, verwendet die Abfrage diese Felder auch zum Erstellen von Gruppen, wodurch die Ergebnisse so geändert werden, dass Sie nicht die ursprüngliche Frage beantworten. Wenn Sie die Zeilen mit anderen Feldern beschriften möchten, erstellen Sie eine zusätzliche Abfrage, die die Gesamtsummenabfrage als Quelle verwendet, und fügen Sie der Abfrage die zusätzlichen Felder hinzu.

Tipp:  Das Erstellen von Abfragen in Schritten ist eine sehr effektive Strategie für die Beantwortung erweiterter Fragen. Wenn Sie Probleme haben, eine komplizierte Abfrage zu bearbeiten, prüfen Sie, ob Sie Sie in eine Reihe einfacher Abfragen unterteilen können.

Erstellen einer Summenabfrage
Diese Vorgehensweise verwendet die Ereignis Beispieltabelle und die EventType-Beispieltabelle , um diese Frage zu beantworten:

Wann war das jüngste Ereignis jedes veranstaltungstyps mit Ausnahme von Konzerten?

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
   
2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabellen Events und EventType.
   Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt.
   
3. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.
   
4. Doppelklicken Sie auf das EventType-Feld der Tabelle EventType und das EventDate-Feld in der Tabelle Ereignisse, um die Felder zum Abfrageentwurfsbereich hinzuzufügen.
   
5. Geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kriterien des Felds eventType die <>Concertein.
   
   Tipp:  Weitere Beispiele für Ausdrücke von Kriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.
   
6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.
   
7. Klicken Sie im Abfrageentwurfsbereich auf die Zeile Ergebnis im Feld EventDate, und klicken Sie dann auf Max.
   
8. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ansicht, und klicken Sie dann auf SQL-Ansicht.
   
9. Ersetzen Sie im SQL-Fenster am Ende der SELECT-Klausel unmittelbar nach dem AS-Schlüsselwort MaxOfEventDate durch mostRecent.
   
10. Speichern Sie die Abfrage als MostRecentEventByType.
    

Erstellen einer zweiten Abfrage, um weitere Daten hinzuzufügen
Bei diesem Verfahren wird die MostRecentEventByType-Abfrage aus dem vorstehenden Verfahren verwendet, um diese Frage zu beantworten:

Wer war der Kunde am jüngsten Ereignis jedes Ereignistyps?

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
   
2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf der Registerkarte Abfragen auf die MostRecentEventByType-Abfrage.
   
3. Doppelklicken Sie im Dialogfeld auf der Registerkarte Tabellen auf die Tabelle "Ereignisse" und dann auf "Kunden".
   
4. Doppelklicken Sie im Abfrage-Designer auf die folgenden Felder:
   
   1. Doppelklicken Sie in der Tabelle Ereignisse auf EventType.
      
   2. Doppelklicken Sie in der MostRecentEventByType-Abfrage auf MostRecent.
      
   3. Doppelklicken Sie in der Tabelle Customers auf Firma.
      
   Wählen Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Sortieren der Spalte eventType den Eintrag Aufsteigendaus.
   
5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
   

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