Office: SVERWEIS oder Makro?

Helfe beim Thema SVERWEIS oder Makro? in Microsoft Excel Hilfe um das Problem gemeinsam zu lösen; Heo Folgendes Problem: Ich bin zur Zeit als dualer Student in einer Firma angestellt. Als Aufgabe wurde mir erteilt Aufmaße zu erstellen d.h. aus... Dieses Thema im Forum "Microsoft Excel Hilfe" wurde erstellt von Valson, 5. Oktober 2022.

  1. Valson Neuer User

    SVERWEIS oder Makro?


    Heo
    Folgendes Problem: Ich bin zur Zeit als dualer Student in einer Firma angestellt. Als Aufgabe wurde mir erteilt Aufmaße zu erstellen d.h. aus unserem Leistungsverzeichnis LV werden die Informationen einzeln auf ein Dokument übertragen. Leider bin ich zu faul händisch 2000 Dokumente selbst zu erstellen deshalb meine Frage: Ist es möglich aus dem LV die Informationen so auf ein vorgefertigtes Dokument zu übernehmen und bestenfalls gleich alle 2000 Dokumente mit einem Makro quasi per Knopfdruck zu erhalten? Ich würde mich wirklich extrem über eure Hilfe freuen weil ihr mir aber auch meinen Kollegen eine erhebliche Menge Arbeit ersparen könnt. (die grün hinterlegten Zellen sollten sich automatisch ändern)
    Besten Dank schonmal
    Valson
     
  2. {Boris} hat Ahnung
    Hi,

    das ist mir alles noch nicht so ganz klar.

    die grün hinterlegten Zellen sollten sich automatisch ändern

    Woher weiß man denn, welche Position zu welchem Kunden gehört? Bislang gehe ich davon aus, dass die Pos. (Spalte A) manuell vorgegeben werden müssen...?!
    Den entsprechenden Eintrag zur Pos. kann man sich dann natürlich leicht per SVERWEIS ziehen - aber Achtung: Suchbegriff und Suchspalte müssen identisch sein. Die Suchspalte beginnt z.B. immer mit einem Leerzeichen. Da würde ich auch erstmal eine Bereinigung vornehmen (was leicht ist schnell erledigt ist).

    BTW: Pack doch (künftig) für die Anfrage die 2. Datei (also das Aufmaß) als separates Blatt in die erste Datei - das vereinfacht es.
     
    {Boris}, 5. Oktober 2022
    #2
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  3. Valson Neuer User
    Hey Boris,
    erstmal viel Dank für deine Antwort! Weiß leider nicht ganz wie ich es besser erklären kann aber ich versuch mich mal.

    Ziel ist es für jede Position die dazugehörige Leistung und Menge darzustellen wofür pro Position eine Excel erstellt werden soll. Bisher wurde das immer per Hand übertragen. Finde ich allerdings extrem mühsam und teils sinnfrei. Daher möchte ich mir die Arbeit so weit es geht erleichtern habe nur leider viel zu wenig Erfahrung mit nicht herkömmlichen Befehlen. Eine weitere Idee von mir war es jede Zeile zu separieren und möglicherweise dann ein Makro zu verwenden, welches die Daten in das Aufmaß Dokument einfügt.
    Vielen Dank!
     
  4. Valson Neuer User

    SVERWEIS oder Makro?

    Achso und die grün hinterlegten Zellen sollen sich zukünftig automatisch ändern. Also so dass ich nicht jedes Dokument selbst öffnen und etwas eintragen muss.
     
  5. {Boris} hat Ahnung
    Hi,

    wofür pro Position eine Excel erstellt werden soll

    Was genau ist denn EINE Position? Gib doch mal bitte 2-3 konkrete Beispiele.
     
    {Boris}, 5. Oktober 2022
    #5
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  6. Valson Neuer User
    Ok Ok
    die ersten 3 Aufmaße hab ich mal angeheftet. So sollten Sie aussehen.. Da fast jede Zeile (außer Überschriften) eine Position ist wird es bestimmt verständlich warum ich das gern etwas automatisiert hätte.
     
  7. {Boris} hat Ahnung
    Hi,

    schau Dir mal die Beispieldatei an (habe alles in EINE Datei gepackt). Mit dem Drehfeld kannst Du die Werte ändern (ist mit Zelle L1 verknüpft). Vorher habe ich die Liste aller Punkte um LEERzeilen in Spalte B bereinigt.
    Was soll denn mit den einzelnen Dokumenten passieren? Sollen die alle einzeln gespeichert werden? Oder ausgedruckt? Oder...?
    Je nachdem kann man das dann noch per Makro automatisieren.
     
    {Boris}, 5. Oktober 2022
    #7
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  8. Valson Neuer User

    SVERWEIS oder Makro?

    Mega nice, super cool, hab tausend Dank! Tatsächlich müssen diese am Ende ausgedruckt und jedes Dokument als einzelne Datei gespeichert werden. Ist eine Art Rechnung, wird aber noch verhandelt. Wie würde denn ein Makro zum vereinfachten ausdrucken aussehen? Und wenn es dir nix ausmacht.. ich würde super gern wissen wie du das gemacht hast, weil das sicherlich nicht das letzte Mal gewesen ist, dass ich das mache. Ich entschuldige mich mal direkt für meine Unwissenheit, vielleicht hast du dann noch das ein oder andere Detail für mich..
    Aber wirklich vielen Dank!
     
  9. Valson Neuer User
    Eine Sache "fehlt" leider noch hab ich grad gesehen.. die Einheit für die Menge und die Menge selbst müssten sich noch anpassen
     
  10. {Boris} hat Ahnung
    Hi,

    ist im Prinzip sehr simpel:

    Am Beispiel der Formel in A18:

    =INDEX(Tabelle1!B:B;$L1+4)

    Damit wird der Wert aus Tabelle1!B:B ausgelesen, der sich durch Addition von L1 + 4 ergibt (+4, weil die auszulesenden Daten in Tabelle1 erst in Zeile 5 beginnen). Steht in L1 also die 1, ergibt 1+4 = 5 - und das ist dann der Eintrag Tabelle1!B5. Erhöht man L1 auf 2, dann ergibt sich 2+4 = 6 = Tabelle!B6 usw. usw.
    Das Selbe - nur mit Bezug auf Spalte D - passiert in B18.
    Und anstatt 1,2,3,4 etc. nacheinander in L1 einzutippen, habe ich ein Drehfeld aus den Formular-Steuerelementen verwendet und mit der Zelle L1 verknüpft. Damit erhöht / verringert sich der Wert in L1 immer um 1 - je nachdem welche Richtung man anklickt.

    In A16 werden dann die ersten 3 Stellen von A18 ausgelesen mit:

    =LINKS(A18;3)

    und in A17 die ersten 6 Stellen mit:

    =LINKS(A18;6)

    Daneben in B16 bzw. B17 werden dann die zu A16 bzw. A17 gehörenden Einträge mittels einfachem SVERWEIS geholt:

    B16: =SVERWEIS(A16;Tabelle1!B:D;3;0)
    B17: =SVERWEIS(A17;Tabelle1!B:D;3;0)

    That`s it.

    Ein Makro könnte nun z.B. mittels einfacher For-Next-Schleife nacheinander den Wert in L1 um 1 erhöhen und das Blatt dann jeweils ausdrucken.

    Code:
    Sub Drucktest()
    Dim x As Long
    For x = 1 To 3 'für alle Einträge bis 1889!
        Tabelle3.Range("L1") = x
        Tabelle3.PrintPreview 'Druckvorschau - für echten Druck: PrintOut statt PrintPreview
    Next x
    End Sub
    Wenn man die Schleife wirklich bis 1889 laufen lässt und jeweils den Druck anstößt, kann es sein, dass man ne kleine zeitliche Verzögerung einbauen muss, damit man Excel nicht überfordert. Müsste man testen.
    Bei meinem Beispielcode sind es nur 3 Schleifendurchläufe mit Druckvorschau (kann man wegklicken), damit Du das Prinzip siehst.

    Alles klar?
     
    {Boris}, 5. Oktober 2022
    #10
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  11. {Boris} hat Ahnung
    Hi,

    Eine Sache "fehlt" leider noch hab ich grad gesehen.. die Einheit für die Menge und die Menge selbst müssten sich noch anpassen

    Das geht mit dem selben Prinzip wie die Einträge in A18 und B18 - nur eben auf die anderen Spalten bezogen.
     
    {Boris}, 5. Oktober 2022
    #11
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  12. Valson Neuer User
    Moini

    Also ich hab mir das gestern Abend nochmal angeschaut und soweit auch eigentlich verstanden. Zwei Sachen hätte ich noch.. zum einen wäre meine Frage, was es für Möglichkeiten gibt die Blätter zu überspringen, wo die Einheit 0,0 ist und die Position nicht so aussieht xx.xx.xx. Und damit ich vollends zufrieden bin würde ich noch sehr gern wissen ob es auch geht, das einzelne Aufmaßblatt jedoch mit unterschiedlichen Werten abzuspeichern. Also so, dass man nicht manuell auf das Steuerelement drücken muss und jedes einzeln abspeichert..
    Aber ansonsten muss ich sagen, Boris - Hut ab. Du hast mir wirklich sehr weitergeholfen! Besten Dank nochmal
     
  13. {Boris} hat Ahnung

    SVERWEIS oder Makro?

    Hi,

    also ich hab Dir jetzt mal die Mappe komplett fertig gemacht mit:

    - Speichern sowie
    - Drucken

    Als Dateinamen hab ich jeweils die 3. Gliederungsebene (ohne das beginnende Leerzeichen) gewählt und dabei die Punkte durch Unterstriche ersetzt.

    "die Blätter zu überspringen, wo die Einheit 0,0 ist und die Position nicht so aussieht xx.xx.xx..." hab ich auch eingebaut.

    Im neuen Blatt Steuerung gibt es dafür 2 Buttons (Dateien erzeugen und Drucken). Die gelben Zellen musst Du entsprechend füllen:

    Speicherpfad sowie Angabe, welche Datensätze erzeugt/gespeichert bzw. gedruckt werden sollen (maximal 1 bis 1889).
    Eine Sicherheitsabfrage ("Sind Sie sicher, dass Sie...?") hab ich in die Codes jetzt nicht eingebaut - sie laufen also los, sobald Du den Button betätigst. Sei also umsichtig! Kannst ja erst mal mit wenigen Datensätzen testen

    Und pass auf, dass Du nicht arbeitslos wirst, wenn Du Deinem Chef sagst, dass Du das in 15 Minuten erledigt hast ;-)

    Kommst Du damit klar?

    P.S: Das Drehfeld hab ich mal drin gelassen - brauchst Du aber eigentlich nicht mehr. Die Zählerzelle hab ich nach Steuerung!A1 verschoben. Aber das nur zur Info.
     
    {Boris}, 6. Oktober 2022
    #13
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  14. Valson Neuer User
    Schonmal vielen Dank! Schau ich mir direkt nach der Mittagspause an.
    Und arbeitslos werd ich nicht.. hier gibts schon genug zu tun. Aber der Spaß den du in 15 min erledigt hast, frisst einfach zu viel Zeit und Nerven
     
  15. {Boris} hat Ahnung
    Hi,

    Aber der Spaß den du in 15 min erledigt hast

    Nein - ich habe das nicht in 15 Minuten erledigt - Du hast es letztlich aber in 15 Minuten erledigt.
    Normalerweise brauchst Du dafür sehr viele Stunden - darfst Deinem Chef also gerne nen schönen Gruß aus dem Excelforum bestellen ;-)
     
    {Boris}, 6. Oktober 2022
    #15
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