Office: Übertragen der Werte eines Formulars in einen Bericht/Excel

Hallo,

ich habe ein Formular mit mehreren Unterformularen erstellt. In diesem Formular gebe ich einen bestimmten Wert ein und in den Unterformularen werden entsprechende Detailinformationen angezeigt.

Nun möchte ich so eine einzelne Datenabfrage samt Detailinformationen in Excel weiterverarbeiten. Egal ob als Bericht in Access oder direkt in Excel.
Ich habe aber keinen Weg gefunden wie das geht.

Über das Malro "AusgabeIn" bin ich nicht weiter gekommen. Da gibt es doch bestimmt einen ganz einfachen Weg, auf den ich nicht komme.

Kann mir da jemand weiterhelfen?

Danke und Gruß
Hamo

 

Re: Übertragen der Werte eines Formulars in einen Bericht/Ex

Hmmm... Ich schätze, es wird nicht ganz so einfach, wie Du Dir vielleicht erstmal so pauschal vorstellst...

Ok, schauen wir mal... Gesetzt den Fall, Du hast
a) eine Tabelle "tbl_Staedte", die eine ID, einen StadtName usw. hat. Dies ist die "Master"-Tabelle, die im Hauptformular dargestellt wird.
b) eine Tabelle "tbl_Einwohner", die eine ID, eine StadtRef, einen EinwohnerName usw. hat. Dies ist die "Detail"-Tabelle, die im Unterformular dargestellt wird.

Jetzt hast Du als nächstes über "Extras - Beziehungen" eine Verknüpfung von StadtId 1:n auf StadtRef erstellt.

Dann hast Du
a) eine Abfrage über tbl_Staedte erstellt, in der alle Felder der Reihe nach aufgeführt sind. Ggf. hast Du hier dann eine Sortierung eingebaut.
b) Gleiches über tbl_Einwohner gemacht.

Als nächstes brauchst Du
a) ein Einzel-Formular frm_Staedte, das als Datenquelle qry_Staedte benutzt.
b) Ein Endlos-Formular frm_Einwohner, das als Datenquelle qry_Einwohner benutzt. Dieses Formular wird als Unterformular in frm_Staedte eingebettet.

So, damit hast Du jetzt ein Hauptformular mit den Staedten, das im Unterformular die Einwohner der jeweiligen Stadt anzeigt.. Navigation im Hauptformular bewirkt Aktualisierung des Unterformulars. Bis zu diesem Punkt bist Du ja bereits. Solltest Du diesen Punkt aber auf anderem Weg erreicht haben, könnte das weitere Vorgehen schwierig werden. Versuche also bitte ggf. anzupassen.

Als nächstes brauchst Du eine neue Abfrage. In diese Abfrage ziehst Du neben tbl_Staedte auch noch tbl_Einwohner. Im Entwurfs-Editor wird die Beziehung dort auch gleich mit angezeigt. Jetzt baue die Abfrage über alle Felder beider Tabellen, also StadtId, StadtName, ... , EinwohnerId, StadtRef, EinwohnerName, ...

Wenn Du diese Abfrage mal öffnest, sollten so viele Datensätze angezeigt werden, wie in tbl_Einwohner sind. Allerdings wird am Anfang jedes Datensatzes auch die Stadt-Info mit angezeigt.

Diese Abfrage kann jetzt prima Datenquelle für einen Bericht werden. Du kannst sie aber auch für ein Formular benutzen. Und auch ein Export in Excel wäre damit möglich. Aber so, wie jetzt, würde es natürlich immer komplett alle Datensätze exportieren. Also müßte jetzt nur noch eine Filterbedingung erstellt werrden. Da gibt es der Möglichkeiten viele... ;-)

Wenn Du die Abfrage als Datenquelle für ein (Endlos-) Formular benutzt, kannst Du in Deinem jetzigen Hfo/Ufo einen Button (auf das Hfo) über den Assistenten einbauen, der eben dieses Formular öffnet. Im Verlauf des Assistenten wirst Du noch gefragt, ob alle oder nur ausgewählte Datensätze angezeigt werden sollen. Hier wäre der Punkt, an dem Du "nur Datensätze anzeigen, die eine StadtId wie die aus dem aktuellen Formular / Datensatz haben" einstellst.

Vielleicht ist das erstmal Anregung genug, damit Du selbst weiter kommst? Ansonsten sag Bescheid...

Gruß, Michael