Office: Unterschiedliche Leistungen bei Rechnung und Angebot?!?

Moin moin,

ich bin "Anfänger" in Sachen Access und VBA und habe als Einstiegsprojekt ausgerechnet die leichteste Aufgabe genommen: ich bin von einem Kollegen gefragt worden ob es mir möglich wäre denVerwaltungsprozess für die Aufträge zu vereinfachen und vom Datenspeicher gering zu halten.
Also habe ich ihm vorgeschlagen, das ich mich mal etwas informeiren werde und mal rum probieren werde, ob sich das mit Access gut kösen lässt.
Bisher habe ich nun also ein nahezu komplettes Grundgerüst für die Datenbank aufgebaut und schon ein bisschen getestet. Aber nun komme ich gerade nicht weiter, denn er hätte es ganz gerne, wenn die Aufträge nach Angebot, Rechnung, und Pflegeauftrag kategorisiert werden (schon erledigt mithilfe einer Nachschlagespalte) ABER die Leistungen der Aufträge können ja variieren, damit meine ich, das im Angeboit du Leistungen 2,5,6 mit den Mengen 23, 4, und 10 drin stehen.
In der Rechnung hat sich aber einiges getan, denn es sind noch die Leistungen 12 und 9 dazu gekommen mit den Mengen 2 und 1.
Ich hoffe ihr versteht das soweit... Um es etwas zu verienfachen hier erst mal meine DB Struktur:

So zu meinem Problem: wie bekomme ich das hin, man sich die INhalte von Rechnung und Auftrag einzeln anschauen kann? Bzw. wie bekomme ich es hin, das ich (möglichst per Button) beim Angebot klicke und dann automatisch die dazu gehörige Rechnugn als Datensatz erstellt wird bzw. aufgerufen wird?

Schon mal besten Dank im voraus!!

Greetz Torben

 

Hallo TE!

Also du möchtest auf einen Klick - die Rechnung - sowie das Angebot sehen. Gehe davon aus, das du gemeinsame Felder hast - wie z.B. Kundennummer.

Generiere zwei Formulare - eines für das Angebot - eines für die Rechnung.

Danach machst du ein Hauptformular in dem du alle Kundendaten siehst. die zwei Angebot und Rechnung Formulare bindest du als Unterformular ein - in Abhängigkeit von der z.B. Kundennummer - oder Angebot Nummer etc.

Das ganze kannst du auch als Bericht machen - dort auch mit Unterberichten!

Hilft das weiter? Oder wo hängst du momentan?

 

Hey,

ja das hat mir scho etwas weitergeholfen, aber trotzdem habe ich da noch das Problem, das ich zum Beispiel im Formular Angebot auf einen Button Rechnung erstellen klicken möchte, und dann das zweite Formular mit den inhalten des Angebots angezeigt wird wo ich dann noich die Anzahl und die Posten ändern kann (als Extra Datensatz gespeichert) bzw. Wenn schon eine Rechnung zu dem Angebot existiert soll das Formular mit den entsprechenden Rechnungsinhalten angezeigt werden.

Die Auftragsnummer soll bei beiden gleich sein, ich habe also eine feste einmalige ID und dann noch einen zweite Spalte Auftragsnummer wo ich dann halt die Einträge für die AUftragsnummer hochzählen lassen möchte....

Ist das verständlich ausgedrückt? wenn ich mich etwas unklar ausgedrückt habe bitte nachfragen...
Danke!

 

Moin moin,

ok, ich habe mich die letzten Tage mal mit der Beispieldatenbank Nordwind 2007 beschäftigt und einiges davon versucht in meinem Projekt umzusetzen.... Größtenteils ist mir das auch gelungen, dennoch hakt es an derzeit mindestens drei Stellen bei mir:
1. Wenn ich bei mir auf den Button Neuer Auftrag drücke, dann öffnet sich zwar das Fenster für die Auftragsdetails, dennoch ist dieses leer, sofern kein Auftrag in der Tabelle Aufträge ist und wenn hier ein Eintrag drin ist, dann habe ich für jeden Auftrag drei Datensätze unten stehen, das heißt wenn ich unten auf nächster Datensatz klicke kommen erst zwei Datensätze die identisch mit meinem sind (der Datensatz steht nur einmal in der Tabelle Aufträge drin!!)
2. wie bekomme ich wenn ich einen neuen Auftrag erstelle den Einzelpreis der ausgewählten Leistung in die Auftragsdetails? aus irgendweinem Grund wird dieser nämlich nicht übernommen...
3. Das ist ein Problem, das ich nicht ganz verstehe... was aber mit sicherheit an mir liegt... warum werden bei mir in der Tabelle Aufträge nur die eindeutigen IDs der Kunden gespeichert, nicht aber der Name (Herr Han Müller, oder Familie Meyer, oder Firma Obstland)???

Um mögliche Problemlösungen zu verinfachen habe ich die Access Datenbank mal hier hochgeladen... (http://www.etit-solutions.de/files/Rechnungswesen.zip)


Schon mal vielen Dank für Hilfestellungen!

 

Hier mal überarbeitet...

Bitte - die Datenbank immer wieder mal "Komprimieren und Reparieren" deine war schon 30 MB... sind aber nicht mal 1 MB groß...

Gruß

 

Moin moin...
ich hänge schon wieder/noch immer bei der Rechnung fest; und zwar besteht ja die möglichkeit, das sich der OLeistungsumfang verändert, bzw. die Menge ändert. Gut eigtl wäre dies ja kein allzu großes Problem, wenn ich nicht dasAngebot in seiner urpsünglichen Form erhalten möchte.
Wie bekomme ich also die Verbindung hin, das ich wenn ich auf Rechnung erstellen klicke die Angebotsdetails aus dem ausgewählten Auftrag in die Rechnungsdetails kopiert werden, ich diese dann noch ändenr und hinzufügen bzw. löschen kann?

Bin für Tipps & Tricks immer zu haben =)

 

Voraussetzung dafür ist, daß Du unterschiedliche Tabellen für die einzelnen Schritte der kaufmännischen Abarbeitung hast.

ganz grob ist der Ablauf ja:
a) Kunde fragt an
b) Lieferant erstellt Angebot
c) Kunde bestellt
d) Lieferant erstellt Lieferschein / Rechnung
e) Kunde bezahlt
f) Lieferant erstellt Quittung
Und das ist nur der "störungsfreie" Ablauf. Lieferprobleme (Teil-Lieferungen), Zahlungsverzug (Mahnungen) usw. sind hier nicht mal berücksichtigt.

Und Du mußt Dich jetzt mit den Punkten b) und d) beschäftigen, richtig?

Du wirst 2 völlig voneinander getrennte Tabellen-Strukturen brauchen, die nur in Teilen eine gemeinsame Schnittstelle haben.

Bis b) brauchst Du etwas, was Kopf und Details von Anfragen, Angeboten und Bestellungen beinhaltet. Wird die Bestellung ausgeliefert und damit zur Rechnung, brauchst Du eine 2. Struktur, die Kopf und Details der Rechnungen beinhaltet. Der gemeinsame Teil ist nicht viel mehr als die Referenz auf den Kundenstamm, und selbst das nur eingeschränkt. Denn, ganz wichtig:

Ist eine Rechnung erstellt, dürfen sich Änderungen in den referenzierten Daten nicht mehr auf die Rechnung auswirken!

Das heißt insbesonders: Preisänderungen der Artikel dürfen sich nicht mehr auf die Rechnungssumme auswirken, Anschrifts-Änderung des Kunden aber auch nicht auf den Rechnungs-Kopf. Nur so ist gewährleistet, daß ein späterer Ausdruck einer Rechnungskopie dem Original entspricht.

Während in den Angeboten noch per 1:n auf die Artikel- [1] und Kunden-Daten referenziert werden kann, darf das in der erstellten Rechnung nicht mehr getan werden! Hier müssen die Werte direkt übernommen werden.

[1] Und auch das ist nicht ganz unproblematisch: Angebot mit Gültigkeit von 4 Wochen erstellt - Kunde hat das Angebot und während der Frist ändert sich der Artikel-Preis --> Bestellt der Kunde jetzt, würde der Auftrag eine vom Angebot abweichende Summe errechnen und manueller Eingriff wäre notwendig.

Bei der Erstellung einer Rechnung aus einem Angebot / einer Bestellung ist also einiges zu beachten, damit es später nicht vergrützt wird. Ein simpler Button, der "nur mal eben" eine Rechnung erstellt, muß da also einiges mehr leisten, als auf den ersten Blick zu sehen ist.

Das fängt bei der Erstellung einer forlaufenden Rechnungsnummer an, geht bei der Übernahme der Kopf-Daten des Auftrags (Kunde) weiter, dann die Übernahme der einzelnen Positionen, ... Und nicht zuletzt muß die Rechnung vor späterer Manipulation geschützt werden. Formulare, die Rechnungen anzeigen, müssen im Design "read-only" sein - besser, man benutzt nur noch Berichte dafür.

Thema nachträgliches Bearbeiten von Rechnungen: NEIN!

Rechnungen werden nicht nachträglich bearbeitet, sondern storniert und durch eine neue Rechnung ersetzt. Und nicht nur die neue Rechnung muß nach obigem Schema erstellt werden, auch die Storno-Rechnung ist nix Virtuelles, sondern muß ebenfalls als normale Rechnung, wenn auch nur mit einer einzigen Position, in diese Struktur. Sonst würden spätere Umsatz-Auswertungen nicht stimmen. Referenzen der Rechnung, auf welchem Angebot bzw. welcher Bestellung sie beruhen, wären auch sinnvoll. Ach ja, der zum Zeitpunkt der Rechnung gültige Mehrwertsteuersatz (pro Position! gerade bei unterschiedlichen Sätzen) muß auch als Konstante in die Rechnungsdetails, genau wie Rabatt-Struktur usw.

Du hast Dir da wirklich das "Leichteste" ausgesucht... Wenn Du schonmal dabei bist, kannst Du eigentlich bei der Angebots-Erstellung und Bestell-Erfassung auch gleich eine Überprüfung des Lagerbestands mit einbauen, mit automatischer Abbuchung aus dem Lager bei Erstellung des Lieferscheins... ;-)

Gruß, Michael