Office: (Office 2000) Verknüpfungen für Rechnungserstellung

Nur mit Abfragen ist es nicht getan... Du benötigst m.E. mindestens eine weitere Tabelle zur Abbildung der Rechnungen.

Und Verknüpfungen (JOINs) in Abfragen sind was anderes wie Beziehungen (Relations) zwischen Tabellen!

 

Rechnungsnummer ist in den Bestelldetails:
Eine Rechnung enthält alle Daten einer Bestellung.
Eine Rechnung enthält nur einen Teil einer Bestellung.
Eine Rechnung enthält Daten aus mehreren ganzen oder mehreren teilen von Bestellungen.

Bestellnummer ist in den Rechnungen:
Ein Rechnung enthält alle Daten einer Bestellung.

Du musst jetzt entscheiden, was du willst.
Beides geht mit unterschiedlichen Möglichkeiten wie oben angeführt.
Aber entweder oder.
LGM

Hallo Markus,
ich dachte ich hätte unter #5 die Antwort schon gegeben. Sorry.
Also in 90% der Fälle kann ich für die div. Bestellpositionen 1 Rechnung schreiben. In 10% der Fälle dauert die Bearbeitung über Monate, so daß ich eine Teilrechnung, nämlich über die schon geleisteten Dienste stellen.

Da es , wie ich Dich verstehe, schwierig ist, eine sowohl als auch Lösung zu bauen, haben ich folgende Entscheidung getroffen:
1. Wenn ein Kunde 5 Dienstleisungspositionen bestellt, dann vergebe ich eine BestellNr für die Positionen, die sofort erledigt werden können und eine weitere für die Positionen, die länger in Anspruch nehmen. Damit ergibt sich, daß immer eine RechnungsNr zu einer BestellNr passt.

Hilft Dir das ?
LG Michael

 

Eine Rechnung ist doch letztlich nichts anderes als ein Bestellung... somit gehören in die Rechnung IMHO auch die identischen Details(positionen) rein.

Vereinfacht habe ich z.B. in einer Minilösung für mich selbst weder Bestellungen noch Rechnungen sondern Aufträge.
Diese haben unterschiedliche Status; offen (=Bestellung), Zahlung angefordet(=Rechnung, ein entsprechende Dokument wurde erstellt und an den Kunden geschickt) und bezahlt (=Rechnung wurde beglichen).
Es gibt noch weitere Status die hier aber keine Rolle spielen.

Bei mir gibt es allerdings immer nur eine Rechnung über alle Positionen; eine Anpassung auf Teilzahlung wäre jedoch möglich wenn ich in die Rechnungen die einzelnen Positionen aufnehmen würde.

 

Hallo Michael,
wenn eine Bestellung eine Rechnung erfordert ist es natürlich einfacher.
Dann könntest du im Formular für die Bestellungen einen Button einbauen welcher den Code für die Rechnungserstellung startet.

Dabei wird eine neue Rechnung erzeugt und in tblBestellungen die Rechnungs ID eingefühgt. Dann hast du 1:1 tblRechnungen zu tblBestellungen.


Oder
Du musst die Freigabe in den tblBestelldetails durchführen.
Alles was verrechnet werden kann braucht eine Info.
z.B. -1 in der Spalte RechnungNr in tblBestelldetails, geht auch für mehrere Kunden gemeinsam.

Der Code für die Rechnungserstellung, erstellt dann die einzelnen neuen Rechnungen und fügt in tblBestelldetails die korrekte RechnungNr ein.
Dann können die Rechnungsdetails aus unterschiedlichen Bestellungen in einer Rechnung zusammengefasst werden oder Teilrechnungen gestellt werden.
Buchhaltung kostet ja auch was.
LGM

 

Ich habe das Gefühl, das ein wichtiger Punkt übersehen wird.

Eine Bestellung bekommt eine automatisch erzeugte BestellNummer.

Eine Rechnung bekommt eine automatisch erzeugte Rechnungsnummer.

Beide Nummern sind nicht identisch.

Also kann man aus dem Formular Bestellungen keine Rechnung drucken. Oder ?
LGMichael

 

Das spielt keine Rolle.
Du musst dich nur entscheiden, welchen Punkt von #19 du umsetzten möchtest.

Der Aufwand für die Freigabe der einzelnen Positionen ist natürlich höher, dafür flexibler. Du kannst ja mal überlegen, wie die das umsetzen könntest.

Die Vergabe eines Status an die Bestellungen wie Benny erwähnt ist natürlich für eine Übersicht von Vorteil.

LGM

 

@Benny
du relativierst deinen ersten Satz durch deinen Letzten.
Ein Rechnung ist keine Bestellung.
Das Erkennen der Entitäten ist wie wir alle wissen die wesentlichste Aufgabe in der Entwicklung.
Hier im Forum landen die Leute deswegen, weil sie damit ein Problem haben.
Deswegen wird der Output auch immer problematisch sein, da wichtige Fragen erst aufkommen, wenn sie "fertig" sind.

LGM

 

Hallo Bijou,
Ein Info vorab, wenn du Autokey als Rechnungsnummer verwendest hast kein Kontrolle über den Verlauf der Nummer, das heißt so bald ein Rechnung eröffnet ist und wieder geschlossen oder aus Versehen gelöscht, ist die Nummer weg.
Wenn Überprüfung vom Finanzamt hast dann Prost mal zeit
Autokey dient als System intern Nummer für Index.

 

Kann ich nicht erkennen, bitte um Erklärung.

Offensichtlich möchte der Threadersteller eine Rechnung bezogen auf Bestellpositionen haben (zumindest verstehe ich es so)
-> Bestellung 1:n Bestellpositionen
-> Rechnung 1:n Rechnungspositionen
Wo ist (bis auf die Bezeichnung) der Unterschied?

In meiner vereinfachten Lösung (ich habe nicht gesagt dass diese hier zur Anwendung kommen soll), gibt es eine Bestellung/Auftrag aus der heraus eine Rechnung generiert wird.
Die Detailpositionen sind hier immer identisch; ich brauche für meine Zwecke keine Unterteilung. Diese wäre jedoch vorstell- und integrierbar.

Anmerkung zum Thema Rechnungsnummern und Finanzamt:
Rechnungsnummern müssen eindeutig/einmalig ber nicht fortlaufend/zusammenhängend sein.
s. http://www.akademie.de/wissen/fortla...echnungsnummer und https://www.iww.de/sh/betriebspruefu...in-muss-f58783

 

Hallo Benny, Hallo Markus,

ich bin nicht so fit einen recordset im Formular am Drucksymbol so zu bauen, daß im tblBestellung automatisch eine RechnungNr eingesetzt wird.

Der Denkansatz von Dir Markus scheint mir richtig.

RE Nr.
BestellNr. 238100

Artikel aus Bestelldetails:
Artikel 1
Artikel 2
Artikel 3

Alternative 1:
alle 3 Artikel sollen berechnet werden. Es ergibt die automatische ReNummer, z.B. 80615

Alternative 2:
Artikel 1 soll am 15.01.16 berechnet werden, d.h. BestellNr. 238100 + z.B. ReNummer 80615
Artikel 2 + 3 sollen am 18.02.16 berechnet werden, d.h. BestellNr. 238100 + z.B. ReNummer 80636.

Da die Rechnungsnummer automatisch fortlaufend vergeben werden und eine Entität sind, gehe ich im o.g. Beispiel davon aus, daß im Zeitraum 15.01.- 18.02.16 noch andere Rechnungen geschrieben wurden.

Darf ich euch bitten mir beim recordset zu helfen. Ich kann im Access Buch 2000 von Said Baloui einfach nichts dazu finden. Zwar sagte ich, daß Alternative 1 zukünftig relevant sein soll, ich sagte dies aber unter dem Gesichtspunkt, daß ich den Eindruck bekam, daß Alternative 2 gewaltig schwerer einzurichten ist. Ist das so ?

Herzlichen Dank und LG Michael

 

Hallo,
der erste Schritt ist ja, eine Rechnung zu erzeugen.

Behandeln wir also nur Vorschlag 1.
Rechnung ID wird dabei in tblBestellungen gehalten.

Du brauchst also eine Befehlsschaltfläche in frmBestellungen welche die Rechnungen erzeugt.

1. Rechnung anlegen.

Die Daten kommen aus tblBestellungen und tblDetails.
Versuch einmal eine Zeile in tblRechnungen anzulegen.
Achte aber darauf wie von den anderen bereits erwähnt die Rechnungsnummer selbst zu erzeugen. Überleg dir daher wie die Nummer aufgebaut werden soll und schau dir die rechtlichen Regelungen an, was natürlich generell für die Rechnung gilt, nicht nur für die Belegnummer.


2. Beleg erstellen.
Daten kommen ja aus tblKunden, tblRechnungen, tblRechnungsdetails, tblArtikel - gewöhnlicher Join reicht.

Schau mal wie weit du kommst.

LGM

 

Hallo Markus,

Also mein derzeitiger Stand ist:
1)
Ich habe die Tabellen tblBestellungen mit der BestellNr als autokey + tbl Bestelldetails.
Ebenso habe ich die Tabellen tblRechnungen mit der RechnungsNr als autokey + tbl Rechnungsdetails.
2)
In der tblRechnungen habe ich die RechnungsNr als autokey angelegt, habe die Tabelle kopiert, in der Kopie die RechnungsNr auf zahl, long integer gesetzt, dort dann eine gewünschte RechnungsNummer eingefügt und mit Anfügeabfrage in tblRechnungen exportiert. In tblRechnungen habe ich nun eine fortlaufende Rechnungsnummer wie gewünscht.
Das Feld tblRechnungsdetails habe ich so aufgebaut wie tblBestelldetails (BestellNr, ArtikelNr, Einzelpreis, Anzahl). Zusätzlich habe ich das Feld Rechnungsnummer eingebaut, damit hier in Formularen ein Bezug zu tblRechnungen hergestellt werden kann.
3)
Für den Rechnungsdruck habe ich den rptRechnungen auf Basis von der Abfrage qryRechnungen gebaut. In qryRechnungen sind folgende Tabellen enthalten:
tblKunden, tblRechnungen, tblRechnungsdetails, tblArtikel
4) im Formular frmRechnungen mit Unterformular frmRechnungsdetails habe ich den Druckbutton für rptRechnungen eingebaut. frmRechnungen ist mit frmRechnungsdetails verknüpft über ReNummer + BestellNr

Resultat:
1. Im Formular Rechnungen erscheint die ReNummer automatisch fortlaufend und bei Eingabe des Rechnungsdatums übernimmt das Unterformular frmRechnungsdetails die ReNummer automatisch
2. Sobald ich die BestellNr im frmRechnungen eingebe, wird hier ebenfalls der Übertrag in frmRechnungsdetails automatisch vorgenommen.
3. Nicht automatisch erscheint der Artikel und der Einzelpreis. Diese Felder muss ich leider händisch füllen.
4. Ausdruck erfolgt leider nicht für die einzelne Rechnung, sondern es werden sämtlich alle erstellten Kunden Rechnungen gedruckt.
Das macht mich alles nicht glücklich. Denn mein Ziel ist , das die in Bestellungen eingegebenen Daten später im Rechnungsformular auftauchen. ich will vermeiden, daß ich die Daten doppelt eingeben muß, d.h. in frmBestellungen + frmRechnungen.
Ich bin mit meinem Latein am Ende und dankbar für jede Hilfe.
LG Michael

 

evtl. ist das Buch "Anwendungen entwickeln mit Access" von Andre Minhorst für Dich interessant.
http://minhorst.com/index.php/home-73.html
Dort wird genau dieses Thema behandelt und in Form einer BeispielDB "erarbeitet".

Kannst Du Deine bisherigen Ergebnisse in einer BeispielDB hochladen? Dann schau ich es mir gerne an.

 

ich versuchs, gib mir etwas Zeit

 

Hallo,
ich habe ein zip Datei angehängt. Ich hoffe Du kannst damit etwas anfangen. Bedenke bitte die Version : Access 2000. Aber ich besitze auch Access 2010. Ich habe die Datenbank in Access 2000 gebaut, da ich mit Access 2010 nicht so klar komme. Ich besitze zwar auch Access 2010, bin da aber garnicht firm.
LG Michael