Office: (Office 2000) Verknüpfungen für Rechnungserstellung

Hallo Benny,
ja das stimmt so. Sorry , daß ich mich jetzt erst melde, mich hat eine Erkältung erwischt.
LG Michael

 

Hallo Benny,
bin wieder an Bord.
Habe zwischenzeitlich experimentiert. In #31 sagtest Du, Nachschlagefelder in Tabellen sind zu vermeiden. Regelt man das dann über Kombi Felder in Abfragen oder in Formularen ?
Danke für Rückmeldung
Michael

 

Kombifelder nur in Formularen.
Habe Dich nicht vergessen, bin nur momentan selten/wenig on, da wir zu Hause umbauen... denke ich habe bis Ende der Woche ein Beispiel fertig

 

So, bin wieder an dem Beispiel dran:
Wieder eine Frage; wir sprachen von Teilzahlungen. Ich habe das so verstanden, dass eine Bestellung z.B. aus 7 Positionen besteht.
Jetzt gibt es z.B. 3 Rechnungen (1x 2 Positionen, 1x 1 Position und 1x 4 Positionen). Ist es möglich dass auch nur Positionen zum Teil beglichen werden, also ein anteiliger Betrag oder werden wenn dann zumindest immer ganze Positionen in Rechnung gestellt bzw. beglichen?

 

Hallo Benny,
1)
also es ist die Regel. Bestellungen gehen ein, aber Rechnungen werden nach Monaten erst fakturiert. So kann folgendes sein:
Datum, BestellNr, - - - - - Datum, RechnungsNr
15.10.15, 1560, - - - - - - 14.11.15, 3439
10.09.15, 1561 - - - - - - -10.11.15, 3400

d.h. es kommt vor, daß eine später eingehende Bestellung früher fakturiert wird, als nachfolgende Bestellungen

2)
Wenn ein Kunde 4 Artikel bestellt, dann kann es sein, daß man Artikel 1 vielleicht 30 Tage später fakturiert, Artikel 2, 3,4 erst nach 50 Tagen

3)
Es kann genauso sein, daß auf die Gesamtbestellung eine Anzahlung von 50% zu leisten ist und dann der Rest insgesamt später nach Fertigstellung des Auftrags fakturiert wird.

-.-.-.-.-.-.-.-
Ich bin mal hergegangen und habe Deinen Tipp befolgt, keine Nachschlagefelder in Tabellen und nur in Formularen Kombifelder zu bauen. Das klappt bei frmBestellungen + Unterformular frmBestelldetails prima.

In tbl Bestellungen habe ich die ReNr eingebaut. Und hier stolpere ich gewaltig.

Denn, wenn ich eine neue Rechnung schreiben will, dann muß ich mir ja die zugehörige Bestellung dazu herholen. Wie oben erwähnt werden Bestellungen nicht der Reihe nach fakturiert. Wenn ich Abfragen mit der Tabelle Rechnungen und Bestellungen baue klappt das aber alles garnicht.

 

Nachtrag:
es müßte so sein, daß wenn ich eine neue Rechnung erstellen will,
wird die automatische RechnungsNr vergeben,
dann suche ich mir aus den vorhandenen Bestellungen
die zu fakturierende Bestellnr heraus.

Und dann muß ich die Option haben zu sagen:
1. entweder ich berechne 50% auf die Gesamtbestellung (und zu einem späteren Zeitpunkt mit einer neuen RechnungsNr den Rest)
oder
2. ich berechne z.B. Artikel 1 der Bestellung jetzt und Artikel 2, 3,4 mit einer anderen RechnungsNr später

Beispiel:
Bestellungen --- Artikel --- Rechnung --- was fakturiert wird - - - wieviel fakturiert wird
1 --------------- a, b, c---- 100 --------Bestellung 1 ------------ 50%
2 ----------------d----------101--------Bestellung 4 ------------ 100%
3 ----------------a, f -------102---------Bestellung 3------------ a
4-----------------a, b -------103--------Bestellung 2 ------------100%
-----------------------------104 --------Bestellung 1-------------50%
-----------------------------105 --------Bestellung 3 ------------f

 

Die Rechnungsnummer hat in der tblBestellungen nichts zu suchen!
Ich müsste heute Nachmittag/Abend mein angedachtes Datenmodell fertig haben...

 

Anbei mal mein erster Entwurf für das Datenmodell mit ein paar kleinen Beispieldaten.

Versuche mal bitte damit ein paar Aufträge zu simulieren und schau Dir auch das Beziehungsfenster an.
Bei Fragen fragen.

In dem Modell fehlt momentan noch das Thema Rechnungen.
Das ist ja doch komplexer als anfänglich angenommen... vor allem die Teilbegleichung von Rechnungen bereitet mir gerade Schwierigkeiten.

Ich weiß nicht ob ich heute noch dazu komme das zu integrieren.

Grundsätzlich würde ich für die Rechnungen eine neue Tabelle anlegen, welche Bezug auf die Auftragsdetails nimmt und die dortigen IDs als Fremdschlüssel bekommt.
Darüber kann dann ermittelt werden zu welchem Auftrag das ganze gehört, etc.

Frage zum Rechnungsempfänger (momentan in der Tabelle tblAuftraege enthalten).
Steht zum Auftragsbeginn bereits fest wer der Rechnungsempfänger sein wird und ist dieser immer für die gesamte Bestellung identisch oder kann es auch sein, dass es zu einer Bestellung mehrere Rechnungsempfänger gibt?
Dann sollte das entsprechende Fremdschlüsselfeld in die Rechnungstabelle wandern (wo es m.E. so oder so besser aufgehoben wäre/ist!)

 

Ich schau es mir an. Wenn ich es schaffe antworte ich heute noch , sonst morgen vormittag.

 

Guten Morgen Benny,

1)
Du verknüpfst tblKunden mit tblAufträge,fk_Auftraggeber + tblKunden1 mit tblAufträge, fk_Rechnungsempfänger

Verstehe ich Dich richtig ? Du hast nur die Tabelle Kunden. In diese Tabelle kommen
Kunden = Auftraggeber
Betreute Firma = da wo der Expat beschäftigt ist (dieses Feld hast Du mit tblExpaten, fk_Kunde verknüpft)
ReEmpfänger = der die Rechnung erhält

2)
Es hat mich irritiert, daß du in tblAuftragsdetails (bestimmt aber mit gutem Grund) das Feld ID + fk_Auftrag stehen hast (fk_Auftrag als Verknüpfung zu tblAuftraege, AuftragsNr)

Das ist eine gute Idee. Bis hierhin funktioniert auch alles.
Ich hatte bis hierhin eine tblKunden, tblBetreuteFirma, tbl ReEmpfänger
Damit funktioniert auch alles. Aber ich könnte mir vorstellen, daß Dein Modell mehr Möglichkeiten für die weitere Ausarbeitung der Datenbank bietet.

Im übrigen steht am Anfang der Bestellung fest, wer die Rechnung bezahlt. Das ist immer nur eine Firma.

LG Michael

 

Anbei das um tblRechnungen und tblRechnungspositionen erweiterte Datenmodell.

Die Felder ID in den Tabellen sind Primärschlüsselfelder und dienen der Identzifizierbarkeit von Datensätzen. fk_ sind Fremdschlüsselfelder (ForeignKey) zu in Relation stehenden Tabellen (z.B. Rechnung zu Rechnungspositionen).
Die ID Felder kannst Du ggf. umbennen in z.B. Rechnungsnummer.

Die Zuordnung bzw. mögliche Selektion einer Auftragsposition in einer Rechnung als Rechnungsposition würde ich über entsprechende Abfragen in einem Formular lösen.

Das Modell soll nur zeigen wie die Daten m.E. gespeichert werden können bzw. wie ich es angehen würde; es gibt sicher andere Möglichkeiten.

 

Hallo,
ich habe die Abfrage Aufträge erstellt.
tblAuftraege zu tblAuftragdetails
1. Ich habe in tbl noch das Feld fk_BetreuteFirmen eingebaut
a. entsprechend gibt es nun zu tblKunden folgende Beziehungen
b. tblKunden.KundenNr - - - tblAuftraege.fk_Auftraggeber
c. tblKunden2.KundenNr- - - tblAuftrage.fk_BetreuteFirma
d. tblKunden1.Kundennr- - - tblAuftraege.fk_RechnungsEmpfänger
2. Dabei stelle ich in der Abfrage qryAuftraege folgendes fest: (zusätzliche Beziehungen zu o.g. sind: tblExpaten.ID zu fk_Expat + tblAuftraege.fk_RechnungsEmpfänger zu tblConsultans.ID
• verknüpft man auch noch tblKunden.KundenNr zu tblExpaten.fk_Kunde, dann sind in der Abfrage keine Felder mehr enthalten
• läßt man die letzte Verknüpfung beiseite, sieht man zwar die Abfragefelder, kann aber nichts einfügen (Meldung: Es können keine Datensätze eingefügt werden, der Verknüpfungsschlüssel der Tabelle tblAuftraege ist nicht in der Datensatzgruppe enthalten.
(entsprechend können im Hauptformular frmAuftraege zwar Daten eingegeben werden, aber nicht im Unterformular frmAuftragdetails)

Ich verstehe auch nicht Deine Tabellenbeziehungen:
tblAuftraege, tblAuftragdetails, tblRechnungspositionen
tblAuftraege, tblRechnunngen, tblRechnungspositionen

Was diese unterschiedlichen Beziehungen für eine Bedeutung ?
Und soll der Preis in tblRechnungspositionen eingegeben werden oder soll dieser nur für spätere Berechnungen dienen ?

 

Gut, der Reihe nach...
1) Sofern Auftraggeber und BetreuteFirma unterschiedlich sein können, ist das zusätzliche Feld richtig. Ich bin davon ausgegangen, dass diese identisch sind

2) In Abfragen gibt es keine Beziehungen im eigentlichen Sinn sondern Verknüpfungen (JOINs). Diese haben u.U. Auswirkung auf die Editierbarkeit und auf das Ergebnis was angezeigt wird.
Unterscheiden wird in RIGHT, LEFT, INNER und OUTER JOIN (wobei letztere in Access IMHO nicht (direkt) möglich ist).

Die Erfassung der Daten sollte direkt in die Tabellen und nicht in die Abfragen erfolgen. Natürlich über ein Formular!

Zu den Beziehungen:
Du hattest doch definiert, dass ein Auftrag mehrere Positionen/Details enthalten kann.
Weiter hattest Du definiert, dass eine Rechnung sich nicht ausschließlich auf einen gesamten Auftrag sondern auch auf Einzelpositionen eines Auftrags beziehen kann. Daraus ergeben sich für mich Rechnungspositionen.
Das Betragsfeld in den Rechnungen ist dem Wunsch geschuldet, dass es Teilzahlungen geben soll.

Berechnungen sollten nie in der Tabelle sondern wenn dann immer nur in Abfragen erfolgen!

 

Hallo Benny,
die letzten Tage habe versuchte mit Deinem Tabellenentwurf zurecht zu kommen. Viele Versuche endeten in Sackgassen und ich kam nicht voran. Nun ist es mir heute früh ein großer Schritt gelungen. Scheint zu klappen. Ich melde mich wieder.
LG Michael

 

Bin für die nächsten Tage offline... komme dann vmtl. frühestens am Sonntag bzw. Montag dazu darauf zu antworten.