Office: (Office 2000) Verknüpfungen für Rechnungserstellung

Hallo Benny,
darf ich Dich noch belästigen ? Sag mir bitte, wenn es Dir zuviel wird.
Ich habe ein Problem mit der Erstellung von Abfrage und Formular für Rechnung.
Insbesondere geht es um die Abbildung von Richtpreis, Einzelpreis, Preis.
Der Richtpreis im Artikel soll der Katalogpreis sein.
Der Einzelpreis kann zugunsten des Kunden davon abweichen.
Was meintest Du mit Preis ? Der Preis (?) könnte dann der Wert abzgl einer Provision sein … ?
Ich habe mit frmRE + frmREdetail ein Problem. Wenn ich zuerst im frmAuftraege den Auftrag anlege ist alles gut. Wenn ich dann aber später die RE zum Auftrag erstellen möchte, dann ist folgendes merkwürdig:
1. in der tblAuftragdetails wird zusätzlich zum schon vorhandenen Datensatz ein neuer angelegt, aber ohne die Auftragsnummer (fk_Auftrag). Wieso ???
2. ich hatte im frmREdetail mit DLookup den Einzelpreis aus dem Auftrag herholen wollen. Das funktioniert aber nicht. Wenn ich stattdessen manuell einen Einzelpreis eingebe, differiert dieser vom Einzelpreis aus tblAuftragsdetails.
3. Der Preis wird von mir in der Abfrage errechnet.
Was stimmt hier nicht ? Anbei die Datenbank.
Vielen Dank
Michael

 

Schau ich mir an... als erster Tip/Hinweis: in der Tabelle tblAuftragsdetails solltest Du das Kombinationsfeld für fk_ArtikelNr entfernen und nur ein Textfeld verwenden.
Nachschlagefelder haben IMHO in der Tabelle nix zu suchen; in Formularen sind sie besser aufgehoben und sinnvoll *wink.gif*

Den Rest schau ich mir an; wird aber morgen werden.

 

Guten Morgen Benny,
ich habe verschiedene Möglichkeiten der Abfragen und Formulare ausprobiert.

Ich schätze mal Du hast zum Richtpreis (Katalogpreis), Einzelpreis (veränderbarer Kundenpreis) zusätzlich den Preis (tblRechnungspositionen) eingerichtet wegen der eventuell zu stellenden Vorausrechnung über 50% des Auftragswertes.
Es können ja folgende Rechnungen gestellt werden.
a) Vorausrechnung über 50% des gesamten Auftragswertes ,Endrechnung nach Fertigstellung des gesamten Auftrags.
b) Teilrechnungen des Auftrags zu verschiedenen Daten, jeweils nach Fertigstellung der entsprechenden Dienstleistung innerhalb des Gesamtauftrags.
c) Gesamtrechnung über den kompletten Auftrag nach Fertigstellung
1.
Wenn ich den Einzelpreis aus tblAuftragdetails + den Preis aus tblRechnungspositionen über die Abfrage qryREdetails im Formular frmRE + frmREdetail händisch eingebe, dann geht das und der Preis wird auch in der Tabelle abgebildet – ist aber umständlich, da ich in dem REformular ja nicht weiß, welchen Einzelpreis ich im Auftrag hatte. Deswegen wollte ich mir den Einzelpreis über DLookup aus qryAuftragdetails holen, was aber nicht klappte.
2.
Wenn ich in der Abfrage qryREdetail den Preis (tblRechnungspositionen) errechnen lasse, dann geht das im Formular, aber in der Tabelle wird der Preis nicht abgebildet. Zudem muß ich auch hier händisch den Einzelpreis eingeben. Komisch ist auch, daß in der tblAuftragdetails immer zustäzlich ein Datensatz eingefügt wird mit ID, fk_ArtikelNr, Einzelpreis, Provision (kann auch Anzahlung heißen), Anzahl. Komisch ist, daß das Feld fk_Auftrag leer ist.

Beste Grüße
Michael

 

Hi Michael,

kurze Erklärung zu den einzelnen Feldern in denen ich Preise angedacht habe:
tblDienstleistungen.Richtpreis = der "Standard"preis für eine Dienstleistung; das was der Kunde i.d.R. in Rechnung gestellt bekommt für die jeweilige Dienstleistung
tblAuftragsdetails.Einzelpreis = der Preis der für den Kunden für den jeweiligen Auftrag veranschlagt wird; dieser kann vom Richtpreis abweichen (z.B. Rabattierung)
tblRechnungspositionen.Preis = der Preis der mit der aktuellen Rechnung dem jeweiligen Kunden für die Dienstleistung in Rechnung gestellt wird; dieser kann vom Einzelpreis des Auftrags abweichen (z.B. Teilzahlung). Letztlich müssen jedoch die Summe aller Preise einer Rechnung zu einer Auftragsdetailnummer dem Preis des Auftragdetails entsprechen.
In meinem Beispiel habe ich das mit der AuftragsdetailID 8 simuliert.
Diese enthält die Dienstleistung 6 zu 90 €. Die Rechnung enthält 2 Positionen je 45 €.

Klar soweit?

Die anderen Themen schaue ich mir an bzw. passe Dein Beispiel an.

 

Hallo Benny,
danke für Deine Erläuterungen. Da decken sich unsere Aussagen im ersten Teil.

Verstanden habe ich jetzt die 2x zu 50% berechnete Position im fk_Auftrag 3, fk_Dienstleistung 6 zu je 45 EUR.

Das sind dann die Rechnung 4 + 5 , richtig ?

LG Michael

 

Das ganze sollte als Beispiel dienen *wink.gif*
Es handelt sich um 2 Positionen auf einer Rechnung.

Ob sowas möglich in Deinem Fall möglich ist, kann ich nicht beurteilen.
Grundsätzlich macht es aber (datentechnisch!) keinen Unterschied *wink.gif*

 

Hallo Benny,
ich komme mir vor wie Rudi Ratlos. Hast Du mal Zeit gehabt, Dir meine Datenbank anzusehen ?
Beste Grüße Michael

 

Der zuletzt von Dir hochgeladene Stand der DB ist aktuell?
Ich kann nichts versprechen, aber ich versuche heute drüber zu schauen.

Bin momentan leider arbeitstechnisch und privat stark eingebunden...

 

Ja ist aktuell, mach Dir keinen Stress, und danke.

 

So, habe mir das mal angesehen und dann entschieden mit meiner letzten Version weiter zu machen.
Ich bin der Meinung, dass Du noch Fehler in der Datengestaltung hast, lasse mich aber gern eines besseren belehren *wink.gif*

Ich habe bewußt für die Demo weniger Daten in den Tabellen aufgenommen (Nationalität, etc. ist zum Verständnis erstmal nicht notwendig) damit es überschaubar bleibt.

Ein paar Fragen:
1. In den Unterformularen für Auftrags- bzw. Rechnungsdetails möchtest Du zwingend Datenblätter verwenden? Ein Endlosformular bietet mehr hinsichtlich der Bedienbarkeit und später evtl. auch hinsichtlich der Formatierung

2. Warum wurde aus der Dienstleistung jetzt wieder Artikel? Ein Artikel ist für mich etwas was ich kaufen und in Händen halten kann. Von den Beschreibungen und Bezeichnungen innerhalb der Tabelle bin ich bisher davon ausgegangen, dass es sich um Dienstleistungen handelt.
Daher habe ich auch die Bezeichnungen wieder angepasst bzw. aus meiner letzten Version übernommen.

3. Im Formular frmAuftraege gibt es ja die Auswahl für den Expaten; durch diese Auswahl wird ja implizit auch eine Firma gewählt.
Kann diese für eine der weiteren Kombinationsfelder (Auftraggeber, Betreute Firma, RE-Empfänger) verwendet werden?
Sprich, kann aufgrund der Auswahl eines Expaten einer der anderen fix bestimmt werden?
Wenn Ja, gibt es dann auch Abweichungen davon? Sprich wozu braucht es dann das entsprechende, zusätzliche Kombinationsfeld?


Anmerkungen zum Beispiel:
Ich verwende für die "Befüllung" von Kombinationsfeldern und Listenfeldern gerne gespeicherte Abfragen die den Präfix dvw (DataView) bekommen.
Darin ist immer die ID der jeweiligen Tabelle sowie das entsprechende Bezeichnungsfeld alphabetisch sortiert.
Bitte ggf. beachten und anpassen wenn Du das nicht möchtest und lieber statt dessen in jedem Kombinationsfeld die SQL-Anweisung direkt einträgst.

Das Beispiel ist wie gesagt bewußt minimiert um den Fokus auf das wesentliche zu legen.
z.B. werden bei der Rechnungserstellung momentan nicht die Bezeichnungen sondern die IDs angezeigt; das kannst Du ja selbst probieren zu erweitern.

Beachte bitte, dass bisher keine Abfragen nötig sind um die Daten darzustellen! Das ist so gewollt; durch die von Dir erstellten Abfragen kam es zu den fehlerhaften Datensätzen.


Grundsätzliche Anmerkungen:
Umlaute in den Bezeichnungen sind ebenso wie Sonder- und Leerzeichen zu vermeiden; das führt früher oder später zu Mehraufwand (z.B. [eckige] Klammern in Abfragen und Ausdrücken). Auch reservierte Worte wie Name, Datum sollten vermieden werden.

Wieso kürzt Du sprechende Begriffe? z.B. frmRE und frmREdetail? Lange, sprechende Namen erleichtern die Wartung und dokumentieren auch gleich durch die Lesbarkeit.

Daher wurde aus frmRE nun frmRechnungen *wink.gif*

Ebenso die Bezeichnung der Steuerelemente im Formular; Kombinationsfeld23 klingt weniger sprechend wie cboBetreuteFirma *wink.gif*
Als Präfix verwende ich folgendes:
txt = Textfeld
cbo = Kombinationsfeld
lbl = Bezeichnungsfeld
dtp = Datumsfeld
cbx = Checkboxfeld
lst = Listenfeld

 

So, habe mir das mal angesehen und dann entschieden mit meiner letzten Version weiter zu machen.
Ich bin der Meinung, dass Du noch Fehler in der Datengestaltung hast, lasse mich aber gern eines besseren belehren
#Du machst das gut und ich höre gerne auf Dich.*Smilie

Ich habe bewußt für die Demo weniger Daten in den Tabellen aufgenommen (Nationalität, etc. ist zum Verständnis erstmal nicht notwendig) damit es überschaubar bleibt.

Ein paar Fragen:
1. In den Unterformularen für Auftrags- bzw. Rechnungsdetails möchtest Du zwingend Datenblätter verwenden? Ein Endlosformular bietet mehr hinsichtlich der Bedienbarkeit und später evtl. auch hinsichtlich der Formatierung
# nicht zwingend Datenblatt, Endlosformular ist gut. Aber in Deiner Datenbank ist nun das Datenblatt. Soll ich das umstellen auf Endlosformular ?
*Smilie
2. Warum wurde aus der Dienstleistung jetzt wieder Artikel? Ein Artikel ist für mich etwas was ich kaufen und in Händen halten kann. Von den Beschreibungen und Bezeichnungen innerhalb der Tabelle bin ich bisher davon ausgegangen, dass es sich um Dienstleistungen handelt.
Daher habe ich auch die Bezeichnungen wieder angepasst bzw. aus meiner letzten Version übernommen.
# hast Recht, wir bleiben bei Dienstleistung*Smilie

3. Im Formular frmAuftraege gibt es ja die Auswahl für den Expaten; durch diese Auswahl wird ja implizit auch eine Firma gewählt.
Kann diese für eine der weiteren Kombinationsfelder (Auftraggeber, Betreute Firma, RE-Empfänger) verwendet werden?
Sprich, kann aufgrund der Auswahl eines Expaten einer der anderen fix bestimmt werden?
Wenn Ja, gibt es dann auch Abweichungen davon? Sprich wozu braucht es dann das entsprechende, zusätzliche Kombinationsfeld?

# bin mir nicht sicher, ob ich verstanden habe was Du meinst.
Der Expat ist bei der betreuten Firma angestellt. Das kann ebenso sein, muß aber nicht, beim Auftraggeber oder Rechnungsempfänger.
Im Auftrag sollte der Expat abgebildet sein, damit man weiß mit wem man es zu tun hat. In der Rechnung sollte der Expat abgebildet sein, damit der Rechnungsempfänger weiß, wen wir betreut haben. *Smilie

Anmerkungen zum Beispiel:
Ich verwende für die "Befüllung" von Kombinationsfeldern und Listenfeldern gerne gespeicherte Abfragen die den Präfix dvw (DataView) bekommen.
Darin ist immer die ID der jeweiligen Tabelle sowie das entsprechende Bezeichnungsfeld alphabetisch sortiert.
Bitte ggf. beachten und anpassen wenn Du das nicht möchtest und lieber statt dessen in jedem Kombinationsfeld die SQL-Anweisung direkt einträgst.

Das Beispiel ist wie gesagt bewußt minimiert um den Fokus auf das wesentliche zu legen.
z.B. werden bei der Rechnungserstellung momentan nicht die Bezeichnungen sondern die IDs angezeigt; das kannst Du ja selbst probieren zu erweitern.

Beachte bitte, dass bisher keine Abfragen nötig sind um die Daten darzustellen! Das ist so gewollt; durch die von Dir erstellten Abfragen kam es zu den fehlerhaften Datensätzen.

#das habe ich so noch nicht gekannt. Sieht aber gut aus !*Smilie

Grundsätzliche Anmerkungen:
Umlaute in den Bezeichnungen sind ebenso wie Sonder- und Leerzeichen zu vermeiden; das führt früher oder später zu Mehraufwand (z.B. [eckige] Klammern in Abfragen und Ausdrücken). Auch reservierte Worte wie Name, Datum sollten vermieden werden.
# Danke für den Hinweis*Smilie

Wieso kürzt Du sprechende Begriffe? z.B. frmRE und frmREdetail? Lange, sprechende Namen erleichtern die Wartung und dokumentieren auch gleich durch die Lesbarkeit.

Daher wurde aus frmRE nun frmRechnungen
# einverstanden mit den lesbaren Namen. Ich dachte an die Darstellung auf dem PC Bildschirm. Je länger die Namen um so schwieriger wird die Darstellung des gesamten Formulars.*Smilie

Ebenso die Bezeichnung der Steuerelemente im Formular; Kombinationsfeld23 klingt weniger sprechend wie cboBetreuteFirma
Als Präfix verwende ich folgendes:
txt = Textfeld
cbo = Kombinationsfeld
lbl = Bezeichnungsfeld
dtp = Datumsfeld
cbx = Checkboxfeld
lst = Listenfeld


Was mir spontan auffällt ist:
Wenn ich einen neuen Auftrag anlege und dann in frmRechnungen gehe passiert folgendes:
Ich gebe Auftragnummer ein und es werden wir nur die Positionen angezeigt, die zum Auftrag gehören. Hier kann ich dann auswählen. TOLL !
Wenn ich frmRechnungen schließe und wieder öffne, sind diese nicht mehr im Formular sichtbar.*Smilie

In Deinem Bsp. sind unter RechnungsNr 1, Auftrag 4 von 4 möglichen Positionen 2 für diese Rechnung ausgewählt (Teilrechnung, gut soweit). Die Felder Auftgraggeber etc sind sämtlich leer.
Geht man in Deinem Bsp. zum 2. Datensatz sind unter RechnungsNr 5, Auftrag 5 bis auf Richtpreis sämtliche Felder leer. Zudem werden die 4 Auftragspositionen von Auftrag 4 angezeigt.
Gibt man hingegen nochmals Auftrag 5 über das Kombifeld ein, erscheint zum Richtpreis die dazugehörige Dienstleistung. Ebenso werden im Kombifeld 3 Dienstleistungen zur Auswahl angeboten.
Schließe ich frmRechnungen, geht das gleiche Spiel von vorne los.*upps

 

Sorry für die späte Rückmeldung... da hab ich "geschludert" bzgl. der Anzeige von bestehenden Rechnungen; oder ich habe sie bewußt nicht implementiert um Dich selbst zu fordern *wink.gif*

Ändere den Code in frmRechnungen wie folgt:
Neue Prozeduren!
Code:

Code:

Geänderte Prozedur!
Code:

 

Du überschätzt mich ! Seit Tagen versuche ich mich in vba reinzuquälen um überhaupt zu verstehen, was Du da machst. Aber ich will vba lernen und hoffe hier auf Deine Hilfe. Ich bin kein Profi. Aber wie schon mal erwähnt, wenn es Dir zu viel wird oder ich Dir auf die Nerven gehe, dann stoppen wir das hier. Ansonsten vielen Dank.*Smilie

Ich habe den Code eingegeben, aber das Formular funktioniert nicht. Wechsel ich von einem Datensatz zum anderen, sind die Daten verloren.Schau Dir doch bitte mal die angehängte Datei mit Änderung an. Danke.*rolleyes.gif*

 

Es fehlt die 2te neue Prozedur für Form_Current (s. Post #72).

Ich helfe gerne weiter zur "Selbsthilfe". Eine grundlegende VBA- und/oder Access-Schulung ist m.E. im Forum falsch aufgehoben und würde auch jeglichen Rahmen sprengen *wink.gif*

Hierfür gibt es durchaus gute Literatur. Ich kann z.B. die Bücher von Andre Minhorst und Sascha Trowitzsch empfehlen.
Access 2007 - Das Grundlagenbuch für Entwickler
bzw.
Access 2010 - Das Grundlagenbuch für Entwickler
Access 2007 - Das Praxisbuch für Entwickler
Anwendungen entwickeln mit Access

 

Jetzt klappts.
Klar, daß dies Forum nicht zur Schulung gedacht ist. War auch nicht so angedacht.
Ich habe auch ein paar Bücher, wo ich mich gerade einlese.
Ich versuchs jetzt mal mit dem Rechnungsformular und melde mich wieder.
Danke Dir Benny

Beste Grüße
Michael