Office: Verknüpfungen innerhalb Excel und in Powerpoint

Hallo,

ich habe zwei Fragen:

Ich habe eine Excel-Datei, in der ich auf dem ersten Tab eine Liste habe, in der Ergebnisse von weiteren Tabellentabs zusammen gefasst werden. Diese Liste habe ich in Powerpoint mittels Verknüpfung dargestellt, so dass sich die Anzeige in Powerpoint bei Änderungen in Excel immer aktualisiert. Das klappt auch wunderbar. Wenn die Excel-Liste jedoch länger oder kürzer ausfällt, dann muß ich die Verknüpfung jedes Mal neu anlegen.
Gibt es da einen Trick, wie ich der Verknüpfung beibringen kann, genau so groß zu sein, wie die Liste lang ist?

Und zweitens:

Wenn ich Daten mehrerer Excel-Dateien verknüpfe, und in meinem Fall in einer Art "Bilanz" (also mit einer Haben- und einer Soll-Seite) zusammenstelle, wie kann ich dann nur die Themen in der Bilanz stehen haben, zu der es auch Daten gibt? Wenn es zu einem Punkt also einmal nur nur zwei Unterpunkte gibt, bei nächsten Mal aber fünf, und dann mal wieder gar keinen. Ich möchte nicht immer viele Unterpunkte drin stehen haben, die meistens "Null" als Wert darstellen, und dann nach und nach manuell die Punkte ausblenden. Zusätzlich wird das noch erschwert dadurch, dass dann die Formatierung der Soll- und Habenseite durcheinander gerät.
Habt ihr eine Idee, bzw. zwei? Oder kann ich beides nur lösen indem ich als Datenlieferant statt Excel Access nutze?

Vielen Dank schonmal vorab.

Michael

p.s. ich arbeite mit Office 2007 und 2013 ...

 

Hallo Michael,

seit Excel 2007 (eigentlich seit Excel2003) gibt es in Excel die sogenannten Tabellen (nicht zu verwechseln mit den Arbeitsblättern, auf deren Arbeitsblattreiter auch die standardmäßige Aufschrift "Tabelle1", "Tabelle2", ... erscheint). Innerhalb eines Arbeitsblattes kann es mehrere solcher Tabellen geben.

Du wirst wahrscheinlich Deiner "Tabelle" im Arbeitsblatt einen Bereichsnamen zugewiesen haben, z.B. "Bilanzkonten". Solche Bereichsnamen sind jedoch eine ziemlich starre Angelegenheit, denn sie sind mit einem fixen Zellbereich verbunden, es sei denn, man fügt mitten im Zellbereich eine neue Zeile ein. Versucht man jedoch im Anschluss an die letzte Zeile dieses benannten Bereiches eine Zeile anzufügen, so tut sich bei diesem Bereichsnamen überhaupt nichts, es sei denn, man ändert den zugewiesenen Bereich explizit.

Anders reagiert im gerade vorgenannten Fall eine sogenannte Tabelle. Fügt man hier im Anschluss an die letzte Zeile (Satz) eine Zeile an, wird diese automatisch Teil der Tabelle. Beim Löschen von Zeilen aus der Tabelle sieht es entsprechend analog aus. Eine solche Tabelle besteht aus einer Kopfzeile (wie es ohnehin bei den meisten benannten Zellbereichen auch der Fall sein sollte), aus einem Datenkörper (der die Auflistung der Datensätze enthält) und aus einer optionalen Fußzeile (die man auch wegblenden kann).

Man kann jeden benannten Zellbereich, der eine Kopfzeile hat, ganz leicht in eine solche Tabelle umwandeln:
1) Man klicke in diesen Zellbereich, sodass die aktive Zelle sich im Bereich befindet.
2) Man wähle aus dem Menüband > Tabulator "EINFÜGEN" > Gruppe "Tabellen" > Button "Tabelle"
3) Es erscheint ein kleines Dialogfenster, mit dem automatisch ermittelten Zellbereich, mit der Checkbox, ob der Bereich auch Überschriften hat: Beides kann man in der Regel so übernehmen, wie es vorgeschlagen wurde (Button "Ok").
4) Daraufhin erscheint im Menüband ein kontextabhängiger Tabulator "TABELLENTOOLS" mit Untertabulator "ENTWURF" > Gruppe "Eigenschaften" > Textfeld "Tabellenname": hier kann man den standardmäßigen Tabellennamen nach eigenen Vorstellungen abändern.
5) Die Excel-Datei natürlich speichern. - Von jetzt an ist dieses Tabellenobjekt auch als Verknüpfung aus anderen Officeprogrammen ansprechbar (unter dem vergebenen Tabellennamen)
6) Allerdings muss man - soweit ich es feststellen konnte - in PowerPoint einen Doppelklick auf das Tabellenobjekt machen und dann im Excel-Tabellenobjekt den Kontextbefehl "Aktualisieren" ausführen, damit die neuen/aktualisierten Daten angezeigt werden.

Was Deine 2. Frage betrifft: Da kenne ich mich in PowerPoint leider zu wenig aus.

 

Hi Anton,

vielen Dank für Deine schnelle und ausführliche Antwort.
Wenn ich ehrlich bin, weiß ich nur nicht was ich damit anfangen soll. Entweder habe ich den Vorteil darin noch nicht erkannt, oder ich habe meine Frage nicht so sauber gestellt.
Zur ersten Möglichkeit:
Wenn ich den dann in eine "echte" Tabelle umgewandelten Bereich markiere, in die Zwischenablage kopiere und dann verknüpfe (in Excel oder nach Powerpoint mittels "Inhalte einfügen"), habe ich doch noch immer die gleiche Anzahl an Zeilen. Und vor allem bleibt die Verknüpfung auf dieselben Zellen bezogen. Das gilt sowohl, wenn ich einen Bereich verknüpfe, als auch wenn ich eine den Bereich einer Tabelle verknüpfe. Wenn ich also vorher 10 Zeilen hatte und drei einfüge, dann habe ich nach wie vor nur 10 Zeilen. Oder verknüpfe ich eine Tabelle anders?
Was die Tabellenlänge angeht: ich muss da ja auch manuell Zeilen einfügen, oder kann ich da einen "relativen Bezug" (sorry, aber mir fällt keine andere Bezeichnung ein) drauf nehmen?

Ich versuche auch mal, meine Frage nochmal anders zu stellen:
Ich habe im Rahmen einer Excel-Datei (im Reiter des ersten Arbeitsblattes "Bilanz") eine ausführliche Aufstellung aller Bilanzpositionen. Beim Punkt "Fuhrpark" habe ich als Unterpunkte die einzelnen Fahrzeuge stehen. Natürlich könnte ich diese auch manuell darein schreiben. Die Daten kommen aber als Verknüpfung aus einem anderen Teil, bzw. einem anderen Arbeitsblatt oder einer anderen Excel-Datei, weil sie dort in einem eigenen Kontext bearbeitet, bzw. errechnet wurden (z.B. wg. Abschreibungen, ...).
Wenn ich also zu einem Zeitpunkt X fünf Autos bilanziere, möchte ich auch automatisch die fünf Unterpunkte in meiner Bilanz stehen haben. Wenn ich zum Zeitpunkt Y drei habe, sollen nicht zwei Zeilen mit "0" bei Bezeichnung und Wert stehen, die ich dann manuell ausblenden/ löschen muss. Das nächste Mal habe ich dann 12 Autos und muss jede Menge Verknüpfungen zwischen den Arbeitsblättern/ Dateien anlegen.
btw: kann ich in einer Verknüpfung eigentlich grundsätzlich nur den Namen der Datei angeben? Standardmäßig speichert er ja immer den kompletten Pfad, mit dem ich Probleme habe wenn ich die beiden Dateien in ein anderes Verzeichnis verschiebe, oder per Mail versende. Manuell ändern kann ich das, aber das kann ja ein Mega-Aufwand werden. Wäre schön, wenn ich Excel anweisen könnte, nur den Dateinamen zu nehmen, und die Dateien müssen dann im selben Verzeichnis stehen.

LG

Michael

p.s. ich das denn so eine "abgefahrene" Idee mit den "variablen" oder "relativen" Verknüpfungen ??? ;-)