Office: Verwalten der Postfachgröße

Verwalten der Postfachgröße
Outlook 2019 Outlook 2016 Office Business Outlook 2013 Mehr... Weniger Erhalten Sie wöchentlich oder sogar täglich Meldungen, dass der Speicherplatz in Ihrem Postfach bald nicht mehr ausreicht? Die Postfachbereinigung ermöglicht ein Aufräumen des Postfachs von einer zentralen Stelle aus und gibt Ihnen die Möglichkeit, die Größe Ihres Postfachs zu reduzieren.

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1. Wählen Sie in OutlookDatei> Tools #a1 Cleanup von Postfächernaus.
   
   
   
   
   
   
2. Gehen Sie wie folgt vor:
   
   • Sehen Sie sich die Gesamtgröße Ihres Postfachs und der einzelnen Ordner darin an.
     
     
   • Suchen nach Elementen, die älter als ein bestimmtes Datum oder größer als eine bestimmte Größe sind
     
     
   • Archivieren Sie Elemente mithilfe der AutoArchivierung.
     
     
   • Sehen Sie sich die Größe des Ordners "Gelöschte Elemente" an, und leeren Sie diesen Ordner.
     
     
   • Sehen Sie sich die Größe des Ordners "Konflikte" an, und löschen Sie diesen Ordner.
     
     

Bewährte Methoden, um die Postfachgröße gering zu halten
Wenn Ihre E-Mails auf einem E-Mail-Server (z. B. Exchange) gespeichert werden und die Größe Ihres Postfachs den oberen Grenzwert erreicht, wird möglicherweise die Funktionalität vom Administrator eingeschränkt. Beispielsweise können Sie bei 90 MB eine Warnung erhalten, bei 100 MB möglicherweise keine E-Mail mehr senden und bei 110 MB keine E-Mail mehr empfangen.

Nachfolgend sind einige Möglichkeiten aufgeführt, um die Postfachgröße in Grenzen zu halten:

• Archivieren älterer Elemente – verschieben Sie alte Elemente, die Sie in einem Archiv speichern möchten. Sie können eine separate Outlook-Datendatei (PST) erstellen, die Sie jederzeit bei Bedarf aus Outlook öffnen können. Standardmäßig werden OutlookElemente automatisch in regelmäßigen Abständen archiviert. Sie können auch jederzeit auf Wunsch Elemente manuell archivieren. Auf diese Weise können Sie entscheiden, welche Elemente zu welchem Zeitpunkt und an welchem Ort gespeichert werden sollen.
  
  Hinweis: Wenn der Befehl Archivieren nicht angezeigt wird, wurde das Feature möglicherweise von Ihrer Organisation deaktiviert.
  
  
• Leeren Sie den Ordner "Gelöschte Elemente" – leeren Sie den Ordner " Gelöschte Elemente " häufig, um sicherzustellen, dass Sie keine Nachrichten erhalten, die Sie nicht benötigen.
  
  
• Leeren Sie den Junk-e-Mail-Ordner – leeren Sie den Junk-e-Mail-Ordner in regelmäßigen Abständen, um den Posteingang für Ihre Nachrichten
  
  
• Speichern von Anlagen außerhalb des Postfachs – da sich Anlagen im Laufe der Zeit anhäufen, können Sie viel Platz in Anspruch nehmen. Für Anlagen, die Sie beibehalten möchten, sollten Sie diese auf einer Teamwebsite, in OneDrive oder in Ordnern auf Ihrem Computer speichern.
  
  

1. Wählen Sie in Outlook die Option Datei> Tools zum Aufräumen > Postfach aufräumen aus.
   
   
   
   
   
   
2. Gehen Sie wie folgt vor:
   
   • Sehen Sie sich die Gesamtgröße Ihres Postfachs und der einzelnen Ordner darin an.
     
     
   • Suchen nach Elementen, die älter als ein bestimmtes Datum oder größer als eine bestimmte Größe sind
     
     
   • Archivieren Sie Elemente mithilfe der AutoArchivierung.
     
     
   • Sehen Sie sich die Größe des Ordners "Gelöschte Elemente" an, und leeren Sie diesen Ordner.
     
     
   • Sehen Sie sich die Größe des Ordners "Konflikte" an, und löschen Sie diesen Ordner.
     
     

Bewährte Methoden, um die Postfachgröße gering zu halten
Wenn Ihre E-Mails auf einem E-Mail-Server (z. B. Exchange) gespeichert werden und die Größe Ihres Postfachs den oberen Grenzwert erreicht, wird möglicherweise die Funktionalität vom Administrator eingeschränkt. Beispielsweise können Sie bei 90 MB eine Warnung erhalten, bei 100 MB möglicherweise keine E-Mail mehr senden und bei 110 MB keine E-Mail mehr empfangen.

Nachfolgend sind einige Möglichkeiten aufgeführt, um die Postfachgröße in Grenzen zu halten:

• Archivieren älterer Elemente – verschieben Sie alte Elemente, die Sie in einem Archiv speichern möchten. Sie können eine separate Outlook-Datendatei (PST) erstellen, die Sie jederzeit bei Bedarf aus Outlook öffnen können. Standardmäßig werden OutlookElemente automatisch in regelmäßigen Abständen archiviert. Sie können auch jederzeit auf Wunsch Elemente manuell archivieren. Auf diese Weise können Sie entscheiden, welche Elemente zu welchem Zeitpunkt und an welchem Ort gespeichert werden sollen.
  
  Hinweis: Wenn der Befehl Archivieren nicht angezeigt wird, wurde das Feature möglicherweise von Ihrer Organisation deaktiviert.
  
  
• Leeren Sie den Ordner "Gelöschte Elemente" – leeren Sie den Ordner " Gelöschte Elemente " häufig, um sicherzustellen, dass Sie keine Nachrichten erhalten, die Sie nicht benötigen.
  
  
• Leeren Sie den Junk-e-Mail-Ordner – leeren Sie den Junk-e-Mail-Ordner in regelmäßigen Abständen, um den Posteingang für Ihre Nachrichten
  
  
• Speichern von Anlagen außerhalb des Postfachs – da sich Anlagen im Laufe der Zeit anhäufen, können Sie viel Platz in Anspruch nehmen. Für Anlagen, die Sie beibehalten möchten, sollten Sie diese auf einer Teamwebsite, in OneDrive oder in Ordnern auf Ihrem Computer speichern.
  
  

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