Office: Verwenden von XML-Erweiterungspaketen zum Erstellen von intelligenten Dokumenten

Verwenden von XML-Erweiterungspaketen zum Erstellen von intelligenten Dokumenten
Excel für Microsoft 365 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Mehr... Weniger Bei intelligenten Dokumenten handelt es sich um Dateien wie Excel-Arbeitsmappen, die so programmiert sind, dass Sie während der Arbeit mit Ihnen Hilfe erhalten. Verschiedene Typen von Excel-Dateien wie Formulare und Vorlagen können auch als intelligente Dokumente verwendet werden.

Weitere Informationen zu intelligenten Dokumenten
Smart Documents bieten Lösungen für zwei häufige geschäftliche Probleme: Steuern des Geschäftsprozessworkflows und wieder verwenden und Freigeben von Informationen. Sie fügen Ihren Excel-Arbeitsmappen XML-Erweiterungspakete hinzu, um diese Smart Document-Lösungen zu erstellen. Diese Lösungen können heruntergeladen werden, oder Sie können mithilfe eines Smart Document Software Development Kit entwickelt werden.

Hinweis: Smart Documents können in Excel für das Web nicht geöffnet werden.

Steuern des Geschäftsprozessworkflows
Smart Documents funktionieren besonders gut für Arbeitsmappen, die Teil eines Workflows sind. Ein Workflow ist die automatisierte Bewegung von Dokumenten oder Elementen durch eine bestimmte Abfolge von Aktionen oder Aufgaben im Zusammenhang mit einem Geschäftsprozess. Workflows können verwendet werden, um allgemeine Geschäftsprozesse wie Dokumentgenehmigung oder-Überprüfung konsistent zu verwalten. So kann beispielsweise in Ihrem Unternehmen ein Prozess zum Ausfüllen jährlicher Mitarbeiter Spesenformulare vorhanden sein, und Sie können für diesen Zweck bereits eine Excel-Vorlage verwenden. Wenn diese Vorlage in ein intelligentes Dokument konvertiert wird, kann Sie mit einer Datenbank verbunden werden, in der einige der erforderlichen Informationen, wie Mitarbeitername, Mitarbeiternummer und Name des Managers, automatisch vervollständigt werden. Wenn Sie die Spesenabrechnung abgeschlossen haben, kann im Smart Document eine Schaltfläche angezeigt werden, mit der Sie Sie an den nächsten Schritt im Workflow senden können. Da das Smart Document "weiß", wer Ihr Vorgesetzter ist, kann es sich automatisch an diese Person weiterleiten. Und unabhängig davon, wer das Dokument hat, weiß das Smart Document, wo es sich im Workflow für die Spesen Überprüfung befindet, und welcher Schritt als nächstes erfolgen muss.

Wieder verwenden und Freigeben von Informationen
Sie können mithilfe von intelligenten Dokumenten vorhandene Inhalte freigeben und wieder verwenden. Rechtsanwälte können beispielsweise vorhandene Textbausteine verwenden, wenn Sie Verträge schreiben, und Journalisten können Verfasser und andere häufig verwendete Texte einfügen. Intelligente Dokumente können auch die Freigabe von Informationen vereinfachen und sogar mit anderen Microsoft Office-Programmen interagieren. So können Sie beispielsweise mithilfe von intelligenten Dokumenten e-Mail-Nachrichten über Outlook senden, ohne das Dokument zu verlassen oder Outlook selbst zu starten.

Hinzufügen von Smart Document-Lösungen mithilfe von XML-Erweiterungspaketen
Wenn Sie eine Smart Document-Lösung hinzufügen, wird Sie in der Liste der verfügbaren Lösungen angezeigt, wenn Sie ein neues intelligentes Dokument öffnen. Wenn Sie eine Lösung verwenden möchten, müssen Sie zuerst XML-Erweiterungspakete an Ihr Dokument anfügen, wodurch Ihre Excel-Arbeitsmappe in ein intelligentes Dokument konvertiert wird. Ein XML-Erweiterungspaket enthält mehrere Komponenten, einschließlich XML-Dateien und ein Manifest, das auf diese Komponenten verweist. Wenn Sie ein Dokument öffnen, das an ein Erweiterungspaket angefügt ist, öffnet Excel auch den Aufgabenbereich Dokumentaktionen . Dieser Aufgabenbereich kann Tools zum Ausführen von Aufgaben und zur Verwendung des Smart Documents enthalten. Die spezifischen Features, die ein intelligentes Dokument bereitstellt, hängen vom Entwurf ab, den der Ersteller – der Entwickler oder IT-Experte – implementiert. Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren IT-Experten (Information Technology), um die Position und Details zu ihrer Smart Document-Lösung zu erfahren.

Hinweis: Wenn Sie Smart Documents zum ersten Mal verwenden, wird möglicherweise eine Meldung angezeigt, die besagt, dass Sie die Komponenten der Common Language Runtime installieren müssen, oder dass Sie eine andere Version der Komponenten benötigen. Wenn diese Art von Nachricht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren System Administrator.

Herunterladen oder entwickeln von intelligenten Dokumenten
Wenn Sie keine Entwicklungs-oder IT-Ressourcen zur Verfügung haben, können Sie Smart-Dokumente herunterladen, die von Drittanbietern erstellt wurden. Wenn Sie ein Entwickler sind und weitere Informationen zum Erstellen von intelligenten Dokumenten erfahren möchten, lesen Sie das Smart Document Software Development Kit auf der MSDN-Website (Microsoft Developer Network).

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Hinzufügen und Anfügen einer Smart Document-Lösung

1. Wenn die Registerkarte Entwicklertools nicht angezeigt wird, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Sie anzuzeigen:
   
   1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen > Menüband anpassen.
      
      
   2. Wählen Sie auf der rechten Seite des Dialogfelds Menüband anpassen in der Dropdownliste Menüband anpassen den Eintrag Hauptregisterkarten aus, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Entwicklertools .
      
      
   3. Klicken Sie auf OK.
      
      Hinweis: Wenn Sie Excel 2007 verwenden, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche
      
      , und klicken Sie dann auf Excel-Optionen. Aktivieren Sie in der Kategorie Allgemein unter Top-Optionen für die Arbeit mit Exceldas Kontrollkästchen Entwicklerregisterkarte im Menüband anzeigen , und klicken Sie dann auf OK .
      
      
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe XML auf Erweiterungspakete.
   
   
   
   
   
   
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   
   
4. Suchen Sie im Dialogfeld XML-Erweiterungspakete installieren nach dem Speicherort des Manifests für die Projektmappe, die Sie hinzufügen möchten.
   
   
5. Klicken Sie auf Öffnen.
   
   
6. Klicken Sie in der Liste Verfügbare XML-Erweiterungspakete auf die Projektmappe, die Sie an Ihr Dokument anfügen möchten, und klicken Sie dann auf Anfügen.
   
   

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Ändern des XML-Erweiterungspakets, das an ein Smart Document angefügt ist

1. Wenn die Registerkarte Entwicklertools nicht angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor:
   
   1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen > Menüband anpassen.
      
      
   2. Wählen Sie auf der rechten Seite des Dialogfelds Menüband anpassen in der Dropdownliste Menüband anpassen den Eintrag Hauptregisterkarten aus, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Entwicklertools .
      
      
   3. Klicken Sie auf OK.
      
      Hinweis: Wenn Sie Excel 2007 verwenden, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche
      
      , und klicken Sie dann auf Excel-Optionen. Aktivieren Sie in der Kategorie Allgemein unter Top-Optionen für die Arbeit mit Exceldas Kontrollkästchen Entwicklerregisterkarte im Menüband anzeigen , und klicken Sie dann auf OK .
      
      
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe XML auf Erweiterungspakete.
   
   
   
   
   
   
3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   1. Wenn Sie den Namen und die URL-Eigenschaften des XML-Erweiterungspakets aus dem Dokument entfernen möchten, klicken Sie auf Löschen. Das XML-Erweiterungspaket steht weiterhin in der Liste Verfügbare XML-Erweiterungspakete zur Verfügung.
      
      
   2. Wenn Sie das aktuelle XML-Erweiterungspaket durch das neue XML-Erweiterungspaket ersetzen möchten, wählen Sie in der Liste Verfügbare XML-Erweiterungspakete ein anderes XML-Erweiterungspaket aus, und klicken Sie dann auf Anfügen.
      
      
   3. XML-Erweiterungspakete können so konfiguriert werden, dass Sie in festgelegten Intervallen automatisch aktualisiert werden. Wenn Sie außerhalb dieser Intervalle nach Updates suchen möchten, klicken Sie auf Aktualisieren. Wenn ein aktualisiertes XML-Erweiterungspaket verfügbar ist, werden die neuen Komponenten heruntergeladen.
      
      

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Löschen einer Smart Document-Lösung

1. Wenn die Registerkarte Entwicklertools nicht angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor:
   
   1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen > Menüband anpassen.
      
      
   2. Wählen Sie auf der rechten Seite des Dialogfelds Menüband anpassen in der Dropdownliste Menüband anpassen den Eintrag Hauptregisterkarten aus, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Entwicklertools .
      
      
   3. Klicken Sie auf OK.
      
      Hinweis: Wenn Sie Excel 2007 verwenden, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche
      
      , und klicken Sie dann auf Excel-Optionen. Aktivieren Sie in der Kategorie Allgemein unter Top-Optionen für die Arbeit mit Exceldas Kontrollkästchen Entwicklerregisterkarte im Menüband anzeigen , und klicken Sie dann auf OK .
      
      
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe XML auf Erweiterungspakete.
   
   
   
   
   
   
3. Klicken Sie in der Liste Verfügbare XML-Erweiterungspakete auf die Lösung, die Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf Löschen.
   
   

Hinweis: Wenn Sie eine Smart Document-Lösung löschen, werden die Registrierungsinformationen für diese Lösung entfernt. Durch das Löschen der Lösung werden keine Dateien entfernt, die vom XML-Erweiterungspaket auf dem Computer installiert wurden, da diese Dateien von einem anderen intelligenten Dokument verwendet werden können.

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