Office: Visuelles Anzeigen von Vergleichsdaten mit Datenbalken

Visuelles Anzeigen von Vergleichsdaten mit Datenbalken
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Wenn Sie die Geschichte ihrer Daten auf einen Blick vorlesen müssen, verwenden Sie Datenbalken in Access. Sie können Datenbalken auf numerische Felder anwenden, um Daten in Datensätzen visuell zu vergleichen. So können Sie beispielsweise im folgenden Bericht schnell sehen, wie das Marketing für einige Schulungskurse durch die Länge der Datenbalken im Feld Ergebnis effektiver war. Die Daten im Feld " Ergebnis " zeigen einen Vergleich der prognostizierten Kurs Registrierungsdaten mit den Anwesenheitsdaten nach dem Marketingaufwand an.





Inhalt dieses Artikels
Übersicht

Anwenden von Datenbalken auf einen Bericht

Anwenden von Datenbalken auf ein Formular

Weitere Informationen

Übersicht
Sie können Datenbalken auf Steuerelemente in Formularen oder Berichten anwenden, wenn das Steuerelement an ein Feld mit dem Datentyp numeric gebunden ist. Die Nützlichkeit von Datenbalken in Access ähnelt den Datenbalken in Microsoft Excel-Diagrammen, die das Vergleichen von Werten visuell vereinfachen. Die Länge eines Datenbalkens steht für den Wert in der Zelle. Längere Datenbalken stellen höhere Werte, kürzere stellen niedrigere Werte dar. In Formularen sind Datenbalken in der Datenblattansicht oder der fortlaufenden Formularansicht am besten geeignet.

Das Anwenden von Datenbalken ist mit dem Regeln-Manager für die bedingte Formatierung einfach. Sie können Datenbalken anpassen, mit denen Bedingungen für das Format festgelegt und die Effekte in der Vorschau angezeigt werden, bevor Sie Sie anwenden. So können Sie beispielsweise die Balkenwerte so anpassen, dass Sie die höchsten oder niedrigsten Werte, eine Zahl oder einen Prozentbereich darstellen.





In der folgenden Tabelle werden die Einstellungen für die untere visuelle Grenze oder die kürzeSten Balken Optionen erläutert:

Option	Result
Niedrigster Wert	Die Standardeinstellung. Legt die visuelle Begrenzung für den niedrigsten Wert fest.
Zahl	Legt die untere Grenze der linearen Skala fest. Alle Werte, die kleiner oder gleich der kürzesten Balken Zahl sind, haben die Länge 0.
Prozent	Wird wie die Zahl festgelegt, es werden jedoch Grenzwerte für den Prozentsatz einer niedrigeren Grenze für jeden Wert im Vergleich zu den restlichen Datensätzen in der Datensatzgruppe festgelegt.

In der folgenden Tabelle werden die Einstellungen für die höchste visuelle Grenze oder die längstEn Balken Optionen erläutert:

Option	Result
Höchster Wert	Die Standardeinstellung. Legt die visuelle Begrenzung für den höchsten Wert fest.
Zahl	Legt die obere Grenze der linearen Skala für den Farbverlauf fest. Alle Elemente, die größer oder gleich der längsten Balken Zahl sind, füllen das Steuerelement vollständig aus.
Prozent	Ähnelt der Zahl-Einstellung, mit der Ausnahme, dass die Grenzwerte für den Prozentsatz der oberen Grenze für jeden Wert im Vergleich zu den restlichen Datensätzen in der Datensatzgruppe festgelegt werden.

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Anwenden von Datenbalken auf einen Bericht
Wenn Sie eine Momentaufnahme der Trends oder des Datenvergleichs für eine große Menge von Daten anzeigen möchten, z. b. das Top-und das Verkaufs Spielzeug für den Verkauf in einem Feiertags Bericht, kann die Formatierung des Berichts mit Datenbalken eine gute Option sein. Wenn Sie beispielsweise in einem Vertriebsbericht die Umsatzentwicklung für eine bestimmte Region bei Verwendung von Datenbalken besser verstehen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Datenbalken auf Ihren Bericht anzuwenden:

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht , und klicken Sie dann auf Layoutansicht.
   
2. Wählen Sie das Steuerelement aus, auf das die Datenbalken angewendet werden sollen.
   
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe bedingte Formatierung auf bedingte Formatierung.
   
4. Klicken Sie im Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung auf neue Regel.
   
5. Wählen Sie im Dialogfeld neue Formatierungsregel unter Regeltyp auswählendie Option mit anderen Datensätzen vergleichenaus.
   
6. Geben Sie unter Regelbeschreibung bearbeitendie Regel an, die festlegt, wann und auf welches Datenbalken Format angewendet werden soll.
   
   
   
   
   
7. Wenn Sie die Datenbalken ohne die numerischen Werte des Felds anzeigen möchten, wählen Sie die Option nur Balken anzeigen aus.
   
   Die folgenden Abbildungen zeigen Instanzen, in denen nur die Datenbalken und Datenbalken mit den entsprechenden Werten angezeigt werden.
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   Hinweis:  Die Datenbalken eines Werts werden vorübergehend nicht mehr angezeigt, wenn das Steuerelement in den Bearbeitungsmodus wechselt.
   
8. Wählen Sie Optionen für kürzeste Balken-und längste Balken Optionen aus, und klicken Sie dann auf den Pfeil der Balkenfarbe , um eine standardmäßige oder benutzerdefinierte Balkenfarbe auszuwählen.
   
   Hinweis: Preview zeigt eine Farbverlaufs Ansicht der Balkenfarbe an.
   
9. Klicken Sie zweimal auf OK , um die Dialogfelder zu schließen.
   
10. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Schriftart für den angezeigten Wert zu ändern:
    
    1. Wählen Sie die Zelle aus, und drücken Sie ALT + EINGABETASTE, wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht geöffnet ist.
       
    2. Wählen Sie die Registerkarte Format aus, klicken Sie auf den Pfeil in der Eigenschaft Schriftart Name , und wählen Sie dann eine Schriftart aus.
       
    Wechseln zur Berichtsansicht
    

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Anwenden von Datenbalken auf ein Formular
Das Anwenden von Datenbalken auf Werte in einem Formular ist in einem Endlosformular, geteilten Formular oder in der Datenblattansicht nützlicher. Wenn Sie z. b. in einem Formular "BestelLungen" arbeiten, ist es einfacher, den Umsatztrend für eine bestimmte Region zu verstehen, wenn Sie Datenbalken verwenden.





Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Datenbalken auf ein Formular anzuwenden:

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular , und klicken Sie dann auf Layoutansicht.
   
2. Wählen Sie die Zelle aus, in die Sie die Datenbalken anwenden möchten.
   
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe bedingte Formatierung auf bedingte Formatierung.
   
4. Klicken Sie im Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung auf neue Regel.
   
5. Wählen Sie im Dialogfeld neue Formatierungsregel unter Regeltyp auswählen die Option mit anderen Datensätzen vergleichenaus.
   
6. Geben Sie unter Regelbeschreibung bearbeitendie Regel an, die festlegt, wann und welche Formatierung angewendet werden soll.
   
   Hinweis:  Wenn Sie nur Balken anzeigenauswählen, werden die Feldwerte nicht angezeigt.
   
7. Wählen Sie einen Typ und einen Wert für den kürzesten Balken und den längsten Balkenaus.
   
8. Klicken Sie auf den Pfeil der Balkenfarbe , um eine standardmäßige oder benutzerdefinierte Balkenfarbe auszuwählen.
   
9. Klicken Sie zweimal auf OK , und wechseln Sie zur Formularansicht.
   

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Weitere Informationen
Ein Tipp zum Formatieren von Datenbalken und einigen Ressourcen zum Anwenden anderer bedingter Formatierungen und zum visuellen Anzeigen von Daten in Access:

• So erstellen Sie einen Abstand zwischen Datenbalken   : Öffnen Sie das Formular oder den Bericht in der Layoutansicht, wählen Sie das Datenbalken-Steuerelement aus, und wenden Sie dann die erforderliche Option für den Kontroll Abstand an.
  
  
  
  
  

• Weitere Informationen zur Verwendung von bedingter Formatierung finden Sie im Video: Verwenden der bedingten Formatierung in Berichten
  
• Erfahren Sie mehr über die Formatierungsoptionen für Access-Berichte im Artikel Einführung in Berichte in Access.
  

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