Office: (Office 2019) Vorkommen von Kunden in mehreren Tabellen per Abfrage filtern

Hallo Community,

ich habe folgendes Problem beim Nutzen einer Access-Datenbank.

Zunächst die Datenstruktur:



Dies sind die Tabellen meiner Datenbank.

In der Tabelle "Adressliste" befinden sich alle verfügbaren "Kunden" (Schülerinnen und Schüler) und sind eindeutig über ihre ID identifiziert. Wie der Name der Tabelle besagt, sind darin auch die Adressdaten der Kunden hinterlegt.

In Bezug auf die Tabelle Tabelle "Besondere Leistungen" können Kunden der Adressliste hier mehrfach vorkommen, da sie z.B. an mehreren sportlichen Wettbewerben teilgenommen haben. In der Tabelle "Bestenliste" kommen Kunden der Adressliste nur einmal vor. Es können Kunden sein, die auch in der Tabelle "Besondere Leistungen" gelistet sind. Es befinden sich dort aber auch Kunden, die in der Tabelle "Besondere Leistungen" nicht vorkommen.

Kunden, die in einer der beiden Tabellen "Besondere Leistungen" oder "Bestenliste" aufgeführt sind, sollen in einer Einladung angeschrieben werden.

Um die Kunden bei der Einladung nicht mehrfach anzuschreiben, soll eine Abfrage erstellt werden, in der die anzuschreibenden Kunden nur einmal mit den entsprechenden Adressdaten auftreten.

Die folgende Abfrage zeigt mir aber nurm die Kunden, die in beiden Tabellen auftrefen.


Es müsste hier eine inklusive "ODER-Verknüpfung" geben, die einen Datensatz aus "Adressliste" nur dann ausgibt, wenn die ID des Kunden in der Tabelle "Bestenliste" oder "Besondere Leistungen" vorkommt.

Wie kann ich dieses Problem lösen?

Vielen Dank für Eure Unterstützung

Mark

 

Hallo Coltrane,
als erstes fällt mir auf, dass Du in allen Tabellen Vor- und Nachname hast. Dadurch entstehen Redundanzen, die zu Problemen führen können. Namen gehören in die Adressliste und nur dort hin.
Desweiteren gibt es bei Dir ID1 und ID. Allein um zu wissen, in welcher Tabelle Du Dich bewegst, würde ich den IDs verschiedene Bezeichnungen geben. Auch, um zwischen primären und Fremdschlüsseln zu unterscheiden.
Solange man ständig in der Datenbank zugange ist, geht das, aber wenn man nur alle paar Jahre an die Programmierung muss, darf man sich da erneut reindenken.
Leerzeichen, Sonderzeichen und Umlaute würde ich in den Feldnamen weglassen. Allenfalls der Unterstrich geht noch durch.
Im Beziehungsfenster würde ich die referentielle Integrität einstellen (ist schwierig, wenn schon Daten in den Tabellen stehen).

Zu Deinem Problem: Du solltest eine Abfrage bauen, die alle Schüler aus der Bestenliste anzeigt und eine weitere mit den besonderen Leistungen. Diese beiden Abfragen dann per Union-Abfrage zusammenführen.

Gruß Doming

 

Hallo Doming,
danke für deine Antwort.
Ich habe die Feldbezeichnungen entsprechend deiner Vorschläge angepasst:


So sollte es klarer sein.

Ich werde mein Glück mit einer Union-Abfrage versuchen.

 

Bei der Abfrage der Schüler aus der Tabelle "besonderen Leistungen" stoße ich direkt auf das Problem, dass einzelne Schüler in dieser Tabelle mehrfach vorkommen, da sie an mehreren Wettbewerben teilgenommen habe. In der Abfrage, sowie auch später in der Union-Abfrage sollen alle Schüler nur einmal vorkommen. Ich möchte sie im Serienbrief nur einmal anschreiben.

 

Man kann die Union-Abfrage dann ja nochmal nach Schülern gruppieren.
Vielleicht ist es ja noch eine Option, die Bestenliste in die Besondere-Leistung-Tabelle zu integrieren?