Office: Wer hat zuletzt bearbeitet

Guten Tag,
ich möchte anzeigen
1. wer
2. wann zuletzt an den Daten geändert, bzw gearbeitet wurde
Fällt jemandem dazu was ein.

Vielen Dank für jede Anregung !

 

Nachsatz:
Ich arbeite mit Access 2003

 

Antje:
> 1. wer 2. wann zuletzt an den Daten geändert [...]

Die einfachste Methode wäre, das Ereignis "VorAktualisierung" oder "NachAktualisierung" des Formulars (und damit des Datensatzes) zu benutzen.

Tritt das Ereignis ein, wurden Daten geändert. Damit hat man den Zeitpunkt, an dem man einen Log-Eintrag erstellen kann. Dies geschieht typischerweise in einer eigenen Tabelle. Dort könnte dann sowas wie "Benutzername", "Datum/Uhrzeit", "Aktion" und ggf. noch "Rechnername" eingetragen werden. Außerdem ist es sinnvoll, zumindest die "DatensatzId" des Datensatzes mit aufzunehmen, damit man die Referenz für später hat, wo eigentlich was geändert wurde.

Ein weiteres Ereignis wäre vielleicht noch "BeimLöschen", obwohl dann die DatensatzId nicht mehr unbedingt reicht, um später sehen zu können, was gelöscht wurde. Hier könnte also bei "Aktion" (oder ein weiteres Feld "Datensatzinfo") dann vielleicht noch das eine oder andere Feld (Nachname, Firmaname, ...) mit in den Text aufgenommen werden.

Das Log läßt sich auch durch Ereignisse wie "BeimKlicken" (eines Buttons z.B.) oder "BeimÖffnen" / "BeimSchliessen" (eines Formulars) erweitern. Möglichkeiten gibt es da viele...

Das Problem ist an sich nur:
a) Wie kriege ich Benutzer-, Rechner-Name heraus?
b) Wie schreibe ich auf die Schnelle einen Datensatz?

Im Anhang ist mal ein Modul, das ein paar Routinen enthält, die genau das machen. Die Routinen habe ich, wenn ich mich recht entsinne, aus einer KnowledgeBase, und dann leicht für meine Bedürfnisse angepaßt.

Benutzung: Im jeweiligen Ereignis einfach

Code:

LogUserAction("Aktion")

aufrufen. Im Modul kann im letzten SUB angepaßt werden, welche Informationen neben dem Meldungstext noch in die Tabelle (und vor allem: in welche!) geschrieben werden soll.

Anregung genug? ;-)

Gruß, Michael

 

Irgendwie klappt das nicht mit dem Attachment, weder txt, noch bas noch vba. Also direkt als Posting:

Code:

Option Compare Database
Option Explicit

Type WKSTA_INFO_101
    wki101_platform_id As Long
    wki101_computername As Long
    wki101_langroup As Long
    wki101_ver_major As Long
    wki101_ver_minor As Long
    wki101_lanroot As Long
End Type

Type WKSTA_USER_INFO_1
    wkui1_username As Long
    wkui1_logon_domain As Long
    wkui1_logon_server As Long
    wkui1_oth_domains As Long
End Type

Declare Function WNetGetUser& Lib "Mpr" Alias "WNetGetUserA" (lpName As Any, ByVal lpUserName$, lpnLength&)
Declare Function NetWkstaGetInfo& Lib "Netapi32" (strServer As Any, ByVal lLevel&, pbBuffer As Any)
Declare Function NetWkstaUserGetInfo& Lib "Netapi32" (reserved As Any, ByVal lLevel&, pbBuffer As Any)
Declare Sub lstrcpyW Lib "Kernel32" (dest As Any, ByVal src As Any)
Declare Sub lstrcpy Lib "Kernel32" (dest As Any, ByVal src As Any)
Declare Sub RtlMoveMemory Lib "Kernel32" (dest As Any, src As Any, ByVal size&)
Declare Function NetApiBufferFree& Lib "Netapi32" (ByVal buffer&)

Function GetWorkstationInfo()

    Dim ret As Long
    Dim buffer(512) As Byte
    Dim i As Integer
    Dim wk101 As WKSTA_INFO_101
    Dim pwk101 As Long
    Dim wk1 As WKSTA_USER_INFO_1
    Dim pwk1 As Long
    Dim cbusername As Long

    wsComputerName = "": wsLanGroup = "": wsUserName = "": wsLogonDomain = ""

    wsUserName = Space(256)
    cbusername = Len(wsUserName)
    ret = WNetGetUser(ByVal 0&, wsUserName, cbusername)
    If ret = 0 Then
        wsUserName = Left(wsUserName, InStr(wsUserName, Chr(0)) - 1)
      Else
        wsUserName = ""
    End If

    ret = NetWkstaGetInfo(ByVal 0&, 101, pwk101)
    RtlMoveMemory wk101, ByVal pwk101, Len(wk101)
    lstrcpyW buffer(0), wk101.wki101_computername

    i = 0: Do While buffer(i) <> 0
        wsComputerName = wsComputerName & Chr(buffer(i))
        i = i + 2
    Loop

    lstrcpyW buffer(0), wk101.wki101_langroup

    i = 0: Do While buffer(i) <> 0
        wsLanGroup = wsLanGroup & Chr(buffer(i))
        i = i + 2
    Loop

    ret = NetApiBufferFree(pwk101)

    ret = NetWkstaUserGetInfo(ByVal 0&, 1, pwk1)
    RtlMoveMemory wk1, ByVal pwk1, Len(wk1)
    lstrcpyW buffer(0), wk1.wkui1_logon_domain

    i = 0: Do While buffer(i) <> 0
        wsLogonDomain = wsLogonDomain & Chr(buffer(i))
        i = i + 2
    Loop

    ret = NetApiBufferFree(pwk1)

End Function

Function GetWsUsername()

    GetWorkstationInfo

    GetWsUsername = wsUserName

End Function

Function GetWsComputername()

    GetWorkstationInfo

    GetWsComputername = wsComputerName

End Function

Sub LogUserAction(wsAction$)
On Error GoTo Err_LogUserAction

    Dim DB As Database
    Dim RS As Recordset

    Set DB = CurrentDb()
    Set RS = DB.OpenRecordset("t_aktionen", dbOpenDynaset)
    With RS
        .AddNew
        !aktiondatumzeit = Now()
        !aktionuser = GetWsUsername()
        !aktioncomputer = GetWsComputername()
' ...
        !aktiontext = wsAction
        .Update
        .Bookmark = .LastModified
    End With
    RS.Close
    DB.Close

Exit_LogUserAction:
    Exit Sub

Err_LogUserAction:
    Resume Exit_LogUserAction

End Sub

 

Vielen Dank erstmal, werde es morgen ausprobieren !! :-D

 

Also Miriki erstmal danke, aber ich bin halt ein Neuling und bekomme folgendes nicht hin:

Mein Formular hat vielleicht 200 Felder und 15 Unterfomulare, ich kann jederzeit ändern und speichern, dann muss ich den Code bei jedem Feld als Ereignis engeben oder ?

 

Antje:
> Mein Formular hat vielleicht 200 Felder und 15 Unterfomulare,

AUTSCH!!!

Da solltest Du Dir in jedem Fall mal angucken, ob Dein Design (Struktur der Tabellen) nicht vielleicht ein grundlegendes Problem hat...

> ich kann jederzeit ändern und speichern,

Da versteh ich jetzt leider nicht ganz, was du meinst. Sowas in der Art, daß du einen "Speichern"-Button im Formular hast? Ansonsten wird der Datensatz ja automatisch gespeichert, z.B. wenn er verlassen wird.

> dann muss ich den Code bei jedem Feld als Ereignis engeben oder ?

Welchen Code?

Die Relationen zwischen Haupt- und Unterformular (also das Füllen der entsprechenden Ref-Felder mit den passenden Id-Feldern) werden übrigens, wie ich sagte, automatisch geschaffen. Also da ist (normalerweise) kein Code notwendig.

Manuell / per VBA-Code läßt sich sicher auch was machen (Füllen der Felder im Unterformular mit Werten aus Feldern des Hauptformulars), aber das ist nicht zwingend notwendig.

Aber ich hab sicher irgendwas mißverstanden. Beschreib ggf. nochmal genauer, bitte.

Gruß, Michael

 

Hallo Michael,
also es handelt sich um ein Personalverwaltung für Übersetzer. Dafür habe ich ein Hauptformular zur Erfassung der Stammdaten und darin wirklich viele Unterformular als Register, wo ich die Sprachkenntnisse, Übersetzungskenntnisse, berufliche Referenzen, Lebenslauf und so weiter (am Ende 400 Felder, mußte sie heute zählen) abfrage. Natürlich habe ich dafür jede Menge Tabellen angelegt, damit die Daten wirklich nur an einer Stelle abgelegt werden.

Es gibt keine Speicherbuttons. Gespeichert wird, wenn das Feld verlassen wird.

Das Ganze hat eine benutzerspezifische Sicherung. Ich kenne also den User, der gerade exklusiv auf meinen Datensatz zugreift und ändert.

So, jetzt soll derjenige gespeichert werden, der geändert oder gelöscht hat.

Ich weiß nicht, wo genau dein Programmcode hin soll.

Versuchst du es noch einmal mit mir ? :cry:

 

Antje:
> So, jetzt soll derjenige gespeichert werden, der geändert oder gelöscht hat.

Arghl... Jetzt war ich völlig auf dem falschen Dampfer und hab zwei Threads miteinander vermischt. Sorry, das war jetzt meine Begriffsstutzigkeit...

Also, der Code oben (längeres Code-Posting) muß als eigenes Modul in die Datenbank eingesetzt werden (Module - Neu).

In den einzelnen Formularen muß dann jeweils der Code für die Aktivierung des Log-Eintrags gesetzt werden:

Also zuerst Formular-Eigenschaften aufrufen (formular-eigenschaften.gif), bis zum Ereignis "VorAktualisierung" scrollen, reinklicken (leeres Feld) und danach rechts auf die 3 "..." klicken, "Code-Generator" (ereignistyp.gif) auswählen und dann im VBA-Editor (vba-editor.gif) den Aufruf eintragen. Danach ist das Feld in den Formular-Eigenschaften auch nicht mehr leer.

Gruß, Michael

 

Hallo,
ich schaffe es nicht.

Habe eine eigene Datei für die Logdaten erzeugt.
Die heisst tblAktion und hat die Felder
ID=Autowert
aktionID=integer (hier soll die Personalnummer rein)
aktiontext =text ,
aktiondatumzeit=datum/zeit,
aktionuser=long integer und
aktioncomputer=long integer

Beim Modul habe ich auf die neue Tabelle hingewiesen :

Set RS = DB.OpenRecordset("tblAktion", dbOpenDynaset)
With RS
.AddNew
!aktionID = tblPersonal!PersonalNr (ist hier der Fehler ?)
!aktiondatumzeit = Now()
!aktionuser = GetWsUsername()
!aktioncomputer = GetWsComputername()
!aktiontext = wsAction
.Update
.Bookmark = .LastModified

Bei dem Ereignis im Formular :
Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
LogUserAction ("Aktion")
End Sub

und es geht nicht , er lässt mich den geänderten Datensatz nicht speichern

Oh jeh !

 

Antje:
>ich schaffe es nicht.

Ach doch, sieht nur noch nach einer Kleinigkeit aus, wie Du schon selbst vermutest:

> aktionID=integer (hier soll die Personalnummer rein)
[...]
> !aktionID = tblPersonal!PersonalNr (ist hier der Fehler ?)

Fragen wir mal so: Wenn die Routine aufgerufen wird, woher soll diese dann wissen, welche Zeile (welcher Datensatz) in tblPersonal jetzt die PersonalNr enthält, die er hier eintragen soll? Ganz so einfach geht es dann doch nicht... (Um Werte aus einer Tabelle zu holen, kannst Du mal nach "DbLookUp" / "DomWert" und Verwandten in der Hilfe gucken.)

Reichen denn User-und Stations-Name nicht? Normalerweise sollte doch UserName und PersonalNr mit 1:1 verknüpfbar sein, von "Gast"-Accounts mal abgesehen, die ja eher keine Änderungsrechte in einer DB haben sollten...

Welches zusätzliche Identifikationskriterium steht denn überhaupt sonst noch zur Verfügung? Einfach nur (irgendeine) ID aus der Personaldatei zu greifen, bringt es auf alle Fälle nicht. Wenn ihr eure DB mit Login versehen habt, gibt es noch CurrentUser(). Aber der ist immer "Admin", wenn die DB ohne Login arbeitet.

Ich tippe aber mal stark darauf, daß Du die PersonalId einfach weglassen kannst, da der Username (wer?) und der Stationsname (wo?) ja schon bekannt sind.

Gruß, Michael

 

So, das ganze bitte nochmal langsam in "Deppensprache":

Also, als erstes erstell ich eine Tabelle - mit den entsprechenden Feldern

Dann muss ich ein "Modul" basteln - wo ich auf die Tabelle verweise

und dann muss ich im Formular unter den Eigenschaften bei "Vor Aktualisierung" das Modul auswählen?

Hab ich das richtig kapiert - dann versuch ich's mal!

Edit: ich krieg einen Fehler, hab den Code von ganz oben kopiert:

Function GetWsUsername()

GetWorkstationInfo

GetWsUsername = wsUserName

Fehler beim kompilieren - Variable nicht definiert

 

trottlbua:
> GetWsUsername = wsUserName
> Fehler beim kompilieren - Variable nicht definiert[/quote]

Der Fehler müßte dann (u.a. auch) in der Zeile

Code:

wsComputerName = "": wsLanGroup = "": wsUserName = "": wsLogonDomain = ""

in der Routine "getworkstationinfo" auftreten. Fehlen tut da noch die (globale) Deklaration der String-Variablen:

Code:

dim wscomputername as string
dim ...

Pack diese Zeilen dann irgendwo in den Header des Moduls, vielleicht am besten hinter die "declare", aber vor das erste "function".

Ich nehme an, ich hatte diese dim-Zeilen in einem anderen Modul, deswegen tauchten sie hier nicht auf. Sorry...

Gruß, Michael

 

Hallo Michael!

Danke - hab ich gemacht, hab alle als string definiert (passt das so??) - doch 1) kann ich im Formular, dass zum eingeben und bearbeiten der Datensätze gedacht ist, nur mehr neue Datensätze hinzufügen - also die bereits vorhandenen weder anzeigen noch bearbeiten - Idee???

Mfg
Lucky