Office: (Office Version unbekannt) Wie das NOGO "alle auf CC" effektiv beheben?

Hallo zusammen,
ein tolles Forum hab ihr hier.

Leider konnte ich ad hoc keine Lösung im Forum finden.

Ich bin dabei die Email Organisation meiner neuen Abteilung komplett neu zu gestallten.
Das ganze gut überlegt damit kein Chaos bei der Umstellung entsteht.

Aktueller Stand:
- 5 Vertrieb'ler
- jeder setzt jeden auf CC damit im Urlaubsfall jede Email auf jedem Rechner ist, und bequem der Email Verkehr nachvollzogen werden kann.
- Jeder Mitarbeiter braucht 1-2 Tage nach dem Urlaub um im Outlook klar zu kommen.
- Jeder Mitarbeiter hat eine andere Ordner Struktur. Es geht von "nach Länder + Kunden" bis hinzu "einfach alle Kunden alphabetisch".
- Was versendet wird: Angebote, Auftragsbestätigung, Versandbestätigung, Kundenfragen beantworten sowie einige intere Email.
- Exchange Server wird durch das CC-Prinzip unnötig mit Emails zu gebombt.
- Einige verschieben Emails aus "gesendet" in die Kunden Ordner, ich sehe ehrlich gesagt keinen Sinn dahinter.

Mir ist seit der ersten Minute klar, dass es hier ein riesen Performance Problem mit den Mitarbeitern gibt, den so viele Emails die im ersten Moment uninteressant sind lösen nur ein Panik Problem aus. Die grobe Lösung ist in Zukunft ein ordentliches ERP System, aber dass muss 1-2 Jahre noch warten. Das was wir zur Zeit vom Outlook verlangen ist außerordentlich viel, ich weiss.

Was ich mir schon überlegt hatte:

1) Jeder hat auf jedes Email Konto einen voll Zugriff --> Nachteil: Auf jedem PC wäre die Email Datenmenge der einzelnen Mitarbeiter drauf (Performance?)

2) PC im Urlaubsfall an lassen damit andere den Email Verkehr nachvollziehen können.

3) Eine neue zentrale Email Adresse einführen z.B. verkauf@firma.de und eine einheitliche Ordner Struktur aufbauen. Auf den personellen Email Adressen gibt es keine Kunden Ordner mehr. --> Nachteil: Die Bedeutung der personellen Email Adresse verliert an Wert. Plus, wie kann sich jeder auf diesem Anfrage Pool bedienen ohne das Vorgänge doppelt gemacht werden?


Zu1+2: Diese Optionen sind rechtlich nicht in Ordnung, ich weiss.
Zu3: Wo landen gesendete Emails? unter Email Konto verkauf@firma.de oder unter der personellen Email Adresse?
Letzteres wäre ineffektiv, da diese unter verkauf@firma.de verschoben werden müsste.

Ich hoffe jemand unter Euch hat das Kernproblem erkannt und kann mir eine gute Lösung anbieten.*Daumendrück*
Auch wäre ich dankbar, wenn jemand ein Buch/Video kennt der genau dieses Thema aufgreift.
Wir verwenden Outlook 2010 und 2013