Office: Wie erstelle ich in Access 2003 eine Rechnung?

Helfe beim Thema Wie erstelle ich in Access 2003 eine Rechnung? in Microsoft Access Hilfe um das Problem gemeinsam zu lösen; Hallo Leute, könnt ihr mir helfen eine Rechnungsvorlage in Access 2003 zu erstellen? ich habe eine Kunden-Datenbank mit Kundennr, Name, Adresse, PLZ... Dieses Thema im Forum "Microsoft Access Hilfe" wurde erstellt von Afacan, 7. September 2009.

  1. Afacan Neuer User

    Wie erstelle ich in Access 2003 eine Rechnung?


    Hallo Leute,
    könnt ihr mir helfen eine Rechnungsvorlage in Access 2003 zu erstellen?
    ich habe eine Kunden-Datenbank mit Kundennr, Name, Adresse, PLZ und Ort. Dann habe ich eine Lager-Datenbank mit Artikelnr, Menge, Bezeichnung, MwSt., Verkaufspreis.
    Ich möchte eine Rechnungsvorlage erstellen die beide Datenbanken miteinbezieht, wenn ich also in der Rechnung die Kundennr eingebe sollen automatisch alle Daten des Kunden eingetragen werden. Gleichzeitig wenn ich eine Artikelnr eingebe soll der Artikel mit Bezeichnung, Verkaufspreis usw. automatisch auf der Rechnung aufscheinen. Zum Schluss wäre es natürlich sinnvoll wenn der Gesamtbetrag inkl. MwSt. ermittelt wird.
    Ich weiss dass das mit Abfragen und Beziehungen funktioniert aber soweit reichen meine Kenntnisse leider noch nicht.
    Vielen Dank im voraus!
     
  2. racoon0506 Erfahrener User
    Du meinst mit Kunden-Datenbank und Lager-Datenbank jeweils Tabellen in einer Datenbank oder tatsächlich zwei unabhängige Datenbanken?

    Als Stammdaten legst du die Kundendaten und die Artikeldaten an.
    Als Bewegungsdaten werden dann die Lagerbestände geführt.
    Für die Rechnungen verwendet man eine Tabelle, in der nur die globalen Informationen der Rechnung enthalten sind. (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundennummer des Käufers, eventuell noch Statusinformationen wie offen, bezahlt, Mahnstufe..., dann eventuell noch abweichende Lieferadressen.)
    Für die Rechnungspositionen wird eine weitere Tabelle benötigt, in der dann die Rechnungsnummer, die Artikelnummer, die Menge und der Einzelpreis zum Verkaufstermin gespeichert werden.

    Die Rechnung selbst wird dann über einen Bericht erstellt, der die Informationen aus der Rechnungstabelle mit Daten aus der Kundentabelle ergänzt und anschliessend die Rechnungsdetails aus den Rechnungspositionen (anhand der Rechnungsnummer) mit den benötigten Informationen aus der Artikeltabelle ergänzt und zusätzlich für jeden Artikel ein berechnetes Feld für den Positionspreis (Anzahl * Einzelpreis) anhängt.

    Der Gesamtbetrag ist dann ein normales berechnetes Feld (Summe der Positionspreise).
     
    racoon0506, 13. September 2009
    #2
  3. miriki Erfahrener User
    Ergänzend zu racoon möchte ich noch anmerken:

    Es gibt eine böse Falle, in die man gerne tappt. Ist das Anwendungs-Design aber an dem Punkt, wo man die Falle merkt, ist es meist zu spät und man kann (fast) von vorne anfangen.

    Rechnungen entstehen ja i.a. aus einem Auftrag. Bevor eine Rechnung erstellt wird, laufen ja diverse kaufmännische Abläufe durch. Ganz grob:

    Kunde fragt an
    Firma erstellt Angebot --> Preisbindung innerhalb Frist?
    Kunde bestellt
    Firma erstellt Auftragsbestätigung --> Preis steht fest
    Firma liefert
    Firma erstellt Lieferschein
    Firma erstellt Rechnung

    So, und jetzt der Kasus Knacktus: Die Bundesregierung beschließt eine Änderung der Mehrwertsteuer. Dieses unbedeutende Ereignis wird völlig davon überschattet, daß der Kunde seine Rechnung immer noch nicht bezahlt hat. Er meint sogar, er hätte sie gar nicht bekommen. Ach, kein Problem, drucken wir ihm doch einfach mal eine Kopie aus...

    Merkst? Durch den veränderten Mehrwertsteuersatz würde der Kunde u.a. eine völlig andere Rechnung bekommen. Gleiches würde auch passieren, wenn sich die Preise der einzelnen Artikel oder die Rabattstufe des Kunden ändern würden.

    Es ist also absolut total ganz und gar oberwichtig, daß in dem Moment, wo der Auftrag unter Dach und Fach ist, eine Kopie der ganzen Details in eine Extra-Tabelle erfolgt, wo sich diese Details nachträglich nicht mehr ändern können. Diese dürfen später nicht mehr aus dem "laufenden Betrieb" abgegriffen werden! Das umfaßt nicht nur Preise, sondern auch Beschreibungen (technische Details ggf.) der Produkte.

    Du brauchst also neben der Auftrags-Tabelle (mit Detail-Tabelle Auftrags-Positionen) auch noch eine Rechnungs-Tabelle (mit Detail-Tabelle Rechnungs-Posten). In den Aufträgen hast Du u.a. den jeweils aktuellen Listen-Verkaufspreis, in den Rechnungen aber den zum Stichtag aktuellen Kunden-Verkaufspreis, rabattiert usw.

    Gruß, Michael
     
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